Если вы решили составить текст сами — предлагаем простые правила, которые подходят к составлению записи на автоответчик для всех компаний.

Приветствие

В начале вы представляетесь и приветствуете звонящего. Все должно быть просто и коротко.

Вариантов тут будет не много:

Вас приветствует компания «Самый лучший Бренд»

Здравствуйте! Вы позвонили в главный офис компании»Самый лучший Бренд»

«Самый лучший Бренд» — компания которая создает самые лучшие бренды приветствует вас!

Благодарность

Дополните приветствие, например, такими словами: «Благодарим что обратились в нашу компанию» или «Спасибо за звонок!». В случае с благодарностью важно не переусердствовать.

Обозначение направления деятельности компании

Здравомыслящему человеку сложно представить, что клиент, который звонит в фирму не знает чем она занимается, но человеческий фактор вещь удивительная. Замотался, перепутал телефоны и вот мы имеем клиента, который сам не понимает куда он попал. Поэтому можно напомнить об услугах которые предоставляет фирма. Один из примеров был уже выше: «Самый лучший Бренд» — компания которая создает лучшие бренды в России приветствует вас! или «Компания Дом 2» приветствует вас! Проектировка каркасных домов — наша специализация.

Но и здесь краткость, если не сестра таланта, то помощница в бизнесе. Если вы, не дай Бог, «расщедритесь» в описании своих достоинств, знайте наверняка, клиент будет потерян. Будьте скромны, но выберите фразу из нескольких слов, которая точно и кратко опишет ваше направление деятельности.

Все разговоры записываются

Фраза «в целях повышения качества обслуживания все разговоры записываются» скорее юридический аспект, который необходимо соблюсти, если разговоры записываются. С другой стороны клиент таким образом догадывается, что вам не безразлично как с ним будут разговаривать работники. Это добавит компании больше веса в глазах клиента.

Внутренние номера

Если предусмотрен набор внутренних номеров сотрудников, скажите об этом как можно раньше. Долгие приветствия раздражают. Скажите об этом в первую очередь. Пример: «Если вы знаете внутренний номер сотрудника, наберите его в тоновом режиме».

Меню

Распределение по отделам должно быть отражено в голосовом меню, где кратко называются задачи, которые решает тот или иной отдел, а также цифру, нажав которую клиент может связаться с необходимым специалистом.

В работе с текстом важно не дублировать слова или фразы:

«для связи с отделом…нажмите 1,

для связи с отделом… нажмите 2…» и тд.

Важно чтобы текст был разнообразен:

«Если хотите узнать о состоянии заказа, наберите…;

для консультации по вопросу… нажмите;

чтобы сделать заказ… нажмите;

хотите обсудить качество нашего обслуживания, перейдите в раздел…;» и т.д

7. Кнопка «0» — связь с оператором.

Как правило, люди хотят получить ответ от живого человека. Во многих компаниях для связи с оператором используется кнопка «0». Было ли это оговорено изначально — неизвестно, но это логично и, согласитесь, в этом есть забота о клиентах. Ведь не всякий хочет выслушивать всё как увлекательную историю, особенно если это человек, который звонит не первый раз.

Пример: «Для связи с оператором нажмите «0» и оставайтесь на линии».

Автоответчик и звонки в нерабочее время

Автоответчик используется, если вы не можете взять трубку по каким-либо причинам или клиент позвонил в нерабочее время. В этом случае напомните ему, чтобы он оставил в голосовом сообщении свои контакты, это даст возможность вам связаться с ним и решить его вопрос.

Пример: «Для того, чтобы отправить нам факс, наберите «5», также вы можете оставить нам нам голосовое сообщение, для этого нажмите «6» и говорите после сигнала. Оставьте, пожалуйста, свои контакты, чтобы мы могли связаться с вами по данному вопросу!»

Для нерабочего времени придумайте отдельный сценарий, укажите точное время работы и пообещайте перезвонить.

