Gambaran di atas menunjukkan bagaimana pembagian informasi meluas ke berbagai bagian organisasi dan kaitannya dengan kinerja organisasi. Tentu saja Anda tahu bahwa berbagi informasi dalam organisasi tidak selalu seefektif yang seharusnya. Faktanya, orang-orang berkomunikasi satu sama lain kurang efektif dibandingkan yang mereka kira.

Fakta tersebut digambarkan oleh Rensis Likert ketika mempelajari pekerjaan mandor dan bawahannya di salah satu perusahaan pelayanan publik.

CONTOH 6.1.

Cara menggunakan rumor

Setelah saya mengidentifikasi saluran rumor di kantor, saya segera belajar cara mengeksploitasinya.

Saya secara berkala mengatur kebocoran informasi dan mempelajari reaksinya melalui saluran umpan balik dalam sistem ini, sebelum mengambil keputusan atau mengubah sesuatu dalam tindakan saya. Inilah cara saya mengidentifikasi kemungkinan reaksi orang-orang. Jika ternyata menguntungkan, saya melaksanakan apa yang direncanakan; jika tidak, saya memikirkan kembali rencana tindakan tersebut. Kebetulan saya menunggu dengan inovasi, memberi berita dorongan pada gelombang rumor lainnya, atau bertindak sesuai rencana yang sama, tetapi lebih hati-hati.

Sekitar seminggu sekali saya bertanya kepada sekretaris saya, “Apa kabar baru, Sarah?” Mengetahui bahwa saya tidak tertarik dengan urusan pribadi karyawan, tetapi hanya membutuhkan informasi terkait bisnis, Sarah lebih dari satu kali memberikan kabar menarik dan penting kepada saya. Dia pernah memperingatkan saya bahwa pada pertemuan berikutnya salah satu manajer akan mengusulkan reorganisasi, sehingga departemen saya akan berada di bawah kendalinya.

Dia adalah salah satu dari generasi “pembangun kerajaan”, dan saya akan menjadi salah satu korbannya.

Menerima peringatan terlebih dahulu berarti mempersenjatai diri terlebih dahulu untuk melawan, jadi saya dengan tenang merencanakan strategi balasan saya. Saya beralih ke "pencipta kerajaan" dengan proposal untuk memindahkan departemennya ke subordinasi saya. Dia sangat tersiksa, menjelaskan mengapa hal ini tidak dapat dilakukan, sehingga dia bahkan tidak menjawab pertanyaan mengenai departemen saya. Saya kemudian meminta Sarah untuk berkomunikasi melalui rumor yang beredar bahwa jika manajer ini meninggalkan departemen saya, saya akan melakukan hal yang sama kepadanya. Saya dan dia tidak pernah bertatap muka dan tidak mengakui secara lantang bahwa ada konflik. Namun, melalui saluran rumor, jawabannya datang kepada saya: “Perdamaian”; dan hubungan kami tetap damai selama dia dan saya bekerja di organisasi ini.

Sumber kutipan dari William A. Delaney, "Sekretaris Grapevine", Manajemen Pengawasan, Maret 1983, hal. 33.

Meskipun 85% supervisor percaya bahwa bawahannya merasa bebas mendiskusikan masalah bisnis yang penting, hanya 51% bawahannya yang benar-benar merasakan kebebasan tersebut. Dalam penelitian lain, seorang kepala departemen mencatat instruksi atau keputusan yang dikomunikasikan kepada bawahannya pada 165 kesempatan khusus. Dilihat dari catatan bawahannya, mereka hanya mengetahui 84 ​​pesan seperti itu. Seorang peneliti menganalisis kinerja sebuah perusahaan layanan kesehatan di California dan menemukan perbedaan yang signifikan antara manajer tingkat senior, menengah, dan bawah dalam cara mereka menilai efektivitas komunikasi dalam organisasi mereka.

Selain itu, dalam banyak kasus, pesan yang dikirimkan disalahpahami sehingga pertukaran informasi menjadi tidak efektif. John Miner, seorang peneliti manajemen terkemuka, menunjukkan bahwa, sebagai aturan, hanya 50% upaya pertukaran informasi menghasilkan kesepakatan bersama antara komunikan. Paling sering, alasan rendahnya efisiensi adalah melupakan fakta bahwa komunikasi itu penting ini adalah pertukaran.

Selama pertukaran, kedua belah pihak berperan aktif. Misalnya, jika Anda, sebagai seorang manajer, menjelaskan kepada salah satu bawahan Anda bagaimana pekerjaan perlu diubah, ini hanyalah permulaan dari pertukaran. Agar komunikasi menjadi efektif, bawahan Anda harus mengomunikasikan kepada Anda bagaimana dia memahami tugas dan harapan Anda terhadap kinerjanya. Pertukaran informasi hanya terjadi ketika satu pihak “menawarkan” informasi dan pihak lain merasakannya. Agar hal ini terjadi, perhatian harus diberikan pada proses komunikasi.

PROSES KOMUNIKASI adalah pertukaran informasi antara dua orang atau lebih.

Tujuan utama dari proses komunikasi adalah untuk memastikan pemahaman tentang informasi yang dipertukarkan, yaitu. pesan. Namun, fakta pertukaran informasi tidak menjamin efektivitas komunikasi antara orang-orang yang berpartisipasi dalam pertukaran tersebut. Anda sendiri tentunya pernah menjumpai kasus pertukaran informasi yang tidak efektif dengan teman, keluarga, dan rekan kerja di tempat kerja. Untuk lebih memahami proses pertukaran informasi dan kondisi efektivitasnya, perlu dipahami tahapan proses yang melibatkan dua orang atau lebih.

Elemen dan tahapanproseskomunikasi

Ada empat elemen dasar dalam proses pertukaran informasi.

1. Pengirim, seseorang yang menghasilkan ide atau mengumpulkan informasi dan mengkomunikasikannya.

2. Pesan, informasi sebenarnya dikodekan menggunakan simbol.

3. Saluran, sarana penyampaian informasi.

4. Penerima, orang yang menerima informasi tersebut dan siapa yang menafsirkannya.

Saat bertukar informasi, pengirim dan penerima melalui beberapa tahapan yang saling berhubungan. Tugas mereka adalah menyusun pesan dan menggunakan saluran tersebut untuk menyampaikannya sedemikian rupa sehingga kedua belah pihak memahami dan berbagi ide aslinya. Hal ini sulit dilakukan, karena setiap tahapan juga merupakan titik di mana maknanya bisa terdistorsi atau hilang sama sekali. Tahapan yang saling berhubungan tersebut adalah:

1. Lahirnya sebuah ide.

2. Pengkodean dan pemilihan saluran.

3. Pemindahan.

Beras. 6.1. Model sederhana dari proses pertukaran informasi.

Tahapan ini diilustrasikan pada Gambar. 6.1. berupa model sederhana proses komunikasi.

Meskipun seluruh proses komunikasi sering kali selesai dalam beberapa detik, sehingga sulit untuk memisahkan tahapan-tahapannya, kami akan menganalisis tahapan-tahapan ini untuk menunjukkan masalah apa yang dapat muncul di berbagai titik. Analisis ini seperti mengkaji secara cermat setiap frame dari sebuah episode pendek pada film.

ASAL USUL SUATU IDE. Pertukaran informasi diawali dengan perumusan ide atau pemilihan informasi. Pengirim memutuskan ide atau pesan bermakna apa yang harus dipertukarkan. Sayangnya, banyak upaya komunikasi yang gagal pada tahap pertama ini karena pengirim tidak menghabiskan cukup waktu untuk memikirkan ide tersebut. Keith Davis menekankan pentingnya langkah ini: “Pesan yang buruk tidak akan membaik di kertas mengkilap atau dengan meningkatkan kekuatan pengeras suara. Motif utama panggungnya adalah “jangan mulai berbicara sebelum Anda mulai berpikir”.

