Работа с фрагментами текста: выделение, копирование, перемещение, удаление. Форматирование символов. Буквица. Форматирование абзацев. Форматирование страниц. Колонтитулы. Разделы документа. Стили форматирования.

Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск

Тема 2. Форматирование документов.

1. Работа с фрагментами текста: выделение, копирование, перемещение, удаление.
2. Форматирование символов. Буквица.
3. Форматирование абзацев.
4. Форматирование страниц. Колонтитулы. Разделы документа.
5. Стили форматирования.
6. Оформление текста в несколько колонок.

2.1. Работа с фрагментами текста: выделение, копирование, перемещение, удаление.

Фрагмент – это часть текста, указанная (выделенная) пользователем.

Минимальный размер фрагмента – один символ, максимальный – весь текст документа.

Выделение можно выполнить либо с помощью мыши, либо с помощью клавиатуры.

Выделение с помощью клавиатуры:

Выделение с помощью мыши:

Для выделения блочного фрагмента следует установить курсор в любой угол блока, нажать клавишу Alt и, не отпуская ее, растянуть область. Для выделения нескольких несмежных фрагментов можно воспользоваться любым способом, но при этом нажать на клавишу Ctrl .

Выделенный фрагмент текста можно удалить (клавиши Delete или Backspace ), вырезать или скопировать в буфер обмена.

Скопировать или переместить фрагмент можно через буфера обмена или с помощью мыши.

Алгоритм копирования (перемещения) с помощью буфера обмена:

1. Выделить копируемый (перемещаемый) фрагмент.
2. Поместить его в буфер обмена. Это можно сделать различными способами:
3. Установить курсор в место копирования.
4. Вставить курсор из буфера обмена:

Содержимое буфера обмена сохраняется в течение сеанса работы или до помещения в него новой порции информации. В Microsoft Word 2007 буфер обмена содержит 24 ячейки. Просмотреть их содержимое можно, нажав кнопку Буфер обмена на ленте Главная .

Чтобы переместить фрагмент с помощью мыши достаточно выделить его и перетащить в нужное место при нажатой левой кнопке.

Чтобы скопировать фрагмент с помощью мыши нужно выделить его и перетащить при нажатой правой кнопке мыши. Из предложенного контекстного меню выбираем далее Скопировать .

Возможны случаи, когда выделенный фрагмент текста может быть ошибочно уничтожен. В редакторе Word имеется кнопка (Отменить), расположенная на панели быстрого доступа. Щелкая по этой кнопке, можно последовательно возвращаться к предыдущим состояниям документа.

2.2. Форматирование символов. Буквица.

Любой документ можно представить как совокупность некоторых взаимосвязанных объектов. Каждый объект обладает определенным, присущим только ему набором свойств (атрибутов). В зависимости от установленных значений этих атрибутов объект может выглядеть в документе по-разному.

Word позволяет форматировать двумя способами:

1) либо после набора текста;

2) либо задавать нужные атрибуты оформления до процесса набора.

При первом варианте требуется:

1. указать (выделить) фрагмент текста, для которого будут установлены новые параметры оформления;
2. провести установку значений атрибутов оформления через команды раздела Шрифт ленты Главная или вызвав окно Шрифт с помощью контекстного меню.

Второй вариант предполагает следующую последовательность операций по форматированию:

1. набирать текст до тех пор, пока не потребуется специальное оформление следующего вводимого фрагмента;
2. установить новые параметры оформления;
3. продолжить набор текста; установленный формат символов будет применяться ко всем вводимым символам, для абзаца текста будут применены установленные атрибуты абзацного оформления;
4. завершив набор, отключить установленное специальное форматирование.

Символ – это основная графическая единица текста. Именно последовательность символов образует текст. Символ имеет следующие атрибуты:

• вид шрифта (гарнитура);
• размер шрифта (кегль);
• начертание (обычное, полужирное, курсив или подчеркивание);
• цвет (фона и самого символа);
• индекс (положение относительно опорной линии строки);
• кернинг (изменение размеров межбуквенных интервалов между соседними буквами для улучшения внешнего вида и удобочитаемости текста);
• визуальные эффекты (видоизменение и анимация).

Все операции форматирования применимы только к выделенным объектам.

Шрифт – комплект графических изображений букв того или иного алфавита и всех относящихся к нему знаков и цифр. Шрифты также называют гарнитурой. Их можно разделить по некоторым признакам на следующие виды:

1) Матричные (растровые) шрифты создаются так называемым методом битовой карты. В файле с таким шрифтом хранятся точечные изображения каждого символа внутри сетки точек фиксированного размера. К недостаткам матричных шрифтов можно отнести существенное ухудшение качества изображения при изменении размера шрифта, его масштабировании. Контуры букв приобретают ступенчатую форму, возникает так называемый лестничный эффект.

