Фильтрация данных Excel включает в себя два фильтра: автофильтр и расширенный фильтр. Предположим, у вас большой набор данных, но из всего массива вам нужно посмотреть или выделить данные, которые относятся к определенной дате, определенному человеку и др. Для этого существуют фильтры. Для тех, кто первый раз сталкивается с этим инструментом – фильтр не удаляет, а скрывает записи, которые не отвечают условиям фильтрации, которые вы им задаете.

Первый – автофильтр, предназначен для наиболее простых операций – выделение записей с конкретным значением (например, только выделение только записей, относящихся к Леброну Джеймсу), данных, лежащих в определенном диапазоне (или выше среднего или первую десятку) или ячеек/шрифтов определенного цвета (кстати, очень удобно). Соответственно, пользоваться им очень просто. Вам достаточно выделить те данные, которые вы хотите видеть отфильтрованными. Потом команда «Данные»/ «Фильтр». На каждой верхней ячейке верхней таблицы появится флажок списка, там уже легко разобраться с каждой командой, освоить просто и объяснять, я надеюсь, дальше не нужно, только нюансы использования автофильтра:

1) Работает только с неразрывным диапазоном. Два разных списка на одном листе отфильтровать уже не получится.

2) Самая верхняя строчка таблица автоматически назначается заголовком и в фильтрации не участвует.

3) Вы можете применять любые фильтры в разных столбцах, но имейте в виду, что в зависимости от порядка применения фильтров какие-то условия могут быть не применены, т.к. предыдущие фильтры уже скрыли необходимые записи. Здесь нет проблемы, эти записи бы так и так были скрыты, но если вы хотите использовать несколько наборов фильтров, то лучше начинать с тех условий, которые имеют наименьшее применение.

Практическое применение в работе: например, вы работаете по этому списку, чтобы найти ошибку или проверить данные. После применения автофильтра можно поочередно проходить всю таблицу, последовательно отмечая те данные, которые уже просмотрены. Кнопками «Очистить» и «Применить повторно» определяется вид таблицы после применения условий. Потом, после окончания работы с таблицей можно вернуть шрифты обратно в первоначальный вид, не меняя самих данных. Кстати, некоторых смущает факт пропадания всех записей в таблице после применения каких-либо условий. Ну что ж, посмотрите внимательней, вы задали условия, при которых нет записей, удовлетворяющих этим условиям. Факт того, что таблица отфильтрована – выделение синим цветом номеров строк таблицы.

Теперь, переходим к расширенному фильтру. Он отличается от автофильтра более тонкой настройкой, но и большим выбором при фильтрации данных. В частности:

1) Задает столько условий, сколько необходимо.

2) Позволяет выделить ячейки с уникальными (неповторяющимися) данными. Это часто бывает нужно в работе с данными и опция отлично справляется с проблемой.

3) Позволяет копировать результат фильтра в отдельное место, не трогая основной массив.

Итак, основное отличие в работе с этим фильтром заключается, что предварительно нам нужно подготовить таблицу условий. Делается она просто. Копируются заголовки основной таблицы и вставляются в удобное нам место (предлагаю выше основной таблицы). В этой таблице должно быть столько строчек, чтобы после определения условий не залезть на основную таблицу.

Примеры условий:

1) ‘L*’ – ячейки начинающиеся с L

2) ‘>5’ - данные больше 5

Если вы удаляете из отфильтрованной таблицы строки, то они удалятся, не прихватывая с собой соседей. Т.е. если таблица отфильтрована и показывает строчки с 26-29 и 31-25, выделение всех строк и их удаление не повлечет удаление строчки 30. Это удобно, лично я часто пользуюсь этим при написании макросов. Какое преимущество это дает – часто нам достаются таблицы, которые надо привести в рабочий вид, т.е. удалить, например пустые строки. Что мы делаем: применяем фильтр к таблице, показывая только те строки, которые нам не нужны, затем удаляем всю таблицу, включая заголовок. Удаляются ненужные строки и заголовок, при этом таблица не имеет пробелов и составляет единый диапазон. А строку заголовков можно добавить простой операций копирования из загодя заготовленной области. Почему это важно при написании макросов? Неизвестно, с какой строки начинаются нежелательные данные и непонятно, с какой строки их начать удалять, удаление всей таблицы помогает быстро решить эту проблему.

Фильтрация или выборка - очень частая операция во время работы со списками. Суть ее в том, чтобы отобрать из списка все строки (записи), удовлетворяющие определенным условиям. Условий может быть много, они могут быть простыми и сложными, связанными друг с другом или независимыми. Существует несколько способов фильтрации списков в Excel.

