Selamat bersenang-senang! Hari ini kita akan berbicara tentang backup SMS dengan mengirimkan semua pesan dari ponsel cerdas Anda ke email. Ini mungkin diperlukan baik hanya untuk tujuan menyimpan korespondensi, dan untuk pemrosesan pesan lebih lanjut, misalnya, mencari pesan untuk informasi yang diperlukan (kontak, nama, harga, dll.) oleh aplikasi pihak ketiga, yang pada gilirannya bekerja dengan E-mail. Mari kita lihat opsi untuk menyalin menggunakan smartphone yang menjalankan Android.

Buat kotak surat

Untuk mengirim dan menyimpan semua pesan melalui E-Mail, Anda harus terlebih dahulu mendaftarkan kotak surat dari yandex.ru sangat cocok untuk ini. Anda juga dapat menggunakan kotak surat yang ada, namun saya sarankan untuk mendaftarkan yang baru. Pertama, seiring waktu, sejumlah besar pesan SMS akan terakumulasi di dalamnya, yang dapat mengganggu pekerjaan dengan surat biasa, dan kedua, jika Anda menghubungkan kotak surat Anda ke layanan pihak ketiga untuk analitik, jangan tunjukkan login dan kata sandi untuk E-Mail utama di dalamnya.

Instal aplikasi SMS Backup+ di smartphone Android Anda

Untuk mengirim semua pesan SMS ke kotak surat Anda, Anda perlu menginstal dan mengkonfigurasi aplikasi SMS Backup + khusus, yang dapat diunduh dari play.goole.com atau apk-dl.com (alternatif untuk ponsel cerdas yang tidak menggunakan Google Play ) atau.

Aplikasi telah diuji di Android: 3.xx, 4.xx, 5.xx, 6.xx; Dukungan untuk versi 2.xx diumumkan.

Menyiapkan Cadangan SMS +

1. Luncurkan aplikasi;
2. Setelah meluncurkan aplikasi, di menu yang terbuka, pilih item: Pengaturan lanjutan;
   
3. Selanjutnya, buka pengaturan Cadangan;
   
4. Centang kotak untuk Cadangan SMS dan Awalan subjek email, hapus centang pada kotak untuk MMS Cadangan, Log Panggilan Cadangan (kami tidak memerlukan MMS dan riwayat panggilan, meskipun Anda juga dapat memesannya);
   
5. Kembali ke menu sebelumnya dan masuk ke bagian pengaturan Server IMAP;
   
6. Pilih item menu Otentikasi,
   
   atur nilai parameter ke Teks biasa;
   
   
7. Pilih item menu Alamat server, masukkan nilai: imap.yandex.ru:993
   
   
8. Pilih item menu Keamanan dan masukkan nilainya: SSL
   
   
9. Pilih item menu Login (Akun IMAP Anda), tentukan login Anda, lalu pilih item menu Kata Sandi (Kata sandi akun IMAP Anda), tentukan kata sandi untuk email yandex.ru;
10. Di menu utama, centang kotak Auto backup;
    
11. Selanjutnya, masuk ke Pengaturan pencadangan otomatis, pilih item menu Jadwal reguler dan atur interval waktu pengiriman SMS ke akun kotak surat yang kami tentukan (misalnya, setiap 2 jam).
    

Aplikasi SMS Backup + memungkinkan Anda tidak hanya membuat salinan cadangan ke E-Mail, tetapi juga memulihkan pesan darinya. Pengaturan pemulihan yang sesuai dapat ditemukan di bagian Pengaturan lanjutan -> Kembalikan pengaturan.

Setelah mengirim pesan melalui E-Mail, semuanya akan ditempatkan dalam folder bernama: SMS.

Menganalisis SMS yang dikirim ke Email

Setelah menerima daftar pesan SMS ke alamat email Anda, Anda dapat menggunakan perangkat lunak khusus untuk menganalisis data yang dikandungnya. Misalnya, Anda dapat melacak SMS dari bank dengan pesan tentang penerimaan dan debit kas, yang berdasarkan itu Anda dapat menyimpan catatan keuangan secara otomatis. Saya menerapkan solusi serupa untuk “situs belanja bersama”, ketika semua pesan SMS dari Bank yang diterima oleh Penyelenggara JV dikumpulkan di satu tempat, dianalisis dan berdasarkan pada pesan tersebut, sistem menampilkan data di panel kontrol tentang pengguna mana yang menempatkan pesanan telah melakukan pembayaran.

Anehnya, banyak orang, ketika ingin mengirim email ke beberapa orang sekaligus, cukup mencantumkan alamatnya di kolom "Kepada", hal ini wajar jika email ini ditujukan kepada kolega atau teman Anda, tetapi saat mengirim surat ke grup klien, dengan demikian Anda menunjukkan alamat penerima lain kepada semua orang, yang pada dasarnya mengungkapkan basis alamat Anda.

Yang perlu dilakukan klien Anda hanyalah meneruskan surat ini ke pesaing Anda dan kontak Anda akan segera bocor.

Anehnya, tetapi banyak orang yang jauh dari kata bodoh terkejut mengetahui bahwa jika Anda perlu mengirim surat ke banyak penerima sehingga mereka tidak saling mengenal, maka ada kolom “Bcc” untuk ini.

Misalnya, untuk mail.ru akan terlihat seperti ini:

Dan sekali lagi secara singkat:menunjukkan alamat di "ke" - semua orang dapat melihat kepada siapa Anda mengirim surat, ditunjukkan dalam "blind carbon copy" - semua orang mengira surat itu hanya untuk dia.

Dan setiap penerima akan menerima surat yang di kolom “kepada” akan ada hanya alamatnya . Untuk program lain, jika Anda tidak dapat menemukan lokasi BCC, mintalah seseorang untuk menunjukkannya kepada Anda. Poin kecil lainnya, Anda harus menentukan satu alamat di bidang "kepada"; sebagian besar program atau server email tidak mengizinkan Anda mengirim surat tanpa parameter ini.

Jadi, ketika mengirimkan penawaran, berita ke sekelompok klien Anda - di sini praktik menggunakan salinan buta jelas, Anda harus menyembunyikan basis alamat Anda. Hal menarik tentang mengirim surat kepada rekan-rekan Anda, disini disarankan untuk bertindak sesuai situasi, misalnya mengirim surat dengan permintaan untuk mengirimkan saran (misalnya untuk meningkatkan layanan pelanggan) dan jika masing-masing rekan melihat bahwa yang lain orang telah menerima surat yang sama, kemungkinan besar mereka tidak akan menjawab - mereka akan bergantung pada orang lain, yang berarti Anda perlu menggunakan salinan tersembunyi. Jika perintah ini dilaksanakan, maka, misalnya, menunjukkan atasan rekan kerja Anda akan menghasilkan keajaiban, dan perintah Anda akan dilaksanakan.

Masalah terpisah dengan pemasok. Di satu sisi, menunjukkan semua penerima dalam salinan harus menunjukkan kepada pemasok bahwa Anda punya pilihan dan dia harus menawarkan harga yang bagus. Di sisi lain, manajer yang menerima surat Anda, melihat bahwa surat itu dikirimkan tidak hanya kepadanya, kemungkinan besar akan memperlakukan permintaan Anda dengan “dingin”. Secara pribadi, menurut pendapat saya, dalam kasus pemasok, Anda perlu menggunakan salinan tersembunyi, setidaknya untuk melindungi rahasia dagang, tetapi lebih mungkin untuk hubungan baik dengan manajer pemasok.

Anda dapat membaca kasus kesalahan spesialis baru-baru ini, ketika semua penerima melihat penerima lainnya: Menampar semua orang di obrolan ini, ada orang-orang yang sangat terhormat di sana - direktur, tetapi masih banyak yang menerima spam sebagai tanggapan.

Seperti biasa, diskusi di komentar dipersilakan.