Масштабируемые (векторные) шрифты не имеют этого недостатка. Способ создания таких шрифтов заключается в кодировке контура символа в виде прямых и кривых линий. Очень часто масштабируемые шрифты называют шрифтами True Туре. Отличительная особенность таких шрифтов – в списке шрифтов в поле Шрифт на панели инструментов Форматирование им предшествует вензель, состоящий из двух букв Т.

2) По внешнему виду шрифты могут быть с засечками (с серифами ) и рубленые . Шрифты с засечками (например, Т imes New Roman ) имеют на концах небольшие флажки-засечки. Прямое назначение засечек – повысить читабельность текста, так как во время чтения взгляд легче фиксируется на строке. Рубленые шрифты (например, А rial ) имеют гладкие округлые буквы и предназначены для выделения заголовков в документе. Кроме названных, бывают так называемые специальные гарнитуры, которые могут использоваться для имитации рукописного текста (например, Freestyle Script ) или записи нот, формул химических соединений и т.д. (например, Wingding ).

3) По ширине шрифты могут быть моноширинными (например, Courier New )и пропорциональными . Все буквы моноширинных шрифтов имеют одинаковую ширину, а, следовательно, в строке всегда помещается одинаковое количество символов. В пропорциональных шрифтах каждая буква имеет разную ширину (например, буква «Ж» шире, чем буква «А»), и поэтому в строке может быть разное количество символов. При использовании пропорциональных шрифтов следует помнить, что выравнивать текст в строчках с помощью клавиши Пробел нельзя.

Не все шрифты поддерживают отображение кириллицы.

Размер шрифта (высота, кегль) – это расстояние между верхней частью самой высокой буквы алфавита и нижней частью самой низкой.

Размер шрифта указывается в пунктах (р t ). 1р t = 1/72" = 0,352 мм. Можно использовать также размеры шрифтов, не указанные в списке (например, 15 или 12,5).

Для того чтобы изменить начертание символов, имеются кнопки на ленте Главная .

Кнопки служат для изменения цвета символа и цвета фона, на котором этот символ отображается.

При выборе шрифта для печати документа основным критерием является его читаемость. Выбранный шрифт не должен отвлекать внимание от содержания документа. Разнообразие может внести лишь текст заглавных надписей различных составных частей документа (рубрик).

Буквица – это красиво оформленная буква в начале предложения, абзаца, раздела. Оформить букву можно командой Буквица на ленте Вставка .

2.3. Форматирование абзацев.

Внешний вид документа в большой степени зависит не только от форматирования символов текста, но и от оформления абзацев. Абзац является одним из основных структурных элементов документа.

В текстовом процессоре Word абзац определяется как часть текста между двумя нажатиями клавиши Enter . Длина абзаца может быть различной. Он может состоять из одного слова, а может занимать и всю страницу. При составлении текста следует иметь в виду, что очень длинные абзацы трудны для восприятия.

Абзац имеет свои параметры:

• отступы;
• способ выравнивания строк (по левому краю, по правому краю, по центру, по ширине);
• положение на странице;
• отступ первой строки;
• межстрочное расстояние;
• интервал между абзацами.

Форматирование абзаца – задание или изменение его параметров. Форматировать абзацы можно непосредственно при наборе текста или после его окончания. Форматирование может производиться с помощью диалогового окна, вызываемого командой Абзац контекстного меню, а также с помощью раздела Абзац лент Главная и Разметка страницы .

В текстовом редакторе Word существует четыре способа выравнивания текста.

Выравнивание по левому краю. При нем строки начинаются у левой кромки страницы в одной и той же позиции и заканчиваются справа в различных позициях в зависимости от количества символов в строке. Именно такое выравнивание лучше всего использовать при наборе текста.

Выравнивание по центру. Расположение текста по центру удобно использовать для заголовков и очень коротких блоков текста.

Выравнивание по правому краю. При этом способе выравнивания текст выравнивается по правой кромке и каждая новая буква сдвигает предыдущую влево, так что строчки идеально выравниваются по правому краю. Этот тип выравнивания используется для достижения специальных целей. Иногда этот способ можно использовать и для заголовков.

Выравнивание по ширине. При использовании этого способа выравнивания Word выравнивает текст, как по правой, так и по левой кромке, вставляя вместо недостающих символов дополнительные пробелы между словами. Текст, отформатированный с помощью выравнивания по ширине, выглядит красиво и опрятно. Применять выравнивание по ширине лучше всего после всех редакторских правок, непосредственно перед выводом документа на печать.

На панели инструментов форматирования помещены четыре кнопки, каждая из которых соответствует одному из вышеперечисленных режимов форматирования текста и любого абзаца.

