Данные можно экспортировать в целый ряд поддерживаемых баз данных, программ и форматов файлов. Большинство объектов базы данных из базы данных MS Access можно экспортировать в другую базу данных MS Access.

Нельзя экспортировать схемы базы данных. При экспорте данных можно экспортировать главную таблицу и все связанные таблицы. При экспорте в другую базу данных одновременно можно экспортировать только один объект. Если необходимо экспортировать в базу данных несколько объектов, можно выполнить им-

Рис. 4.12.1. Диалоговое окно «Экспорт объекта»

порт этих объектов, открыв базу данных, в которую необходимо экспортировать объекты.

Для экспорта объекта нужно выбрать пункт меню «Файл» -> «Экспорт». Откроется окно, представленное нарис. 4.12.1. В поле «Тип файла» выбираем приложение, в которое экспортируется объект, и нажимаем на кнопку «Экспорт».

Существуют три способа использования данных MS Access с текстовыми процессорами.

В базе данных MS Access можно с помощью мастера составных документов MS Word создать составной документ в MS Word, связанный с данными MSAccess. После создания связи можно в любое время открыть документ в MS Word для печати нового пакета документов на бланке или наклеек с использованием текущих данных MS Access.

Для любой версии MS Word допускается экспорт данных MS Access в файл источника данных для слияния, который может быть использован средством слияния MS Word.

Выходные данные таблицы, формы или отчета можно сохранять в виде файлов формата RTF (.rtf) или текстового формата (.txt). Файлы в формате RTF сохраняют форматирование, такое, как шрифты и стили, и могут быть открыты в MS Word и других текстовых процессорах и издательских программах для MS Windows.

Также существуют различные возможности использования данных MS Access с MS Excel или другими редакторами электронных таблиц.

Таблицы можно экспортировать в MS Excel или другие программы электронных таблиц в виде неформатированных данных.

Выходные данные таблиц, форм или отчетов можно сохранить непосредственно в виде файла (.xls) или листа Excel. В этом способе лучше всего сохраняются элементы форматирования, такие, как шрифты и цвета. Уровни группировки отчета сохраняются как уровни структуры MS Excel, а форма как таблица данных.

Профессиональные пользователи могут создать макрос или процедуру VBA, для того чтобы сделать более удобным частое выполнение операций экспорта объектов базы данных.

Еще по теме ЭКСПОРТ ИНФОРМАЦИИ ИЗ ACCESS:

1. Особенности бухгалтерского учета продажи товаров (работ, услуг) по экспорту: виды экспорта товаров (работ, услуг), формы расчетов, формирование таможенной стоимости, документальное оформление и отражение в учете у производителя и посредника.
2. Информация аудиторов руководству проверяемого субъекта о результатах аудита: цель информации и ее содержание.
3. СВОЙСТВА ИНФОРМАЦИИ. ФОРМЫ И ВИДЫ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ
4. Приложение 3. Кодификаторы информации для заполнения «Ведомости выявленных дефектов при контроле обрабатываемой информации»

Интеграция Access 2010 с другими приложениями осуществляется с помощью вкладки Внешние данные ленты . Здесь присутствуют области Импорт и Экспорт . Обмен информацией осуществляется с БД Access, электронными таблицами Excel, текстовыми и XML-файлами, возможен экспорт в PDF и XPS, отправка по электронной почте. При щелчке на кнопке Дополнительно появляется выпадающее меню, позволяющее работать с форматами HTML, dBASE, распределенными базами данных, а также с источниками данных ODBC.

Для экспорта в офисные форматы Word и Excel щелкаем на соответствующей кнопке на меню и указываем местонахождение будущего файла. Вариант окна для экспорта в электронные таблицы MS Excel представлен на рис. 1. На втором шаге экспорта имеется возможность сохранить текущий экспорт для последующего выполнения этой операции. Сохраненная операция вызывается пиктограммой Сохраненные операции экспорта . Аналогично можно поступать и с операциями импорта. Установив соответствующий флажок, можно инициировать открытие электронной таблицы непосредственно после экспорта. Экспорт в другие форматы выполняется аналогично и никаких затруднений не вызывает.

Импорт из всех файлов внешних по отношению к Access форматов выполняется только потаблично, то есть каждая таблица должна быть импортирована (и экспортирована) отдельно. Исключение составляют только базы данных самого Access — в этом случае можно указать сразу все таблицы, которые необходимо импортировать.

Рассмотрим пример импорта файлов формата XLS. Щелкнув на соответствующей пиктограмме области Импортировать и связать (рис. 2), мы увидим окно, аналогичное изображенному на рис. 1.

Файл можно выбрать для импорта, для добавления данных в существующую таблицу, а также для связывания таблицы, как внешней. В последнем случае набор действий с таблицей ограничен. В частности, изменение данных связанной таблицы из Access невозможно. Выбрав файл и щелкнув на кнопке ОК, расположенной справа внизу, увидим диалоговое окно, в котором можно уточнить область импорта листы рабочей книги.
(листы) или именованные диапазоны.

В MS Excel любому списку может быть присвоено имя. Для этого достаточно выделить список и записать его имя в поле имен, которое расположено в левом конце строки формул. Такой список будет восприниматься как именованный диапазон и может быть импортирован в MS Access как отдельная таблица.

Ход дальнейшего импорта не зависит от того, что импортируется - диапазон или рабочий лист. В нижней части окна представлен макет будущей таблицы базы данных. Выбрав объект и щелкнув на кнопке Далее, перейдите в окно, в котором можно задать заголовки полей. Если первая строка списка действительно содержит заголовки, установите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов и щелкните на кнопке Далее.