Menurut berbagai sumber, 50 hingga 95% dari seluruh email di dunia adalah spam dari penipu dunia maya. Tujuan pengiriman surat tersebut sederhana: untuk menginfeksi komputer penerima dengan virus, untuk mencuri kata sandi pengguna, untuk memaksa seseorang mentransfer uang “untuk amal”, untuk memasukkan rincian kartu bank mereka atau untuk mengirim pindaian dokumen.

Seringkali spam mengganggu pada pandangan pertama: tata letak yang bengkok, teks yang diterjemahkan secara otomatis, formulir untuk memasukkan kata sandi tepat di subjek surat. Namun ada juga surat-surat jahat yang terlihat sopan, secara halus mempermainkan emosi seseorang dan tidak menimbulkan keraguan tentang kebenarannya.

Artikel ini akan membahas tentang 4 jenis surat penipuan yang paling sering disukai orang Rusia.

1. Surat dari “organisasi pemerintah”

Penipu dapat berpura-pura menjadi kantor pajak, Dana Pensiun, Rospotrebnadzor, stasiun sanitasi dan epidemiologi, dan organisasi pemerintah lainnya. Untuk kredibilitas, surat itu disisipkan tanda air, pindaian segel, dan lambang negara. Paling sering, tugas penjahat adalah menakut-nakuti seseorang dan meyakinkan dia untuk membuka file yang berisi virus.

Biasanya ini adalah enkripsi atau pemblokir Windows yang menonaktifkan komputer dan mengharuskan Anda mengirim SMS berbayar untuk melanjutkan operasi. File berbahaya dapat disamarkan sebagai perintah pengadilan atau panggilan untuk menghadap pimpinan organisasi.

Ketakutan dan rasa ingin tahu mematikan kesadaran pengguna. Forum akuntansi menggambarkan kasus di mana karyawan organisasi membawa file yang berisi virus ke komputer rumah mereka karena mereka tidak dapat membukanya di kantor karena antivirus.

Terkadang penipu meminta Anda mengirimkan dokumen sebagai tanggapan atas surat guna mengumpulkan informasi tentang perusahaan yang akan berguna untuk skema penipuan lainnya. Tahun lalu, sekelompok penipu mampu menipu banyak orang dengan menggunakan trik pengalih perhatian "permintaan kertas faks".

Ketika seorang akuntan atau manajer membaca ini, dia langsung mengutuk kantor pajak: “Ada mamut duduk di sana, astaga!” dan mengalihkan pemikirannya dari surat itu sendiri ke pemecahan masalah teknis pengiriman.

2. Surat dari “bank”

Pemblokir Windows dan ransomware dapat bersembunyi di surat palsu tidak hanya dari organisasi pemerintah, tetapi juga dari bank. Pesan “Mereka mengambil pinjaman atas nama Anda, harap baca gugatannya” bisa sangat menakutkan dan membuat Anda ingin membuka file tersebut.

Seseorang juga dapat dibujuk untuk memasukkan akun pribadi palsu, menawarkan untuk melihat bonus yang diperoleh atau menerima hadiah yang dimenangkannya di Lotere Sberbank.

Lebih jarang, penipu mengirim faktur untuk pembayaran biaya layanan dan bunga tambahan atas pinjaman, sebesar 50-200 rubel, yang lebih mudah untuk dibayar daripada dipahami.

3. Surat dari “rekan kerja”/”mitra”

Beberapa orang menerima lusinan surat bisnis dengan dokumen selama hari kerja. Dengan muatan seperti itu, Anda dapat dengan mudah terpikat pada tag “Re:” di subjek surat dan lupa bahwa Anda belum berkorespondensi dengan orang tersebut.

Apalagi jika bidang racun menunjukkan "Alexander Ivanov", "Ekaterina Smirnova" atau nama Rusia sederhana lainnya yang sama sekali tidak melekat dalam ingatan seseorang yang terus-menerus bekerja dengan orang lain.

Jika tujuan penipu bukan untuk mengumpulkan pembayaran SMS untuk membuka kunci Windows, tetapi untuk merugikan perusahaan tertentu, maka surat berisi virus dan tautan phishing dapat dikirim atas nama karyawan sebenarnya. Daftar karyawan dapat dikumpulkan di jejaring sosial atau dilihat di website perusahaan.

Jika seseorang melihat surat di kotak surat dari seseorang dari departemen tetangga, maka dia tidak melihatnya lebih dekat, dia bahkan mungkin mengabaikan peringatan antivirus dan membuka file tersebut apa pun yang terjadi.

4. Surat dari “Google/Yandex/Mail”

Google terkadang mengirimkan email ke pemilik akun Gmail yang menunjukkan bahwa seseorang telah mencoba masuk ke akun Anda atau bahwa Google Drive kehabisan ruang. Penipu berhasil menyalinnya dan memaksa pengguna memasukkan kata sandi di situs palsu.

Pengguna Yandex.Mail, Mail.ru, dan layanan email lainnya juga menerima surat palsu dari “administrasi layanan”. Legenda standarnya adalah: “alamat Anda telah ditambahkan ke daftar hitam”, “kata sandi Anda telah kedaluwarsa”, “semua email dari alamat Anda akan ditambahkan ke folder spam”, “lihat daftar email yang tidak terkirim”. Seperti pada tiga poin sebelumnya, senjata utama para penjahat adalah rasa takut dan keingintahuan pengguna.

Bagaimana cara melindungi diri sendiri?

Instal antivirus di semua perangkat Anda sehingga secara otomatis memblokir file berbahaya. Jika karena alasan tertentu Anda tidak ingin menggunakannya, periksa semua lampiran email yang sedikit mencurigakan di virustotal.com

Jangan pernah memasukkan kata sandi secara manual. Gunakan pengelola kata sandi di semua perangkat. Mereka tidak akan pernah menawarkan Anda opsi kata sandi untuk masuk ke situs palsu. Jika karena alasan tertentu Anda tidak ingin menggunakannya, masukkan secara manual URL halaman yang akan Anda masukkan kata sandinya. Ini berlaku untuk semua sistem operasi.

Jika memungkinkan, aktifkan konfirmasi kata sandi melalui SMS atau identifikasi dua faktor. Dan tentu saja, perlu diingat bahwa Anda tidak dapat mengirim pindaian dokumen, data paspor, atau mentransfer uang ke orang asing.

Mungkin banyak dari pembaca yang melihat screenshot surat-surat tersebut berpikir: “Bodohkah saya membuka file dari surat-surat seperti itu? Anda dapat melihat dari jarak satu kilometer bahwa ini adalah pengaturan. Saya tidak akan repot dengan pengelola kata sandi dan otentikasi dua faktor. Aku hanya akan berhati-hati."

Ya, sebagian besar email palsu dapat dideteksi secara kasat mata. Namun hal ini tidak berlaku jika serangan ditujukan khusus pada Anda.

Spam yang paling berbahaya adalah spam pribadi

Jika seorang istri yang cemburu ingin membaca email suaminya, Google akan menawarkan lusinan situs yang menawarkan layanan “Meretas email dan profil jejaring sosial tanpa pembayaran di muka”.

Skema kerja mereka sederhana: mereka mengirimkan surat phishing berkualitas tinggi kepada seseorang yang disusun dengan cermat, ditata dengan rapi, dan mempertimbangkan karakteristik pribadi orang tersebut. Penipu seperti itu dengan tulus mencoba menggaet korban tertentu. Mereka mencari tahu dari pelanggan lingkaran sosialnya, selera, dan kelemahannya. Mungkin diperlukan waktu satu jam atau lebih untuk mengembangkan serangan terhadap orang tertentu, namun upaya tersebut membuahkan hasil.

Jika korban tertangkap, mereka mengirimkan tangkapan layar kotak surat kepada pelanggan dan meminta mereka membayar (harga rata-rata sekitar $100) untuk layanan mereka. Setelah menerima uang, mereka mengirimi Anda kata sandi untuk kotak surat atau arsip dengan semua surat.