Чтобы форматирование абзаца происходило в процессе его ввода, необходимо задать необходимые параметры, а уже затем вводить текст.

Операции выравнивания относятся ко всему абзацу. Однако есть две операции, которые относятся только к первой строке абзаца. Это команды Отступ и Выступ . Устанавливаются эти команды в диалоговом окне Абзац в поле Первая строка . Отступы абзаца и первой строки можно также установить с помощью горизонтальной координатной линейки.

С помощью координатной линейки можно выполнять такие операции форматирования абзаца, как настройка правого и левого полей, установка отступов и выступов, определение позиций табуляции.

Полем называется расстояние между текстом и краем страницы. Отступ абзаца определяет расстояние текста от поля. Отступы позволяют отделить текст одного абзаца от другого или визуально выделить отдельные абзацы в документе. Выделяют отступ первой строки абзаца (первая строка смещена относительно других строк правее) – для абзацев с «красной» строкой или с «отступом». Абзац с «выступом» – это абзац, в котором отступ образуется для каждой строки, кроме первой, иными словами, первая строка смещена относительно других строк абзаца левее. Этот тип форматирования используется обычно в словарях, энциклопедиях, справочниках.

Координатная линейка всегда связана с абзацем, в котором находится курсор ввода.

Темная часть координатной линейки соответствует установленным полям страницы.

Верхний бегунок в виде треугольника указывает величину отступа первой строки абзаца.

Нижний бегунок в виде треугольника указывает отступ слева остальных строк абзаца (за исключением первой).

Квадратный бегунок – это элемент управления, всегда располагающийся под нижним треугольным маркером левой границы абзаца. При его перетаскивании оба маркера левой границы (и верхний, и нижний) перемещаются вместе с сохранением их положения относительно друг друга. Такое специальное оформление абзаца можно использовать при оформлении эпиграфов, цитат и т.д.

Правый бегунок указывает правую границу абзаца.

Светлая часть линейки указывает размер рабочего поля документа. Бегунки следует располагать только в пределах светлой области координатной линейки.

Чтобы задать дополнительные атрибуты абзаца, такие как междустрочный интервал и межабзацный отступ, необходимо вызвать диалоговое окно Абзац при помощи контекстного меню.

Междустрочный интервал (или интерлиньяж) – это расстояние между строками в абзаце. Интервал – величина, равная 1/6 дюйма или 12 р t .

Увеличение междустрочного интервала позволяет легко читать более длинные строки, т.е. позволяет использовать шрифт меньшего размера. Величина междустрочного интервала задается либо в строках, либо в пунктах для более точной установки.

При использовании текста, взятого в сети Интернет, следует обратить внимание на интервал между абзацами (0 пт).

Также на вкладке Положение на странице можно включить или отключить следующие параметры: запрет висячих строк, не разрывать абзац, не отрывать от следующего, с новой страницы.

В длинных документах большинство абзацев форматируется одинаково. Точнее говоря, обычно существуют несколько вариантов оформления абзаца, которые многократно используются внутри документа.

Форматировать абзац вручную при каждом изменении текста неудобно, особенно если учесть, что, вероятнее всего, уже существует абзац, отформатированный так, как нужно. Текстовый процессор Word решает эту проблему, позволяя производить форматирование по образцу, а также путем применения наперед заданных стилей форматирования.

Чтобы выполнить форматирование по образцу, надо установить курсор на абзац, имеющий нужный метод форматирования и щелкнуть по кнопке Формат по образцу (лента Главная ). Далее щелкнуть на абзаце, формат которого требуется изменить, и он будет выглядеть точно так же, как выбранный в качестве образца формат.

2.4. Форматирование страниц. Колонтитулы. Разделы документа.

На первом этапе при подготовке документа в текстовом процессоре Microsoft Word надо установить параметры страницы. К ним относят размер и ориентацию листа, величину полей и т.д. При указании размера страницы ориентируются на печатающее устройство. Так, лист формата А4 можно распечатать на любом из современных принтеров, тогда как формат А3 поддерживается только специальными модификациями принтеров. Ориентация страницы может быть выбрана книжная (высота листа больше ширины) или альбомная (высота листа меньше ширины). Для установки параметров страницы используют ленту Разметка страницы команду Поля  Настраиваемые поля . При этом открывается диалоговое окно Параметры страницы .

В этом окне три раздела: Поля, Размер бумаги, Источник бумаги.

Поля – это свободные пространства на странице, окружающие набранный текст.

Их размеры можно уменьшать и увеличивать по желанию пользователя (однако уничтожить полностью нельзя, так как каждый принтер имеет недоступную для печати зону, за соблюдением которой следит Windows ). Размер и вид полей, а также положение колонтитулов устанавливаются в разделе Поля. Размер и ориентация бумаги устанавливаются в разделе Размер бумаги.