Penting untuk diingat bahwa gagasan tersebut belum diubah menjadi kata-kata atau memperoleh bentuk lain yang dapat digunakan untuk pertukaran informasi. Pengirim tinggal memutuskan konsep mana yang ingin dijadikan subjek pertukaran informasi. Untuk melakukan pertukaran secara efektif, ia harus mempertimbangkan banyak faktor. Misalnya, seorang manajer yang ingin bertukar informasi penilaian kinerja harus jelas bahwa tujuannya adalah untuk mengkomunikasikan informasi spesifik kepada bawahan mengenai kekuatan dan kelemahan mereka dan bagaimana kinerja mereka dapat ditingkatkan. Idenya tidak boleh berupa pujian atau kritik umum yang samar-samar terhadap perilaku bawahan.

Contoh ini juga menunjukkan hubungan antara persepsi dan komunikasi. Seorang pemimpin yang menganggap bawahannya mampu berkembang dan berkembang, sehingga membutuhkan informasi untuk menilai hasil pekerjaannya, kemungkinan besar akan memiliki ide-ide praktis dan positif untuk bertukar informasi tentang topik tersebut pada hakikatnya. Seorang manajer yang memandang bawahannya sebagai anak-anak yang menunggu untuk dikoreksi dan diarahkan kemungkinan besar akan memasukkan kritik negatif yang melekat dalam cara berpikir seperti itu ke dalam gagasannya.

Contoh lain dari potensi masalah selama fase ide datang dari seorang manajer toko yang baru saja menerima pesan dari manajemen senior bahwa perusahaan perlu meningkatkan produksi video game sebesar 6% tanpa menaikkan upah lembur. Jika manajer toko gagal menemukan cara terbaik untuk mengkomunikasikan informasi ini kepada bawahannya dan mengirimkan pesan kembali kepada mereka persis seperti yang diterima, kesalahpahaman dapat terjadi karena para pekerja hanya akan memahami fakta bahwa perubahan diperlukan. Jika manajer benar-benar memikirkan ide-ide yang perlu dikomunikasikan, dia mungkin sampai pada kesimpulan berikut:

1.Pekerja harus mengerti yang sebenarnya perubahan yang dibutuhkan adalah peningkatan volume produksi sebesar 6% tanpa tambahan waktu lembur.

2. Pekerja harus mengerti Mengapa perubahan-perubahan ini diperlukan, jika tidak, mereka mungkin menyimpulkan bahwa perusahaan berusaha memeras lebih banyak dari mereka dan membayar lebih sedikit, dan memberontak.

3. Pekerja harus memahami Bagaimana perubahan harus dilakukan - kualitas produk dan tingkat kerusakan tidak boleh berubah karena peningkatan produksi, jika tidak, efisiensi dapat menurun daripada meningkat, seperti yang disyaratkan oleh manajemen senior dalam pesan mereka.

Manajer yang berkomunikasi dengan buruk mungkin mempunyai kinerja yang buruk karena begitulah perilaku manajemen senior terhadap mereka. Faktanya adalah bahwa manajer senior sering kali menjadi panutan bagi perilaku bawahannya. Jika pemimpin kita bersifat memaksa atau tidak terbuka dalam berbagi informasi dengan kita, kita mungkin akan berperilaku sama ketika berbagi informasi dengan bawahan kita. Namun, Anda berada di posisi yang berbeda dengan atasan Anda. Oleh karena itu, tidak perlu bertindak dengan gaya yang sama, meskipun gaya tersebut efektif. Yang diperlukan sebenarnya adalah merealisasikan gagasan apa yang ingin disampaikan sebelum cara Anda mengirimkan pesan, dan keyakinan akan kecukupan dan kesesuaian ide-ide Anda dengan mempertimbangkan situasi dan tujuan tertentu.

KODE DAN PEMILIHAN SALURAN. Sebelum menyampaikan suatu gagasan, pengirim harus menyandikannya secara simbolis dengan menggunakan kata-kata, intonasi, dan gerak tubuh (bahasa tubuh). Pengkodean ini mengubah ide menjadi pesan.

Pengirim juga harus memilih saluran yang kompatibel dengan jenis simbol yang digunakan untuk pengkodean. Beberapa saluran yang umum dikenal mencakup transmisi ucapan dan materi tertulis, serta komunikasi elektronik, termasuk jaringan komputer, email, kaset video, dan konferensi video. Jika saluran tidak cocok untuk perwujudan fisik simbol, transmisi tidak dapat dilakukan. Sebuah gambar terkadang dapat menyampaikan ribuan kata, namun tidak jika mengirim pesan melalui telepon. Demikian pula, mungkin tidak mungkin untuk berbicara dengan semua karyawan sekaligus. Memo dapat dikirim sebelum pertemuan kelompok kecil untuk memastikan pesan dipahami dan menerima isu tersebut.

Jika saluran yang digunakan tidak sesuai dengan ide yang dihasilkan pada tahap pertama, pertukaran informasi akan menjadi kurang efektif. Misalnya, seorang manajer ingin memperingatkan bawahannya bahwa pelanggaran serius terhadap langkah-langkah keamanan tidak diperbolehkan, dan melakukan ini selama percakapan ringan sambil minum kopi atau dengan mengiriminya pesan pada kesempatan tersebut. Namun, saluran-saluran ini mungkin tidak menyampaikan keseriusan pelanggaran seefektif surat atau pertemuan resmi. Demikian pula, mengirimkan catatan kepada bawahan tentang keistimewaan pencapaiannya tidak akan menyampaikan pesan betapa pentingnya kontribusinya terhadap pekerjaan, juga tidak akan seefektif percakapan langsung yang diikuti dengan surat resmi yang menyatakan terima kasih dan juga bonus.

Pilihan media komunikasi tidak boleh dibatasi pada satu saluran saja. Seringkali diinginkan untuk menggunakan dua atau lebih media komunikasi secara bersamaan. Prosesnya menjadi lebih kompleks karena pengirim harus mengurutkan penggunaan sarana tersebut dan menentukan interval waktu dalam urutan transfer informasi. Namun, penelitian menunjukkan bahwa menggunakan komunikasi lisan dan tulisan secara bersamaan biasanya lebih efektif dibandingkan, katakanlah, komunikasi tertulis saja. Membahas hasil penelitian ini, Profesor Terrence Mitchell menyatakan: "Kesimpulan utama dari penelitian ini adalah bahwa komunikasi lisan dan tertulis kemungkinan besar akan membuat pertukaran informasi lebih efektif dalam banyak kasus." Berfokus pada kedua saluran memaksa Anda untuk mempersiapkan diri lebih matang dan mencatat parameter situasi secara tertulis. Namun, setiap pertukaran informasi tidak boleh ditulis secara tertulis. Dalam hal ini, arus kertas menjadi tidak terkendali.

Tahap kedua akan menjadi lebih jelas jika kita menganggapnya sebagai operasi pengemasan. Banyak produk yang benar-benar bagus tidak laku sampai produk tersebut dikemas sedemikian rupa sehingga konsumen menganggapnya jelas dan menarik. Demikian pula, banyak orang yang memiliki ide-ide hebat gagal mengemasnya dengan simbol-simbol dan menyalurkannya ke dalam saluran-saluran yang bermakna dan menarik bagi penerimanya. Ketika hal ini terjadi, idenya, meskipun bagus, sering kali tidak mendapatkan “penjualan”.