Иногда на этом этапе появляется сообщение о неполном соответствии первой строки строке имей. Это означает, что в первой строке что-то не так — отсутствует запись, поле имеет не текстовый формат и т. п. Может быть, правее или левее списка имеются какие-то данные, на которые список был автоматически расширен, и в этом случае заголовок столбца по попятной причине отсутствует. При появлении такого сообщения имеет смысл прервать импорт и просмотреть таблицу в Excel внимательнее. Впрочем, если структура таблицы и данные понятны и очевидны, можно продолжить импорт п внести все необходимые исправления уже в таблице MS Access.

Следующее диалоговое окно позволяет сохранить данные в новой или существующей таблице. Выбирая уже существующую таблицу, следует убедиться в том, что ее структура полностью соответствует структуре импортируемой таблицы. То же касается и добавления данных в существующую таблицу. Например, MS Excel «считает» формат числовых полей двойным с плавающей точкой, соответственно, все числовые поля существующей таблицы должны быть именно такого формата.

Вероятно, в общем случае правильнее импортировать таблицу как новую, подправить форматы и уже потом добавлять данные в существующую таблицу, хотя обычно Access правильно преобразует форматы.

Экспорт данных из Access в Excel осуществляется следующим образом: вкладка «Внешние данные»> группа «Экспорт»> кнопка «Excel» (рис. 6.18).

Рис.6.18 Экспорт данных из Access в Excel

В окне «Экспорт» выбираем файл назначения (рис. 6.19).

Рис.6.19 Окно «Экспорт»

Результат экспорта из Access в Excel показан на рис. 6.20.

Рис.6.20. Результат экспорта из Access в Excel

Можно экспортировать из Access в Excel такие объекты, как таблица, запрос, форма или выделенные записи. При выполнении операции экспортаможно сохранить параметры для последующего использования, а также можно установить расписание автоматического выполнения экспорта через заданные промежутки времени.

Необходимость экспорта данных из Access в Excel может возникнуть, например, для того, чтобы воспользоваться функциями вычислительной обработки, анализа данных, построения диаграмм, гибкими средствами представления данных и другими полезными функциями, которых нет в приложении Access.

В Accessимпортируют данные из Excel, например, чтобывоспользоваться такими функциями Access, как создание отчетов(итоговые отчеты, отчеты с группировкой, графические отчеты), форм. Например, форма Access, в которой порядок расположения полей будет отличаться от порядка столбцов на листе, или форма, в которой будет удобнее просматривать длинные строки данных.

За одну операцию импорта можно импортировать только один лист данных. Чтобы импортировать данные из нескольких листов, необходимо повторить операцию импорта для каждого листа.

Для подключения данных Access к Excel, необходимо открыть в Excel нужную таблицу базы Access. После такого подключения при изменении данных в подключенной таблице Access и обновлении в таблице Excelданные также изменятся.

При создании связи в таблице Access с таблицей Excel (открыть в Accessтаблицу Excel) и обновлении данных в Excel данные Access также будут обновляться.

Напомним, что отдельные вопросы обмена данными между приложениями рассмотрены в § 16 главы 3 и в § 11 Главы 4.

Ниже рассмотрены некоторые «сквозные задачи», которые требуют обмена данными между разными приложениями.

Сквозные задачи

Задача 1.«Выбор фотоаппарата»

Постановка задачи

Требуется из множества фирм, продающих один и тот же товар, выбрать фирму, предлагающую наименьшую цену.

Найти в Интернете информацию о фирмах (10-15 фирм):

Название фирмы;

вид товара или услуги (2-3);

характеристики товара или услуги;

цена на определенную дату;

фото товара.

Создать базу данных. Продумать структуру базы (количество таблиц, их связь, типы полей). База должна включать не менее 3-х таблиц.

Вариант структуры таблиц:

1-я таблица: название фирмы-продавца (10-15 фирм), адрес, телефон, сайт (данные взять из Интернета);

2-я таблица: марка товара(три-четыре марки), цена на определенную дату, название фирмы-продавцы.

3-я таблица: марка товара; характеристики товара, фото товара.

В Excel импортировать таблицу базы.

Построить графики цен по каждому виду товара (ось х – фирма, у – цена).

Определить среднюю цену товара или услуги по фирмам. В дополнительном столбце вывести категорию цены (средняя, выше средней, ниже средней).

Построить, если необходимо, сводную таблицу по фирмам и маркам. Определить фирму, продающую определенную марку за наилучшую цену.

Отчет оформить в Word (постановка задачи, ход выполнения работы, результаты).

Рассмотрим пример с фирмами, занимающимися продажей фотоаппаратов.

1. В Интернете находим информацию о фирмах, продающих фотоаппараты. Сначала, информацию можно собрать в файл Word.

Например:

Где купить продукцию категории «Фото»? Каталог «Shopping Online» поможет с поиском лучших и проверенных интернет-магазинов.

1.	Foto.ru Foto.ru: широкий ассортимент фотоаппаратов, фотокамер, объективов, видеокамер, телескопов, микроскопов, биноклей www.foto.ru - подробнее
2.	HiLife Основным видом деятельности фирмы является торговля фото/видео оборудованием, компьютерной и оргтехникой, радиотехническими устройствами www.hilife.ru - подробнее Нет Canon
3.	Неоград Интернет-магазин Неоград как самостоятельное подразделение открылся 18 октября 2005 года. Специализация - портативная цифровая техника и электроника. www.neograd.ru - подробнее Сайт Без цены
4.	ОнЛайн Трейд На сегодняшний момент ОнЛайн Трейд является дистрибутором таких всемирно известных компаний, как: Canon, Nikon, Sony, Panasonic, Apple, Olympus, Pentax, Wacom и других. www.onlinetrade.ru - подробнее Нет Canon G11
5.	ZumShop Интернет-магазин фототехники/ www.zumshop.ru - подробнее

2. Создаем пустые таблицы в Accesscпродуманной структурой (рис. 6.21–6.23).