Sering terjadi ketika seseorang menerima surat dengan link ke file “Video kompromi bukti Tanya Kotova” (keylogger tersembunyi) dari saudaranya, dia diliputi rasa ingin tahu. Jika surat tersebut dilengkapi dengan teks berisi rincian yang diketahui oleh kalangan terbatas, maka orang tersebut langsung menyangkal kemungkinan saudaranya telah diretas atau ada orang lain yang berpura-pura menjadi dirinya. Korban bersantai dan mematikan antivirusnya untuk membuka file tersebut.

Tidak hanya istri yang cemburu, pesaing yang tidak bermoral juga bisa beralih ke layanan tersebut. Dalam kasus seperti ini, label harganya lebih tinggi dan metodenya lebih halus.

Anda tidak harus mengandalkan perhatian dan akal sehat Anda. Biarkan antivirus dan pengelola kata sandi tanpa emosi melindungi Anda, untuk berjaga-jaga.

P.S. Mengapa pelaku spam menulis surat “bodoh” seperti itu?

Email penipuan yang dibuat dengan hati-hati relatif jarang terjadi. Jika Anda masuk ke folder spam, Anda bisa bersenang-senang. Karakter seperti apa yang dibuat oleh penipu untuk memeras uang: direktur FBI, tokoh utama dalam serial "Game of Thrones", seorang peramal yang dikirimkan kepada Anda oleh kekuatan yang lebih tinggi dan ingin memberi tahu Anda rahasia masa depan Anda seharga $15 dolar, seorang pembunuh yang diperintahkan untuk membayar Anda, tetapi dia dengan tulus menawarkan untuk membayarnya.

Banyaknya tanda seru, tombol di badan surat, alamat pengirim yang aneh, salam tanpa nama, terjemahan otomatis, kesalahan besar dalam teks, kreativitas yang berlebihan - surat-surat di folder spam hanya "berteriak" tentang kegelapannya asal.

Mengapa penipu yang mengirimkan pesannya ke jutaan penerima tidak mau menghabiskan beberapa jam untuk menulis surat yang rapi dan menyisihkan 20 dolar untuk penerjemah guna meningkatkan respons audiens?

Dalam studi Microsoft Mengapa Penipu Nigeria Mengatakan Mereka Berasal dari Nigeria? pertanyaan “Mengapa penipu terus mengirimkan surat atas nama miliarder dari Nigeria padahal masyarakat umum telah mengetahui tentang “surat Nigeria” selama 20 tahun” dianalisis secara mendalam. Menurut statistik, lebih dari 99,99% penerima mengabaikan spam tersebut.

Namun satu dari 10 ribu menjadi sasaran dan orang ini adalah korban ideal yang sama sekali tidak berhubungan dengan kenyataan dan tidak tahu cara menggunakan mesin pencari. Yang berisiko adalah orang-orang yang sakit jiwa dan orang-orang yang menderita kecanduan narkoba dan alkoholisme yang parah.

Seorang spammer yang melakukan perdagangan pemerasan sama sekali tidak membutuhkan orang yang relatif normal untuk membalas suratnya. Mereka tidak akan mentransfer uang, tetapi hanya mengalihkan perhatian Anda dengan pertanyaan. Dia membutuhkan kontak orang-orang eksentrik standar yang dengan senang hati akan mengirimi Daenerys $500, karena tupai di kepala mereka menyetujuinya.

Dari spesimen yang tak ternilai harganya ini, pelarut terbanyak dipilih dan menjalani perawatan psikologis pribadi yang cermat. Misalnya, seorang wanita berusia 50 tahun dari Wilayah Kamchatka baru-baru ini dipindahkan 4,5 juta rubel kepada seorang pria militer Amerika yang menemukannya di Odnoklassniki, jatuh cinta, berjanji untuk menikah, tetapi setelahnya tiga bulan

Kita mungkin pernah mendengar ungkapan “Jangan memusingkan hal-hal kecil,” dan ini berlaku dalam banyak aspek kehidupan. Namun jika menyangkut email, setiap detail kecil penting.

Aturan etiket email dan surat menunjukkan apa yang pantas dan apa yang tidak ketika seseorang mengirim pesan ke calon klien, mitra bisnis, kolega, manajer, atau kenalan. Mereka membantu menghindari kesalahan dan kesalahpahaman.

Mengapa etika pos diperlukan?

Penelitian menunjukkan bahwa kesalahan mempunyai dampak signifikan terhadap cara orang lain memandang seseorang. Dalam satu percobaan, peserta yang membaca email dengan kesalahan tata bahasa menganggap penulisnya kurang teliti, cerdas, dan dapat dipercaya dibandingkan mereka yang membaca email yang sama tanpa kesalahan.

Dalam pengalaman lain, orang-orang mengajukan permohonan pendanaan dan diberikan persyaratan yang kurang menguntungkan ketika permintaan mereka memiliki kesalahan ejaan.

Hal ini tidak mengherankan. Ketika seseorang membaca surat yang penuh kesalahan dan kesalahan ketik, dia memikirkan salah satu dari dua hal:

• Pengirim tidak mengetahui aturan dasar ejaan dan tata bahasa.
• Pengirim tidak cukup peduli dengan pesannya untuk memeriksanya sebelum mengirimnya.

Semua ini tidak akan menjadi dasar yang baik untuk suatu hubungan. Untuk menghindari kesalahan tersebut, berikut beberapa tips etiket email yang harus diketahui dan diikuti oleh setiap profesional (terutama yang berinteraksi dengan klien).

tanda baca

Tanda baca tidak kentara jika digunakan dengan benar dan jelas jika digunakan secara tidak benar. Anda tidak boleh merusak kesan diri Anda di depan penerimanya - aturan ini harus diingat dan dipatuhi dengan ketat.

1. Tanda baca terakhir

Setiap baris harus diakhiri dengan tanda baca terakhir, mis. titik, tanda tanya, atau tanda seru. Jika Anda melewatkan tanda ini, sepertinya pemikiran itu belum selesai.

Salah: Saya berbicara dengan departemen keuangan dan mereka menyetujui perjanjian tersebut

Benar: Saya berbicara dengan departemen keuangan dan mereka menyetujui perjanjian tersebut.

Tanda tanya dan tanda seru sebaiknya digunakan dengan hemat. Jika terlalu banyak tanda tanya dalam satu surat, mungkin terkesan seperti menginterogasi penerimanya.

Apa statusmu? Apakah Anda sudah berbicara dengan tim Anda? Apakah Anda bersedia menelepon besok siang agar kita dapat mendiskusikan potensi perubahan apa pun?

Dan jika Anda berlebihan dengan tanda seru, Anda bisa menunjukkan diri Anda hiperaktif dan terlalu bersemangat.

Sekali lagi terima kasih atas percakapan produktif kemarin! Kabar baik: Saya berbicara dengan departemen keuangan dan mereka menyetujui kesepakatan tersebut! Tidak sabar menunggu kolaborasi kami!

2. Titik koma (;)

Titik koma dapat digunakan untuk menghubungkan dua kalimat yang terpisah namun terkait. Ini tidak sama dengan koma.

Salah: Dia bisa meneleponku besok, lalu dia bisa memberiku jawabannya.

Benar: Dia bisa meneleponku besok; lalu dia bisa memberiku jawabannya.

3. Koma (,)

Salah satu kesalahan paling umum adalah menempatkan koma di tempat yang tidak diperlukan. Aturan yang paling penting:

Tanda koma ditempatkan sebelum konjungsi koordinatif (dan, tetapi, dan, atau, tetapi) ketika menghubungkan dua kalimat sederhana yang setara.

Saya bekerja dengan klien serupa tahun lalu dan klien mereka tingkat pembukaan telah meningkat sebesar 20% per bulan.

Koma digunakan untuk memisahkan item dalam daftar.