SIARAN. Pada tahap ketiga, pengirim menggunakan saluran untuk menyampaikan pesan (ide yang dikodekan atau serangkaian ide) kepada penerima. Kita berbicara tentang transmisi fisik sebuah pesan, yang banyak orang salah mengira sebagai proses komunikasi itu sendiri. Pada saat yang sama, seperti yang telah kita lihat, komunikasi hanyalah salah satu tahapan terpenting yang harus dilalui untuk menyampaikan suatu gagasan kepada orang lain.

DEKODE. Setelah pengirim mengirimkan pesan, penerima menerjemahkannya. Penguraian kode - itu adalah penerjemahan simbol-simbol pengirim ke dalam pikiran penerima. Jika simbol-simbol yang dipilih oleh pengirim mempunyai arti yang persis sama bagi penerima, maka penerima akan mengetahui dengan pasti apa yang ada dalam pikiran pengirim ketika idenya dirumuskan. Jika tidak diperlukan reaksi terhadap gagasan tersebut, proses pertukaran informasi harus berakhir di situ.

Namun, karena sejumlah alasan, yang akan dibahas di bawah, penerima mungkin memberikan makna yang sedikit berbeda pada pesan tersebut dibandingkan dengan yang ada di kepala pengirim. Dari sudut pandang manajer, pertukaran informasi harus dianggap efektif jika penerima menunjukkan pemahaman terhadap gagasan tersebut dengan melakukan tindakan yang diharapkan pengirim darinya.

Perkenalan... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2

1. Ciri-ciri umum proses komunikasi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

1.1 Konsep dan pembentukan proses komunikasi. . . . . . . . . . . . . . . . .3

1.2 Unsur dan tahapan proses komunikasi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5

2.Jenis komunikasi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

3. Kesulitan dalam pengembangan komunikasi dan cara memperbaiki sistem komunikasi. . 15

3.1Masalah utama komunikasi dalam manajemen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

3.2 Cara meningkatkan proses komunikasi dalam suatu organisasi.20

Kesimpulan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Referensi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

Perkenalan

Dalam kegiatan bersama, masyarakat bertukar berbagai gagasan, gagasan, pandangan, saran, pengetahuan, dan sikap.

Semua ini dapat dianggap sebagai informasi, dan proses komunikasi itu sendiri dapat direpresentasikan sebagai proses pertukaran informasi. Justru karena pertukaran informasi dibangun dalam semua jenis aktivitas manajemen utama, maka kita menyebut komunikasi sebagai proses penghubung. Dan salah satu alat manajemen terpenting di tangan seorang manajer adalah informasi yang dimilikinya. Dengan menggunakan dan mengirimkan informasi ini, serta menerima umpan balik, ia mengatur, memimpin dan memotivasi bawahan. Oleh karena itu, banyak hal bergantung pada kemampuannya untuk menyampaikan informasi sedemikian rupa sehingga persepsi yang paling memadai atas informasi tersebut dapat dicapai oleh mereka yang dituju.

Jika komunikasi buruk, keputusan mungkin salah, orang mungkin salah memahami apa yang diinginkan manajemen dari mereka, atau, pada akhirnya, hubungan antarpribadi mungkin terganggu. Efektivitas komunikasi sering kali menentukan kualitas keputusan dan bagaimana keputusan tersebut akan diimplementasikan.

Hampir tidak mungkin untuk melebih-lebihkan pentingnya komunikasi dalam manajemen. Hampir segala sesuatu yang dilakukan manajer untuk membantu organisasi mencapai tujuannya memerlukan komunikasi yang efektif. Jika masyarakat tidak dapat bertukar informasi, mereka tidak akan dapat bekerja sama, merumuskan tujuan dan mencapainya. Komunikasi adalah proses kompleks yang terdiri dari langkah-langkah yang saling bergantung. Masing-masing langkah ini sangat diperlukan agar pemikiran kita dapat dimengerti oleh orang lain. Setiap langkah adalah suatu titik di mana jika kita ceroboh dan tidak memikirkan apa yang kita lakukan, maka maknanya bisa hilang.

1. Ciri-ciri umum proses komunikasi

1.1 Konsep dan pembentukan proses komunikasi

Istilah “komunikasi” berasal dari kata Latin “communication” yang berarti “pesan”, “hubungan”.

Komunikasi adalah proses pertukaran informasi antara dua orang. Untuk menjalankan seluruh fungsi manajemen, diperlukan pengambilan keputusan (sebagai hakikat manajemen itu sendiri), serta pertukaran informasi untuk mengembangkan keputusan yang dapat dipahami oleh seluruh anggota, departemen, dan lingkungan organisasi.

Dalam proses komunikasi, informasi ditransfer dari satu subjek ke subjek lainnya. Subjek dapat berupa individu, kelompok, dan seluruh organisasi. Dalam hal pertama, komunikasi bersifat interpersonal dan dilakukan dengan cara penyampaian gagasan, fakta, pendapat, persepsi, sikap, dan lain-lain dari satu orang ke orang lain dalam bentuk lisan, tulisan, atau bentuk lain dengan tujuan memperoleh reaksi yang diinginkan dalam bentuk apa pun. tanggapan. Komunikasi antarpribadi yang efektif sangat penting bagi keberhasilan organisasi karena beberapa alasan:

Pertama, penyelesaian banyak masalah manajemen didasarkan pada interaksi langsung orang-orang dalam berbagai peristiwa;

Kedua, komunikasi antarpribadi mungkin merupakan cara terbaik untuk mendiskusikan dan menyelesaikan masalah yang bercirikan kedekatan dan ambiguitas.

Komunikasi dianggap sebagai fenomena dan proses. Sebagai sebuah fenomena, komunikasi merupakan norma-norma yang ditetapkan (aturan, instruksi, regulasi) interaksi antara orang-orang dalam organisasi dari bentuk organisasi yang sesuai. Bagaimana proses komunikasi mencerminkan prinsip dan pola hubungan antar manusia. Hubungan ini dapat ditandai dengan dukungan penuh dari rekan kerja, manajer atau bawahan, atau dengan adanya kontradiksi di antara mereka.

Saat menyampaikan pesan strategis kepada kelompok penerima yang berbeda, kata-katanya harus bervariasi. Biasanya, kepala aparatur eksekutif manajemen bertindak sebagai cadangan yang lebih layak, mampu menyelesaikan tugas yang langsung diberikan kepada pegawai pimpinan. Bentuk seruan dapat bervariasi dari slogan-slogan yang energik hingga dokumen yang luas dan rinci. Salah satu cara untuk membuat strategi organisasi dapat dimengerti adalah dengan menerjemahkannya ke dalam istilah operasional.

Jika misi manajemen ditujukan untuk menciptakan keunggulan kompetitif dan memodernisasi produk, maka esensi perubahan organisasi menjadi lebih jelas. Hal ini juga berlaku dalam pelaksanaan perubahan struktur organisasi dan kebijakan investasi. Akuisisi dan penjualan perusahaan, perubahan struktur biaya dan investasi modal, serta pergeseran filosofi manajemen dan revisi pasar dan target. Dengan demikian, efektivitas komunikasi dapat ditingkatkan dengan memberikan informasi yang kurang lebih rinci kepada kelompok penerima yang sama pada interval waktu yang berbeda. Namun, hambatan yang ketat harus diterapkan untuk menghiasi pesan-pesan strategis dengan kalimat retoris, yang tentu saja menimbulkan keraguan mengenai ketulusan penulis dokumen tersebut.