Пример: Вас приветствует магазин «Вертикаль». Сейчас мы не сможем ответить на Ваш звонок, так как Вы позвонили в нерабочее время. Мы работаем с понедельника по пятницу с 10 до 20 часов. Если вам необходимо сообщить нам что-то важное, оставьте нам голосовое сообщение, нажав «5». Говорите после сигнала и мы Вам обязательно перезвоним! Спасибо что обратились в наш магазин!»

Шаблоны и творчество

Фразы типа «Ваш звонок очень важен для нас», «Мы ценим каждого клиента» не вызовут хороших эмоций у позвонившего, если он так и не найдет ответа на свой вопрос, они просто будет раздражать. Впрочем, как и излишнее творчество. Фразу типа: «Здравствуйте, я директор этой классной компании и я сейчас всех уволю, если они не возьмут трубку, а пока послушайте мою любимую музыку..» будет интересно слушать только в первый раз.

Если у Вас возник такой вопрос, значит Вы думающий человек и это статья создана для Вас! Говорить о том, зачем Вашему бизнесу нужно голосовое приветствие не имеет смысла, Вы это и сами прекрасно понимаете. В двух словах это способ создать имидж серьёзной организации, а также возможность распределить по отделам входящие звонки от Ваших Клиентов для того чтобы разгрузить операторов. Ниже Вашему внимание мы предложим коротенький список из нескольких основных и дополнительных моментов, о которых Вам нужно помнить при составлении сценария для голосового приветствия.

Основные моменты:

1. Идентификационная часть

Пример: «Вас приветствует Компания Деловой Звук»

2. Идентификация направления деятельности (не обязательно)

Пример: «У нас Вы сможете заказать любую аудиопродукцию!»

3. Запись звонков (не обязательно)

Многие думают что фраза «в целях повышения качества обслуживания все разговоры записываются» это имиджевый инструмент. Это не так! Данная фраза это скорее юридический аспект, который необходимо соблюсти, если разговоры с Вашими Клиентами действительно записываются, помните об этом!

4. Добавочный номер (не обязательно)

Если у Вас предусмотрен набор внутренних номеров сотрудников, скажите об этом как можно раньше, чтобы те кто звонят Вам не первый раз и хотят пообщаться с конкретным специалистом и знают его номер, не ждали окончания приветствия и оператора. Ведь многие Клиенты на «Вы» со сложной техникой и большинство из них ждут этой фразы для того чтобы набрать заветный внутренний номер!

Пример: «Если вы знаете внутренний номер сотрудника, наберите его в тоновом режиме

5. Распределение между отделами (не обязательно)

Если у Вас есть отделы, сделайте небольшое голосовое меню, в котором укажите цифры для соединения с тем или иным отделом. Кстати иногда этот инструмент используют для создания имиджа крупной Компании и, в общем-то, это работает! Не забывайте варьировать слова, идущие перед предложением каждого отдела, не допускайте частого дублирования одинаковых слов. «Для связи с отделом 1, для связи с отделом 2, для связи с отделом 3…» - это не очень красиво!

Пример: «Чтобы сделать заказ или получить консультацию, нажмите 1

Для связи с сервисной службой, нажмите 2

Хотите обсудить Ваш текущий заказ? нажмите 3

Для соединения с бухгалтерией, нажмите 4»

6. Переключение на оператора

В конце любого голосового приветствия должна быть предложена возможность переключиться на оператора. Традиционно в большинстве случаев для переключения на оператора используют клавишу «0», это традиция также полезна для тех, кто в самом начале, не собираясь слушать весь текст приветствия, нажимает «0» в надежде пообщаться с оператором. Кстати называется «оператор» у Всех по разному. Подберите для своей Компании правильный вариант: оператор, специалист, менеджер, секретарь, администратор, сотрудник и т.д. Пример:

Пример: «Для связи с оператором нажмите 0 или оставайтесь на линии. В ближайшее время Вам ответят»

7. Факс, автоответчик

Конечно факс уже давно вышел из моды и мало кем используется, но если Ваша Компания является исключением в этом вопросе, не забудьте указать какую клавишу нужно нажать для того чтобы отправить факс! А что касается автоответчика, то он полезен в основанном для тех Компаний, у которых операторы долго берут трубку, в таком случае Клиент оставляет сообщение с контактами и ему перезванивают.