Колонтитулом называется одинаковый для группы страниц текст (графическое изображение), расположенный вне основного текста документа на полях печатной страницы.

Различают верхний и нижний колонтитулы. В колонтитулы входят порядковые номера страниц.

Нумерация страниц осуществляется либо автоматически, либо по команде пользователя Номер страницы (лента Вставка ).

Колонтитулы могут быть одинаковыми во всем документе, но могут различаться: на четных и нечетных страницах (диалоговое окно Параметры страницы  Вкладка Источник бумаги ), на первой и последующих страницах (диалоговое окно Параметры страницы  Вкладка Источник бумаги ), в разных разделах.

Раздел – это часть документа, имеющая заданные параметры форматирования страницы. Чтобы вставить новый раздел нужно выполнить команду Разрывы (лента Разметка страницы ) и указать, откуда должен начинаться новый раздел (со следующей страницы, на текущей странице, с четной страницы, с нечетной страницы). Аналогично можно вставить новую страницу в разделе (лента Разметка страницы  Разрывы  Новую страницу или Разрыв страницы вкладки Вставка ).

Для открытия колонтитулов следует выполнить команды Верхний колонтитул или Нижний колонтитул (лента Вставка ). Текст документа станет бледным, появятся области верхнего и нижнего колонтитулов и лента Конструктор (Работа с колонтитулами ) . На этой панели расположены следующие кнопки: номер страницы, дата (это поле автоматически обновляется) и время (текущее время), параметры страницы, как в предыдущем, верхний/нижний колонтитулы, переход к предыдущему, переход к последующему (переход между разными типами колонтитулов), закрыть и др.

В колонтитулах можно создать подложку. Для этого в режиме колонтитулов на страницу вставляется рисунок с установленным обтеканием За текстом или выбираем подложку на ленте Разметка страницы .

Алгоритм создания различных колонтитулов для разных разделов:

2.5. Стили форматирования.

Стиль форматирования – это совокупность всех параметров оформления, определяющих формат абзаца или символа.

Доступные стили перечислены в раскрывающемся списке Изменить стили , расположенном на ленте Главная . В начале работы с программой Word этот список содержит перечень стилей, заданных по умолчанию. При выборе одного из стилей, представленных в данном списке, изменяется формат текущего абзаца (абзаца, в котором расположен курсор) или формат выделенного фрагмента.

Если требуется подготовить новый стиль для использования в документе, следует выбрать стиль, который будет изменяться и выполнить команду Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль . В диалоговом окне Создание стиля нужно задать имя нового стиля и изменить оформление, определяемое данным стилем. Если включить флажок Добавить в список экспресс-стилей, создаваемый стиль добавится в стандартный шаблон программы Word , после чего этот стиль можно использовать и в других документах. После того, как вы определите стиль для какого-нибудь типа абзаца, вам достаточно применить новый стиль, и абзац будет автоматически отформатирован в соответствии с атрибутами стиля. При каждом изменении атрибутов форматирования, связанных с данным стилем, все абзацы, к которым он применен, будут автоматически переформатированы.

Преимущества использования стилей перед простым форматированием раскрываются при работе над большими документами сложной структуры. Главные из этих преимуществ следующие:

• возможность форматировать единообразно различные части документа;
• возможность быстрого переформатирования абзацев;
• возможность стандартного оформления документов с использованием ранее созданных стилей;
• возможность создания автоматического оглавления для документа.

2.6. Оформление текста в несколько колонок.

Для разделения текста на столбцы его необходимо выделить и выполнить команду Колонки (лента Разметка страницы ). В открывшемся диалоговом окне выбираем количество столбцов. По умолчанию они имеют одинаковую ширину, но это можно исправить, например, с помощью маркеров на линейке.

Если несколько столбцов текста целиком размещаются на одной странице, то командой Разрыв  На текущей странице можно сделать так, чтобы колонки имели одинаковую длину.

В диалоговом окне Колонки можно указать количество и тип колонок, их ширину, промежуток между колонками, а также установить разделитель.

PAGE 6

Практически каждый текст, который Вы набираете в документе MS Word, должен быть отредактирован и отформатирован должным образом. Исключение может быть только в тех случаях, если Вы печатаете что-либо для себя. Да и то, приятнее смотреть на грамотно написанный текст, в котором выделены важные части.

Редактирование документа, напечатанного в Ворде – это изменение слов, фрагментов текста, исправление ошибок, то есть изменение содержимого. Форматирование поможет разделить текст на абзацы, выровнять его на листе, задать нужный вид и размер для букв, сделать списки в тексте, таблицы и прочее, то есть сделать его легким для восприятия.

Для различных документов, в различных организациях правильно оформленный текст – это обязательное требование. Это могут быть и юридические бумаги, и отчеты фирм, рефераты или лабораторные, курсовые или диплом.