Рис.6.21 Структура таблицы Фирмы-продавцы

Рис.6.22 Структура таблицы «Цены фотоаппаратов»

Рис.6.23 Структура таблицы «Фотоаппараты»

3. Организуем связь таблиц (рис.6.24).

Рис.6.24 Связь таблиц

4. Заполняем таблицы данными, начиная с таблиц «Фирмы-продавцы» и «Фотоаппараты» (рис. 6.25–6.27).

Рис.6.25 Содержимое таблицы «Фирмы-продавцы»

Рис.6.26. Содержимое таблицы «Фотоаппараты»

Рис.6.27. Содержимое таблицы «Цены фотоаппаратов»

Тип поля «Фото» в таблице «Фотоаппараты – поле объекта OLE.

Для вставки фото фотоаппарата в контекстном меню выбирается команда «Вставить объект» и далее (рис. 6.28).

Рис.6.28. Вставка изображения

5. Создаем отчеты.

Пример отчета показан на рис. 6.29:

Рис.6.29. Отчет по таблице «Фотоаппараты»

Получить сведения о лучших ценах на фотоаппараты в разных фирмах можно, сформировав отчет с группировкой по фотоаппаратам (рис. 6.30).

Рис.6.30. Отчет по таблице «Цены фотоаппаратов»
с группировкой по фотоаппаратам

6. Создаем таблицу в Excel.

Импортируем таблицу базы данных вExcelиз Access(вкладка «Данные»→ Из Access→выбираем файл базы (рис. 6.31)→выбираем нужную таблицу из базы (рис.6.32)→выбираем способ представления данных (рис. 6.33)→результат импорта (рис. 6.34).

Рис.6.31. Выбор файла базы

Рис.6.32. Выбор таблицы из базы

Рис.6.33. Выбор способа представления данных

С помощью кнопки Свойства (рис.6.33), можно установить параметры обновления, форматирования и макета импортируемых данных. Подключившись к данным Access, можно после каждого добавления данных в исходную базу данных Access автоматически обновлять книги Excel.

Рис.6.34. Результат импорта

Выбрав информацию по определенному фотоаппарату (рис. 6.35–6.36), строим график цен по фирмам (рис. 6.37).

Рис.6.35. Задание фильтра

Рис.6.36. Информация по Cannon

Рис.6.37. График цен

7. Создаем сводную таблицу в Excel (Вставка →Сводная таблица). Выбор параметров сводной таблицы и результат показаны на рис.6.38–6.39.

Рис.6.38. Выбор параметров сводной таблицы

Рис.6.39. Сводная таблица

Задача 2. «Выбор гостиницы»

Постановка задачи

Необходимо выбрать место для отдыха на море (из трех или более направлений) и гостиницу (из нескольких по каждому направлению) на заданные даты года.

Параметры выбора: цена проживания в гостинице, цена перелета, количество солнечных дней во время отдыха, количество дней с комфортной температурой воздуха и воды.

Выбор места и гостиницы выполняется с помощью функции «цена/качество», где в числитель вводятся необходимые затраты, а в знаменатель – положительные факторы («удовольствия»), связанные с отдыхом. При этом, чем меньше затрат приходится на единицу «удовольствий», тем предпочтительнее выбор.

Для выполнения задания нужно создать базу данных в Access.Найти в Интернете и ввести в базу данных нужную информацию по каждому объекту. Экспортировать таблицы Access и запросы, требующие вычислительной обработки в Excel.Построить графики по изменяющимся параметрам выбора. Вычислить функцию «цена/качество» для каждого рассматриваемого объекта отдыха и выбрать лучший объект по минимальному значению функции. Составить в Word отчет по заданию. Сделать в PowerPointпрезентацию выбора места отдыха.

1. Создаем в Access базу данных и пустые таблицыc продуманной структурой, например (рис. 6.40–6.43). Организуем связь таблиц (рис. 6.44).

Рис.6.40. Структура таблицы «Гостиницы»

Рис.6.41. Структура таблицы «Цена гостиницы»

Рис.6.42. Структура таблицы «Цена перелета»

Рис.6.43. Структура таблицы «Солнечные дни»

Рис.6.44. Связь таблиц

2. В Интернете находится информация о предполагаемых местах отдыха:

– страна;

– название гостиницы;

– количество звезд;

– телефон;

– цена проживания на каждый день отдыха;

– цена перелета;

– солнечные дни в данном месте по датам;

– температура воды на каждый день отдыха;

– температура воздуха на каждый день отдыха.

Найденные данныевводятся в таблицы Access, начиная с таблицы «Цена гостиницы»(рис. 6.45–6.49).

В базе данных можем получить результаты запросов и нужные отчеты по таблицам или запросам.Примеры на рис. 6.50–6.52.

Рис.6.51. Результат запроса «Гостиницы 3* в Черногории и Испании»

Рис.6.52. Отчет по запросу «Гостиницы 3* в Черногории и Испании»

3. Экспортируем таблицы и запросы, требующие числовой обработки, из Access в Excel на разные листы (цены проживания вгостиницах, цены авиаперелетов, солнечные дни, температуры воздуха, температуры воды).

4. В Excelрассчитываем функцию «цена/качество»по формуле

По результатам расчета выбираем лучшее место отдыха.

5. В Worde составляем отчет, содержащий постановку задачи, технологию решения, графики изменения основных параметров и самой функции . В PowerPoint выполняем презентацию технологии выбора места отдыха.

