При подготовке электронной отчётности о застрахованных лицах нужно учитывать важный нюанс – расширение файла и технические требования к нему. Ведь неправильные параметры влекут возникновение ошибки при отправке. Зная, какой действует формат СЗВ-М в 2017 году, вы сможете избежать неприятной ситуации и правильно сдать эту отчетность. Подробности – в нашей консультации.

Суть электронного отчёта

СЗВ-М представляет собой форму отчета, в которой отражают информацию о застрахованных лицах, которые работают на нанимателя либо сотрудничают с ним. Подавать его должны все работодатели, заключившие трудовые или гражданско-правовые соглашения с людьми (даже на 1 день).

Законодательство обязывает отправлять в ПФР форму СЗВ-М ежемесячно – не позднее 15 числа следующего месяца. Когда крайняя дата совпадает с выходным или праздником, срок переходит на первый рабочий день.

Кто занимается заполнением этого отчёта и его отправкой – решает руководитель предприятия. Обычно подобные функции возлагают на бухгалтера. Данный специалист должен не только правильно ввести все реквизиты – ИНН, СНИЛС, отчетный период, имена застрахованных лиц и т. д. – но и проверить корректность:

• написания имени файла с отчётом;
• формата файла.

Требования к имени и формату

Пенсионным фондом была разработана электронная форма отчёта СЗВ-М, которую заполняют при помощи специальных бухгалтерских программ. При несоблюдении требований к оформлению программа выдает ошибку. Одно из них – правильное название файла. Оно должно иметь такую структуру:

• регистрационный номер, под которым зарегистрирован страхователь;
• код территориального Пенсионного фонда;
• дата создания файла;
• идентификатор, обеспечивающий уникальность документа.

Под словом «формат» или «расширение» в нашем случае следует понимать определенную комбинацию латинских букв, которые идут в конце имени файла с отчётом (после точки).

Еще в начале 2017 года СЗВ-М можно было отправлять согласно старому формату, но в конце прошлого года произошли перемены в законодательстве. Далее о них.

Что изменилось в 2017 году

На основании постановления Правления ПФР от 7 декабря 2016 года № 1077п с 8 января 2017 года был утвержден новый формат СЗВ-М.

Электронный документ с отчётом должен иметь расширение XML в кодировке UTF-8. Такая кодировка направлена на достижение двух целей:

1. Повысить качество обработки СЗВ-М специализированными программами.
2. Сделать восприятие информации более удобным.

Хотя глобальных изменений касаемо структуры файла не произошло. Подробную информацию по составлению новой формы СЗВ-М можно .

А вот пример правильно сформированного имени файла:

Заметим, что Пенсионный фонд не предусматривал переходного периода, поэтому до 16 января была возможна сдача СЗВ-М в двух вариантах: старом и новом. В дальнейшем страхователям следует отправлять отчет строго в новом формате файла СЗВ-М.

Строго говоря, бухгалтер не обязан знать все технические подробности отправки в ПФР отчёта СЗВ-М в электронном виде. Главное, чтобы программа, которая для этого используется, соответствовала новым требованиям. А это задача оператора электронного документооборота.

Учтите, что при полном соблюдении требований постановления Правления ПФР № 1077п сотрудники фонда не имеют права отказывать в приеме электронного СЗВ-М.

Какие нюансы нужно знать

1. Пользователям, которые сдают СЗВ-М в электронном виде, нужно обновлять свои бухгалтерские программы. Если при подготовке документа файл будет сформирован по устаревшим требованиям, следует обратиться в службу поддержки.
2. Если в процессе подготовки отчетности появилось сообщение: «Неправильное имя файла» или «СЗВ-М не соответствует утвержденному формату 00042», но при этом программное обеспечение было обновлено, значит, пользователь допустил ошибку в структуре имени файла.
3. В названии файла важно проверить правильность написания идентификатора, состоящего из 12 знаков и стоящего перед расширением. Если количество символов меньшее, при составлении СЗВ-М в новом формате программа выдаст ошибку.

При подготовке СЗВ-М за февраль 2019 года учтите новые разъяснения чиновников. В статье - точный срок сдачи, бланк, образец заполнения, а также рекомендации, которые помогут составить отчет без ошибок с учетом новых требований.