Saya fokus pada panjang email, keterbacaan, dan konten.

4. Tanda baca salam

Ada beberapa cara berbeda untuk menyorot salam (baris pertama email tempat penerima disapa berdasarkan namanya).

Jika surat resmi sebaiknya menggunakan tanda titik.

Nona Frost yang terhormat.

Jika suratnya relatif biasa saja, lebih baik menggunakan koma.

Aya sayang,

Dan jika itu surat persahabatan, Anda bisa menggunakan tanda seru.

Tata bahasa

Orang yang tidak mendedikasikan hidupnya untuk mempelajari tata bahasa (yang sebenarnya kurang menguntungkan dibandingkan penjualan) akan membuat kesalahan dalam satu atau lain cara. Tapi tidak ada yang akan menyadarinya kecuali mereka juga mengetahui tentang aturan misterius ini. Anda hanya perlu menghindari kesalahan utama yang paling mencolok, dan semuanya akan baik-baik saja.

Misalnya, Anda perlu mengetahui perbedaan antara:

• Ke/apa yang akan dilakukan
• Dalam pandangan/dalam pikiran
• Tentang/di akun
• Juga, juga/sama, sama
• -tsya/-tsya
• Secara umum/secara umum (dan ingat bahwa tidak ada kata “secara umum” dan “secara umum”)

Sebagai editor, Anda dapat menggunakan alat seperti Grammarly, yang menemukan semua kesalahan tata bahasa dan ejaan secara real time dan juga mengirimkan laporan mingguan tentang tren keseluruhan.

Emoji di email

Anda dapat memahami keinginan untuk menambahkan wajah tersenyum pada kalimat yang agak kasar untuk melunakkannya, atau mengakhiri lelucon dengan emoji tertawa.

Namun, hal ini harus dihindari kecuali penerimanya sendiri sudah menggunakan emoji tersebut. Penelitian menunjukkan bahwa penggunaan emotikon dalam email kantor berdampak buruk bagi reputasi Anda: Emotikon membuat pengirimnya tampak kurang kompeten (dan tidak membantu Anda terlihat lebih ramah).

Header surat

Baris subjek harus bermakna dan relatif singkat. Idealnya, ini harus memberi tahu penerima jika dia ingin membuka email.

Salah:"Halo"

Apa isi surat itu? Benar-benar tidak bisa dimengerti.

Benar:“Ringkasan panggilan telepon tentang pemesanan sejumlah bantal mulai 02.12”

Judul ini tidak meninggalkan keraguan tentang isi surat itu.

Salam

Di atas menyebutkan tanda baca yang digunakan dalam salam. Anda juga perlu memilih bentuk sapaan yang bisa formal atau informal, tergantung penerima dan hubungannya.

Sapaan sehari-hari yang sederhana adalah yang terbaik karena akan menghasilkan nada ramah, tenang, dan menunjukkan kepercayaan diri.

Contoh ucapan sehari-hari:

• Halo
• Selamat pagi [siang, malam]
• [Nama]

Jika ini adalah kontak pertama dengan seseorang, atau dia menempati posisi yang lebih tinggi, Anda harus memilih opsi yang lebih formal.

Contoh salam formal:

• Yang terhormat [nama]
• Tuan/Nyonya yang terhormat [nama belakang]

Dan contoh sapaan yang tidak bisa dijadikan lelucon sekalipun:

• Hei!: Terlalu informal dan tidak sabaran
• [Nama]!: Terlalu tidak menarik
• Selamat siang: orang tidak berbicara seperti itu
• Untuk semua pihak: Terlalu impersonal
• Tuan atau Nyonya yang terhormat: Terlalu kuno
• Halo teman: Terlalu menakutkan
• Tuan-tuan: Terlalu kuno
• Semua: Terlalu keren

Akhir

Akhiran yang tepat melengkapi nada dan isi surat. Karena ini adalah baris terakhir yang dibaca penerima, hal ini memengaruhi kesan akhir mereka.

Jika surat ditulis dengan nada ringan, bisa diakhiri dengan tanda tangan yang informal dan hangat.

Misalnya:

• Terima kasih
• Terima kasih lagi
• Semua yang terbaik
• Semoga [hari dalam seminggu] menyenangkan
• Semoga akhir pekanmu menyenangkan
• Sampai berjumpa lagi
• Sampai jumpa [besok, Rabu ketika Anda kembali]
• Menantikan kerja sama kami
• Nantikan percakapan kita berikutnya
• Saya akan senang mendengar pendapat Anda

Jika nada suratnya lebih tertutup, tanda tangannya harus sesuai.

Misalnya:

• Terima kasih
• Terima kasih atas waktu Anda
• Semoga harimu menyenangkan [akhir pekan]

Berikut adalah baris terakhir yang tidak boleh digunakan:

• Hormat kami: Terlalu kuno
• Semua yang terbaik: Terlalu tidak ramah
• Dari lubuk hatiku: Terlalu intim
• Hearty: Terlalu tidak wajar
• – [Nama Pengirim]: Terlalu kasar

Nama Penerima

Anda perlu memeriksa tiga kali apakah itu ditulis dengan benar. Anda dapat membuka profil orang ini di jejaring sosial dan membandingkannya.

Dan jangan menyingkat nama seseorang kecuali itu cara mereka menandatangani emailnya. Jika dia menandatangani "Misha", Anda dapat menggunakan nama pendek; jika "Mikhail", maka Anda harus memanggilnya dengan tepat.

Huruf kapital

Saat mengirim SMS, di jejaring sosial atau chatting, banyak orang yang tidak menggunakan huruf kapital. Namun saat menulis email bisnis, itu perlu. Dengan kata lain, Anda perlu menggunakan huruf kapital pada kata pertama dalam kalimat dan kata benda.

Misalnya: Anjing diterima di HubSpot.

Nada surat

Sangat sulit untuk mengatur dan mempertahankan nada yang tepat dalam email. Penelitian menunjukkan bahwa orang secara signifikan melebih-lebihkan seberapa sering penerimanya menentukan dengan tepat apakah nada bicara mereka sarkastik atau serius.

Meskipun mereka yakin penerima akan menjawab 80% dengan benar, angka sebenarnya mendekati 56%.

Apakah ini berarti separuh email akan disalahartikan? TIDAK. Namun ini berarti Anda harus memilih kata-kata Anda dengan hati-hati dan memikirkan bagaimana penerimanya akan memandangnya.

Pertama, Anda perlu menghindari frasa dan kata-kata yang memiliki makna negatif. Hal ini dapat membuat seseorang tampak lebih cemas, jengkel, atau gelisah daripada yang sebenarnya.

Misalnya: Kesalahan, masalah, kegagalan, penundaan, krisis, masalah, nasib buruk.

Kedua, jangan gunakan sarkasme. Kemungkinan besar penerima tidak akan memahami lelucon tersebut, dan kesan pengirim akan rusak.

Misalnya:“Saya akan meminta tim saya untuk meninjaunya besok, tapi tahukah Anda, tidak ada seorang pun yang benar-benar melakukan pekerjaan yang mereka dapatkan pada hari Jumat.”

Ketiga, perlu untuk mengecualikan kata sifat dan kata keterangan yang memiliki makna evaluatif. Mereka membuat surat itu terkesan terlalu emosional padahal tujuannya adalah untuk tampil tenang dan profesional.

Contoh: Sangat, sangat, sangat, sangat, serius, sangat

Keempat, Anda bisa meniru gaya lawan bicara Anda. Mengikuti teladannya akan memastikan bahwa penulis tidak menyinggung perasaannya secara tidak sengaja. Jika dia menulis pesan singkat dan langsung, Anda harus membalasnya dengan cara yang sama. Jika dia mencoba memperkuat hubungan dengan bersikap pribadi (misalnya, “Saya melihat Anda berada di Bermuda; saya harap Anda bersenang-senang”), ada baiknya Anda melakukan hal yang sama.

