Небрежное оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» может многое рассказать о профессиональном уровне делопроизводителя. Порядок его оформления доступно и с наглядными примерами разъясняет консультант по делопроизводству И.В. Мурнина.

Существует два основных способа оформления приложения.

«Какое это имеет значение? Главное, чтобы было понятно, что там, в приложении, и сколько листов, чтобы можно было проверить все ли на месте» , - скажет или подумает человек, далекий от делопроизводства. А вот и нет.

Использование того или иного способа оформления приложения зависит совсем не от желания секретаря или исполнителя документа. Этот порядок отражает определенную делопроизводственную или управленческую процедуру, и неправильное оформление приложения может привести не только к утрате прилагаемых документов, но и некачественному исполнению поручения руководителя, либо неисполнению вообще. Небрежное или неправильное оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» может также многое рассказать о профессиональном уровне делопроизводителя и владении нормативной и методической базой. Порядок оформления этого реквизита четко, доступно и с наглядными примерами изложен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов» .

Направляем …

Первый из рассматриваемых способов оформления приложения касается переписки. Чаще всего, приложение встречается в сопроводительных письмах. Можно сказать, что это обязательный реквизит сопроводительного письма, хотя соответствующие документы могут прилагаться и к другим видам писем. Например, пригласительные билеты к письму-приглашению на какое-либо мероприятие, образцы полиграфической продукции к гарантийному письму по поводу оплаты за изготовление этой продукции и т.д.

Реквизит «Отметка о наличии приложения » располагается ниже текста, непосредственно перед подписью уполномоченного должностного лица. Оформляется от границы левого поля, с заглавной буквы и в единственном числе, Вне зависимости от количества приложений пишут слово «Приложение» , далее ставят двоеточие и начинают описывать приложение в соответствии с правилами русского языка. Как известно, двоеточие требует строчной буквы, а точка в процессе нумерации - заглавной. Далее начинаются нюансы. Если приложение поименовано в тексте, например, «Направляем копию инструкции по делопроизводству ЗАО «Корпоратив консалтинг» , то в приложении просто указывают количество листов (л.) и экземпляров (экз.) этой самой инструкции:

Приложение: на 6 л. в 1 экз.

Для документов, имеющих гриф «Для служебного пользования» (ДСП) указываются также гриф и номера экземпляров, поскольку при оформлении таких документов их экземпляры нумеруются. Если документ не называется в тексте письма вообще либо группа документов обозначена общими понятиями: «пакет документов», «материалы» , то в приложении перечисляется название, количество листов и экземпляров по каждому документу отдельно. При этом приложения ну:меруются и печатаются «висячей строкой», «не залезая», под определение реквизита «Приложение» .

Иногда количество приложений так велико, что текст письма составляет две строки, а перечисление приложений занимает два и более листа. Листы при этом нумеруются, как обычно. Если листы приложения сброшюрованы, то их количество не указывают, в приложении так и пишут: 1 брошюра - 1 бр.:

Приложение: методические указания по курсу «Делопроизводство», 1 бр.

Приложение к документу, может в свою очередь тоже иметь приложение, и при отправке нет никакого смысла указывать количество листов основного высылаемого документа и его приложения по отдельности. Слишком велик риск запутаться и чего-то не досчитаться, поэтому делают ссылку на имеющееся у высылаемого документа приложение, и указывают общее количество листов с пометкой «всего». Указывая название документа, следите за согласованием, приложение «к проекту» – значит, «к нему», а если инструкция утверждена и указывается не как проект, а как документ, «инструкция», то – «к ней»:

В письме допускается указание четырех адресов подряд, но при этом не всегда приложение направляется во все указанные адреса, бывает - только в один-два. Ссылка на это обязательно дается в приложении и при получении такого письма следует быть особенно внимательными и проверять, было ли изначально направлено приложение конкретному получателю или письмо направлено вам только для сведения. И приложения изначально не предусмотрено.

Приложение: на 7 л. в 3 экз., только в первый и третий адрес.

Это не часто встречающийся случай, но при неправильной оценке ситуации потребуется много времени и сил. Требовать у отправителя повторной отправки приложения – также не стоит, это говорит не в вашу пользу, а совсем наоборот: дискредитирует ваш профессиональный уровень.