Способ 1. Автофильтр

Отфильтровать список автофильтром - значит скрыть все строки за исключением тех, которых удовлетворяют заданным условиям отбора. Для выполнения такой операции необходимо выделить любую ячейку списка и, выбрать в меню Данные - Фильтр - Автофильтр (Data - Filter - AutoFilter) .

В первой строке, содержащей заголовки столбцов, появятся кнопки со стрелками - кнопки автофильтра:

Для выборки записей необходимо щелкнуть по кнопке автофильтра в заголовке нужного столбца и выбрать из выпадающего списка то, что необходимо отфильтровать:

После фильтрации обратите внимание на номера выведенных строк - Excel скрыл все строки, не удовлетворяющие заданному условию, а номера отфильтрованных отобразил синим цветом, чтобы напомнить пользователю, что в данный момент он видит неполный список.

К сожалению, ни одна версия Excel, кроме Excel 2007 не позволяет выбрать из выпадающего списка более одного варианта.

Мы можем также использовать автофильтр, чтобы найти заданное число (или процент) наибольших или наименьших элементов в списке. Для этого необходимо щелкнуть по кнопке автофильтра в соответствующем поле и выбрать Первые 10 (Top 10) . Откроется окно, в котором пользователь может задать количество элементов и выбрать из выпадающих списков их тип - наибольшие или наименьшие:

Способ 2. Пользовательский автофильтр

Мы можем использовать автофильтр для выборки записей по более сложным условиям. Допустим, необходимо выбрать из списка строки, где оклад сотрудника лежит в диапазоне от 1000 до 2000 или меньше/больше определенной величины. Для выполнения такой фильтрации из выпадающего списка поля "Стоимость заказа" необходимо выбрать пункт Условие (Custom) . Появится окно :

При помощи выпадающих списков необходимо задать условие отбора и нажать кнопку ОК - Excel отобразит только те строки, которые удовлетворяют заданным условиям.

Пользовательский автофильтр способен также работать с текстом - для этого в списке условий есть операторы Начинается с... , Заканчивается на... , Содержит... , Не содержит... и т.д.

Способ 3. Расширенный фильтр

В отличие от Автофильтра и Пользовательского автофильтра - Расширенный фильтр практически не имеет ограничений на количество условий, налагаемых на список. Но (бесплатных пирожных не бывает!) требует некоторых подготовительных операций. А именно:

Например, чтобы отобрать из списка сотрудников в нашем файле потенциальные пары молодоженов, можно задать условия следующим образом:

Excel отберет всех мужчин с окладом 1000 и более, неженатых и женщин не старше 1 января 1950 года рождения, незамужних, с детьми.

Для того, чтобы отфильтровать данные по критериям из нашей таблицы, выделите любую ячейку исходного списка сотрудников и выберите в меню Данные - Фильтр - Расширенный фильтр (Data - Filter - Advanced Filter) . Откроется окно Расширенного фильтра , в которое необходимо ввести адрес исходного диапазона, адрес диапазона условий и указать место, куда поместить результаты фильтрации:

Флажок Только уникальные записи служит для отбора неповторяющихся данных .

Выбрать из списка нужные данные можно при помощи фильтрации, то есть путем сокрытия всех строк списка, кроме тех, которые удовлетворяют заданным критериям. Чтобы воспользоваться функцией фильтрации, необходимо установить табличный курсор на одну из ячеек заголовка списка (в нашей таблице это диапазон А1:U11) и вызвать команду Данные/Фильтр/Автофильтр . После ее активизации в правом нижнем углу каждой ячейки заголовка появится маленький квадратик со стрелкой раскрывающегося списка.

Рассмотрим приемы работы с автофильтром на следующем примере. Давайте определим, сколько представителей сильного пола работает на предприятии. Нажмите кнопку фильтрации, расположенную в ячейке с заголовком Пол, и в открывшемся списке выберите букву М (мужчина). В строке состояния появится сообщение Фильтр: отбор (рис. 4.20). Все строки, которые не удовлетворяют заданному критерию, будут скрыты. Стрелка на кнопке списка окрасится в синий цвет, указывая на то, что для данного поля включен автофильтр.

Рис. 4.20. Использование автофильтра для отбора записей по признаку "М" (мужчина)

Если же требуется уточнить, сколько среди этих мужчин начальников, нажмите также кнопку автофильтра в ячейке Должность и выберите в соответствующем ей списке слово Начальник. В строке состояния появится сообщение о том, сколько строк удовлетворяет заданному критерию: Найдено записей: 2 из 10 (то есть ответ будет дан сразу же). Результат изображен на рис. 4.21.

