После запуска программы открывается окно Microsoft Excel , в котором выводится название приложения и открытого документа (по умолчанию Microsoft Excel – Книга 1 (рис. 2.1). Новое имя задается пользователем. Основным документом Excel является книга. Если создать новый документ, то Excel по умолчанию присвоит ему следующий номер книги: Книга2 , Книга3 и т.д. Они могут быть записаны на диск в виде файлов в формате *. xls. Каждая книга будет пред­ставлена в своем окне и соответствующей ей кнопкой на панели задач.

Рис. 2.1. Окно Microsoft Excel 2003: 1– строка формул; 2 – заголовок столбца; 3 – рабочая область; 4 – активная ячейка; 5 – заголовок строки; 6 – вкладка листа; 7 – кнопки перехода на другой лист

Главное меню содержит в основном те же пункты, что и другие приложения Office, например, по сравнению с меню Word, только пункт Таблица заменен на Данные . Ниже панели инструментов расположены строка формул (1) и рабочая область электронной таблицы (3). Строка формул используется для ввода в ячейку данных и формул и их редактирования.

В нижней части окна отображены вкладки листов (6) и строка состояния, в которой отобража­ются сведения о выбранной команде или параметре. Расположенные в строке состояния индика­торы показывают, действуют ли режимы расширения, добавления и какие включены функцио­нальные клавиши: Caps Lock, Scroll Lock, Num Lock.

Рабочая область электронной таблицы

Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов. Вдоль верхней границы таблицы видны заголовки столбцов (2), вдоль левой границы – заголовки строк (5). Каждый стол­бец обозначается одной или двумя буквами латинского алфавита, начиная с A, B, C … и так до буквы Z, затем используются имена из двух букв AA, AB, ...AZ, BA, BB и т.д. до букв IV, каждая строка – числом – 1, 2, 3, 4 и т.д.

Отображенная на экране компьютера рабочая область является небольшой частью электрон­ной таблицы. Таблица может содержать до 256 столбцов (28) и до 65536 строк (216). Информация, представленная в таблице, хранится в ячейках, которые образуются на пересечении строк и столб­цов. Активная ячейка обведена рамкой (ячейка С5). Заголовки строки и столбца активной ячейки подсвечиваются. Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, который определяется именем столбца и номером строки, на пересечении которых она находится, например, А1, С86, АС4 и т.п.

После выделения ячейки ее адрес или имя отображается в поле имени, которое расположено у левого края строки формул. Чтобы переместиться к верхней части текущей области данных, дважды щелкните рамку выделенной ячейки с соответствующей стороны.

Быстро перейти к ячейке по ее адресу или имени можно следующими способами:

· Щелкнуть адрес текущей ячейки в поле Имя в строке формул (на рис. 2.1 в нем отображен адрес ячейки С5), ввести имя или адрес другой ячейки и нажать клавишу Enter. Этим способом удобно пользоваться для перехода к ячейке, которая не видна в окне в данный момент.

· Выбрать команду Перейти в меню Правка или нажать клавишу F5. Откроется диалоговое окно Переход, показанное на рис. 2.2. Имя ячейки выбирают в поле Перейти к или вводят в поле Ссылка и нажимают кнопку ОК . Данная команда позволяет перейти к любой из четырех послед­них ячеек, к которым была применена команда Перейти . Эту команду можно использовать для перехода к именованному диапазону ячеек, т.е. диапазону ячеек, который имеет имя. После выбора команды именованный диапазон выделяется.

Рис. 2.2. Окно перехода к заданной ячейке

Основные сведения

Электронная таблица Excel

Электронная таблица Excel - интегрированная система. Она предназначена для создания и обработки электронных таблиц, списков (баз данных), представления результатов обработки таблиц и списков в виде диаграмм и графиков функций, подготовки выходных форм документов, сохранения их на дисках и вывода на печать.

Для загрузки программы запустите программу Windows и щелкните мышкой по значку приложения Excel в панели инструментов Microsoft Office.

Для выхода из программы введите команду Файл, Выход.

Строка меню обеспечивает доступ ко всем командам электронной таблицы.

Стандартная панель инструментов содержит кнопки, дублирующие основные команды меню. Щелкнув мышью по кнопке панели, можно сразу же вызвать нужную команду. Назначение кнопок высвечивается при зависании указателя мыши на соответствующей кнопке.