Расширенный вариант постановки задачи «Выбор гостиницы»

Необходимо выбрать место для отдыха и гостиницу (из нескольких возможных) на определенный интервал времени отдыха (например, 10 дней) в рамках заданного периода в 45 дней (например, с 5 августа по 10 сентября).

Параметры выбора для варианта пляжного отдыха – цена проживания, цена перелета,цена трансферта, солнечные дни, дни без осадков, температура воздуха, температура воды, расстояние до пляжа.

Такие параметры как стоимость проживания в сутки, солнечные дни, дни без осадков,температура воздуха, температура воды нужно ввести в соответствующие таблицы базы данных для всех дней периода возможного отдыха (с 5 августа по 10 сентября). Стоимость перелета – для всех дней возможного начала отдыха (с 5 августа по 1 сентября).

Необходимые данные для каждого 10 дневного интервала получим из таблиц базы Accessс помощью запросов. Запросы будем экспортировать в Excelдля вычислительной обработки.

Привлекательность поездки будем, оценивать величиной обобщенной функции «цена/качество», которая строится так, что в числителе суммируются затраты на планируемую поездку (перелет, трансферт, гостиница и пр.), а в знаменателе суммируются положительные факторы, зависящие от цели поездки и личных предпочтений. Выраженные предпочтения учитываются весами параметров

При этом обобщенная функция имеет следующий вид:

Здесь - величины параметров функции, – веса параметров.

Например, для варианта пляжного отдыха,подсчитаем в планируемом интервале:

– число дней, где температура воздуха будет в комфортных для нас пределах от 24 до 29 градусов,

– воды будет от 22 до 27 градусов,

– число дней без осадков,

– число солнечных дней,

– обратная величина расстояния до пляжа в сотнях метров, умноженная на число дней пребывания (при расстоянии 200 метров и 7 днях пребывания

Вес гостиницы может учитывать комфортность проживания. Например, в отеле 3 звезды = 1.0; в отеле 4 звезды = 0.8; в отеле 5 звезд = 0.5 (Большие цены «смягчаются» меньшими весами).

Вес перелета может учитывать класс салона (эконом, бизнес) и время в пути. Например, при перелете эконом классом прямым рейсом примем . При перелете бизнес классом прямым рейсом примем

Перелет непрямыми рейсами может занимать очень разное время (сильно зависит от стыковок). Возникающее при этом существенное снижение комфортности можно учесть, увеличив исходный вес перелета в соответствии с потерями времени. Пусть при перелете эконом классом прямым рейсом «туда» время в полете t 1 = 5.0 часов, «обратно»t 2 = 4.5 часа, а при перелете с пересадками, «туда»T 1 = 7.5 часов, «обратно»T 2 = 12.5 часа. При этом вес перелета можно рассчитать так:

P п = 1.0 + k((T 1 – t 1)/ t 1 + (T 2 – t 2)/ t 2).

При указанных параметрах и k = 0.5 получим

P п = 1.0 + 0.5(0.5 +1.8) = 2.15

Если лишнее время в полете особо не напрягает, можно брать k< 0.5

Веса (i = 1,…,5) в зависимости от личных предпочтений могут быть приняты как больше, так и меньше единицы. Например, вес дней без дождя может быть принят существенно больше единицы, а вес удаленности от пляжа меньше единицы. Функция вычисляется для каждого объекта по всем принятым интервалам отдыха. Результаты вычислений функции представляются в сводной таблице. Минимальное значение функции определит место и время предпочтительного отдыха.

По результатам решения в Wordсоставляется отчет, содержащий постановку задачи, технологию решения, включая нужные таблицы Access, запросы, отчеты, графикиExcel изменения основных параметров и самой функции . В PowerPointвыполняется презентация выбора места отдыха, соответствующая отчету.

Описанные модели и технологии могут быть применены для ранжирования и отбора любых социальных услуг. Помимо пляжного отдыха можно рассматривать варианты туристических маршрутов, горнолыжного отдыха, круизы, дайвинг, серфинг, рыбалку, охоту. Задача может решаться также на определение предпочтительного центра для обучения, лечебного центра и т.д.

Литература

1. Информатика. Базовый курс: Учебник для Вузов.3-е издание/ Симонович и др.–Спб: Питер, 2013.–640 с.

2. Информатика. Учебник для ВУЗов. 1-е издание/ Волков В.Б., Макарова Н.В.–Спб: Питер, 2013.–576 с.

3. Практикум по информатике. MicrosoftOffice 2007/ Сост. М.И.Коробочкин, Г.З. Гарбер, Е.Е. Дмитриева, В.С. Красницкий, Е.В. Калинова, Ю.Н. Тимохин, С.С. Репин; 3-е изд., исп. и доп.–М.: ГУЗ, 2008 г.

ВВЕДЕНИЕ.. 3

Глава 1. РАБОТА В СРЕДЕ ТЕКСТОВОГО РЕДАКТОРА.. 5

MICROSOFT WORD.. 5

§1. Общие сведения, терминология MicrosoftWord. 5

§2. Работа с файлами. 9

§3. Ввод и форматирование текста. 12

§4. Создание таблиц. 21

§5. Редактор формул. 29

§6.Инструмент SmartArt и создание фигур. 36

§7. Верстка многостраничных документов. 39

§8. Режимы отображения документа. 47

§9. Работа с документами, содержащими гиперссылки. 54

§10. MicrosoftPowerPoint 59

Тест по теме «Microsoft Word 2010». 62

Глава 2. ОПЕРАЦИОННАЯ СИСТЕМА «WINDOWS 7». 63

§1. Общие сведения о системе «WINDOWS 7». 63

§2. Сервисное обслуживание файловой системы.. 73

§3. Программы архивации. 79

§4. Новинки Windows 7. 82

§5 Программа Фотоальбом WindowsLive. 85

Глава 3. РАБОТА В СРЕДЕ ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА EXCEL.. 92