Salah satu kesalahan yang paling umum dilakukan adalah praktik komunikasi berlebihan di waktu yang tidak tepat. Di sisi lain, komunikasi saat ini memiliki banyak sekali sarana, namun efektivitasnya tidak ada satupun yang dapat dibandingkan dengan daya tarik langsung dari individu, yang melambangkan proses perubahan organisasi. Itulah sebabnya kemampuan berkomunikasi – kemampuan bersosialisasi – merupakan salah satu kualitas utama seorang pemimpin sejati. Tanpa komunikasi, kegiatan bersama dan pengelolaan tidak mungkin terjadi, karena di satu sisi menggunakan bentuk-bentuk komunikasi yang sudah ada dan sudah mapan, dan di sisi lain, membentuk bentuk-bentuk komunikasi yang memudahkan baik kegiatan bersama maupun pengelolaannya. Ada dua aspek komunikasi:

-informasional- mengkarakterisasi proses pergerakan informasi;

-pribadi- mengkarakterisasi interaksi individu.

Kedua aspek ini mempunyai keterkaitan yang erat satu sama lain. Interaksi individu sebagian besar dilakukan melalui pergerakan informasi, tetapi tidak sepenuhnya direduksi menjadi proses informasi, karena komunikasi tidak hanya melibatkan transmisi dan penerimaan informasi, tetapi juga penilaian pribadi dan interpretasi individu.

1.2 Unsur dan tahapan proses komunikasi

Utama tujuan dari proses komunikasi- adalah untuk memastikan pemahaman tentang informasi yang menjadi subjek pertukaran, yaitu pesan. Namun, fakta pertukaran informasi tidak menjamin efektivitas komunikasi antara masyarakat dan organisasi yang berpartisipasi dalam pertukaran tersebut. Dalam proses pertukaran informasi, empat elemen dasar dapat dibedakan:

1.Pengirim- seseorang yang membentuk atau memilih ide untuk dikomunikasikan, mengumpulkan atau memilih informasi, menyandikan pesan dan mengirimkannya.

2.Pesan - esensi informasi yang dikirimkan secara lisan atau dikodekan menggunakan simbol.

3.Saluran– sarana transmisi informasi.

4.Penerima– orang yang menerima informasi tersebut dan menerima pesan tersebut, menerjemahkan dan memahaminya.

Saat bertukar informasi, pengirim dan penerima melalui beberapa tahapan yang saling terkait:

Lahirnya sebuah ide;

Pengkodean pesan;

Pemilihan saluran pesan;

Decoding (decoding) sebuah pesan.

Tugas tahapan proses komunikasi yang saling terkait adalah menyusun pesan dan menggunakan saluran untuk menyampaikannya sedemikian rupa sehingga kedua pihak dalam proses (pengirim dan penerima) memahami dan berbagi ide awal. Hal ini tidak selalu mudah untuk dicapai, karena... Pada setiap tahap, makna informasi dapat terdistorsi atau hilang sama sekali.

Tahap pertama adalah lahirnya sebuah ide. Pertukaran informasi diawali dengan pembentukan ide atau pemilihan informasi. Pengirim memutuskan ide atau pesan bermakna apa yang harus dipertukarkan. Kemungkinan kesalahpahaman dan bahkan prasyarat konflik sudah dapat terjadi pada tahap ini, khususnya mengenai pilihan ide.

Manajemen yang menghasilkan sebuah ide tidak bisa tidak memperhitungkan kepada siapa ide tersebut ditujukan, bagaimana ide tersebut akan dirasakan, dan apakah ide tersebut akan dipahami. Pembenaran gagasan sudah mengungkapkan sikap pengirim terhadap penerima. Dalam organisasi, sumber komunikasi biasanya adalah karyawan (manajer, pelaku) dengan ide, niat, informasi dan tujuan komunikasinya. Tahapan ini meliputi langkah-langkah sebagai berikut: Orang yang menyampaikan informasi disebut pengirim. Ini adalah peran kunci dalam merancang dan menyandikan informasi untuk dikomunikasikan kepada peserta lain dalam proses tersebut. Pemenuhan peran ini diawali dengan individu mengidentifikasi dirinya (siapa saya) dalam kerangka proses komunikasi dan membentuk makna atau pengertian mengapa dan apa yang ingin disampaikannya kepada partisipan lainnya.

Manajer yang berkomunikasi dengan buruk mungkin mempunyai kinerja yang buruk karena begitulah perilaku manajemen senior terhadap mereka. Faktanya adalah bahwa manajer senior sering kali menjadi panutan bagi perilaku bawahannya. Yang benar-benar diperlukan adalah kesadaran akan ide-ide apa yang ingin disampaikan sebelum pesan dikirimkan, dan keyakinan akan kecukupan dan kesesuaian ide-ide tersebut mengingat situasi dan tujuan tertentu.

Proses komunikasi– pertukaran informasi antara dua orang atau lebih. Ini yang utama– memastikan pemahaman tentang informasi yang dipertukarkan. Ada empat elemen utama dalam proses komunikasi:

• Pengirim– orang yang mengirimkan informasi;
• Pesan– informasi yang dikodekan menggunakan simbol;
• Saluran– sarana penyampaian informasi;
• Penerima– orang yang menerima informasi tersebut dan yang menafsirkannya.

Saat bertukar informasi, pengirim dan penerima melalui beberapa tahapan yang saling terkait. Tugas mereka adalah menyusun pesan dan menggunakan saluran tersebut untuk menyampaikannya sedemikian rupa sehingga kedua belah pihak memahami dan berbagi ide aslinya. Hal ini sulit dilakukan, karena setiap tahapan juga merupakan titik di mana maknanya bisa terdistorsi atau hilang sama sekali. Tahapan yang saling berhubungan tersebut adalah:

1. Lahirnya sebuah ide. Pertukaran informasi diawali dengan perumusan ide atau pemilihan informasi. Pengirim memutuskan ide atau pesan bermakna apa yang harus dipertukarkan.
2. Pengkodean dan pemilihan saluran. Untuk menyampaikan suatu gagasan, pengirim harus menyandikannya dengan menggunakan simbol, menggunakan kata-kata, intonasi, dan lain-lain. Pengkodean mengubah ide menjadi pesan.
3. Siaran. Pada tahap ketiga, pengirim menggunakan saluran untuk menyampaikan pesan kepada penerima (transmisi fisik).
4. Penguraian kode. Decoding adalah penerjemahan simbol pengirim ke dalam pikiran penerima. Jika karakter dipilih oleh pengirim, maka karakter tersebut memiliki arti yang persis sama bagi penerima.
5. Masukan. Ketika ada umpan balik, pengirim dan penerima bertukar peran.
6. Interferensi (Kebisingan). Sumber kebisingan yang dapat menimbulkan hambatan pertukaran informasi mulai dari penggunaan bahasa hingga perbedaan persepsi yang dapat mengubah makna informasi selama proses pengkodean dan penguraian kode.

Aliran komunikasi dapat bergerak dalam arah horizontal dan vertikal. Arah vertikal terbagi menjadi menurun dan menaik.

Arah ke bawah– ini adalah saat aliran komunikasi berpindah dari tingkat manajemen yang lebih tinggi ke tingkat yang lebih rendah (pernyataan tugas, uraian pekerjaan, perintah, instruksi).

Arah ke atas- perpindahan informasi dari tingkat manajemen yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi dalam hierarki organisasi. Digunakan sebagai umpan balik dari bawahan kepada manajer (informasi tentang hasil dan masalah yang muncul).

Komunikasi memiliki berbagai jenis: intrapribadi, antarpribadi, komunikasi kelompok kecil Dan publik.