Уточнить ошибки в СЗВ-М можно с помощью дополняющей или отменяющей формы. Какую выбрать >>>

Кто должен сдавать СЗВ-М за февраль 2019 года

Сведения по форме СЗВ-М за февраль 2019 года сдают в ПФР все работодатели, у которых сотрудники являются застрахованными лицами в системе пенсионного страхования. К ним относятся организации (в том числе иностранные, работающие в России) и их обособленные подразделения, индивидуальные предприниматели.

Предприниматели, у которых нет наемных сотрудников и подрядчиков, СЗВ-М не сдают. Ведь данные за себя им включать в отчет не нужно (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ).

Сдавать форму СЗВ-М за февраль 2019 года организации и предприниматели-работодатели обязаны независимо от того, вели они фактическую деятельность и были ли выплаты физлицам в отчетном месяце.

Бланк формы СЗВ-М за февраль 2019 года

Бланк СЗВ-М чиновники утвердили постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Обновлять форму ПФР не планирует, поэтому за февраль заполняйте прежний бланк. Тот факт, сдаете вы электронный отчет или бумажный, роли не играет. Правда проверьтеформат, если отчитываетесь в электронке. Он должен соответствовать тому, что чиновники закрепили в постановлении Правления ПФР от 07.12.2016 № 1077п.

Инструкция по персучету действует в новой редакции. Самое важное изменение - отчеты СЗВ-М теперь недостаточно направить в фонд, ПФР также должен их принять. Если отправляете отчеты по ТКС, важно получить квитанцию фонда о том, что он принял отчет . Пока квитанции нет, отчет считают непринятым, и возможен штраф. Это нам подтвердили в фонде.

Благодаря изменениям теперь будет сложнее оспорить штраф, если вы подаете дополняющую форму на «забытых» застрахованных лиц после срока сдачи СЗВ-М.

Правила заполнения СЗВ-М за февраль 2019 года

Указания, как заполнить отчет, чиновники привели в самой форме. Сначала идут сведения о работодателе - регистрационный номер в ПФР, название, ИНН и КПП. Регномер берите из выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП - скачать их можно бесплатно с сайта ФНС. У ИП есть особенность. Когда предприниматели регистрировались и нанимали работников до 2017 года, то ПФР присваивал такому ИП два регистрационных номера. Один как предпринимателю, второй как работодателю. Если это ваша ситуация, то в отчетности проставляйте номер, который стоит в ЕГРИП.

Наименование пропишите в соответствии с уставом. Предприниматели пользуются свидетельством о постановке на учет физического лица или паспорта. Компании могут указать полное наименование организации как в уставе или краткое.

Затем, отчетный период. Здесь главное не ошибиться в коде месяца, за который заполняете бланк. Для сведений за февраль код 02. Если ошиблись и поставили текущий месяц вместо прошлого, то ПФР не увидит нужный отчет. или внесете корректировки поздно, будет штраф.

В конце приводят сведения о работниках. Указывайте фамилию, имя, отчество и СНИЛС сотрудников. Чтобы фонд принял отчет, обязательно перепроверьте перед сдачей СНИЛС работников. Теперь это .

Каких работников показать в февральском отчете

В форму СЗВ-М включите всех работников, с которыми в феврале действовали трудовые договоры. Неважно, сколько дней отработал сотрудник, получил ли он уже свою первую зарплату или, наоборот, рассчитались ли вы с ним при увольнении.

Включать ли в форму СЗВ-М за февраль директора, с которым не заключен трудовой договор, вы узнаете в программе « » в курсе « ».

Проверьте, чтобы в отчет попали все сотрудники, включая декретниц и тех, кто в отпуске, болеет или не работает по другим причинам. В отчете покажите сведения и обо всех уволенных в феврале. Не забудьте про тех, кто в конце января брал отпуск с последующим увольнением. Ведь датой прекращения трудового договора считается последний день отпуска. Поэтому уволенного надо включить в отчет за месяц, в котором закончился его отпуск. В иных случаях бывших сотрудников в февральский СЗВ-М не включайте, даже если после увольнения перечисляли им деньги.

Помимо физиков, работающих по трудовому договору, включите в СЗВ-М за февраль 2019 года данные о физлицах, которые выполняют работу на основании гражданско-правовых договоров.