Пример: «Для того чтобы отправить нам факс, нажмите 3, Если хотите, Вы можете оставить нам голосовое сообщение, для этого нажмите 4 и говорите после сигнала. Не забудьте оставить Ваши контакты, и мы сами перезвоним Вам!»

Пример: «В целях повышения качества обслуживания все разговоры со специалистами нашей Компании записываются»

8. Нерабочее время

Не забудьте сделать сценарий приветствия для нерабочего времени, в котором укажите часы работы Вашей Компании. И, например, дайте возможность оставить Вам голосовое сообщение с контактами, для того чтобы Вы сами перезвонили Клиенту в рабочее время, не многие этим воспользуются, но не стоит забывать, что Клиенты бывают разные, кому-то это обязательно придётся по духу.

Пример: «Вас приветствует Компания Деловой Звук. Сейчас мы не можем ответить на Ваш звонок, так как Вы позвонили в нерабочее время. Мы работаем с понедельника по пятницу с 9 до 20 часов, в субботу и воскресенье с 10 до 20 часов. Если Вам будет удобно оставить нам голосовое сообщение, нажмите 4 и говорите после сигнала. Мы Вам обязательно перезвоним! Спасибо!»

Все, что было перечислено выше – это сводка основных моментов, на которые стоит обратить Ваше внимание при написании текста телефонного приветствия, но это ещё не всё! Есть ещё моменты, о которых также не стоит забывать при составлении сценария приветствия. Хотите сделать максимально качественное голосовое приветствие ? Читайте продолжение ниже!

Дополнительные моменты:

1. «Ваш звонок очень Важен для нас»

Данная фраза уже настолько шаблонна и повседневна, что, по сути, перестала нести за собой истинный смысл, в связи с чем мы рекомендуем не использовать её в своих приветствиях. В случае долгого ответа, она вообще может вызвать негативный оттенок, мол: «если звонок так Вам важен, почему трубку не берете 10 минут?» Также избегайте в своём приветствии всевозможных неприятных слов, фраз и форм, например «к сожалению, мы не можем ответить на Ваш звонок» к чему это сожаление?

2. «Чем короче, тем лучше»

Если есть возможность «не раздувать» Ваше приветствие, то оставьте его коротким, это самое лучшее решение, однако по тем или иным причинам далеко не все Компании могут себе это позволить.

Пример: «Вас приветствует Компания Деловой Звук. Для соединения с оператором нажмите 0 или оставайтесь на линии, мы ответим Вам в ближайшее время!»

Пример: «В целях повышения качества обслуживания все разговоры со специалистами нашей Компании записываются»

3. Правильно подберите стиль

Стиль Вашего голосового приветствия должен определяется Вашей Целевой Аудиторией. К примеру, если Ваша аудитория это серьёзные бизнесмены, то, соответственно, стиль приветствия должен быть строгим и серьёзным. А если Ваша аудитория творческие молодые люди, сделайте что-нибудь яркое, прикольное и лёгкое. Ваши Клиенты сразу поймут, что Вы знаете, как им угодит c первых секунд.

Пример: «Юхууу, а вот и мы. Клоуны для Вашего праздника! Нажимайте кнопочку 0 и сейчас с Вами будет говорить наш разговорчивый клоун Митька»

Также как и стиль, имеет смысл подбирать голоса дикторов под Вашу аудиторию. Чаще всего действует такая закономерность - если Ваша основная Целевая Аудитория женщины, то приветствие приятным, мужским голосом ей понравится больше, и наоборот, если Вам чаще звонят мужчины, пусть на приветствии они услышат завораживающий, женский голос. Однако есть еще принцип подбора, когда руководствуются направлением деятельности, к примеру, Компания продает двигатели или специализированные запчасти, в этом случае для приветствия лучше использовать брутальный мужской голос. А если вдруг Вы хотите произвести впечатление крупной успешной Компании, будет наиболее актуально использовать голос какого-нибудь известного диктора . Это произведёт правильное впечатление на Ваших Клиентов!