Komunikasi intrapribadi adalah komunikasi yang terjadi dalam diri individu itu sendiri. Ini adalah saat seseorang berbicara pada dirinya sendiri. Dia adalah pengirim dan penerima, pikiran dan perasaannya menciptakan pesan, dan otak bertindak sebagai saluran untuk memproses pikiran dan perasaan tersebut.

Komunikasi antarpribadi adalah komunikasi dengan orang lain.

Komunikasi dalam kelompok kecil. Komunikasi dalam kelompok kecil terjadi ketika sejumlah kecil orang (kelompok kecil maksimal 30 orang) berkumpul untuk suatu tujuan.

Komunikasi publik. Dalam komunikasi publik, pengirim menyampaikan pesan kepada khalayak (sekelompok besar lebih dari 30 orang). Komunikasi dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis berikut:

• eksternal dan internal;
• saluran tunggal dan multi saluran;
• stabil dan tidak stabil;
• formal dan informal;
• situasional dan permanen;
• imajiner dan nyata;
• organisasi dan sosio-psikologis;
• ekonomis.

Jenis komunikasi tertentu dalam suatu sistem manajemen digunakan tergantung pada tujuan kegiatan dan kebutuhan jenis jaringan komunikasi tertentu.

Berdasarkan sifat persepsi informasi, komunikasi dibagi menjadi langsung atau tertarget (tujuan pesan tertanam dalam teksnya), tidak langsung (informasi tertanam agak “tersirat”) dan campuran.

Dalam proses kegiatan organisasi, personel organisasi mempunyai hubungan yang lebih besar dengan komunikasi organisasi.

Komunikasi organisasi adalah proses dimana manajer mengembangkan sistem penyediaan informasi dan mengkomunikasikan informasi kepada sejumlah besar orang di dalam organisasi dan kepada individu serta institusi di luarnya.

Mereka berfungsi sebagai alat yang diperlukan untuk mengoordinasikan kegiatan di seluruh manajemen vertikal dan horizontal dan memungkinkan memperoleh informasi yang diperlukan.

• Bentuk komunikasi organisasi yang paling umum meliputi:
• bentuk penyampaian informasi secara lisan;
• bentuk penyampaian informasi secara tertulis;

bentuk transfer informasi elektronik.

Berdasarkan skalanya, komunikasi organisasi dibagi menjadi dua kelompok besar: komunikasi antara organisasi dengan lingkungannya; komunikasi antara tingkat manajemen dan departemen. Interaksi dalam suatu organisasi dapat bersifat langsung atau tidak langsung.

Komunikasi dengan kelompok informal juga memainkan peran tertentu. Seringkali, opini yang berkembang dalam kelompok informal dan menjangkau manajer melalui saluran informal memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik atau mencegah situasi konflik.

Konsep modern menunjukkan bahwa akan jauh lebih bermanfaat bagi organisasi untuk tidak menghancurkan jaringan komunikasi informal, namun memahami dan menggunakan saluran ini untuk meningkatkan komunikasi organisasi formal. Komunikasi mempunyai ciri-ciri penting seperti, gaya Dan struktur.

kebutuhan Gaya komunikasi

adalah cara membangun komunikasi, perilaku, dan hubungan dengan orang lain. Ada banyak gaya berbeda yang digunakan orang dalam komunikasi interpersonal, serta banyak pendekatan untuk mendefinisikan gaya ini. Mengetahui gaya membantu Anda membayangkan bagaimana berperilaku dan apa yang dapat Anda harapkan dari perilaku yang terkait dengan gaya tertentu. Struktur komunikasi

adalah seperangkat saluran melalui mana subyek manajemen berinteraksi. Struktur semacam ini bisa bersifat global jika mencakup organisasi secara keseluruhan, dan lokal jika hanya berlaku pada satu bagian saja, misalnya divisi. KE Suatu organisasi dapat mencakup kebutuhan informasi (informasi baru yang mengurangi ketidakpastian pengetahuan mengenai objek apa pun) dan kebutuhan komunikasi itu sendiri, mis. kebutuhan akan komunikasi atau berkumpul di sekitar organisasi publik, serta kebutuhan akan umpan balik yang efektif.

Organisasi komunikasi- bidang utama keberhasilan kegiatan perusahaan. Para manajer yang mengetahui cara menciptakan ruang komunikatif dan jaringan komunikasi yang optimal akan bekerja secara efektif.

Jaringan komunikasi mewakili koneksi spesifik peserta komunikasi menggunakan arus informasi. Pendekatan ini memandang hubungan komunikasi antar subjek sebagai hubungan yang dibangun masing-masing berdasarkan aliran pesan atau sinyal. Selain itu, tidak peduli apakah makna pesan yang disampaikan; namun, jaringan komunikasi dapat meningkatkan atau memperpendek kesenjangan antara pesan dan makna yang diterima.

Struktur jaringan komunikasi mungkin berbeda. Yang paling umum adalah: rantai, bintang, hierarki, terhubung ganda, kipas, melingkar.

Komunikasi dalam suatu organisasi atau kelompok mengarah pada hal-hal berikut: fungsi komunikasi, yang mana tidak ada yang mempunyai prioritas di atas yang lain:

• fungsi informatif- transmisi informasi benar atau salah, yang memainkan peran tertentu dalam proses pengambilan keputusan, karena memungkinkan kami memberikan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan, untuk mengidentifikasi dan menilai kemungkinan pilihan keputusan;
• fungsi motivasi- mendorong karyawan untuk melakukan dan meningkatkan pekerjaan mereka dengan mengatur perilaku, persuasi, saran, permintaan, perintah, dll;
• fungsi kontrol- melacak perilaku karyawan dengan berbagai cara berdasarkan hierarki dan subordinasi formal;
• fungsi ekspresif- mempromosikan ekspresi emosional perasaan, pengalaman, sikap terhadap apa yang terjadi dan memenuhi kebutuhan sosial.

Dengan demikian, komunikasi tidak hanya mencerminkan proses pengiriman dan penerimaan informasi, tetapi juga persepsi, pemahaman dan asimilasinya.

Salah satu masalah utama dalam organisasi adalah komunikasi yang tidak efektif. Jika orang tidak dapat berbagi informasi, mereka tidak akan dapat bekerja sama dan mencapai tujuan bersama. Artinya, komunikasi yang efektif merupakan syarat keberhasilan operasional organisasi mana pun. Dengan demikian, efektivitas manajemen personalia sebanding dengan efektivitas proses komunikasi dalam organisasi.

Deskripsi presentasi Proses komunikasi dan strukturnya Komunikasi pada slide

Proses komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari seseorang ke orang lain atau antar kelompok orang melalui saluran yang berbeda-beda dan menggunakan berbagai sarana komunikasi (verbal, non-verbal, dan lain-lain). informasi yang dikirimkan oleh penerimanya. Peristiwa komunikasi merupakan bagian-bagian besar yang terpisah yang disatukan oleh satu tugas, tempat dan waktu. Peristiwa dipecah menjadi unit komunikasi yang lebih kecil – tindakan komunikatif.

Komunikator adalah partisipan komunikasi (pengirim dan penerima) yang merumuskan dan menafsirkan pesan. Diagram proses komunikasi

Unsur-unsur proses komunikasi 1. Sumber (pengirim/penerima) pesan Sumber adalah pemrakarsa proses komunikasi, yang dimulai hanya ketika pengirim mempunyai kebutuhan untuk membuat dan mengirimkan pesan. 2. Pengkodean dan penguraian kode. Tujuan pengkodean adalah untuk menyampaikan rencana/ide pengirim kepada penerima; memastikan interpretasi pesan oleh penerima sesuai dengan maksud pengirim. Konsep “kode” memiliki banyak arti. Dalam arti luas, kode adalah segala bentuk representasi informasi (ide, pesan) atau seperangkat aturan yang jelas dimana pesan dapat disajikan dalam satu bentuk atau lainnya. Pengertian yang lebih sempit dari istilah ini adalah “teknis”. Kode adalah transformasi bersyarat, biasanya satu-ke-satu dan dapat dibalik, yang dengannya pesan dapat diubah dari satu sistem tanda ke sistem tanda lainnya.