Kelima, jika ragu, lebih baik menelepon. Setiap kali Anda mengalami percakapan yang berpotensi menimbulkan ketegangan, ada baiknya Anda menelepon atau menggunakan Skype, atau bertemu langsung dengan orang tersebut.

Font dan Pemformatan

Apakah Anda ingin menyakiti mata penerimanya? Font unik, warna cerah, dan bantuan pemformatan asli.

Ya, ini akan membuat surat itu lebih berkesan, tetapi pada saat yang sama akan menunjukkan ketidaktahuan sepenuhnya terhadap norma-norma komunikasi.

Anda harus selalu menggunakan font standar. Tidak ada warna kecuali hitam. Ukuran font standar saja. Jangan mencetak tebal atau miring lebih dari satu kata (atau rangkaian kata) dalam satu huruf.

Saat Anda menyalin dan menempelkan teks, Anda perlu menghapus pemformatannya. (Command + \ di Mac, Ctrl + Shift + N di PC.) Jika Anda tidak melakukan ini, bagian tersebut akan terlihat berbeda dari bagian surat lainnya.

Hyperlink

Memasukkan URL lengkap ke dalam email menghabiskan ruang yang berharga dan terlihat berantakan. Sebagai gantinya, Anda dapat membuat hyperlink atau menyisipkan URL yang dipersingkat.

Salah: Lihatlah ini: https://site/

Benar: Melihat.

Aplikasi

Anda perlu menunjukkan di suatu tempat di surat itu bahwa ada lampiran agar penerima tidak melewatkannya.

Kalimat sederhana “Saya telah melampirkan [dokumen, spreadsheet] untuk X” sudah cukup.

Dan Anda perlu memastikan untuk melampirkan ulang file ketika seseorang ditambahkan ke rantai email, atau mereka tidak akan dapat melihatnya.

Tanda tangan surat itu

Tanda tangan yang buruk bisa berdampak buruk bagi reputasi Anda. Sekalipun Anda menulis surat yang paling fasih dan persuasif di dunia, dengan tanda tangan yang buruk, surat itu akan terlihat amatir.

Perlu diingat bahwa lebih kecil lebih baik; tanda tangan harus relatif kecil, sederhana dan terbatas. Tidak ada ruang untuk kutipan inspirasional favorit, potret, atau daftar kontak lengkap. Idealnya, tanda tangan harus mencantumkan nama, jabatan, nomor telepon dan/atau situs web perusahaan.

Bidang surat

Kepada siapa: Area ini sederhana: alamat email orang yang ingin Anda hubungi.

Menyalin: Jika Anda ingin menghubungkan orang lain, Anda perlu menambahkan alamatnya di sini. Artinya, “Hei, baca ini, tapi kamu tidak perlu membalasnya.”

Opsi ini diperlukan ketika email berisi informasi yang relevan atau Anda perlu menghubungkan orang lain dengan penerima sebenarnya.

Salinan karbon buta (BCC): Fitur ini juga menyalin kontak ke alamat email, namun tidak ada orang lain selain penerima yang akan melihat bahwa mereka menerima email tersebut. Dengan kata lain, jika Anda mengirim surat kepada Michael Scott dan Bcc Jim Halpert, Michael tidak akan mengetahui bahwa Jim juga menerimanya.

Mengapa menggunakan BCC?

Untuk menyembunyikan alamat email. Fitur ini dapat digunakan untuk menjaga rahasia email seseorang dari orang lain. Misalnya, jika Anda mengirim email ke sekelompok orang tentang acara mendatang, Anda mungkin ingin memilih BCC untuk semua email sehingga Anda tidak membagikan alamat email orang lain tanpa izin.

Untuk informasi umum: BCC mengizinkan orang yang tidak termasuk dalam thread untuk melihat pesan.

Bentuk yang baik: BCC memungkinkan Anda menghapus orang dari rantai email dengan sopan. Misalnya, jika seorang atasan memperkenalkan seseorang kepada seseorang, sebaiknya BCC kembali kepada atasan tersebut. Ini menunjukkan bahwa orang tersebut merespons tanpa membanjiri kotak masuk dengan aliran email bolak-balik.

"Balas" vs. "Balas Semua"

Menjawab: Opsi ini memungkinkan Anda membalas langsung ke orang yang terakhir mengirim email. Jika Anda langsung membalas pesan pertama, balasannya akan dikirim ke pengirim email asli. Namun jika Anda membalas email orang lain dalam rantai tersebut, balasannya hanya akan ditujukan kepada orang tersebut.

Balas ke semua: Bila Anda memilih opsi ini, respons dikirim ke semua orang yang alamatnya ada di kolom “Kepada” atau “Cc”. Hal ini berguna untuk mengkomunikasikan informasi yang menjadi perhatian semua orang.

Jika ragu, lebih baik pilih "Balas". Anda seharusnya tidak menjadi orang yang menyebalkan.

Meneruskan surat

Untuk menjaga etika pos, Anda harus mengikuti beberapa aturan saat mengirim:

Beberapa email tidak dimaksudkan untuk diteruskan. Jika kontak membagikan informasi pribadi atau sensitif, email tersebut harus diteruskan dengan sangat hati-hati.

Saat meneruskan rangkaian email yang panjang, praktik yang baik adalah meringkas apa yang dibicarakan dalam email sehingga penerima tahu persis apa yang diinginkan darinya. Tidak ada yang lebih buruk daripada menerima rangkaian 50 email dengan catatan yang hanya mengatakan “lihat di bawah.”

Untuk membuat email yang diteruskan memulai rantai email baru (alih-alih menjadi bagian dari rangkaian pesan saat ini), Anda hanya perlu menyertakan komentar Anda sendiri di baris subjek.

Baris topik thread baru: Lihat ini! Fw: catatan dari hari Selasa

Waktu respons

Setiap orang memiliki kotak masuk yang penuh dan jadwal yang sibuk, sehingga tidak selalu mungkin untuk membalas email dengan segera. Waktu respons yang tepat bervariasi dari orang ke orang:

Anggota tim langsung: Balasan dalam waktu 12 jam. Tim harus bekerja dengan cepat dan efisien; Selain itu, sebagian besar surat berkaitan dengan masalah operasional.

Rekan-rekan umum: Untuk semua karyawan lainnya waktu responsnya adalah 24 jam. Tidak dapat merespons dalam jangka waktu ini? Anda perlu memberi tahu mereka bahwa surat itu telah dibaca dan jawabannya akan siap pada waktu X.

Kontak eksternal: Kecuali email ditandai sebagai mendesak atau ada sesuatu yang perlu dijawab sesegera mungkin, waktu yang tepat untuk merespons adalah akhir minggu saat email diterima - misalnya, jika diterima pada hari Selasa, Anda harus merespons pada hari Jumat minggu itu. Untuk kontak bernilai tinggi, waktu respons adalah 24 jam.

Jawaban saat tidak bekerja

Jika seorang karyawan tidak dapat hadir dalam jangka waktu yang lama, respons OOO (Di Luar Kantor) otomatis akan memberi tahu Anda bahwa mereka tidak dapat merespons pesan sebelum tanggal kembali ke kantor.

Pilihan baik dan buruk untuk jawaban LLC:

• Baik: Komunikasikan berapa lama karyawan tersebut tidak dapat hadir.
• Buruk: Buat respons LLC untuk satu hari.
• Baik: Sarankan karyawan lain untuk menghubungi jika ada masalah mendesak.
• Buruk: Tidak memberi tahu kolega ini bahwa dia termasuk dalam tanggapan LLC.
• Bagus: Sertakan "LLC" di baris subjek email Anda sehingga orang dapat dengan mudah mengidentifikasi respons otomatis.
• Buruk: Cantumkan lebih banyak detail daripada yang diperlukan, seperti di mana tepatnya karyawan tersebut menghabiskan liburannya.