Чтобы отменить фильтрацию по определенному столбцу, достаточно открыть список автофильтра в этом столбце и выбрать пункт Все. Однако если функция фильтрации задана для нескольких столбцов, вам придется повторить эту операцию несколько раз. В этом случае лучше воспользоваться командой Данные/Фильтр/Отобразить все .

Рис. 4.21. Рабочий лист после фильтрации списка сотрудников по критерию "мужчина - начальник"

Функция фильтрации будет работать как следует, если вы будете внимательными при занесении данных. В частности, нужно следить за тем, чтобы в начале и в конце текстовых данных не было лишних пробелов. На экране они не заметны, но могут привести к ошибочным результатам, а на их выявление тратится много времени.

При фильтрации выполняется отбор данных, точно отвечающих заданному критерию. Поэтому, если вместо слова "Начальник" с столбце встречается слово "Начальник_", то есть с пробелом в конце, Excel воспринимает эти значения как разные. Чтобы избавиться от несоответствий такого рода, скопируйте в буфер обмена ячейку со словом "Начальник", активизируйте фильтр для выборки по признаку "Начальник_" и замените неправильные значения содержимым буфера.

Фильтрация данных в списке - это выбор данных по заданному критерию, т.е. это операция, которая позволяет выделить нужные данные среди имеющихся.

С помощью фильтров можно выводить и просматривать только те данные, которые удовлетворяют определенным условиям. Excel позволяет быстро и удобно просматривать требуемые данные из списка с помощью простой команды - «Автофильтрация». Более сложные запросы к базе данных можно реализовать при помощи команды «Расширенный фильтр».

Автофильтрация

Для того, чтобы произвести автофильтрацию, необходимо изначально скопировать на новый лист «Автофильтрация» исходную базу данных с листа «Подсчет данных по формулам». Затем установим курсор в область списка и выполним команду «Данные» - «Фильтр» - «Автофильтр». По этой команде Excel помещает раскрывающиеся списки непосредственно в имена столбцов списка. Щелкнув по стрелке, можно ознакомиться со списком возможных критериев выбора. Если кнопка была использована для назначения фильтра, то стрелка окрашивается в синий цвет. Существуют следующие варианты списка критериев:

· «Все» - выбираются все записи;

· «Первые 10» - в диалоговом окне «Наложение условия по списку» выбрать определенное кол-во наименьших или наибольших элементов списка, которое необходимо отобразить;

· «Значения» - будут выбраны только те записи, которые в данном столбце создают указанное значение;

· «Условие» - выбираются записи по формируемому пользователем условию в диалоговом окне «Пользовательский автофильтр»;

· «Пустые» - предъявляются строки, не содержащие данные в колонке;

· «Непустые» - предъявляются только те записи, которые содержат непустые строки в колонке.

В данном случае необходимо сформировать следующие условия для проведения операции «Автофильтрация»: для поля «Льготы» нужно задать значение «Ветеран или Инвалид», а для поля «Количество членов семьи» нужно задать условие - «Больше или равно 3»». В соответствии с тем, что одновременно установлены фильтры в двух столбцах, то фильтрация записей будет выполнена по двум условиям одновременно, то есть в итоге будут отобрана льготы Ветеран и Инвалид, количество членов семьи которых больше или равно 3. В итоге были найдены квартиросъемщики, которые удовлетворяют вышеизложенным условиям. Данный результат представлен на рисунке Таблица 4 «Автофильтрация».

Расширенный фильтр

Фильтрация с помощью расширенного фильтра осуществляется с помощью команды: «Данные» - «Фильтр» - «Расширенный фильтр».

Для использования команды «Расширенный фильтр», надо сначала создать таблицу критериев, которую далее разместим на том же рабочем листе «Расширенный фильтр», что и исходная таблица «Подсчет данных по формулам», но так, чтобы не скрывать лист во время фильтрации.

В «Расширенном фильтре» также как и в «Автофильтре» существует несколько вариантов видов критерия, такие как:

Критерий сравнения включает операции следующего типа:

· точного значения;

· значения, формируемого с помощью операторов отношения;

· шаблона значения, включающего символы или

Множественный критерий - критерий, формируемый в нескольких столбцах.

· Если критерии указываются в каждом столбце на одной строке, то они считаются связанными условием И.

· Если критерии записаны в нескольких строках, то они считаются связанными условием ИЛИ.