Панель Форматирования позволяет оформлять рабочий лист путем выбора типа данных, параметров шрифта, размещения содержимого в ячейках, обрамления ячеек, а также выбора цвета шрифта, линий и фона.

Панели инструментов могут убираться или дополняться с помощью команды Вид , Панели инструментов . У панелей, выведенных на экран, установлены флажки. Для вывода нужной панели на экран установите флажок. Для удаления панели с экрана снимите флажок, щелкнув по соответствующему флажку мышью.

Строка формул имеет три поля: поле адреса ячейки, поле управляющих клавиш и поле ввода данных. В поле Адреса ячейки указан адрес текущей ячейки или ее имя. Если щелкнуть мышкой по этому полю, ввести адрес ячейки и нажать клавишу Enter, то курсор электронной таблицы перейдет в указанную ячейку. Этот прием перехода к нужной ячейке называется непосредственной адресацией . В поле управляющих кнопок выводятся три кнопки: Х - отмена редактирования строки ввода, P - окончание редактирования, “=” – ввод символа “=”. Названные кнопки появляются при активизации строки ввода. Поле Ввода данных предназначено для отображения вводимой информации или содержания выделенной ячейки. Для активизации строки ввода необходимо щелкнуть по ней мышью.

Строка состояния расположена в нижней части рабочего окна. В левой части строки состояния выводится информация о текущем состоянии электронной таблицы. В правой части выводится информация о состоянии управляющих клавиш Caps Lock и NumLock.

Как и любой программный продукт, Excel 2007 имеет главное окно, в котором собраны всевозможные инструменты для работы в этой программе.

В этой статье мы рассмотрим некоторые основные элементы главного окна Excel 2007, знакомство с которыми будут полезно для начинающих пользователей Excel или тех, кто хочет узнать о Excel немного побольше.

Главное окно Excel 2007 вмещает в себя несколько главных элементов, с которыми часто приходится работать в процессе "общения" с Excel. Попробую перечислить эти основные элементы и описать их предназначение.

Главное окно Excel 2007

Открыв Excel, мы увидим перед собой следующее окно:

По сути этот вид и есть главное окно Excel 2007. В нем и происходит весь процесс работы, заключающийся в добавлении, изменении, удалении данных, формул, вставке изображений, отображение диаграмм и прочих действий.

Разберем состав главного окна

1 - это кнопка Главного меню Office, которое содержит команды, с помощью которых вы можете создать новый документ Excel, открыть уже существующий документ, сохранить, распечатать или опубликовать созданный вами документ Excel.

2 - Панель быстрого доступа Excel, на которой расположены команды сохранения, отмены/повтора выполненных действий, быстрой печати документа и т.д.

3 - Панель, в которой отображается имя/название текущего документа.

4 - "Уголок", в котором находятся 3 кнопки - свертывания программы, разворачивания программы на все окно и кнопка закрытия программы ("крестик").

5 - Одна из основных панелей Excel 2007, на которой находится основное меню Excel, вмещающее в себя инструменты для работы с различными данными.

6 - Строка формул - используйте эту строку для ввода и редактирования формул, которые будут выполнять различные математические действия с вашими данными.

7 - Рабочая область Excel, состоящая из строк и столбцов, которые образуют "ячейки", содержащие данные документа.

8, 10 - вертикальный и горизонтальный "слайдеры" (так называемые ползунки), с помощью которых вы можете перемещаться вниз/вверх и вправо/влево по рабочей области.

9 - Список листов, входящих в текущий документ.

11 - Панель строки состояния, на которой отображается статусная информация о текущем файле или рабочей области.

Общий вид окна программы Excel приведен на рис.60. Окно содержит все стандартные элементы, присущие окну приложения Windows.

Значок Адрес активной Строка Строка

программы ячейки заголовка меню

Рис. 60. Окно программы Excel

Строка меню окна Excel отличается от строки меню окна Word появлением лишь одного пункта Данные вместо пункта Таблица.

На панели инструментов окна Excel имеются специальные кнопки, предназначенные для форматирования числовых данных:

Денежный, процентный форматы, увеличение и уменьшение разрядности числа. Кнопка используется для объединения и центрирования текста в группе ячеек.

Ниже панели инструментов в окне Excel располагается Строка формул, которая служит для ввода и редактирования данных в ячейках. В левой части строки формул находится раскрывающийся список – поле имени, в котором высвечивается адрес или имя выделенной ячейки или блока ячеек таблицы.