В СЗВ-М отражают сведения о физлице-подрядчике, если его гражданско-правовой договор действовал в отчетном периоде. Ограничений по сроку действия договора нет. Покажите подрядчика в отчете, даже если он работал минуту. Сдать сведения на подрядчика нужно независимо от того, выплачивала компания вознаграждение подрядчику в отчетном месяце или нет (письма ПФР от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581, Минтруда от 07.07.2016 № 21-3/10/В-4587). Включите подрядчика в СЗВ-М, даже если не выдавали вознаграждение и не начисляли взносы.

Кого включать в СЗВ-М, а кого не надо

Образец заполнения СЗВ-М за февраль 2019 года

Срок сдачи отчетности в ПФР

СЗВ-М сдают ежемесячно. Срок - не позднее 15 числа месяца, который следует за отчетным (п. 2.2 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Срок общий как для электронного отчета, так и формы на бумаге.

Для такой персотчетности действует общее правило переноса сроков. Так, если крайняя дата выпадает на выходной день, то срок переносят на следующий ближайший рабочий день. Это правило в отчете за февраль не применяют. Крайний срок, в который компании и предприниматели должны сдать форму СЗВ-М за февраль 2019 года, - 15 марта.

Некоторые региональные отделения ПФР устанавливают для компаний . Например, отделение ПФР по Еврейской автономной области разместило на своем сайте инструкцию, кто и в какие дни должны отчитываться. Аналогичные графики есть в отделениях Владимирской и Новосибирской областей.

В первую очередь специалисты фонда просят ориентироваться на график тех, кто отчитываются на бумаге. По мнению ПФР, это поможет сократить очереди.

Сдавать форму следует в отделение ПФР по месту регистрации компании. Если есть обособленные подразделения, то по сотрудникам этого подразделения отчитываются в отделение по месту регистрации обособки.

В каком виде сдать отчет СЗВ-М за февраль 2019 года

Сведения можно сдать в электронке или на бумаге. Выбор зависит от количества застрахованных лиц. Если их 25 или больше, то отчет сдают в электронном виде. Если 24 и меньше, то вы вправе заполнить бумажный бланк.

Отменить штраф за СЗВ‑М: реальные истории ваших коллег

Пенсионный фонд штрафует за ошибки в СЗВ-М, даже если компания сама их исправила. Ваши коллеги рассказали, за какие недочеты в этой отчетности оштрафовали их компанию и

Штраф за несдачу февральского СЗВ-М и ошибки в нем

За нарушение срока сдачи СЗВ-М будет штраф 500 руб. за каждого работника, на которого не представили сведения (ст. 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Чем больше штат, тем существеннее штраф. Директора тоже могут оштрафовать за нарушение сроков. Размер штрафных санкций - от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Пример: Как считают штраф, если компания поздно отправила СЗВ-М в фонд

В ООО «Альфа» работают 20 сотрудников по трудовым договорам. Отчет по форме СЗВ-М за февраль бухгалтер сдал 25 марта 2019 года. Штраф — 10 000 руб. (20 чел. × 500 руб.).

Если бы в компании трудилось, предположим, 100 человек, то штраф был бы выше - 50 000 руб. (100 чел. х 500 руб.).

Нарушать графики территориальных отделений фонда безопасно. Чиновники подтвердили, что даже если вы пришли раньше или позже срока, чем стоит в графике, штрафа не будет. Главное успеть отчитаться в срок по законодательству.

Все страхователи, которые сдают на своих работников сведения по форме СЗВ-М (утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п) в электронном виде, знают, что ПФР разработал и утвердил электронный формат СЗВ-М. В нем перечислены технические требования к данным, указываемым в отчете, к имени файла и т.д. (Приложение к Распоряжению Правления ПФР от 31.08.2016 № 432р).

Конечно, человеку без соответствующего образования достаточно сложно разобраться в документе, определяющем, каким должен быть формат файла СЗВ-М. Ведь специальных терминов и иностранных слов в нем хоть отбавляй. Однако даже поверхностное знакомство с Распоряжением ПФР может избавить страхователя от некоторых ошибок при сдаче электронных СЗВ-М.

СЗВ-М: формат xml

В каком формате сдавать СЗВ-М? В данном случае под словом «формат» понимается расширение файла, которое указывается в конце его названия после точки.

Так вот сдается электронная форма СЗВ-М в формате xml (п. 3 Приложения к Распоряжению Правления ПФР от 31.08.2016 № 432р). Это важный нюанс, который вы можете проконтролировать при подготовке файла, но вряд ли сможете исправить, если по каким-то причинам программа будет формировать файл с другим расширением. Поэтому если что-то будет не так с форматом, лучше сразу обратиться в службу поддержки.