5. У Вас есть иностранные Клиенты?

Если среди Ваших Клиентов имеются или планируются иностранцы, то обязательно нужно сделать дублирование Вашего приветствия на родном языке Ваших Клиентов. Также помимо основного предназначения, английский дубляж часто используют как имиджевую составляющую, дабы создать впечатление крупной и серьёзной Компании.

Примеры автоответчика на русском языке:

Текст для голосового сообщения на автоответчик или АТС компании должен быть лаконичный и емкий. Чем быстрее и проще вы решите проблему клиента, с которой он к вам обратился, тем на большую лояльность его вы можете рассчитывать.

Идеальная продолжительность голосового приветствия – 15-30 секунд. Все, что звучит дольше, начинает раздражать. Насколько плохо влияют на конверсию длинные или короткие гудки в телефонной трубке, настолько же негативно воздействуют длинные и непродуманные ИВР-сообщения. Общие избитые фразы уже не работают. Клиенты не хотят слов ради слов. Большинство звонят для того, чтобы услышать живого человека – оператора колл-центра, менеджера, консультанта, продавца. Общение с роботом – это необходимость. Старайтесь минимизировать бездушный стиль общения, свести его на простой человеческий язык. «Спасибо, что позвонили» - лучше, чем «Ваш звонок очень важен для нас».

Я подготовил для вас шаблоны стандартных текстов голосовых приветствий на автоответчики и офисные АТС, которые чаще всего заказывают у меня компании. Вы можете просто скопировать понравившийся вариант и отправить мне на озвучку, заменив название, адрес сайта и время работы. А можете скомпилировать свой вариант текста, взяв за основу эти примеры.

Приветственное сообщение универсальное

Здравствуйте. Вы позвонили в [название]. Мы решим ваши вопросы. Пожалуйста, дождитесь ответа специалиста.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Благодарим за звонок.

Здравствуйте. Спасибо за звонок в компанию [название].

Нерабочее время универсальное

Здравствуйте, вы позвонили в компанию [название]. Мы работаем в будни с 9 до 18 часов. Сейчас вы можете оставить голосовое сообщение после сигнала.

Спасибо за звонок в [название]. Мы работаем с 9 утра до 6 вечера. Сейчас вы можете посетить наш сайт или оставить сообщение после сигнала.

[название] работает по будням, с 9 утра до 6 вечера. Дополнительную информацию сейчас можно получить на нашем сайте . Чтобы оставить сообщение, нажмите звездочку в тоновом режиме.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Мы не можем ответить на ваш звонок. Пожалуйста, перезвоните в рабочее время.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Сейчас мы не работаем. Ждем вашего звонка по будням с 9 до 18 часов.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Сейчас мы не работаем, но вы можете оформить заказ на нашем сайте прямо сейчас. Адрес .

Нерабочее время вс-чт

Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Сейчас нерабочее время. Оставьте сообщение после сигнала или перезвоните завтра.

Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Сейчас офис не работает. Оставьте сообщение после сигнала или перезвоните завтра.

Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Мы работаем в будни с 9 утра до 6 вечера. Вы можете оставить сообщение после сигнала или перезвонить завтра.

Нерабочее время пт-сб

Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Сейчас нерабочее время. Оставьте сообщение после сигнала или звоните в понедельник, с 9 утра.

Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Сейчас офис не работает. Оставьте сообщение после сигнала или перезвоните в понедельник, с 9 утра.

Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Мы работаем в будни с 9 утра до 6 вечера. Вы можете оставить сообщение после сигнала или перезвонить в понедельник.

Нерабочее время сб-вс

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Сегодня у нас выходной. Мы работаем по будням с 9 до 18 часов. Вы можете перезвонить или оставить сообщение после сигнала.