Decoding - dalam arti teknis (sempit) - adalah proses kebalikan dari menerjemahkan pesan yang disandikan ke dalam bahasa yang dapat dimengerti oleh penerima. Decoding - dalam arti yang lebih luas - adalah: a) proses pemberian makna tertentu pada sinyal yang diterima; b) proses mengidentifikasi maksud awal, gagasan awal pengirim, proses memahami makna pesannya. Dalam ilmu komunikasi modern, model coding/decoding S. Hall telah dikenal luas. Dia menekankan bahwa setiap pesan media melewati sejumlah tahap transformasi dalam perjalanannya dari sumber ke penerima. Teori Hall didasarkan pada gagasan bahwa setiap "pesan makna" dibangun dari tanda-tanda yang dapat memiliki makna tersurat dan tersirat tergantung pada pilihan yang dibuat oleh pembuat enkode. Kesimpulan umum Hall adalah bahwa makna yang diterjemahkan tidak harus (atau selalu) sama dengan makna yang disandikan, meskipun makna tersebut dimediasi oleh genre media yang sudah mapan dan sistem bahasa umum. Hall mencatat bahwa decoding dapat mengambil arah yang berbeda dari yang diharapkan: penerima dapat membaca “yang tersirat” dan bahkan “membalikkan” makna asli pesan.

3. Pesan adalah informasi yang bermakna dan dikodekan dengan tepat. Pesan terdiri dari berbagai macam tanda (verbal dan nonverbal). Tanda membentuk sistem tanda, kode atau bahasa (bahasa verbal, bahasa isyarat, kode budaya, bahasa pemrograman, dan sebagainya). KOMUNIKASI Verbal kreol non-verbal Lisan – tertulis primer – sekunder

Ada juga pendekatan yang membedakan “sarana” dari “saluran” komunikasi. Melalui “sarana” komunikasi kita dapat memahami cara penyandian suatu pesan (misalnya, kata-kata, gambar, huruf, isyarat suara, gerak tubuh), serta sarana teknis penyandian yang sebenarnya (mesin tik, mesin cetak, telepon dan alat telegraf, perangkat penerima dan pemancar radio, komputer pribadi, dll.) Dianjurkan untuk menggunakan istilah "saluran" untuk menunjukkan rute yang digunakan untuk mengirimkan pesan. “Saluran komunikasi adalah jalur komunikasi (kontak) nyata atau imajiner di mana pesan berpindah dari komunikan ke penerima (Sokolov A.V.) Penafsiran saluran ini memungkinkan kita untuk membaginya menjadi saluran alami, yaitu saluran yang muncul di lapangan. interaksi polisensori seseorang dengan orang lain, dengan dunia luar dengan partisipasi berbagai indera (penglihatan, pendengaran, emosi...) - buatan (teknis) - saluran telepon dan telegraf, komunikasi radio, arteri transportasi, dll.

5. Hambatan/NOISE adalah berbagai pembatasan pada saat penyampaian suatu pesan. Hal ini dapat dikaitkan dengan karakteristik pengirim, lingkungan eksternal, dan penerima. 6. PENERIMA (penerima) – orang yang menerima pesan tersebut. Penerimanya dapat berupa satu orang, sekelompok orang, masyarakat secara keseluruhan atau sebagian darinya. Reaksi penerima merupakan indikator utama efektivitas komunikasi. Audiens sebagai objek pengaruh informasi biasanya terbagi menjadi massa dan terspesialisasi. Karakteristik kuantitatif audiens - data tentang jenis kelamin, usia, pendidikan, pekerjaan dan tempat tinggal, minat dan preferensi mereka).

Audiens massal paling sering mengacu pada: a) semua konsumen informasi yang disebarluaskan melalui saluran media b) perkumpulan acak orang-orang yang tidak memiliki kesamaan karakteristik dan minat profesional, usia, politik, ekonomi, budaya, dan lainnya. Interpretasi konseptual dari konsep “penonton massa”: 1) merupakan massa yang lembam dan tidak terorganisir yang secara pasif menyerap segala sesuatu yang ditawarkan media. 2) merupakan kekuatan sosial yang mampu secara aktif mempengaruhi “media massa”, menuntut kepuasan atas keinginan dan kepentingan mereka sendiri (usia, profesional, budaya, etnis, dll.). Audiens khusus adalah keseluruhan yang cukup jelas dan stabil, dengan batas-batas yang kurang lebih jelas, termasuk banyak individu yang disatukan oleh minat, tujuan, sistem nilai, gaya hidup, simpati timbal balik, serta kesamaan sosial, profesional, budaya, demografi dan sosial. karakteristik lainnya.

7. UMPAN BALIK - reaksi penerima terhadap pesan sumber. Umpan balik terlihat jelas baik dalam situasi komunikasi interpersonal maupun dalam komunikasi massa. Ini adalah kondisi yang diperlukan untuk komunikasi yang efektif. Proses komunikasi meliputi perubahan dinamis dalam tahapan pembentukan, transmisi, penerimaan, penguraian kode dan penggunaan informasi dua arah selama interaksi komunikan.

Cara penyampaian informasi ditentukan oleh tujuan komunikasi, pembentukan saluran komunikasi, dan adanya sistem tanda (bahasa komunikasi, sistem simbol) yang umum bagi para pihak yang berkomunikasi. Situasi komunikatif adalah seperangkat keadaan, posisi dan lingkungan di mana proses komunikatif berlangsung. Situasi komunikasi dibagi menjadi individu dan massal.

konsep proses komunikasi dua tahap dan konsep fungsi amplifikasi Sifat komunikasi dua tahap berarti bahwa informasi, sebagai suatu peraturan, pada awalnya menjangkau anggota kelompok yang lebih aktif (biasanya pemimpin), dan baru kemudian kurang aktif. anggota. Konsep fungsi penguatan menyatakan bahwa dalam kelompok sosial mana pun, merupakan norma bahwa seorang anggota berkonsultasi dengan anggota kelompok lainnya sebelum mengambil keputusan sebagai respons terhadap komunikasi persuasif.

Konsep dan Tipologi Utama Tindakan Komunikatif Tindakan komunikatif adalah tindakan subjek sosial yang berkaitan dengan pelaksanaan fungsi sumber atau penerima pesan dalam interaksi komunikatif. Interaksi komunikasi merupakan serangkaian tindakan komunikatif untuk mengirim dan menerima pesan. Pada saat yang sama, tindakan komunikatif yang hanya terkait dengan penciptaan dan penyampaian pesan bukan merupakan komunikasi. Suatu tindakan komunikatif dapat bersifat disengaja (disengaja/sadar) atau tidak disengaja (bergejala, refleksif, tidak disadari).

Tipologi tindakan komunikatif 1. Tindakan komunikatif sumber. Jenis tindakan komunikatif sumber (CI) berikut ini dimungkinkan. CI 1. 1 Tindakan komunikatif verbal yang disengaja dari sumber (IVKDI) - ini akan menjadi penyampaian pesan yang disengaja dalam bentuk verbal. CI 1. 2. Tindakan komunikatif nonverbal yang disengaja dari sumber (INKDI) - transmisi pesan yang disengaja dalam bentuk nonverbal. CI 2. 1. Tindakan komunikatif verbal yang tidak disengaja dari sumber (NVCAI) - transmisi pesan verbal tanpa niat untuk melakukan tindakan ini. CI 2. 2. Tindakan komunikatif non-verbal yang tidak disengaja dari sumber (NNCA) - transmisi pesan non-verbal tanpa niat untuk melakukan tindakan ini.