СЗВ-М: ошибка в имени файла

Имя файла СЗВ-М должно состоять из нескольких частей, каждая из которых несет в себе определенную информацию. Так, в правильно сформированное имя файла должен быть «вшит» регистрационный номер страхователя, код территориального органа ПФР и другие сведения (п. 3 Приложения к Распоряжению Правления ПФР от 31.08.2016 № 432р).

Если формат имени файла СЗВ-М не будет соответствовать утвержденной ПФР структуре, то программа выдаст ошибку. Например, может появиться такое предупреждение при подготовке СЗВ-М: «неправильное имя файла отчета» или «СЗВ-М не соответствует утвержденному формату 00042» (последние цифры - это код ошибки в одной из программ).

Ранее одной из частых проблем при формировании электронного СЗВ-М было отсутствие в имени файла кода территориального органа ПФР. Другая часто встречающаяся ошибка - неверный идентификатор файла. Это набор букв и цифр в конце имени файла, непосредственно перед расширением документа. Он должен состоять из 12 знаков. Если у вас количество символов меньше, значит, название файла сформировано неправильно. И пора писать письмо в службу технической поддержки или обновить программу. Хотя при использовании некоторых программных средств помогало и ручное исправление ошибки - простое добавление нужного количества символов.

Форма не громоздкая и содержит минимум информации, но сдавать ее нужно каждый месяц. Крайний срок представления — 15-ое число месяца, следующего за отчетным.

Сроки сдачи СЗВ-М

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Контур.Экстерн дарит вам 3 месяца бесплатно!

Попробовать

Инструкции по заполнению СЗВ-М не существует. Чтобы не забыть сдать форму СЗВ-М в положенный срок, установите напоминания в календаре бухгалтера .

Кто сдает

Все организации и ИП с работниками, работающими по трудовым и гражданско-правовым договорам. В отчет включаются даже сотрудники в декрете или в отпуске, главное условие — наличие договора.

Если в отчетном периоде договор будет расторгнут, данные на такого сотрудника также нужно отразить в СЗВ-М.

ИП без наемных работников не отчитываются по данной форме.

Состав СЗВ-М

Отчет включает четыре раздела:

• реквизиты страхователя;
• отчетный период;
• тип формы;
• сведения о застрахованных лицах.

Порядок заполнения раздела 1

В данном разделе пишется наименование организации, ее регистрационный номер в ПФР, ИНН и КПП.

Порядок заполнения раздела 2

Здесь следует указать месяц, за который сформирован отчет.

Порядок заполнения раздела 3

В этом разделе следует отметить тип формы. Всего их три.

Исходная форма — это первичный отчет.

Дополняющая форма СЗВ-М сдается, если в исходной форме указаны не все сведения.

Отменяющую форму нужно сдать, если исходная форма содержит ошибочные данные.

Порядок заполнения раздела 4

Этот раздел представлен в виде таблицы. Напротив ФИО каждого работника указывают его СНИЛС и ИНН. Если организация не обладает информацией об ИНН сотрудника, то эту графу можно оставить пустой.

Штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-М

Если страхователь забудет отчитаться вовремя, ему придется заплатить штраф в размере 500 рублей за каждого работника. Такой же штраф выставит ПФР за недостоверные или неполные данные в СЗВ-М (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Если в компании трудится ни один десяток работников, штрафы за ошибки и задержку отчетности могут быть существенными. Например, если в организации 70 сотрудников, штраф составит 35 000 (70 чел. Х 500 руб.).

Нулевой отчет СЗВ-М

В СЗВ-М отражаются данные по застрахованным лицам. Если такие лица отсутствуют, то и заполнять отчет не нужно. Соответственно, нулевых отчетов по этой форме быть не может.

01.10.2018 вступили в силу поправки в Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н. Главное новшество — страхователи должны дождаться квитанции-уведомления о приеме отчета. То есть подавая СЗВ-М, недостаточно сдать документ вовремя и с корректными данными, нужно еще получить подтверждение от программы, что отчет приняли.

Также в инструкции теперь уточнены правила подачи исправленных данных. В частности, разъясняется, что компанию не накажут, если она исправит выявленные Пенсионным фондом РФ ошибки в течение 5 дней. Но при этом в программу можно вводить сведения только о тех, кто перечислен в уведомлении Фонда.