Долго не берут трубку

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Если вы слышите это сообщение, значит, сейчас в офисе никого нет. Оставьте голосовое сообщение после сигнала, мы вам перезвоним.

Здравствуйте. Вы позвонили в [название]. Сейчас мы не можем ответить на звонок. Пожалуйста, оставьте номер телефона, мы вам перезвоним. Спасибо и хорошего дня.

Здравствуйте, вы позвонили в [название]. Оператор сейчас ответит, пожалуйста, оставайтесь на линии.

Здравствуйте. Вы позвонили в [название]. Ваш звонок очень важен для нас. Сейчас все операторы заняты. Пожалуйста, оставайтесь на линии. Вам ответит первый освободившийся оператор.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Сейчас все операторы заняты, пожалуйста, перезвоните позднее.

Разное время суток

Доброе утро.

Добрый день.

Добрый вечер.

Универсальные

Здравствуйте.

Приветствуем вас.

Вас приветствует…

Запись разговора

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Все разговоры с оператором записываются для повышения качества обслуживания.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. В целях повышения качества обслуживания производится выборочная проверка содержания телефонных переговоров.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. В целях повышения качества обслуживания запись разговора может быть записана.

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Будьте внимательны, все разговоры с оператором записываются.

Примеры записей в моей студии

Спокойный вариант

Энергичный вариант

1. Автосекретарь - это тот голос, который звонящий слышит первым, набрав номер вашей компании. Автосекретарь приветствует дозвонившегося и помогает проникнуться симпатией и доверием к вашей компании. Например, текст для вашего автосекретаря может звучать так:

Пример

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию "название компании". Ваш звонок очень важен для нас. Пожалуйста, дождитесь ответа оператора. Мы работаем с 10:00 до 19:00 по будням. Оставайтесь, пожалуйста, на линии. Вам ответит первый освободившийся оператор.

2. Interactive Voice Response (сокращённо IVR) - можно перевести как Система предварительно записанных голосовых сообщений. После того, как звонящий услышал автосекретаря, тот же самый голос предлагает следующие варианты действий: если вы знаете то, нажмите 1, если это – 2 и так далее. Вы можете сообщить о все ваших офисах, рассказать об акциях или информировать о часах работы. В конце обязательно дайте дозвонившемуся возможность переключиться на оператора, нажав, например 0. Человеку необязательно слушать весь список предложений, у него есть возможность поговорить с живым человеком. Опросы показали, что людям не нравится долго ждать ответа, а нажав определённую клавишу они могут найти то, что им нужно. Обязательно запланируйте этот пункт, когда делаете .

Пример

Здравствуйте. Благодарим за звонок в компанию "название компании". Пожалуйста, переведите Ваш телефон в тональный режим или дождитесь ответа оператора. Чтобы связаться с отделом продаж нажмите 1, с технической поддержкой 2, или оставайтесь на линии и мы ответим на любой ваш вопрос.

3. Ожидание на линии - теперь, когда звонящий ожидает ответа, у вас есть возможность продать ему какую-то услугу или продукт. Вы можете превратить время ожидания в продажу. Напишите три или четыре «вежливых сообщения» (о том, сколько осталось ждать или что вы рады его звонку) и такое же количество продающих сообщений - чередуйте их, в то время как человек ждет на линии. В то время когда звонящий ожидает ответа, вы можете мягко напомнить им, что цените их время и выбор. «Вежливые сообщения» нужны чтобы успокоить звонящих пока они ждут. И кстати, у вас есть слушатель поневоле! Это самое лучшее время чтобы сообщил ему о каком-либо специальном предложении.

Пример

Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию "название компании". Ваш звонок очень важен для нас. К сожалению, все операторы заняты. Пожалуйста, оставайтесь на линии. Вам ответит первый освободившийся специалист.

4. Голосовая почта - возможно, вам понадобится голосовая почты компании. Голосовая почта - будет работать как универсальное приветствие для любых сообщений, которые люди оставляют за пределами личной голосовой почты. Давайте представим, что ваш клиент позвонил после окончания работы и нет никого кто бы мог ему ответить.