Между полем имени и строковым полем для ввода и редактирования во время ввода данных появляются три кнопки для управления процессом ввода.

На пересечении столбца с номерами строк и строки с обозначениями столбцов находится «пустая» кнопка для выделения всей таблицы.

Ниже рабочего поля располагается строка с ярлычками рабочих листов .

Excel , как и Word , является многооконной программой, т.е. позволяет одновременно открывать несколько документов.

В Строке состояния высвечиваются режимы работы табличного процессора, выводится дополнительная информация и находится Поле для Автовычислений.

Окно документа Excel можно разделять на два или четыре подокна и одновременно работать с разными частями одной и той же таблицы. Полосу разделения можно перемещать с помощью мыши. Разделить окно таблицы можно либо командойОКНО→Разделить, либо с помощью разделителей окна – черных прямоугольников на полосах прокрутки.

Закрыть подокна можно командой меню ОКНО→Снять разделениеили перемещением разделителя вверх или вниз.

Приступая к работе над документом в MS Excel , следует установить индивидуальную настройку экрана табличного процессора или проверить установку основных параметров.

Основные понятия MS Excel

Рабочая книга Excel – совокупность Рабочих листов , сохраняемых на диске в одном файле.

Заголовок столбца служит не только для обозначения столбца, но и для выделения всего столбца и изменения его ширины.

Заголовок строки выполняет аналогичные функции для строк.

Ячейка – область электронной таблицы, находящаяся на пересечении столбца и строки, это наименьшая структурная единица на рабочем листе.

Формат и размеры ячеек можно изменять с помощью команд меню и вручную – с помощью мыши или клавиш.

Текущая (активная) ячейка – ячейка, в которой в данный момент находится курсор. В нее можно вводить данные и производить над ней различные операции.

Каждая конкретная ячейка таблицы имеет адрес , который используется для указания на ячейку. Адрес может быть относительным или абсолютным . Ячейки могут иметь собственные имена .

Блок (диапазон) ячеек – группа последовательных ячеек. Блок может быть указан или выделен двумя способами:

¨ Непосредственным набором с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек диапазона;

¨ Выделением блока с помощью мыши или клавиш управления курсором.

Отменить выделение ячейки или блока можно щелчком мыши по любой другой ячейке или нажатием любой клавиши управления курсором. Для отмены одновременного выделения нескольких рабочих листов следует использовать команду контекстного меню Разгруппировать листы.

Адреса ячеек

Относительный адрес – обозначение ячейки, состоящее из номеров столбца и строки. Эта ссылка автоматически изменяется при копировании формулы в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копией (H5).

Абсолютный адрес – адрес, который при копировании не изменяется. Он создается из относительной ссылки путем вставки знака доллара ($) перед заголовком столбца и номером строки ($H$5).

Смешанный адрес – адрес, в котором постоянным является только один из компонентов:

¨ $B7 – при копировании формул не будет изменяться номер столбца;

¨ B$7 – не будет изменяться номер строки.

Итерации

Кроме подбора параметра существует еще один инструмент, позволяющий подбирать значения в ячейках таким образом, чтобы между ними выполнялись некоторые соотношения. Этот инструмент называется итерации. При использовании итерации вычисления в ячейках выполняются до тех пор, пока с заданной точностью для ячеек не будет выполнено требуемое условие.

Использование итераций основано на формулах с циклическими ссылками. Циклической называется ссылка в формуле, которая напрямую или опосредованно через другие ячейки ссылается на ту самую ячейку, которая содержит эту формулу. Использование циклических ссылок и итераций позволяет в ряде случаев упростить запись задачи и ее решение.

По умолчанию Excel считает, что возникновение циклической ссылки возникло в результате ошибки, и предлагает ее исправить. Для того чтобы возникновение циклической ссылки не считалось случайной ошибкой, необходимо разрешить их использование. Для этого командой Сервис→Параметры откройте окно диалога Параметры и на вкладке Вычисления установите флажок Итерации. После этого все возникающие в данной рабочей книге циклические ссылки будут вычисляться.

Дополнительно на вкладке Вычисления можно указать параметры итераций:

- Предельное число итераций – показывает, какое максимальное число вычислений будет выполнено, если решение не будет сходиться. Чем больше значение этого параметра, тем выше точность вычислений.

- Относительная погрешность – определяет максимально допустимую ошибку результата. Этот параметр указывает точность вычислений, чем меньше это число, тем выше точность.