Вычисляемый критерий - представляет собой формулу, записанную в строке области условий, которая возвращает логическое значение «ИСТИНА» или «ЛОЖЬ».

ОБРАБОТКА ДАННЫХ В ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕ

Представление электронной таблицы в виде списка

Список или база данных – это один из способов организации данных на рабочем листе. Он создается как помеченный ряд, состоящий из строк с однотипными данными. Например, перечень сотрудников некоторого отдела, в котором столбцы имеют следующие имена: ФИО, Всего начислено, Всего удержано, Сумма к выдаче.

Данные, организованные в список, называются базой данных . При этом строки таблицы – записи базы данных, а столбцы – поля записей. Чтобы превратить таблицу Excel в список, необходимо присвоить столбцам имена, которые будут использоваться как имена полей записей. При создании базы данных необходимо выполнять следующие правила:

1. На одном рабочем листе не следует размещать более одного списка, т.к. некоторые операции, например фильтрация, работают в определенный момент только с одним списком.

2. Следует отделять список данных от других данных рабочего листа хотя бы одним незаполненным столбцом или одной незаполненной строкой. Это поможет автоматически выделить список при выполнении фильтрации или при сортировке данных.

3. В заголовках столбцов списка данных не следует объединять ячейки.

4. Имена столбцов должны располагаться в первой строке списка, т.к. Excel всегда первую строку рассматривает как заголовки столбцов.

5. Для того чтобы отделить заголовки столбцов от основных данных можно использовать шрифт, выравнивание, формат, отличные от тех, которыми отражены основные данные таблицы. Нельзя оставлять пустую строку между заголовками столбцов и основными данными, не рекомендуется для отделения использовать пунктирную линию.

Сортировка данных в таблице

Сортировка данных в Excel имеет положительные и отрицательные стороны. Положительные – универсальность операции и удобный пользовательский интерфейс. Отрицательные: легкость, с которой таблица может быть превращена в набор беспорядочных данных.

Для проведения сортировки необходимо выделить ячейку таблицы и выбрать команду Данные, Сортировка. Excel автоматически выделит весь список. Если в первой строке находятся имена полей, то они не будут включены в сортировку. Надо иметь в виду, что итоговая строка исходного списка также будет включена в сортировку, поэтому иногда бывает целесообразнее вручную выделить диапазон данных для сортировки.

В трех полях ввода окна Сортировка можно задать ключи, по которым данные будут сортироваться. Можно также задать параметры: установить порядок сортировки по первому ключу (обычный или определяемый пользователем), а также направление сортировки (по возрастанию или по убыванию).

Для быстрой сортировки можно воспользоваться кнопками «Сортировка по возрастанию» и «Сортировка по убыванию» стандартной панели инструментов (в этом случае ключом сортировки является столбец с текущей ячейкой).

Если в результате сортировки вы не добились ожидаемого результата, отмените ее. Для этого щелкните на кнопке «Отменить» стандартной панели инструментов.

Фильтрация данных в списке

Фильтр представляет собой конструкцию, предназначенную для отбора тех строк таблицы, которые удовлетворяют заданному условию, и временного скрытия остальных строк. Основой фильтра является список, который содержит условия отбора строк. Excel позволяет быстро и удобно просматривать требуемые данные из списка с помощью Автофильтра. Более сложные запросы к базе данных можно реализовать с помощью команды Расширенный фильтр.

Автофильтр

С помощью функции Автофильтр можно вывести на экран только определенные записи. Для этого необходимо сначала выделить список обязательно с заголовками полей.

Кнопки, раскрывающие список фильтра, создаются в первой строке диапазона. Если в столбце встречаются незаполненные ячейки, список дополняется категориями «пустые» и «непустые». В любом случае верхняя строка диапазона не рассматривается как объект для фильтрации и в список не включается. Даже если часть строк не попала в выделение, принцип фильтрации будет распространяться и на них, включая итоговую строку. После того, как диапазон выделен выбираем команду Данные/ Фильтр / Автофильтр .

После этой команды Excel помещает раскрывающиеся списки непосредственно в имена столбцов списка. Элемент столбца, который выделен в раскрывающемся списке, называют критерием фильтра. Можно продолжить фильтрацию с помощью критерия из другого столбца.

Чтобы удалить критерий фильтрации для отдельного столбца, надо выбрать параметр «Все» в раскрывающемся списке. Чтобы отобразить все скрытые в списке строки, надо выбрать Данные/ Фильтр/Отобразить все .