Если же страхователь сам обнаружит неточность, он может подать уточняющий отчет, но только в отношении тех лиц, сведения о которых ранее принял Пенсионный фонд. Любые дополняющие формы, где указывают ранее забытых работников, рассматриваются как нарушение. За это предусмотрен штраф в размере 500 рублей за каждое лицо, сведения о котором не были своевременно переданы, подчеркивается в Письме от 28.03.2018 № 19-19/5602.

Однако, по мнению ВС РФ, если компания забыла упомянуть работника с договором, то такая самостоятельно выявленная ошибка не должна наказываться. Так что штраф, выписанный Пенсионным фондом РФ за подачу дополняющей формы СЗВ-М, по-прежнему можно оспорить в суде.

Кто и куда должен предоставлять форму СЗВ-М

В соответствии с Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83, предоставлять отчеты обязаны все работодатели обо всех работниках, включая совместителей и лиц, уволенных в течение отчетного периода. Также в него включают сведения о работниках, с которыми есть трудовые договоры, но которые находятся в отпуске: за свой счет, ежегодном, отпуске по уходу за ребенком. Иными словами, надо направлять информацию о лицах, трудовые отношения с которыми подтверждают трудовые договоры или гражданско-правовые договоры.

Также отчет СЗВ-М обязательно предоставляют организации с единственным сотрудником в лице учредителя, который не получает выплаты по какому-либо договору либо с которым не заключено никакого договора. По мнению чиновников, «бездоговорные» руководители тоже являются застрахованными лицами в пенсионной системе, поэтому о них надо отчитываться.

Заполненный отчет подается в отделение ПФР по месту регистрации страхователя.

Состав формы СЗВ-М

Бланк включает 4 раздела:

• реквизиты страхователя;
• отчетный период;
• тип формы (код);
• сведения о застрахованных лицах.

В первом указывают наименование организации, ИНН, КПП и регистрационный номер в Пенсионном фонде.

В разделе «Отчетный период» указывают месяц, за который предоставляется отчет.

В третьем разделе отмечают тип заполняемой формы. Если бланк за отчетный период заполняется впервые, то его отмечают как исходный. Если вы подаете дополнительный отчет, выбирайте тип «дополняющий». Если ранее отправленный отчет содержал неточности, подают документ с типом «отменяющий».

Четвертый раздел представляет собой таблицу, в которой напротив Ф.И.О. граждан, имеющих договоры, указывают их ИНН (необязательно) и СНИЛС.

Образец заполненной формы СЗВ-М

Способы сдачи СЗВ-М: на бумаге или через специальные программы

Если в штате менее 25 работников с договорами, работодатель может подать отчет в письменном или электронном виде, то есть на бумаге или через специальные программы. Если численность застрахованных превышает 25 человек, то сведения подают только «в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, который устанавливается ПФ РФ» (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27). При этом есть возможность заполнить СЗВ-М на сайте ПФР онлайн.

Как сдать СЗВ-М через сайт ПФР онлайн

Многим интересно, как сдать СЗВ-М в Пенсионный фонд бесплатно через интернет. Некоторые компании предлагают устанавливать платные программы. Но использовать такие программы целесообразно, если вы сдаете за один и тот же период комплекс отчетов в различные госорганы. Если речь идет только о персонифицированном учете, то рекомендуется заполнить СЗВ-М онлайн бесплатно на сайте ПФР 2019. Это можно сделать в личном кабинете страхователя. Но чтобы его зарегистрировать, потребуется электронная цифровая подпись или личное обращение в ПФР за регистрационной картой.

Более простой способ, который предлагает Пенсионный фонд, — скачать одну из специальных программ на его сайте. Чтобы предоставить корректные данные и избежать штрафных санкций, на сайте ПФР также предусмотрена проверка СЗВ-М онлайн бесплатно посредством программы CheckPFR. Эту программу можно скачать на свой персональный компьютер, не заключая никаких договоров, и проверять все данные до отправки в Пенсионный фонд. Очень удобно: нажмите «Проверить», и если программа не выявит никаких ошибок, спокойно отправляйте. Если же по итогам проверки появилась надпись «Ошибка» или «Предупреждения», еще раз пересмотрите информацию, возможно, вы что-то упустили или где-то допустили опечатку. Пропущенная цифра или буква, лишний пробел или скобки, латинские буквы — все это ошибки, из-за которых программа может сообщить о неверном заполнении отчета.