Именно о редактировании и форматировании пойдет речь в данной статье.

Редактирование документов в Ворде

Редактирование текста включает в себя несколько этапов. Начнем мы с редактирования символов . Для этого используются клавиши «Backspace» или «Delete» . «Backspace» удаляет символ, расположенный слева от курсора, «Delete» – справа. Выделить слово, символ или цифру можно кликнув по нему два раза мышкой. Дальше или наберите другое слово, или нажмите одну из указанных кнопок, чтобы его удалить.

Теперь отредактируем абзацы . Если нужно, чтобы предложение в тексте начиналось с нового абзаца, поставьте курсор перед первым словом в этом предложении и нажмите «Enter» . Чтобы объединить два абзаца, поставьте курсор после последнего слова первого предложения и нажмите «Delete» .

Чтобы отредактировать фрагменты текста , выделите его мышкой: установите курсор в начале фрагмента, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите курсор в конец фрагмента. Выделите текст можно и другим способом: установите курсор в начале нужного текста, зажмите клавишу «Shift» и поставьте курсор в конец текста, который нужно выделить.

Выделенный фрагмент можно удалить, нажав клавишу «Backspace» или «Delete» . Также можно кликнуть по нему левой кнопкой мыши и, не отпуская ее, переместить фрагмент в нужную часть документа.

Если нужно перетащить фрагмент в другой документ Word, откройте два документа так, чтобы оба они были видны на экране. Затем, с помощью мыши, перетащите текст во второй документ.

Для работы с фрагментом текста, можно использовать и горячие клавиши. Выделите текст, нажмите «Ctrl+C» – скопировать, или «Ctrl+X» – вырезать. Затем установите курсор в другую часть документа и нажмите «Ctrl+V» – вставить.

Если Вам нужно отменить последнее действие , нажмите на кнопочку «Отменить ввод» на панели быстрого доступа. Там же есть кнопка в виде дискеты, нажмите на нее, чтобы сохранить документ. Выполнить отмену можно нажав комбинацию клавиш «Ctrl+Z» .

Если Вам нужно вставить специальные символы в текст документа, перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите по кнопочке «Символ» , выберите пункт «Другие символы» .

В следующем окне в поле «Шрифт» выберите «(специальные знаки)» , ищите тот, который нужно вставить в документ, выделяйте его мышкой и нажимайте «Вставить» . Знак будет добавлен в то место документа, где был установлен курсор. Можете также перейти на вкладку «Специальные знаки» . Затем закройте окно.

Например, в документе часто повторяется слово «компьютер», а Вам нужно, чтобы вместо него было слово «ноутбук». Чтобы не удалять сто раз, и не писать одно и то же, воспользуемся функцией замены в документе. Как сделать замену в Ворде , Вы можете прочесть, перейдя по ссылке. Окно «Найти и заменить» вызывается комбинацией клавиш «Ctrl+H» .

Важным моментом также является проверка правописания в документе. Орфографические ошибки подчеркнуты в тексте красной волнистой линией, грамматические – зеленой.

Перейдите на вкладку «Рецензирование» и кликните по кнопочке «Правописание» .

Для грамматических ошибок Word предложит возможные слова для замены, для орфографических, в окошке будет написано пояснение ошибки.

Когда проверка правописания в документе будет закончена, появится соответствующее диалоговое окно, кликните в нем по кнопочке «ОК» .

Выполнять редактирование удобнее с включенными непечатаемыми знаками. Они показывают конец абзаца, знаки табуляции, разрывы страниц и прочее. Включить их можно нажав на кнопочку «Отобразить все знаки» на вкладке «Главная» . Поначалу будет непривычно, но со временем, это значительно упростит работу с документами.

Форматирование документов в Ворде

Теперь давайте сделаем отредактированный текст удобным для чтения. Чтобы другой человек, глядя на него, мог уловить важные слова, данные и прочую информацию.

Перейдите на вкладку «Главная» . Здесь Вы найдете большое количество различных инструментов. В группе «Шрифт» можно выбрать необходимый шрифт и размер букв, выделить текст жирным или курсивом, подчеркнуть или зачеркнуть, вставить подстрочный, надстрочный знак. Можно настроить различные параметры анимации для текста, выбрать для него фон или цвет букв.

В группе «Абзац» есть кнопочки для создания различных видов списка и для выравнивания текста на листе. Здесь же можно выбрать фон для абзаца, настроить межстрочный интервал и интервал между абзацами. Про то, как настроить интервалы в Word , прочтите, перейдя по ссылке.

На вкладке «Вставка» можно сделать таблицу в Word и сделать гиперссылку в Word . В группе «Колонтитулы» , кликнув по кнопочке «Номер страницы» , можно пронумеровать страницы в документе Ворд .