В соответствии с приложением № 00

Приложения имеют не только письма. Распорядительные документы: приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения и др. , могут содержать таблицы, схемы, графики, образцы заполнения различных форм документов. Чтобы не перегружать текст основного документа дополнительной информацией такое «сопровождение» выносится в отдельное приложение. Текст основного документа, как правило, содержит ссылки на имеющееся приложение. Например, «Для оформления приказов руководителя по основной деятельности используется бланк приказа (Приложение № 5)» или «Бланк организации оформляется в соответствии с приложением №1» . Приложения могут иметь и буквенное обозначение, например «Приложение Б» .

Стоит обратить внимание на то, что при утверждении организационных документов путем издания распорядительного документа, утверждаемый документ является приложением к утверждающему. В этом случае на утверждаемом документе (правилах, инструкциях, отчетах и т.п.) ставится гриф утверждения документа со ссылкой на реквизиты утверждающего документа, а выше этого грифа указывается, что документ является приложением (смотрите пример ниже). Как правило, утверждающий документ имеет несет дополнительную информацию по внедрению утверждаемого документа. Например, ознакомить всех сотрудников с новым Положением о структурном подразделении. В то же время утверждаемые распорядительными документами документы организационные имеют свою отдельную и весьма насыщенную делопроизводственную жизнь.

Например, штатное расписание организации утверждается приказом директора и, по сути, является приложением к этому приказу. Но на практике приказ, как правило, откалывают от такого приложения и работают со штатным расписанием, как с отдельным документом. Так же поступают с правилами и инструкциями, которые тоже достаточно часто утверждаются не подписью руководителя, а изданием приказа, поскольку их внедрение требует пояснений и дополнений. И здесь хотелось бы обратить внимание специалистов, что работать с подлинниками таких документов не стоит, Сделайте копию и работайте, себе на здоровье. Иначе, за короткий период такой весьма важный документ превращается в упаковочную бумагу (на бумагоносителе) или, хуже того, может быть просто утрачен (как в электронном виде, так и на бумагоносителе).

Оформления приложения, при ссылках на него в тексте основного документа или утверждении, выглядит так. На первом листе приложения в правом верхнем углу пишут «Приложение №» и через межстрочный интервал указывают наименование, дату и номер документа к которому относится приложение. Возможно написание слова «Приложение» заглавными буквами. Допускается центрирование отдельных частей этого реквизита относительно самой длинной строки. Составные части приложения ограничиваются правым полем, они не должны быть слишком длинными и при построчном делении следует соблюдать некоторую логику. В приведенном ниже примере стоит пожертвовать «красотой» оформления и не делить должность «генеральный директор» по строчкам.

или

Порядок оформления текстового приложения соответствует оформлению основного документа. Размеры полей, вид и размер шрифта должны быть одинаковыми. При оформлении приложений следует внимательно проверять ссылки на них в тексте «основного» или утверждающего документа, а при отправке комплектность: строгое соответствие листов и экземпляров, указанных в письме.

И.В. Мурнина

консультант по вопросам
делопроизводства, ведущий семинаров

Всё-таки, нужно не только основательно подбирать материал, но и знать правила его оформления в дипломе по ГОСТу. Из статьи вы узнаете, что такое приложение и как правильно его оформлять.

Приложение – раздел, где представлены наглядные (дополнительные) материалы, в которых содержится информация по алгоритмам или авторским методикам исследования. Эти документы не могут быть включены в разделы, так как возможен нестандартный формат изложения или не подходящий объем для листа А4.

Приложения отлично дополняют дипломную работу, делают её ещё лучше и как правило, студент самостоятельно должен продумать пункты содержания. Однако, всё равно нужно их согласовывать с научным руководителем.

Что должно быть в приложении к диплому

Данный раздел содержит в себе информацию, которая раскрывает детали диплома и уточняет некоторые расчёты. Могут быть в приложении к диплому не только графические материалы, но и раздаточные, так как они глубже показывают проделанную работу.