Jika seorang karyawan mengambil cuti untuk jangka waktu yang lama, mungkin ada gunanya meninggalkan saluran komunikasi dalam situasi yang benar-benar mendesak dan memerlukan perhatian.

Mengirim dari ponsel Anda

Anda tidak boleh menambahkan “Menulis dari ponsel saya” atau “Ditulis di ponsel saya - mohon maaf jika ada kesalahan ketik.” Banyak orang yang menjadikan hal ini sebagai alasan kemalasan, agar tidak membaca ulang surat tersebut sebelum mengklik “Kirim”.

Cara menulis surat email yang benar - Etiket email

Apa itu email? Dalam dunia bisnis modern ini adalah:

• Wajahmu. Dengan bantuan email Anda dapat menciptakan citra positif di mata rekanan atau merusak kesan pertama.
• Alat kerja Anda. Banyak komunikasi dengan dunia luar terjadi melalui email. Oleh karena itu, jika Anda mahir dalam alat musik ini, Anda dapat membuat hidup Anda jauh lebih mudah.
• Pengalih perhatian yang kuat. Dunia luar sedang mencoba untuk menyerang Anda, mengalihkan perhatian Anda dan menyesatkan Anda melalui email.

Dari perspektif ini, mari kita lihat bekerja dengan email. Mari kita mulai dengan sesuatu yang sederhana.

Memformat surat

Saya menggunakan klien email Mozilla Thunderbird, jadi saya akan menggunakannya sebagai contoh. Mari kita membuat surat baru dan menelusuri daftar bidang dari atas ke bawah.

Kepada siapa. Menyalin. SM

Mungkin ada yang belum tahu, tapi "To" di Mozilla bisa diubah menjadi "Cc" atau "Bcc".

• Kepada siapa: kita menulis penerima utama atau beberapa penerima yang dipisahkan dengan titik koma.
• Menyalin: kita menulis kepada seseorang yang seharusnya membaca surat itu, tetapi kita tidak mengharapkan reaksi darinya.
• SM: kami menulis kepada seseorang yang seharusnya membaca surat tersebut, namun tetap tidak diketahui oleh penerima surat lainnya. Sangat cocok digunakan untuk pengiriman surat bisnis secara massal, seperti pemberitahuan.

Salah dalam surat massal, tunjukkan penerima menggunakan kolom “Salin” atau “Kepada”. Beberapa kali dalam setahun saya menerima surat yang mencantumkan 50–90 penerima di kolom “Cc”. Ada pelanggaran privasi. Tidak semua penerima Anda perlu mengetahui dengan siapa lagi Anda bekerja pada topik serupa. Ada baiknya jika ini adalah orang-orang yang saling mengenal. Bagaimana jika ada perusahaan pesaing dalam daftar yang tidak mengetahui satu sama lain? Minimal, Anda harus bersiap untuk penjelasan yang tidak perlu, dan maksimal, mengakhiri kerja sama dengan salah satu dari mereka. Jangan lakukan itu.

Subyek surat itu

Layanan pengiriman surat profesional sering kali menulis (terkadang dengan bijaksana) tentang pentingnya baris subjek email di blog perusahaan mereka. Namun paling sering kita berbicara tentang surat penjualan, di mana subjek suratnya memecahkan masalah “email harus dibuka”.

Kami sedang mendiskusikan korespondensi bisnis sehari-hari. Di sini tema memecahkan masalah “surat dan penulisnya harus mudah diidentifikasi dan kemudian ditemukan.” Selain itu, ketekunan Anda akan kembali kepada Anda dalam bentuk karma dari banyak surat balasan, hanya dengan awalan Ulang: atau FWD, di antaranya Anda harus mencari surat yang diinginkan tentang topik tersebut.

Dua puluh surat adalah volume korespondensi satu hari untuk seorang manajer menengah. Saya tidak berbicara tentang pengusaha dan pemilik bisnis sama sekali; jumlah surat mereka terkadang melebihi 200 atau lebih per hari. Oleh karena itu sekali lagi: jangan mengirim email dengan subjek kosong.

Lantas, bagaimana cara merumuskan subject email dengan benar?

Kesalahan #1 : Hanya nama perusahaan yang di subject. Misalnya, “Langit” dan hanya itu. Pertama, Anda mungkin bukan satu-satunya dari perusahaan Anda yang berkomunikasi dengan rekanan ini. Kedua, topik seperti itu tidak ada gunanya, karena nama perusahaan Anda sudah terlihat dari alamatnya. Ketiga, coba tebak seperti apa kotak surat Anda dengan pendekatan korespondensi ini? Sesuatu seperti ini.

Apakah nyaman untuk mencari topik seperti itu?

Kesalahan #2 : mencolok, judul yang menjual. Sangat bagus jika Anda tahu cara menulis berita utama seperti itu. Namun apakah pantas menggunakan keterampilan ini dalam korespondensi bisnis? Ingat tujuan baris subjek email bisnis: bukan untuk menjual, tetapi untuk memberikan identifikasi dan pencarian.

Teks surat

Ada banyak panduan menulis untuk berbagai kesempatan. Misalnya, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin, dan ahli kata lainnya memiliki banyak informasi berguna. Saya menyarankan Anda untuk membaca artikel mereka, setidaknya untuk meningkatkan literasi umum dan meningkatkan gaya pidato tertulis secara keseluruhan.

Dalam proses menulis surat, kita harus mengambil beberapa keputusan secara berurutan.

Masalah kesopanan . Di awal surat, Anda bisa melontarkan basa-basi atau bahkan kelembutan dalam semangat “Rodya sayangku, sudah lebih dari dua bulan sejak aku berbicara denganmu secara tertulis, yang membuatku sendiri menderita dan bahkan tidak bisa tidur. malam, sambil berpikir.” Sangat sopan dan sangat memakan biaya, baik dari segi waktu untuk menulis pendahuluan tersebut, maupun dari segi waktu lawan bicara untuk membacanya. Korespondensi adalah bisnis, ingat? Bukan esai bergenre epistolary untuk kompetisi atau surat kepada ibu Raskolnikov, melainkan korespondensi bisnis.

Kami menghargai waktu kami dan waktu penerima!

Masuk akal untuk memperkenalkan diri dan mengingat kembali keadaan kenalan Anda dalam surat pertama yang dikirim setelah pertemuan singkat di sebuah pameran. Jika ini merupakan kelanjutan kerjasama atau korespondensi yang sedang berlangsung, pada huruf pertama hari itu kita menulis: “Halo, Ivan”, pada huruf kedua dan selanjutnya: “Ivan,…”.

Menarik . Saya selalu prihatin dengan pertanyaan siapa yang harus dituju dalam surat jika ada beberapa penerima. Baru-baru ini saya menulis surat yang ditujukan kepada tiga gadis bernama Anna. Tanpa ragu, saya menulis “Halo, Anna” dan tidak khawatir. Namun keberuntungan seperti itu tidak selalu terjadi.

Bagaimana jika penerimanya ada tiga atau bahkan tujuh dan namanya tidak sama? Anda dapat mencantumkannya berdasarkan nama: “Selamat siang, Rodion, Pulcheria, Avdotya, dan Pyotr Petrovich.” Tapi itu panjang dan butuh waktu. Anda dapat menulis: “Halo, rekan-rekan!”

Bagi saya sendiri, saya menggunakan aturan menyapa dengan menyebutkan nama orang di kolom “Kepada”. Dan jangan menghubungi mereka yang ada di salinan itu sama sekali. Aturan ini juga memungkinkan Anda untuk lebih akurat menentukan (satu!) penerima surat dan tujuan surat ini.

Kutipan . Seringkali korespondensi adalah rangkaian surat dengan pertanyaan dan jawaban - singkatnya, dialog. Merupakan praktik yang baik untuk tidak menghapus riwayat korespondensi dan menulis tanggapan Anda di bagian atas teks yang dikutip, sehingga ketika Anda kembali ke korespondensi ini seminggu kemudian, Anda dapat dengan mudah membaca dialog dari atas ke bawah, berdasarkan tanggal.