Пользователь может сформировать условие отбора строк таблицы для каждого столбца. Пользовательские критерии отбора записей могут состоять из одного или двух логических выражений, соединяемых операторами И (ИЛИ). Использование оператора И предполагает, что условие будут выполнено, если одновременно будут выполнены обе его части. Использование оператора ИЛИ допускает выполнение хотя бы одной части условия.

Чтобы задать пользовательский критерий надо выбрать параметр Условие в раскрывающемся списке, а затем, в появившемся окне «Пользовательский автофильтр» задать необходимые критерии: Показывать только те строки, значения которых… – указать нужные критерии.

Для удаления Автофильтра необходимо повторно выбрать команду Данные/Фильтр/Автофильтр.

Первые 10. Этот метод имеет смысл только для полей с числовыми данными, в том числе и с датами. Чтобы воспользоваться этим методом, нужно выбрать в списке вариант «Первые 10…». В появившемся диалоговом окне следует указать, сколько наибольших или наименьших элементов следует отображать. Например, в БД имеется поле «Оклад» для хранения размера оклада сотрудника. Организация имеет возможность оказать материальную помощь 5 сотрудникам с наименьшим окладом. Для решения этой задачи можно воспользоваться методом отбор «Первые 10…» для поля «Оклад»: задать количество отображаемых записей с наименьшим значением.

Сложная фильтрация (расширенный фильтр)

Для фильтрации списка по сложному критерию, а также для получения части исходного списка по нескольким заданным столбцам используется команда Расширенный фильтр меню Данные. Ее отличие от команды Автофильтр состоит в том, что кроме перечисленных возможностей, отфильтрованные записи можно перенести в другое место рабочего листа Excel, не испортив исходный список. В расширенном фильтре критерий фильтрации создается как таблица, которая может храниться в любом месте рабочей книги, или даже в другом файле. К таблице-критерию применимы все операции обработки данных Excel.

Расширенный фильтр позволяет:

1. сразу копировать отфильтрованные записи в другое место рабочего листа.

2. сохраняет критерий отбора для дальнейшего использования (это полезно, когда в список вносятся новые данные, и нужно периодически извлекать из него информацию в соответствии с критерием).

3. показывать в отфильтрованных записях не все столбцы таблицы, а только указанные

4. объединять оператором ИЛИ условия для разных столбцов

5. для одного столбца объединять операторами И, ИЛИ более двух условий.

6. создавать вычисляемые критерии.

Чтобы использовать команду Расширенный фильтр, надо сначала создать таблицу критериев, которую желательно разместить на том же рабочем листе, что и исходный список, но так, чтобы она не была скрыта во время фильтрации. Для формирования таблицы критериев необходимо для обеспечения идентичности текстовых полей скопировать имена полей списка в ту часть рабочего листа, где будет располагаться таблица критериев. При этом число строк в этой таблице определяется только количеством критериев поиска. Однако включение пустых строк в таблицу критериев недопустимо, поскольку в этом случае будут найдены все записи списка.

Кроме таблицы критериев, для команды Расширенный фильтр надо определить вид выходного документа. Это означает, что следует скопировать в свободное место рабочего листа имена тех полей списка, которые определяют вид выходного документа. Количество строк в выходном документе Excel определит сам.

Таким образом, для выполнения команды Расширенный фильтр следует:

· сформировать в свободном месте рабочего листа таблицу критериев

· сформировать шапку выходного документа

· выделить область списка в исходном документе

В области Обработка надо указать, будет ли фильтрация выполняться на месте или выходные данные будут перенесены в другую область рабочего листа. Если выбран режим по умолчанию «фильтровать список на месте», то Excel скроет все строки исходного списка, не удовлетворяющие заданным критериям. Если установлен переключатель «Только уникальные записи», то повторяющиеся строки исходного списка не будут показаны в области выходных данных.

Задание условий с использованием логической операции ИЛИ:

Чтобы задать условия в диапазоне критериев логической операцией ИЛИ, нужно эти условия расположить на разных строках: например:

1) Отобразить записи о менеджерах с фамилией «Кислов» или о менеджерах, продающих «Хлеб»:

2) Получить информацию о клиентах, чьи фамилии начинаются на букву В и Т:

Задание условий с использованием логической операции И:

Чтобы задать условия в диапазоне критериев логической операцией И, нужно эти условия расположить на одной строке: например:

1) Найти информацию о менеджерах с фамилией «Петрова», продавших товар более чем на 50 единиц:

2) Найти информацию о товарах, цена которых больше 30 и меньше 80 рублей.