§1. Вид окна Excel 2010. 92

§2. Редактирование информации в ячейках. 93

§3. Форматы ячеек. 94

§4. Копирование и перемещение информации. 95

§5. Создание прогрессий. 96

§6. Выполнение арифметических операций. 97

§7. Расчёты с использованием функций. 103

§8. Формулы массива. 118

§9. Индикация ошибок при использовании формул. 121

§10. Решение уравнений с одним неизвестным с использованием функций Excel 2010 (подбор параметра) 122

§11. Решение оптимизационных задач линейного инелинейного программирования с помощью процедуры«Поиск решения». 126

§12. Графическое представление данных с помощью.. 134

диаграмм и графиков. 134

§13. ИспользованиеExcelдля управлениябазами данных. 137

§14. Анализ данных в Excel с помощью сводных таблиц. 142

§15. Создание и использование макросов в Excel 144

§16. Одновременное использование Excel и Word. 148

Задачи для самостоятельного решения. 149

Глава 4. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗОЙ ДАННЫХ ACCESS. 157

§ 1.Введение. 157

§ 2. Технология построения реляционной базы данных. 160

§3. Создание базы данных. 168

§ 4. Установка и исправление свойств полей. 173

§ 5. Определение структурной связи между таблицами. 183

§ 6. Ввод, просмотр и корректировка данных. 186

§ 7. Создание форм для ввода/редактирования данных в таблицах. 193

§ 8. Вывод на печать характеристик и содержимого таблиц. 203

§ 9. Сортировка, фильтрация и организация выборки данных. 205

§ 10. Создание и выполнение запросов на выборку данных. 211

§ 11. Создание отчетов. 218

Глава5. ОСНОВЫ РАБОТЫ В СРЕДЕ ИНТЕРНЕТ.. 226

§1.Введение. 226

§2.История Интернета. 228

§3.Интернет в России. 230

§4.Адреса и имена серверов. 230

§5.Виды доступа в Интернет.. 231

§6.World Wide Web–«Всемирная паутина». 232

§7.URL и протоколы доступа к ресурсам Интернета. 233

§8.HTTP- и FTP-серверы.. 234

§9.Браузер Internet Explorer. 235

§10.Поисковые системы Интернета. 236

§11.E-mail–электронная почта. 238

§12.Почтовая система Mail.ru. 239

§13. Программы архивации и разархивации. 244

§14.Программное обеспечение для создания сайтов. 245

§15. Текстовый процессор Word и Интернет.. 246

§16. Размещение набора Web-страниц на сайте Narod.ru. 247

§17.Создание сайтов средствами Мастерской Narod.ru. 248

§18.Интернет-магазины и интернет-услуги. 250

§19.Безопасность работы в Интернете. 251

Приложение 2. Кодировка русских букв латинскими. 256

Приложение3. Список полезных сайтов. 256

Глава 6. СВЯЗЬ ПРИЛОЖЕНИЙ MICROSOFT OFFICE 2010. 257

§1.Введение. 257

§2.Основные средства обмена данными между приложениями Microsoft Office. 257

§3. Сквозные задачи. 268

Access предоставляет широкие возможности пользователям по переносу уже существующих баз данных в среду MS Access. К примеру, если вы вели обработку информации в MS Excel, эксплуатировали базы в средах dBase, Paradox или FoxPro, или же просто хранили свои данные в текстовых файлах, и решили воспользоваться возможностями MS Access, - вам не составит труда перенести свои данные в эту среду.

С таким же успехом вы можете экспортировать свои данные из таблиц Access в большинство существующих сред обработки данных. Более того, в Access заложен аппарат поддержки миграции данных в еще не существующие среды, используя механизм ODBC. Т.е. с появлением новой, с более широким спектром возможностей СУБД, вы не будете привязаны к Access необходимостью заново вводить данные под новый формат базы.

Если эта база будет содержать драйвер ODBC, вы просто экспортируете свои данные в другую среду. Сейчас многие производители ПО для хранения и обработки данных внедряют в свои приложения поддержку ODBC, и ваше Access - приложение уже сейчас может обмениваться информацией как с такими СУБД как Oracle, SQL-Base, Sybase, Paradox, FoxPro, Btrieve, DB2 и т.д., так и с будущими.

Пример решения

1. Импорт данных

Access поддерживает две возможности использования данных других баз - импорт и присоединение.
Импорт подразумевает полную конвертацию существующей таблицы из другой среды в формат MS Access. Все модификации импортированной таблицы автоматически не переносятся в импортированную вами таблицу. Т.е. импортировать данные имеет смысл в тех случаях, если вы:

• полностью переходите на работу с Access и переносите все свои данные в эту среду, не обращаясь к старому приложению;
• используете информацию, редко модифицируемую пользователем: словари, справочники и т.д.;
• добиваетесь максимальной производительности по обработке данных в смешанных средах (совместного использования данных одновременно несколькими средами БД), т.к. Access быстрее работает со своими форматами в своей среде.

В предыдущих лабораторных работах мы уже создали проект базы данных STUD, поэтому нам остается только заполнить созданные таблицы данными.

1.1. Импорт таблиц баз данных

Импортируем данные таблицы Access "Преподаватели" из базы STUD_1.mdb, содержащую информацию о преподавателях, в одноименную таблицу Access.

Откроем базу данных STUD и активизируем окно базы данных. Для активизации окна импорта в меню “Файл” выбирем “Внешние данные ” > “Импорт” или щелкнем по кнопке “импорт ” на панели инструментов.

ACCESS выведет диалоговое окно “Импорт”. Найдем файл STUD_1.mdb базы и щеленем по кнопке “Импорт”.