На вкладке «Разметка страницы» можно изменить ориентацию страниц документа, разбить текст на колонки или расставить переносы .

В некоторых группах, справа внизу есть маленькая стрелочка, нажав на нее, откроется диалоговое окно с дополнительными параметрами.

Частные нюансы форматирования документа

Чтобы переместить весь текст, а не только красную строку, следует сместить нижнюю часть песочных часов на требуемую величину. Именно так в письмах форматируется графа «Кому и от кого». То же действие можно выполнить, пройдя вышеописанным путем и проставив цифры в графе «Отступ» в ячейках «слева» или «справа».

Чтобы текст равномерно заполнял весь документ, а не смещался к его левому полю, можно распределить его по ширине странице. Для этого необходимо выделить нужные абзацы и нажать на кнопку «По ширине» на панели форматирования. Она выглядит как квадрат из горизонтальных полосок. Там же можно центрировать текст для заголовка либо сместить его вправо в виде эпиграфа.

Функция списка удобна тогда, когда предстоит перечисление большого количества пунктов, а также добавление новых в середину перечня уже после его создания: нумерация сменится автоматически. Нумерованный или маркированный список можно выставить соответствующими кнопками на панели форматирования либо через команду «Список» в меню «Формат».

Помимо перечисленных функций в текстовом редакторе можно изменить размер и вид шрифта, приблизив его к деловому или, наоборот, к поздравительному, выделить часть документа подчеркиванием, курсивом, жирным или цветным шрифтом, свести данные в таблицу, а также выполнить другие, специализированные действия (вставка изображения, диаграммы).

Мы уже неоднократно писали об инструментах для работы с текстом в MS Word, о тонкостях его оформления, изменения и редактирования. О каждой из этих функций мы рассказывали в отдельных статьях, вот только для того, чтобы сделать текст более привлекательным, удобным для чтения, понадобится большинство из них, причем, выполненных в правильном порядке.

Именно о том, как правильно выполнить форматирование текста в документе Microsoft Word и пойдет речь в данной статье.

О том, как изменять шрифты в Ворде мы уже писали. Вероятнее всего, вы изначально набирали текст в понравившемся шрифте, выбрав подходящий размер. Более подробно о том, как работать со шрифтами, вы можете узнать в нашей статье.

Выбрав подходящий шрифт для основного текста (заголовки и подзаголовки пока что не торопитесь изменять), пройдитесь по всему тексту. Возможно, некоторые есть фрагменты нужно выделить курсивом или полужирным шрифтом, что-то нужно подчеркнуть. Вот пример того, как может выглядеть статья на нашем сайте.

Выделение заголовка

С вероятностью в 99,9% у статьи, которую вы хотите отформатировать, есть заголовок, и, скорее всего, подзаголовки в ней тоже имеются. Конечно же, их нужно отделить от основного текста. Сделать это можно с помощью встроенных стилей Word, а более подробно с тем, как работать с этими инструментами, вы можете ознакомиться в нашей статье.

Если вы используете последнюю версию MS Word, дополнительные стили для оформления документа вы можете найти во вкладке “Дизайн” в группе с говорящим названием “Форматирование текста” .

Выравнивание текста

По умолчанию текст в документе выравнивается по левому краю. Однако, если это необходимо, вы можете изменить выравнивание всего текста или отдельно выделенного фрагмента так, как вам это необходимо, выбрав один из подходящих вариантов:

Инструкция, представленная на нашем сайте, поможет вам правильно расположить текст на страницах документа. Выделенные красным прямоугольником фрагменты текста на скриншоте и связанные с ними стрелки показывают, какой стиль выравнивания выбран для данных частей документа. Остальное содержимое файла выровнено по стандарту, то есть, по левому краю.

Изменение интервалов

Расстояние между строчками в MS Word по умолчанию составляет 1,15, однако, его всегда можно изменить на большее или меньшее (шаблонное), а также вручную задать любое подходящее значение. Более подробную инструкцию касательно того, как работать с интервалами, изменять и настраивать их вы найдете в нашей статье.

Помимо интервала между строками, в Word также можно изменить и расстояние между абзацами, причем, как до них, так и после. Опять-таки, вы можете выбрать шаблонное значение, которое вас устраивает, или задать собственное вручную.

Примечание: Если заголовок и подзаголовки, которые имеются в вашем текстовом документе, оформлены с помощью одного из встроенных стилей, интервал определенного размера между ними и следующими абзацами задается автоматически, а зависит он от выбранного стиля оформления.

Добавление маркированных и нумерованных списков

Если в вашем документе содержатся списки, незачем нумеровать или уж тем более маркировать их вручную. В Microsoft Word для этих целей предусмотрены специальных инструменты. Они, как и средства для работы с интервалами, расположены в группе “Абзац” , вкладка “Главная” .