Untuk beberapa alasan, pengaturan default di Mozilla adalah “Tempatkan kursor setelah teks yang dikutip.” Saya sarankan mengubahnya di menu “Alat” → “Opsi Akun” → “Penulisan dan Pengalamatan”. Seharusnya seperti ini.

Tujuan surat itu . Ada dua jenis surat bisnis:

• ketika kita hanya memberi tahu lawan bicara (misalnya, laporan tentang pekerjaan yang dilakukan selama sebulan);
• dan ketika kita menginginkan sesuatu dari lawan bicaranya. Misalnya agar dia menyetujui invoice pembayaran yang terlampir.

Biasanya, surat yang memberi semangat jauh lebih banyak daripada surat laporan. Jika kita ingin mencapai sesuatu dari lawan bicara, sangat penting untuk mengatakannya dalam surat dalam teks biasa. Ajakan bertindak harus disertai dengan nama dan menjadi kalimat terakhir dalam surat.

Salah : “Porfiry Petrovich, saya tahu siapa yang membacok wanita tua itu sampai mati.”

Benar : “Porfiry Petrovich, akulah yang membacok wanita tua itu sampai mati, tolong ambil tindakan untuk menangkapku, aku lelah menderita!”

Mengapa koresponden harus memikirkan apa yang harus Anda lakukan dengan surat ini? Bagaimanapun, dia mungkin membuat keputusan yang salah.

Tanda tangan dalam teks . Dia pasti begitu. Selain itu, semua klien email memungkinkan Anda mengonfigurasi substitusi tanda tangan otomatis, misalnya yang klasik “Hormat kami,…”. Di Mozilla, ini dilakukan di menu “Alat” → “Opsi Akun”.

Menulis kontak di tanda tangan atau tidak adalah masalah pribadi setiap orang. Tetapi jika Anda terhubung dengan penjualan, pastikan untuk menulis. Sekalipun kesepakatan tidak terjadi melalui komunikasi, di kemudian hari Anda akan mudah ditemukan menggunakan kontak dari tanda tangan.

Terakhir, satu lagi fitur badan surat untuk lawan bicara yang tidak suka (tidak bisa, tidak mau, tidak punya waktu) menjawab surat Anda. Harap tunjukkan default di badan surat. Misalnya, “Porfiry Petrovich, jika Anda tidak datang untuk menangkap saya sebelum pukul 12:00 hari Jumat, maka saya menganggap diri saya diberi amnesti.” Tentu saja tenggat waktunya harus realistis (Anda tidak boleh mengirimkan SMS dari contoh pada hari Jumat pukul 11:50). Penerima harus mampu secara fisik membaca dan menindaklanjuti surat Anda. “Keheningan” seperti itu membebaskan Anda dari tanggung jawab atas kegagalan lawan bicara dalam merespons. Seperti biasa, Anda perlu mendekati penggunaan fitur ini dengan bijak. Jika seseorang membalas surat Anda tepat waktu dan teratur, ultimatum seperti itu mungkin, jika tidak menyinggung perasaannya, akan sedikit membuatnya stres atau membuat dia memutuskan untuk tidak menjawab surat itu sekarang, tetapi membuat Anda menunggu hingga hari Jumat.

Lampiran

Surat sering kali dilengkapi dengan lampiran: resume, proposal komersial, perkiraan, jadwal, pindaian dokumen - alat yang sangat berguna dan sekaligus sumber kesalahan umum.

Kesalahan : ukuran investasi yang besar. Saya sering menerima email dengan lampiran berukuran hingga 20 MB. Biasanya, ini adalah pindaian beberapa dokumen dalam format TIFF, dengan resolusi 600dpi. Program email koresponden hampir pasti akan terhenti selama beberapa menit dalam upaya sia-sia untuk memuat pratinjau lampiran. Dan amit-amit penerimanya mencoba membaca surat ini di smartphone...

Secara pribadi, saya langsung menghapus surat-surat tersebut. Tidak ingin email Anda berakhir di sampah sebelum terbaca? Periksa ukuran investasinya. Disarankan ukurannya tidak lebih dari 3 MB.

Apa yang harus dilakukan jika melebihi?

• Coba konfigurasi ulang pemindai Anda ke format dan resolusi lain. Misalnya, PDF dan 300dpi menghasilkan pindaian yang cukup mudah dibaca.
• Pikirkan tentang program seperti pengarsip WinRar atau 7zip. Beberapa file terkompres dengan sempurna.
• Apa yang harus dilakukan jika lampirannya sangat besar dan Anda tidak dapat mengompresnya? Misalnya, database akuntansi yang hampir kosong berbobot 900 MB. Penyimpanan informasi cloud akan membantu: Dropbox, Google Drive, dan sejenisnya. Beberapa layanan, seperti Mail.ru, secara otomatis mengubah lampiran berukuran besar menjadi tautan ke penyimpanan cloud. Namun saya lebih suka mengelola sendiri informasi yang disimpan di cloud, jadi saya tidak menerima otomatisasi dari Mail.ru.

Dan satu lagi rekomendasi yang tidak sepenuhnya jelas tentang investasi adalah mereka Nama . Itu harus dapat dimengerti dan diterima oleh penerimanya. Suatu ketika kami di perusahaan sedang mempersiapkan proposal komersial atas nama... biarlah Fyodor Mikhailovich Dostoevsky. Saya menerima surat dari manajer dengan draft CP untuk persetujuan, dan lampirannya menyertakan file bernama “ForFedi.docx”. Manajer yang mengirimi saya ini melakukan dialog seperti ini:

Manajer yang terhormat, apakah Anda secara pribadi siap untuk mendekati pria terhormat ini dan memanggilnya Fedya secara langsung?

Entah bagaimana, tidak, dia adalah pria yang dihormati, semua orang memanggilnya dengan nama depan dan patronimiknya.

Mengapa Anda memberi nama lampiran tersebut “Untuk Fedi”? Jika saya mengirimkannya sekarang, apakah menurut Anda dia akan membeli kapak dari kami menggunakan CP ini?

Aku akan mengganti namanya nanti...

Mengapa menyiapkan bom waktu - penolakan klien potensial - atau membuat pekerjaan ekstra untuk diri Anda sendiri dengan mengganti nama file? Mengapa tidak segera memberi nama lampiran dengan benar: “Untuk Fyodor Mikhailovich.docx” atau bahkan lebih baik lagi - “KP_Sky_Axes.docx”.

Jadi, kurang lebih kita telah memilah email sebagai “wajah”. Mari kita beralih ke email sebagai alat untuk bekerja secara efektif dan membicarakan komponen gangguannya.

Bekerja dengan surat

Email adalah pengalih perhatian yang kuat. Seperti halnya gangguan apa pun, email perlu ditangani dengan memperketat peraturan dan memperkenalkan jadwal kerja.

Minimal, Anda harus mematikan SEMUA notifikasi tentang kedatangan email. Jika klien email dikonfigurasi secara default, Anda akan diberitahu dengan sinyal suara, ikon di sebelah jam akan berkedip, dan pratinjau surat akan ditampilkan. Singkatnya, mereka akan melakukan segalanya untuk pertama-tama menjauhkan Anda dari pekerjaan yang melelahkan, dan kemudian menjerumuskan Anda ke dalam jurang surat yang belum dibaca dan surat yang belum dilihat - dikurangi satu atau dua jam dari hidup Anda.

Beberapa orang memiliki kemauan yang kuat yang memungkinkan mereka untuk tidak terganggu oleh pemberitahuan, tetapi orang biasa lebih baik tidak menggoda nasib dan mematikannya. Di Mozilla Thunderbird, ini dilakukan melalui menu "Alat" → "Pengaturan" → "Umum" → "Saat pesan baru muncul."