В следующем окне “Импорт объектов ” выбирем для импорта объкт и щелкнуть по кнопке “OK”

Примечание : (для версии ACCESS 2.0)
Откроем базу данных STUD и активизируем окно базы данных. Для активизации окна импорта в меню "File" выполним команду "Import" или щелкнем по кнопке "Import" на панели инструментов.
В появившемся диалоговом окне в списке форматов выберем "Microsoft Access" и щелкнем по кнопке "Ок".
Access выведет диалоговое окно выбора файла. Найдем файл "STUD_1.mdb" базы и щелкнем по кнопке "Ок". Если искомый файл находится на сетевом сервере, то его путь указывается через кнопку "Network..", где нужно указать сетевое устройство и путь к базе.
В следующем окне определения объекта для импорта выберем в списке "Object Type" пункт "Tables" и в списке выбора "Objecs in STUD_1.MDB" щелкнем на таблице "Преподаватели", справа выберем переключатель "Structure and Data", после чего нажмем кнопку "Import".Появится окно с информацией о завершении импорта. После нажатия "Ок" мы вернемся в окно "Import objects", где нажмем кнопку "Close".

Если импорт выполнен успешно, то вернувшись в окно базы данных мы увидим описание новой таблицы "Преподаватели1".
Для переноса данных в существующую таблицу "Преподаватели" активизируем щелчком мыши таблицу "Преподаватели1" (описание таблицы выведется на синем фоне), выполним команду “Копировать”("Copy") меню “Правка” ("Edit") для переноса содержимого таблицы в буфер, а затем команду “Вставить” ("Paste") в том-же меню.

Появится окно “Вставка таблицы” ("Paste Table As"), где в поле “Имя таблицы” ("Table Name") введем имя "Преподаватели", и в поле выбора “Параметры вставки” ("Paste Options") выберем “Добавление данных в таблицу” ("Append Data to Existing Table"), добавляющий данные в существующую таблицу. Предыдущие пункты позволяют копировать только структуру таблицы, или структуру с данными.
Теперь таблица "Преподаватели" содержит данные, импортированные из другой базы Access. Удалим таблицу "Преподаватели1" любым из рассмотренных ранее способов.
Подобным образом производится импорт данных из баз данных FoxPro, dBase, Paradox и Btrieve. ".

1.2. Импорт данных из электронной таблицы Excel

MS Access поддерживает импорт/экспорт данных с электронными таблицами Lotus 1-2-3 и MS Access. Можно импортировать как таблицы целиком, так и их отдельные фрагменты.

При импорте электронных таблиц можно либо дописать данные в уже существующую таблицу, либо сформировать новую. В первом случае необходимо либо сформировать имена столбцов эл. таблицы, идентичные именам полей таблицы Access, или расположить столбцы эл. таблицы в той же последовательности, что и поля таблицы БД, в которую импортируются данные.
Если мы будем создавать на импортируемых данных новую таблицу, то желательно ввести имена столбцов в первую строку импортируемой электронной таблицы, в противном случае Access назначит в качестве полей последовательные числа, начиная с 1 (их потом можно будет изменить, открыв таблицу в режиме конструктора).

Тип данных для полей новой таблицы Access определяет на основе значений первой импортируемой строки данных. Так,
- символьные данные переносятся в текстовые поля длинной 255 символов;
- числовые – в “Числовой”(” Numeric”)с размером 8 байт и "с плавающей точкой";
- числовые данные в денежном формате - в тип “Денежный”("Currency");
- значения даты и времени - в тип “Дата/Время”("Date/Time").

Некоторые типы могут быть неправильно интерпретированы Access, поэтому имеет смысл, вставить в начало электронной таблицы "фиктивную" строку, однозначно идентифицирующую тип данных, который необходимо установить для поля таблицы БД. После окончания импорта эту строку, как и строку с названиями полей, можно будет удалить.

Выполним импорт данных в таблицу БД "Студенты" из электронной таблицы Excel "Student".
Находясь в окне базы данных STUD, выполним команду "Внешние данные" >”Импорт” в меню "Файл".
Открывшееся окно "Импорт" содержит список приложений, поддерживаемых Access для импорта. Выберем строку "Excel" и щелкнем по кнопке "Ок".

Access откроет диалоговое окно "Выбор файла". Выберем файл "Student.xls" и нажмем кнопку "Импорт".
В открывшемся окне "Параметры импорта" сбросим флажок "Firs row contains field names", позволяющий использовать первую строку эл.таблиц как имена полей таблицы БД (т.к. таблица "Студенты" уже содержит описания полей).
Выберем переключатель "Append to existing table", для добавления данных в уже существующую таблицу, и выберем в списке справа от переключателя имя таблицы - "Студенты".

Если необходимо импортировать не всю эл. таблицу, а только ее часть, то в этом же окне можно установить диапазон импортируемых ячеек: в поле "Range" вводится диапазон (например "A1:D15" или "A1..D15").
Для запуска процедуры импорта нажмем кнопку "Ок".

После окончания импорта в появившемся окне с информацией о замеченных ошибках (или их отсутствием) нажмем кнопку "Ок". Access вернет нас в окно "Выбор файла" для выбора следующей эл. таблицы для импорта. Выберем кнопку "Закрыть".
В окне "Ошибки импорта" можно просмотреть все поля, которые Access не смог корректно преобразовать. После анализа ошибок их можно исправить, либо вручную перебив пропущенные значения, либо изменив описания полей в режиме конструктора таблиц, После исправления ошибок (если такие Access обнаружит), откроем таблицу "Студенты" и проверим правильность переноса данных.
Подобным образом производится и импорт данных из электронной таблицы Lotus 1-2-3.