1. Выделите фрагмент текста, который необходимо преобразовать в маркированный или нумерованный список.

2. Нажмите одну из кнопок (“Маркеры” или “Нумерация” ) на панели управления в группе “Абзац” .

3. Выделенный фрагмент текста преобразуется в красивый маркированный или нумерованный список, в зависимости от того, какой из инструментов вы выбрали.

Совет: Если развернуть меню кнопок, отвечающих за списки (для этого нужно нажать на небольшую стрелочку справа от значка), вы можете увидеть дополнительные стили оформления списков.

Совет: Если во время оформления документа, при выполнении той или иной операции по его форматированию, вы допустили ошибку, ее всегда можно исправить, то есть, отменить. Для этого просто нажмите на закругленную стрелку (направленную влево), расположенную возле кнопки “Сохранить” . Также, для отмены любого действия в Ворде, будь то форматирование текста или любая другая операция, можно использовать комбинацию клавиш “CTRL+Z” .

На этом мы смело можем закончить. Теперь вы точно знаете, как отформатировать текст в Ворде, сделав его не просто привлекательным, а хорошо читабельным, оформленным в соответствии с выдвигаемыми требованиями.

Форматирование документа

Форматирование символов

Для представления содержания документа в более понятной и выразительной форме применяется форматирование. Символы являются основными объектами, из которых состоит текстовый документ, поэтому, прежде всего, необходимо правильно установить основные параметры, определяющие их внешний вид: шрифт, размер, начертание и цвет.

Шрифт. Шрифт - это полный набор символов (букв, цифр, знаков пунктуации, математических знаков, а также специальных символов) определенного рисунка. Каждый шрифт имеет свое название, например Times New Roman, Arial, Courier New и др.

По способу представления в компьютере различаются растровые и векторные шрифты . Для представления растровых шрифтов используются методы растровой графики, когда символы нерифта представляют собой группы пикселей. Растровые шрифты допускают масштабирование только с определенными коэффициентами (например, MS Sans Serif 8, 10, 12 и т. д.). В векторных шрифтах символы описываются математическими формулами и допускают произвольное масштабирование.

Обычно различные символы шрифта имеют и различную ширину, например буква "Ш" шире, чем буква "А". Однако имеются и моноширинные шрифты, в которых ширина всех символов одинакова. Примером такого шрифта является шрифт Courier New.

Существует и еще одно деление всех шрифтов: шрифты с засечками (например, Times New Roman) и рубленые (например, Arial). Считается, что шрифты с засечками легче воспринимаются глазом, и поэтому в большинстве печатных текстов используются именно они. Рубленые шрифты используют обычно для заголовков, выделений в тексте и подписей к рисункам" Примеры различных шрифтов представлены в табл. 3.4.

Размер шрифта. Единицей измерения размера шрифта является пункт (1 пт = 0,376 мм). Размеры шрифтов можно изменять в больших пределах (обычно от 1 до 1638 пунктов), причем в большинстве редакторов по умолчанию используется шрифт размером 10 пт. Ниже приведены примеры представления текста с помощью шрифта различных размеров:

Цвет символов. Если планируется многоцветная печать документа, то для различных групп символов можно задать различные цвета, выбранные из предлагаемой текстовым редактором палитры.

Контрольные вопросы

1. Какие параметры определяют внешний вид символов?
2. Какие существуют типы шрифтов?

Форматирование абзацев

Абзац выделяет в тексте его часть, представляющую законченный по смыслу фрагмент документа, окончание которого служит естественной паузой для перехода к новой мысли. В компьютерных текстовых документах абзац заканчивается управляющим символом конца абзаца. Ввод конца абзаца обеспечивается нажатием клавиши {Enter} и отображается символом ¶ , если включен режим отображения непечатаемых символов.

Абзац может состоять из любого набора символов, рисунков и объектов других приложений. Форматирование абзацев позволяет подготовить правильно и красиво оформленный документ.

Выравнивание абзацев. Выравнивание отражает расположение текста относительно границ полей страницы. Чаще всего используют четыре способа выравнивания абзацев: по левому краю, по центру, по правому краю и по ширине (рис. 3.8).

Отступы и интервалы. Весь абзац целиком может иметь отступы слева и справа , которые отмеряются от границ полей страницы. Так, эпиграф к художественному произведению или реквизиты адресата в заявлении имеют отступ слева, а при изготовлении углового штампа можно использовать отступ справа (рис. 3.10).

Рис. 3.10. Отступы абзаца

Расстояние между строками документа можно изменять, задавая различные значения междустрочных интервалов (одинарный, двойной и т. д.). Для визуального отделения абзацев друг от друга можно устанавливать увеличенные интервалы до и после абзаца.