2. Tindakan komunikatif penerima DP 1. 1. Tindakan komunikatif nonverbal bawah sadar penerima (UNKDA) - persepsi bawah sadar terhadap pesan nonverbal. DP 1. 2. Tindakan komunikatif verbal bawah sadar penerima (UNKDA) - persepsi bawah sadar terhadap pesan verbal. DP 2. 1. Tindakan komunikatif nonverbal yang disadari penerima (SCAC) - persepsi sadar terhadap pesan nonverbal. DP 2. 2. Tindakan komunikatif verbal sadar penerima (SVKDA) - persepsi sadar terhadap pesan verbal.

Konsep tindakan komunikatif. Tipologi Tindakan Komunikatif Tindakan komunikatif adalah interaksi komunikatif yang diselesaikan satu kali, di mana, dalam kaitannya dengan satu pesan yang terpisah, integral dan lengkap, terjadi proses penciptaan, pengiriman dan penerimaan. Interaksi komunikatif dapat terdiri dari satu atau lebih tindakan komunikatif. Tipologi utama tindakan komunikatif dapat dibangun atas dasar tipologi komponen-komponennya – tindakan komunikatif sumber dan penerima.

Matriks tipologi tindakan komunikatif Tindakan komunikatif sumber Tindakan komunikatif penerima PPK Tidak Sadar (DP 1) PPK Sadar (DP 2) Tindakan sumber yang tidak disengaja Non-verbal NCDI (CI 1. 1) Non-verbal yang tidak disengaja Tindakan komunikatif bawah sadar CI 1. 1 – DP 1 Tindakan komunikatif sadar non verbal yang tidak disengaja DI 1. 1 – DP 2 Verbal NKDI (DI 1. 2) Tindakan komunikatif bawah sadar verbal yang tidak disengaja DI 1. 2 – DP 1 Non- Tindakan komunikatif sadar verbal yang disengaja DI 1. 2 – DP 2 Tindakan komunikatif yang disengaja dari sumber ICDI non-verbal DI 2 1 – DP 1 Tindakan komunikatif sadar non-verbal yang disengaja DI 2. 1 – DP 1 Tindakan komunikatif sadar non-verbal yang disengaja DI 2 1 – DP 2 IKDI Verbal (DI 2. 2) Tindakan komunikatif verbal yang disengaja dan tidak disadari DI 2. 2 – DP 1 Tindakan komunikatif sadar verbal yang disengaja DI 2. 2 – DP

Pertanyaan: Mengapa aktivitas komunikatif menjadi sumber dan sarana pelestarian tradisi sosiokultural? Buktikan bahwa kebutuhan akan komunikasi secara organik melekat dalam perkembangan spiritual seseorang. Pada konferensi ilmiah di Moskow, seorang pembicara dari Korea yang berbicara dalam bahasa Rusia mengakhiri laporannya secara tidak terduga: alih-alih mengucapkan “Terima kasih atas perhatian Anda,” dia berkata: “Maaf atas laporan saya yang sedikit dan tidak menarik,” yang menyebabkan tawa dari mereka. hadir di aula, karena kata-katanya tidak sesuai dengan harapan komunikatifnya. a) Bagaimana menjelaskan perilaku komunikatif pembicara: 1) keinginan untuk membuat hadirin tertawa? 2) gangguan komunikatif? 3) pengetahuan bahasa Rusia yang kurang? 4) alasan lain? b) Benarkan jawaban Anda. Komunikasi sebagai konsep universal adalah: a) interaksi antar manusia b) interaksi antar hewan c) sarana teknis komunikasi d) segala jenis pertukaran informasi di alam dan masyarakat.

Tugas (tertulis). Di antara alasan utama yang menjadi hambatan komunikasi adalah; - ketidakakuratan pernyataan; -penggunaan istilah profesional yang tidak tepat; -pengodean ulang pikiran menjadi kata-kata yang tidak sempurna; -penggunaan kata-kata asing yang berlebihan; - salah menafsirkan maksud lawan bicara; -informasi yang tidak lengkap kepada mitra; - kecepatan penyajian informasi - konsentrasi perhatian yang tidak lengkap; - hiasan pemikiran; -intonasi, ekspresi wajah, dan gerak tubuh yang tidak sesuai dengan kata-katanya; -adanya kesenjangan semantik dan lompatan pemikiran. Faktor manakah yang Anda hadapi sebagai penerima atau pengirim pesan? Jelaskan jawaban Anda menggunakan contoh spesifik dari latihan berbicara Anda.

1. Proses komunikasi: konsep, unsur pokok, tahapan. Jenis komunikasi dalam suatu organisasi. Informasi: konsep, ciri-ciri utama: persyaratannya; tipe utama. Teknologi Informasi.

Komunikasi - (Latin communicatio), secara harafiah berarti “umum” atau “dimiliki oleh semua orang”. Dalam istilah praktis, ini adalah proses pertukaran ide dan informasi antara dua orang atau lebih, yang mengarah pada saling pengertian.

Tujuan komunikasi:

· Memastikan pertukaran informasi yang efektif antara subjek dan objek manajemen.

· Meningkatkan hubungan interpersonal dalam proses pertukaran informasi.

· Penciptaan saluran informasi untuk pertukaran informasi antara individu dan kelompok dan koordinasi tugas dan tindakan mereka.

· Regulasi dan rasionalisasi arus informasi.

Komunikasi – sebagai bentuk komunikasi antara dua atau lebih subjek kontak – merupakan bagian yang alami dan tidak terpisahkan dari proses manajemen. Karena komunikasi melibatkan pertukaran informasi antar manusia, yang tujuannya adalah untuk memastikan pemahaman pesan yang disampaikan, kita sudah dapat berbicara tentang proses komunikasi.

Komunikasi dalam suatu organisasi diklasifikasikan menjadi beberapa jenis berikut:

1. Menurut bentuk komunikasinya – komunikasi verbal dan nonverbal.

2. Berdasarkan subjek dan sarana komunikasi - komunikasi interpersonal dan organisasi (komunikasi menggunakan sarana teknis, teknologi informasi).

3. Melalui jalur komunikasi – formal dan informal.

4. Berdasarkan dasar organisasi (menurut penataan saluran secara spasial): vertikal dan horizontal.

5. Berdasarkan arah komunikasi: komunikasi ke bawah dan ke atas.

Komunikasi lisan– komunikasi dilakukan dengan menggunakan pidato lisan sebagai sistem pengkodean. Banyak karyawan organisasi menghabiskan lebih dari 50% waktu kerja mereka dalam berbagai bentuk komunikasi verbal. Komunikasi dilakukan dengan cara verbal (lisan, percakapan) dan nonverbal (nada bicara, jeda, penekanan, gerakan tubuh). Komunikasi verbal menggunakan ucapan manusia, bahasa bunyi alami, sebagai sistem tanda, yaitu. sistem tanda fonetik, termasuk dua prinsip: leksikal dan sintaksis. Pidato adalah alat komunikasi yang paling universal, karena ketika informasi disampaikan melalui ucapan, makna pesan paling sedikit hilang. Benar, hal ini harus dibarengi dengan pemahaman umum yang tinggi tentang situasi tersebut oleh semua peserta dalam proses komunikatif.