1.3. Импорт текстовых файлов

В таблицы Access можно переносить данные и из текстовых файлов. Поля в таких файлах могут быть разделены несколькими способами, но большинство из них можно преобразовать в формат таблиц Access не внося изменений в сам текстовый файл.
При использовании же описания спецификации файлов (спроса хранения в них полей) позволяет Access корректно интерпретировать почти любые типы представления данных в текстовом формате.

Access может импортировать текстовые файлы, в которых поля располагаются в фиксированных позициях внутри каждой записи файла (т.н. форматированный текст). Необходимо лишь указать положение каждого поля внутри строки, и его длину.
Импортируем данные о результатах из текстового файла с полями фиксированной ширины в таблицу "Результаты".
Находясь в окне базы данных STUD выполняем команду "Внешние данные" .> “Импорт” в меню "Файл" и в диалоговом окне списка форматов выберем “Текст Фиксированная длинна". Щелкнем по кнопке "Ок".

Выберем текстовый файл в появившемся появившемся окне выбора файлов и щелкнем по кнопке "Импорт". Access выведет диалоговое окно "Импорт текста". В пункте (Выберете формат, описывающий поля наилучшим образом) выбрать один из пунктов, который вам подходит:

• с разделителями- поля разделяются запятыми или табуляцией;
• фиксированная ширина полей- интервалы заполнены пробелами;)

• в существующую таблицу;
• новую таблицу;

Если мы импортируем данные в новую таблицу, выберем ‘”Дополнительно” и определим:
имени поля - (Field Name);
типе данных - (Datatype).

Нажмем “Готово”. В пункте “Импортировать в таблицу” указать имя таблицы.
После этого Access откроет диалоговое окно с сообщением о результатах выполнения импорта. При возникновении ошибки проверим установленные значения в настройках, а если импорт прошел успешно - выберем "Ок" .
Также Access позволяет импортировать текстовые файлы с разделителями, в которых поля отделяются друг от друга символами запятой, табуляции или пробела.

Для импорта или экспорта необходимо лишь указать Access, какой из данных символов разделяет поля данных, и какой символ является ограничителем текста (если данный текст содержит символы запятой или пробела). Ограничителями текста обычно являются кавычки или апостроф, причем можно использовать для любого файла только один тип ограничителей.
Импортируем из текстового файла stud.txt данные для таблицы "Студенты".

Выйдя в окно БД и щелкнув по корешку "Таблицы", мы можем увидеть созданную таблицу "Студенты", содержащую информацию о студентах 1 курса.
После выполнения импорта из любых форматов может потребоваться некоторая модификация описания таблиц БД. Так, под текстовые поля Access выделяет поля максимально поддерживаемой длинны 255 байт, что не всегда является необходимым. В конструкторе таблиц эту длину можно уменьшить до требуемой. То же самое относится и к полям типа "Числовой" - не всегда есть необходимость в выделяемых 8 разрядах.
Возможно, придется произвести преобразования некоторых типов данных. Но нужно всегда учитывать ограничения, накладываемые на эти преобразования.

2. Экспорт данных

Действия по экспорту объектов баз данных Access очень похож на действия по импорту. Рассмотрим общий алгоритм при выполнении процедуры экспорта:

1. Открывается требуемая база и вызывается окно базы данных.
2. Выполняется команда "Экспорт" меню "Файл".
3. В списке форматов выбирается, требуемый и нажимается "Ок".
4. В открывшемся диалоговом окне "Выбор объекта MS Access" выбираем тип объекта, а затем и сам объект для экспорта. Для таблиц можно экспортировать только структуру (определение таблиц) или структуру и данные. Объектами экспорта также могут являться запросы к БД. После выбора объекта нажимаем кнопку "Ок".
5. В открывшемся окне выбираем путь файла, в который будем экспортировать объект (при экспорте в другую базу MS Access после этого появится окно для ввода имени объекта в базе данных - получателе);

После нажатия кнопки "Ок" начнется процедура экспорта, результат которой можно проверить после ее завершения.

Некоторые приложения, в которые возможен экспорт данных MS Access, не поддерживают 64-разрядные имена полей. При переносе эти имена будут усекаться, что может привести к их дублированию. Рекомендуется или в конструкторе таблиц убедиться, что имена полей после урезания не будут повторяться; или же копировать таблицу, переименовать поля в копии, и экспортировать эту копию в другое приложение.

Самостоятельно экспортируйте таблицу "Студенты" в формат Excel, а "Преподаватели" в формат Paradox.
Экспорт в текстовый файл полностью аналогичен импорту: производится настройка спецификации экспорта (либо с разделителями, либо с фиксированной длинной поля), затем запускается процедура экспорта.
Выполните экспорт таблицы "Результаты”. Затем откройте в редакторе "Write" (в Windows в группе "Аксессуары") полученный файл и выведите его на принтер в качестве отчета по лабораторной работе.
Access также содержит Мастер по слиянию с MS Word. Он позволяет внедрить данные из базы Access в документы, созданные в редакторе Word.

Открывается требуемая база, выбираем таблицу или запрос для слияния и щелкаем по кнопке "Слияние с MS Word" панели инструментов. В диалоговом окне выбирается работа с существующим или создаваемым документом. Выбираем требуемый вариант, и нажимаем кнопку "Ок". Мастер запускает Word и устанавливает связь между документами. Далее внедренные объекты можно обрабатывать средствами текстового редактора.