Jika tidak ada pemberitahuan, bagaimana Anda bisa memahami bahwa surat telah sampai?

Sangat sederhana. Anda sendiri, secara sadar, menyisihkan waktu untuk memilah-milah email Anda, membuka klien email Anda dan melihat semua pesan yang belum dibaca. Hal ini dapat dilakukan dua kali sehari, misalnya saat makan siang dan malam hari, atau pada saat downtime yang terpaksa, misalnya saat kemacetan lalu lintas.

Orang sering bertanya, bagaimana dengan waktu respons dan surat mendesak? Saya menjawab: Anda tidak memiliki surat penting di surat Anda. Kecuali Anda bekerja di departemen dukungan pelanggan (departemen ini memiliki aturannya sendiri untuk menangani surat).

Jika ada surat mendesak, pengirim akan memberitahu Anda tentang hal ini melalui saluran lain - telepon, SMS, Skype. Kemudian Anda secara sadar akan masuk ke klien email Anda dan memproses email penting. Semua pakar manajemen waktu (misalnya, Gleb Arkhangelsky dengan “Time Drive”) menyatakan respons standar terhadap email dalam waktu 24 jam. Ini adalah aturan sopan santun yang normal - jangan mengharapkan balasan instan melalui email dari lawan bicara Anda. Jika ada surat yang mendesak, beritahukan melalui saluran komunikasi yang lebih cepat.

Jadi, kami mematikan notifikasi dan sekarang menghidupkan klien email sesuai jadwal kami.

Apa yang harus dilakukan ketika kita membuka surat dan terlibat dalam aktivitas yang disebut “menyortir email”? Dimana awal dan akhir pekerjaan ini?

Saya telah mendengar banyak tentang sistem zero inbox, namun sayangnya saya belum pernah bertemu satu orang pun yang menggunakannya. Saya harus menemukan kembali roda saya. Ada artikel tentang topik ini di Lifehacker. Misalnya, " ". Di bawah ini saya akan berbicara tentang sistem zero inbox menurut interpretasi saya. Saya akan berterima kasih jika guru GTD memberikan komentar dan menambah atau memperbaiki sistem yang dijelaskan.

Penting untuk dipahami dan diterima bahwa email bukanlah penjadwal tugas atau arsip untuk aktivitas Anda. Oleh karena itu, folder Kotak Masuk harus selalu kosong. Setelah Anda mulai memilah-milah kotak masuk Anda, jangan berhenti atau terganggu oleh apa pun sampai Anda mengosongkan folder ini.

Apa yang harus dilakukan dengan email di kotak masuk Anda? Anda harus membaca setiap huruf secara berurutan dan menghapusnya. Ya, sorot saja dan tekan Delete pada keyboard Anda. Jika Anda tidak sanggup menghapus surat itu, Anda harus memutuskan apa yang harus dilakukan dengannya.

1. Bisakah Anda menjawabnya dalam tiga menit? Apakah saya perlu menjawabnya? Ya, perlu, dan jawabannya tidak lebih dari tiga menit, lalu segera jawab.
2. Anda harus menjawab, namun mempersiapkan jawaban akan memakan waktu lebih dari tiga menit. Jika Anda menggunakan penjadwal tugas yang memungkinkan Anda mengubah email menjadi tugas, ubah email menjadi tugas dan lupakan sejenak. Misalnya, saya menggunakan layanan Doit.im yang sangat bagus. Ini memungkinkan Anda membuat alamat email pribadi: Anda meneruskan surat itu ke sana, dan itu berubah menjadi tugas. Namun jika Anda tidak memiliki penjadwal tugas, pindahkan huruf tersebut ke subfolder “0_Run”.
3. Setelah membalas surat dengan cepat, mengubahnya menjadi tugas, atau sekadar membacanya, Anda perlu memutuskan apa yang harus dilakukan selanjutnya dengan pesan ini: menghapusnya atau mengirimkannya ke salah satu folder untuk penyimpanan jangka panjang.

Berikut adalah folder penyimpanan jangka panjang yang saya miliki.

• 0_Jalankan. Saya tidak memiliki folder seperti itu, tetapi jika Anda tidak memiliki perencana, saya ulangi, Anda dapat meletakkan surat-surat yang memerlukan pengerjaan mendetail di sini. Folder ini juga perlu dibersihkan secara teratur, tetapi dengan pendekatan yang bijaksana pada waktu yang khusus dialokasikan untuk ini.
• 1_Ref. Di sini saya menaruh surat dengan informasi latar belakang: surat selamat datang dengan login dari berbagai layanan web, tiket penerbangan yang akan datang, dan sebagainya.
• 2_Proyek. Arsip korespondensi tentang mitra dan proyek yang saat ini memiliki hubungan disimpan di sini. Tentu saja, folder terpisah telah dibuat untuk setiap proyek atau mitra. Di folder partner saya menaruh surat tidak hanya dari karyawannya, tapi juga surat dari karyawan Neb yang berhubungan dengan partner ini. Sangat nyaman: jika perlu, semua korespondensi mengenai proyek tersedia dalam beberapa klik.
• 3_Museum. Di sinilah saya meletakkan surat-surat yang sayang untuk dihapus, dan manfaatnya tidak jelas. Selain itu, folder dengan proyek tertutup dari “2_Projects” bermigrasi ke sini. Singkatnya, “Museum” menyimpan kandidat pertama yang akan disingkirkan.
• 4_Dokumen. Berikut adalah surat-surat dengan contoh dokumen elektronik yang mungkin berguna di kemudian hari untuk akuntansi, misalnya laporan rekonsiliasi dari klien, tiket perjalanan yang dilakukan. Folder tersebut memiliki banyak kesamaan dengan folder “2_Projects” dan “1_Reference”, hanya informasi akuntansi yang disimpan di dalamnya, dan informasi manajemen disimpan di folder “2_Projects”. Di “4_Documents” ada informasi mati, dan di “2_Projects” ada informasi aktif.
• 5_Pengetahuan. Di sini saya hanya memasang buletin yang sangat berguna yang ingin saya kembalikan setelah beberapa saat untuk mendapatkan inspirasi atau mencari solusi.

Ada pengaturan klien email lain yang penting untuk pengoperasian sistem ini. Pertama, secara default di Thunderbird ada kotak centang “Tandai pesan sebagai telah dibaca”. Saya lebih suka melakukan ini secara sadar, jadi turunlah! Untuk melakukan ini, buka menu “Alat” → “Pengaturan” → “Lanjutan” → “Pembacaan dan Tampilan”.

Kedua, kami menggunakan filter . Sebelumnya, saya aktif menggunakan filter yang secara otomatis meneruskan surat ke folder yang sesuai berdasarkan alamat pengirim. Misalnya, surat dari seorang pengacara dipindahkan ke folder “Pengacara”. Saya meninggalkan pendekatan ini karena beberapa alasan. Pertama: surat dari pengacara dalam 99% kasus berhubungan dengan suatu proyek atau mitra, yang berarti harus dipindahkan ke folder mitra atau proyek tersebut. Kedua: Saya memutuskan untuk menambah kesadaran. Anda sendiri yang harus memutuskan di mana surat tertentu harus disimpan, dan akan lebih mudah untuk mencari pesan yang belum diproses hanya di satu tempat - di kotak masuk. Sekarang saya menggunakan filter hanya untuk mengatur surat-surat biasa otomatis dari berbagai sistem ke dalam folder, yaitu surat-surat yang tidak mengharuskan saya mengambil keputusan. Filter di Mozilla Thunderbird dikonfigurasikan di menu “Alat” → “Filter Pesan”.

Jadi, dengan pendekatan yang tepat, email akan memakan waktu 10 hingga 60 menit sehari, tergantung pada volume korespondensi.

Ya, dan satu hal lagi. Apakah Anda sudah mematikan notifikasi kedatangan surat baru? ;)