Пример

Вас приветствует компания "название компании". Спасибо за Ваш звонок. Мы работаем с 10:00 до 19:00 по будням. К сожалению, сейчас мы не можем ответить на ваш звонок, так как вы позвонили в нерабочее время. Пожалуйста перезвоните в будние дни, или оставьте голосовое сообщение после сигнала.

Ко мне часто обращаются с вопросом: «Где можно взять шаблоны текстов для голосового приветствия?». В этой статье я хочу привести разных компаний. На основе этих сценариев вы сможете самостоятельно написать текст и затем заказать IVR запись. Для удобства я подписал род деятельности компаний.

Приветствие для компании специализирующейся на производстве фасадных систем, ворот и дверей:

«Здравствуйте. Вас приветствует компания АБВ. Если вас интересуют навесные фасадные системы, нажмите 1, ворота и двери нажмите 2, если вы знаете внутренний номер сотрудника, наберите его в тоновом режиме. Оставайтесь на линии, ваш звонок очень важен для нас».

Этот текст был написан для поликлиники, нерабочее время:

«Здравствуйте. Официальный рабочий день Поликлиики окончен. Мы ждем Вашего звонка в будние дни с 8 утра до 8 вечера и в субботу с 9 утра и до обеда. Напоминаем, что записаться на прием к врачу вы можете в любое время с нашего официального сайта АБВ точка ру».

Если нужно адаптировать текст для англоговорящих клиентов, то следующий шаблон поможет сделать запись текста для IVR:

«Hello! You have reached [название компании]. All of our sales representatives are busy serving other customers but we would like to return your call as soon as possible. For current pricing information or to check the status of your order, please visit us on the web at [ваш вебсайт]. Otherwise, please leave us a message with your name and number after the tone. If you would like to return to the previous menu, press the [цифра]».

Следующий текст написан в нестандартном для голосового меню стиле:

«Я приветствую тебя, это твой магазин "АБВ"! Вот и пришло время, когда мне нужна твоя помощь! Приходи 1 июля на ночь распродаж и помоги вынести весь товар. На дело берем только своих. Операцию проводим на 3-х объектах улица АБВ, АБВ-1 и АБВ-2 с 17.00 до полуночи.»

А это запись и текст автоответчика для центра дезинфекции:

«Здравствуйте, вы обратились в компанию "АБВ"! Для решения любых проблем с вредителями и насекомыми - просто дождитесь ответа оператора. Внимание! Не пропустите акцию: заказав любую обработку, вы участвуете в розыгрыше планшета. Подробности уточняйте у вашего менеджера.»

«Здравствуйте. Вас приветствует Академия профессиональной подготовки специалистов. По вопросам поступления в Академию нажмите 1. Если вы уже являетесь слушателем академии, нажмите 2 или наберите внутренний номер сотрудника. Для соединения с приемной комиссией оставайтесь на линии.»

«Здравствуйте, Вас приветствует "АБВ банк". Для работы в автоматизированной системе, пожалуйста, переведите Ваш телефон в тональный режим нажатием клавиши "звездочка". Обращаем Ваше внимание, что в целях улучшения качества работы, разговор будет записан. Если Вы хотите стать клиентом банка, нажмите клавишу "1". Если Вы уже являетесь клиентом банка, нажмите клавишу "2"».

Текст приветствия для магазина автозапчастей:

«Здравствуйте! Вы позвонили в магазин запчастей “АБВ” на улице С. К сожалению, сейчас мы не работаем. Мы перезвоним Вам, как только будем на месте. Время работы: В будни с девяти тридцати до девятнадцати часов. В субботу с десяти до восемнадцати часов. В воскресенье и в праздничные дни с десяти до восемнадцати часов. Без обеда и без выходных. Спасибо за звонок!»

Надеюсь, эти шаблоны помогу вам в написании . Если нужен креативный текст или необходимо записать голос для вашего автоответчика, вы всегда можете обратиться в нашу студию!