Контрольные вопросы

1. Каковы основные параметры форматирования абзацев?
2. В чем состоит различие между отступом первой строки абзаца и отступом абзаца?
3. В чем состоит различие междустрочных интервалов и интервалов между абзацами?

Нумерованные и маркированные списки

Списки являются удобным вариантом форматирования абзацев по единому образцу и применяются для размещения в документе различных перечней.

Нумерованные списки. В нумерованных списках элементы списка последовательно обозначаются с помощью чисел (арабских или римских) и букв (русского или латинского алфавитов) (рис. 3.11). При создании, удалении или перемещении элементов нумерованного списка автоматически меняется вся "нумерация. Пользователь может установить свою систему нумерации, например начать список с любого номера, пропустить номер и т. д.

Пользователь может установить удобный формат номеров (размер и начертание шрифта, отступ номера от поля страницы, расстояние от номера до текста и т. д.).

Многоуровневые списки. Многоуровневые списки можно использовать для отображения иерархических перечней (например, иерархической файловой системы). В многоуровневых списках в пункты списка более высокого уровня вставляются списки более низкого уровня (вложенные списки). Тип вложенного списка может совпадать с типом основного списка, но может и отличаться от него.

В качестве примера рассмотрим многоуровневый список, в котором на первом уровне находится нумерованный список из трех элементов, в первый элемент которого вложен маркированный список из двух элементов второго уровня, а во второй элемент - нумерованный список из двух элементов второго уровня (рис. 3.13).

Рис. 3.13. Многоуровневый список

Контрольные вопросы

1. В чем состоит различие нумерованных и маркированных списков?
2. Может ли многоуровневый список включать как нумерованные, так и маркированные списки?

Стили форматирования

Для каждого абзаца можно задать свои параметры форматирования абзаца, символов и списков. При таком подходе изменение параметров форматирования для каждого абзаца необходимо производить отдельно и вручную.

Однако при создании многостраничных документов удобнее использовать стили форматирования . Каждому стилю форматирования присваивается название и устанавливаются все необходимые параметры форматирования шрифта, абзаца или списка.

Если задать параметры стиля форматирования, а затем применить его к выделенному фрагменту документа, то все абзацы выделенного фрагмента автоматически получат параметры форматирования, заданные данным стилем. Если необходимо изменить параметры форматирования абзацев, достаточно изменить параметры форматирования стиля.

Например, в данном учебнике используются несколько различных стилей:

- Заголовок 1 (используется для задания параметров форматирования названий глав);
- Заголовок 2 (используется для задания параметров форматирования названий параграфов);
- Заголовок 3 (используется для задания параметров форматирования названий пунктов);
- Нумерованный список (используется для задания параметров форматирования перечня контрольных вопросов);
- Многоуровневый нумерованный список (используется для задания параметров форматирования перечня тестовых заданий);
- Обычный (используется для задания параметров форматирования абзацев текста учебника).

Например, если вам не нравится вид заголовков, вы можете изменить параметры форматирования стилей заголовков, и заголовки автоматически приобретут новый вид во всем электронном варианте учебника.

Контрольные вопросы

1. В каких документах удобно использовать стили и почему?

В процессе создания документа в нем создаются заголовки, например в данном учебнике заголовок имеет каждая глава, параграф и пункт. Для того чтобы заголовки отличались по внешнему виду друг от друга, а также от основного текста, для них используются различные стили форматирования.

После создания объемного документа целесообразно вставить в документ оглавление, которое позволит читателю лучше ориентироваться в содержании документа. Оглавление представляет собой список заголовков, содержащихся в документе, с указанием страниц.

Оглавление документа, включающего главы, параграфы и пункты, является многоуровневым списком, в котором заголовки размещаются на соответствующих уровнях списка. Так, в оглавлении учебника на первом уровне размещены названия глав (стиль Заголовок 1 ), на втором уровне - названия параграфов (стиль Заголовок 2 ), на третьем уровне - названия пунктов (стиль Заголовок 3 ) (табл. 3.6).

Так, название данного пункта "Оглавление документа" относится к стилю Заголовок 3 и размещается на третьем уровне многоуровневого оглавления.

Если составлять оглавление вручную, то после каждого внесения изменений в документ необходимо переделывать и оглавление. В мощных текстовых редакторах оглавление генерируется автоматически.

При необходимости можно повышать или понижать уровень заголовков, тем самым перестраивая оглавление. Внешний вид оглавления можно настраивать, задавая индивидуальные параметры форматирования шрифта и абзаца для каждого уровня оглавления.

Контрольные вопросы

1. На каких уровнях в оглавлении учебника находятся заголовки глав? Заголовки параграфов? Заголовки пунктов?
2. Чем различаются параметры форматирования для различных уровней оглавления учебника?