Лекция 1. Табличный процессор Excel.

План

Вид окна Excel 1

Ячейка Excel 2

Виды указателя мыши. 2

Типы данных. 2

Работа с меню и рабочими листами 3

Ввод данных 4

Ввод данных с помощью автозаполнения 5

Редактирование содержимого ячейки 6

Табличный процессор Excel позволяет создавать и производить табличные расчеты различной сложности. Входит в состав пакета программ MS Office. Запуск табличного процессора осуществляется пунктом главного меню Пуск – Программы – Excel или кнопкой на панели инструментов MS Office.

Документ, создаваемый в Excel называется Книгой, расширение файлов -.xls. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. Книга Excel может содержать следующие типы листов :

Лист электронной таблицы. Каждый лист состоит из 256 столбцов и 16 384 строк. Это лист приблизительно 6,4 м шириной и 103,9 м длиной. На экране отображается 9 колонок и 18 строк. Это 4% общей ширины и 0,1 % длины.

Лист диаграммы (связан с данными электронных таблиц и обновляется при обновлении данных в таблицах);

Лист модуля (содержит набор инструкций (макросов) и используется для выполнения конкретных процедур).

Переключение между листами осуществляется при помощи ярлычков, расположенных в нижней части листа. Щелчок по ярлычку листа меняет текущий лист.

Вид окна Excel Ячейка Excel

представляет собой многоуровневую структуру. Это может быть:

изображение – текст или результат вычисления формул, т.е. то, что мы видим на экране;

формат – формат чисел, шрифт, вид рамки, защита ячеек;

формула – (например, =А1*В1)

имя – ячейке можно присвоить имя, чтобы не использовать адреса ячейки;

комментарий – пользователь может задавать текст пояснения или комментария при переходе в заданную ячейку.

Виды указателя мыши.

Белый плюс – появляется по умолчанию. Используется для выбора текущей ячейки или маркировки блока ячеек.

Черный тонкий плюс – автозаполнитель. Появляется при установки указателя мыши в нижний правый угол текущей ячейки, используется для заполнения последовательностью данных ряда ячеек или копировании формул.

Стрелка – появляется при установке указателя на панель инструментов, строку меню или на один из краев текущей ячейки или блока ячеек. Используется для выбора команд редактора, а также для перенесения или копирования данных.

Вертикальная черта – появляется после перевода указателя мыши в строку формул. Используется для редактирования значения ячейки.

Типы данных.

Текст – по умолчанию выравнивается по левому краю ячейки. Может занимать, для отображения, соседние ячейки, пока они свободны.

Число – выравнивается по правому краю ячейки. Десятичные отделяются запятой. Числа могут быть представлены следующими форматами: Числовой; Денежный; Финансовый; Процентный; Дробный; Экспоненциальный (п-т Формат- Ячейки – вкладка Число).

Дата – выравнивается по правому краю ячейки. Возможны разнообразные форматы даты, в качестве разделителя используется точка. В Microsoft Excel для Windows (и Lotus 1-2-3) используется система отсчета дат с начала столетия; в этой системе числу 1 соответствует дата 1 января 1900 г. В Microsoft Excel для Macintosh используется система отсчета дат, начиная с 1904 года; в ней числу 1 соответствует 2 января 1904 г (чтобы изменить систему отсчета дат, выберите п-т Сервис - Параметры – вкладка Вычисления, установите флажок Система дат 1904).

Примечание . Если при вводе даты указаны только две последние цифры года, Microsoft Excel 97 добавит первые две по следующим правилам:

· если число лежит в интервале от 00 до 29, то оно интерпретируется как год с 2000 по 2029. Например, если в ячейку введена дата 28.5.19, Microsoft Excel распознает ее как: 28 мая 2019 г.;

· если число лежит в интервале от 30 до 99, то оно интерпретируется как год с 1930 по 1999. Например, если в ячейку введена дата 28.5.91, Microsoft Excel распознает ее как: 28 мая 1991 г.

Время – выравнивается по правому краю ячейки. Время допустимо вводить в двенадцатичасовом или двадцатичетырехчасовом формате. Разделитель – двоеточие. Время суток и даты можно складывать, вычитать и производить с ними другие вычисления.

Формула – ввод формулы начинается со знака «=» и состоит из последовательности значений, адресов ячеек, функций и знаков операций.