Pertukaran informasi dimungkinkan tidak hanya melalui ucapan, tetapi juga melalui sistem tanda lain, yang bersama-sama merupakan sarana komunikasi nonverbal- ini adalah pesan yang dikirim oleh pengirim tanpa menggunakan bahasa lisan sebagai sistem pengkodean, menggunakan gerak tubuh, ekspresi wajah, postur, sopan santun, dll. Mereka bertindak sebagai alat komunikasi sejauh isinya dapat ditafsirkan oleh orang lain. Komunikasi nonverbal memang berguna, namun penafsirannya bersifat subyektif dan rentan terhadap kesalahan.

Komunikasi organisasi adalah seperangkat komunikasi yang dibangun atas dasar komunikasi yang dimediasi oleh informasi tentang organisasi itu sendiri, tujuan dan sasarannya.

Komunikasi antarpribadi– komunikasi lisan antara orang-orang dalam salah satu jenis yang terdaftar. Sifat hubungan interpersonal sangat berbeda dengan sifat hubungan sosial, karena ciri khusus yang paling penting adalah dasar emosionalnya. Oleh karena itu, hubungan interpersonal dapat dianggap sebagai faktor iklim psikologis kelompok. Dasar emosional dari hubungan interpersonal berarti bahwa hubungan itu timbul dan berkembang atas dasar perasaan tertentu yang timbul dalam diri manusia terhadap satu sama lain.

Komunikasi eksternal adalah komunikasi antara organisasi dan lingkungan. Setiap organisasi tidak berdiri sendiri, namun berinteraksi dengan lingkungan eksternalnya. Kebutuhan komunikasi suatu organisasi bergantung pada faktor lingkungan. Jika perlu menganalisis apa yang sebenarnya dikatakan, ditulis, dan dibaca oleh orang-orang dalam suatu organisasi, perhatian utama harus difokuskan pada beberapa masalah yang terkait dengan kebutuhan interaksi informasi dengan lingkungan eksternal yang mempengaruhi atau akan mempengaruhi organisasi. . Dan sifat serta metode komunikasinya bergantung pada faktor lingkungan mana (konsumen, pesaing, regulator pemerintah, opini publik, dll.) yang memiliki pengaruh terbesar terhadap kerja organisasi dan hasil-hasilnya. Organisasi mempunyai berbagai cara untuk bertukar informasi dengan elemen-elemen kunci dari lingkungan eksternalnya. Misalnya, perusahaan berkomunikasi dengan konsumen yang ada dan calon konsumen atas barang dan jasa yang mereka produksi terutama melalui periklanan dan cara lain untuk mempromosikan barang ke pasar, serta melakukan berbagai survei sosiologis.

Komunikasi internal. Mereka dipahami sebagai pertukaran informasi yang dilakukan di dalam organisasi, antar elemennya (berbagai tingkatan dan divisi). Dalam suatu organisasi, pertukaran informasi terjadi antar tingkat manajemen (komunikasi vertikal) dan antar departemen (komunikasi horizontal).

Komunikasi tidak resmi. Dalam organisasi mana pun, selain struktur formal, ada juga struktur informal, yang didasarkan pada hubungan pribadi, non-resmi, tidak diatur dan, oleh karena itu, selain informasi yang dikirimkan melalui saluran resmi dan formal (komunikasi formal), informasi tidak resmi juga beredar, dengan kata lain rumor yang disebarkan melalui jalur komunikasi informal.

Manajer cukup sering menggunakan komunikasi informal untuk mengetahui reaksi karyawan terhadap usulan perubahan tertentu. Ciri-ciri komunikasi informal adalah kecepatan transfer informasi yang jauh lebih tinggi, jumlah audiens yang signifikan, dan keandalan pesan yang dikirimkan relatif lebih rendah. Saluran komunikasi informal dapat disebut sebagai saluran penyebaran rumor.

Komunikasi formal– ini adalah komunikasi yang ditentukan oleh struktur organisasi perusahaan, hubungan antara tingkat manajemen dan departemen fungsional. Semakin banyak tingkat manajemen, semakin tinggi kemungkinan terjadinya distorsi informasi, karena Setiap tingkat manajemen dapat menyesuaikan dan memfilter pesan.

Komunikasi vertikal. Informasi bergerak dalam organisasi dari tingkat ke tingkat dalam kerangka komunikasi vertikal, dengan bantuan mereka, informasi ditransfer dari tingkat manajemen tertinggi ke tingkat yang lebih rendah, atau ke bawah. Dengan cara ini, karyawan organisasi mendapat informasi tentang tugas saat ini, perubahan prioritas, prosedur yang direkomendasikan, tujuan strategis dan taktis baru, tugas spesifik untuk periode tertentu, perubahan aturan, instruksi, standar kinerja, dll.

Komunikasi horisontal- Ini adalah komunikasi antara berbagai departemen dalam organisasi. Karena suatu organisasi terdiri dari beberapa (terkadang banyak) departemen yang perlu melaksanakan tugasnya secara terkoordinasi, hal ini menyebabkan mereka bertukar informasi di antara mereka sendiri untuk mengoordinasikan tugas dan tindakan. Karena suatu organisasi merupakan suatu sistem dari elemen-elemen yang saling terkait, manajemen harus memastikan bahwa elemen-elemen khusus bekerja sama untuk menggerakkan organisasi ke arah yang diinginkan. Pertukaran informasi horizontal seringkali melibatkan komite atau kelompok khusus, di mana terbentuk hubungan yang setara, yang merupakan komponen penting dari kepuasan karyawan dalam suatu organisasi.

Elemen utama dari proses komunikasi adalah: pengirim, pesan, saluran, penerima.

Pengirim adalah orang yang menghasilkan ide atau mengumpulkan informasi dan mengirimkannya.

Pesan adalah informasi yang dikodekan dalam bentuk simbol.

Saluran – sarana transmisi informasi.

Penerima (recipient) – orang yang menerima informasi tersebut.

Masukan.

Umpan Balik Pesan

Beras. 1. Model komunikasi paling sederhana

Komunikasi dan informasi adalah konsep yang berbeda tetapi terkait. Komunikasi mencakup apa yang dikomunikasikan dan bagaimana hal itu dikomunikasikan. Agar komunikasi dapat berlangsung, minimal harus ada dua orang.

Manajemen perusahaan tidak dapat dilaksanakan secara efektif tanpa informasi yang memadai, cepat, andal, tepat waktu, dan dapat diandalkan. Informasi adalah dasar dari proses manajemen, dan kualitas manajemen perusahaan sangat bergantung pada seberapa sempurna manajemen tersebut.

Sistem kendali menerima informasi dari sistem yang dikendalikan tentang keadaan parameter teknis dan ekonomi yang ditentukan olehnya dalam proses produksi dan kegiatan keuangan dan ekonomi. Berdasarkan informasi yang diterima, sistem kendali menghasilkan perintah kendali dan meneruskannya ke sistem yang dikendalikan untuk dieksekusi. Informasi yang beroperasi di suatu perusahaan selama proses manajemen dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

Menurut bentuk tampilannya (visual, audiovisual dan campuran);

Menurut bentuk penyajiannya (numerik, abjad, berkode);

Berdasarkan peran dalam proses manajemen (analitis, peramalan, pelaporan, ilmiah, peraturan);

Berdasarkan kualitas (dapat diandalkan, dapat diandalkan secara probabilistik, tidak dapat diandalkan, salah);

Jika memungkinkan, gunakan (perlu, cukup, mubazir);

Menurut tingkat pembaharuan (konstan, variabel);

Menurut tingkat aktivitas perusahaan (ekonomi, manajerial, sosial, teknologi);