3. Присоединение внешних данных

Присоединение обозначает обработку средой Access данных других приложений в их формате. Данные при этом могут находиться как на вашем компьютере, так и в сети. При каждом обращении к таким данным Access переводит их в свой формат, обрабатывает, и результаты обработки снова конвертирует в чужой формат, и записывает на место.
При этом эффективность обработки данных резко падает, особенно если эти данные находятся в сети и используются несколькими пользователями. Но, с другой стороны, у присоединения тоже есть свои достоинства:
- можно поддерживать массивы данных размерами больше макси-
мально допустимого Access предела в 1Гб;
- если данные этого файла часто изменяются пользователем;

Пpи пеpеносе данных из другой среды, MS Access копирует только данные таблиц, не включая информацию об индексах, ключах и связях между таблицами, поэтому после переноса данных приходится еще до описывать проект.
Присоединение данных из других баз также является простой процедурой: кнопкой "Связь" на панели инструментов или при помощи команды "Внешние данные" >> “Связь” меню "Файл" вызовем окно присоединения, в котором выбираем тип источника данных. Источниками для присоединения могут являться файлы FoxPro, Paradox, dBase, или таблицы из другой базы Access.
После выбора источника и нажатия кнопки "Ок" появиться окно выбора файла, в котором после выбора требуемого нажимаем кнопку "Связь". После этого для таблиц Paradox появится сообщение о результатах присоединения, а для таблиц FoxPro и dBase Access потребует ввести имена индексных файлов, после чего выдает то же информационное окно.

3.1. Присоединение таблицы Результаты из БД филиала

База "Fil_1.MDB" содержит данные о результатах, прошедших семестров. Для присоединения этих данных для обработки в меню "Файл" выполним команду "Внешние данные" >> “Связь” (или щелкнув по одноименной кнопке на панели инструментов).
Появится окно для ввода типа источника данных, в котором выберем "Microsoft Access" и нажмем кнопку "Ok". В открывшемся окне выбора файла найдем базу "Fil_1.MDB" и вызовем ее описание, нажав кнопку "Ok". Следующее окно выводит описания всех таблиц базы филиала. Выберем таблицу "Результаты" и нажмем кнопку "Связь".

После возвращения в окно базы данных мы увидим новую строку с описанием присоединенной таблицы "Результаты1" (поскольку таблица "Результаты" в проекте уже присутствует). Слева от названия таблицы стоит знак "=>", указывающий на то, что данная таблица была присоединена.

Всем привет. В этом уроке говорим на тему «Импорт и экспорт данных в базе Access».
Microsoft Office Access позволяет импортировать в таблицы данные, созданные в других программах. В частности, возможен импорт данных из электронных таблиц Excel и таблиц другой базы данных Access. Переключитесь на страницу «ленты» «Внешние данные».

В группе «Импорт» нажмите кнопку, соответствующую типу файла – источника данных, например, «Excel».

В открывшемся окне диалога следует найти файл данных источника, или ввести в поле «Имя файла» полный путь к этому файлу.

В группе переключателей нужно выбрать место назначения для импортируемых данных: в новую таблицу,

в конец существующей или в таблицу,

связанную с файлом — источником.

Для подтверждения выбора нажмите кнопку «OK».

Мастер импорта Microsoft Office Access 2007 предлагает выполнить определенную последовательность действий для вставки импортируемых данных в выбранное место. На первой странице Мастера выберите лист файла Excel, содержащий данные для импорта, и нажмите кнопку «Далее».

Если первая строка выбранного листа содержит имена полей, можно установить флажок «Первая строка содержит заголовки столбцов».

В этом случае заголовки столбцов будут использованы в Access в качестве имен полей в таблице. Для перехода на следующую страницу Мастера нажмите кнопку «Далее».
На этой странице можно просмотреть и подкорректировать свойства полей новой таблицы. Для того чтобы отобразить свойства нужного поля, нужно щелкнуть по соответствующему столбцу в образце данных. Если данные какого-либо столбца не нужны или не переносятся в Access корректно, можно не импортировать этот столбец. Для этого выделите столбец, который не следует включать в таблицу,

и установите переключатель «Не импортировать (пропустить) поле». Нажмите кнопку «Далее».

В этом окне необходимо задать первичный ключ для таблицы.

При выборе переключателя «автоматически создать ключ» Мастер добавит поле счетчика в качестве первого поля новой таблицы и автоматически заполнит его значениями, начиная с единицы.
Нажмите кнопку «Далее».

В последнем окне Мастера надо указать имя конечной таблицы в поле «Импорт в таблицу».

Нажмите кнопку «Готово», чтобы импортировать данные.

Если импорт данных был завершен успешно, в Мастере отображается страница с состоянием операции импорта. Установив флажок «Сохранить шаги импорта», пользователь может сохранить сведения о выполненной операции для последующего использования.

Для завершения операции импорта нажмите кнопку «Закрыть». В области переходов откройте таблицу «Прайс на мониторы», чтобы просмотреть результат импорта, дважды щелкнув на таблице левой кнопкой мыши.

Если на странице «Внешние данные» в разделе «Импорт» нет команды, соответствующей нужному типу файла, нажмите кнопку «Дополнительно»

и проверьте, нет ли этого типа данных в открывшейся галерее.

Если нужного файла нет и в этом дополнительном списке, может потребоваться запустить программу, в которой были созданы импортируемые данные, и сохранить с её помощью данные в одном из поддерживаемых Access форматов, например, в текстовом файле с разделителями

Данные из Microsoft Office Access 2007 также можно экспортировать в файлы других форматов, например, Microsoft Office Excel 2007, файлы в формате RTF, текстовые файлы с разделителями или с полями фиксированной ширины, и так далее. Для запуска Мастера экспорта необходимо открыть экспортируемую таблицу и на странице «ленты» «Внешние данные», в разделе «Экспорт»,

выбрать кнопку, соответствующую формату файла, в который будут экспортироваться данные таблицы.

В этом уроке на простом примере было показано Импорт и экспорт данных в базе Access. Если было интересно, то рекомендую посмотреть видеоурок ниже.