Дополнительные материалы, которые чаще всего используются в приложениях:

1. Графики и диаграммы.
2. Большие таблицы, которые не помещаются на лист формата А4.
3. Формулы и расчёты по ним.
4. Промежуточные математические доказательства.
5. Описание аппаратуры, приборов, которые применялись во время проведения экспериментов.
6. Метрологическая экспертиза (заключение).
7. Новые методики, которые разработал автор.
8. Вспомогательный материал в виде рисунков, схем, картографий, фотокарточек и др.
9. Справочные материалы. Это может быть образец финансовой отчетности на предприятии и другая документация.

Вышеперечисленные материалы детализируют каждую главу (раздел) или определенные параграфы. Также они помогают понять, на что ориентировался дипломник, какие выводы сделал и что в итоге получилось. Также государственная аттестационная комиссия обращает внимание на то, как студент смог воспользоваться приложениями во время прочтения доклада.

Правила оформления приложений в дипломе по ГОСТу

Приложения необходимо оформлять согласно ГОСТам, хотя здесь нет слишком строгих требований. Главное, знать основные правила и стараться от них не отходить. Читайте ниже, как оформить приложение в дипломе по стандартам ГОСТ.

Согласно ГОСТу 2.301 приложения можно оформлять не только на листах формата А4, но и на А3, А4*3, А1, А4*4. Однако, такие форматы могут применяться в том случае, если информация действительно не умещается на А4.

По ГОСТу 2.109 нужно вставить достаточное количество приложений, главное, чтобы они смогли полностью раскрыть тему диплома и должны быть исключительно информационного характера.

Основные правила приложений в дипломной работе:

Правило 1. Приложения не сшиваются вместе с дипломной работой, а находятся в отдельной папке в виде самостоятельного документа.

Правило 2. Каждое приложение должно начинаться с новой страницы, а вверху по центру пишется «ПРИЛОЖЕНИЕ». Обратите внимание, что в этом слове исключительно заглавные буквы.

Правило 3. Приложения обозначаются заглавными русскими буквами, но есть исключения, которые согласно ГОСТу 2.109 нельзя писать: Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ъ, Ы.

Правило 4. Можно обозначать приложения и латинским буквами, за исключением – I, O.

Правило 5. Если все буквы использовались, тогда приложения можно обозначать арабскими цифрами, но только в крайнем случае.

Правило 6. Если приложение в дипломе только одно, тогда его обозначают: «ПРИЛОЖЕНИЕ А».

Правило 7. Текст приложений разрешается делить на пункты и подпункты.

Правило 8. В приложениях должна быть сквозная нумерация.

Правило 9. Заголовки всех приложений пишутся в одном и том же стиле.

Правило 10. Если одно приложение состоит из нескольких листов, тогда нужно на первом написать: «Продолжение приложения А», а на последнем – «Окончание приложения А».

Всегда нужно помнить о том, что грамотно составленные приложения – путь к успеху, так как они отражают уровень подготовки дипломника и его знания, а комиссия обращает внимание на данную часть диплома.

Как оформить приложение в оглавлении диплома

Приложение А так и указывается в оглавлении. Если есть приложение Б, В, Г и т. д., тогда их тоже необходимо писать в содержании.

На образце видно, что в каждом приложении ставится не только обозначение (буква), но и название..

Как оформить ссылки на приложения диплома

Вот так будет выглядеть приложение, на которое студент ссылается в дипломной работе:

Заключение

Теперь вы знаете, как правильно оформить приложение в дипломе. Главное, – нужно гнаться не за количеством дополнительных материалов, а за качеством обязательно необходимых. Важно помнить, что в некоторых случаях много приложений усложняют структуру дипломной работы.

системы на 5 л. в 3 экз.

При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз.

2. Перечень на 5 л. В 3 экз.

Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: брошюра в 1 экз.

При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме, например:

Опись приложений к письму от ___________ № ___________

Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка:

Приложение: по описи.

Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме:

Приложение: письмо ЗАО «Стройдеталь»

от 18.04.2001 № 138/07-12

и приложение к нему, всего на 3 л.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер (со знаком №), наименование, дату и номер основного документа, например:

Приложение № 1

к письму ЗАО «Маяк»

от 08.04.2001 № 87/03-12

Приложение № 3

к приказу директора

ЗАО «Маяк»

от 12.05.2001 № 17

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки 49 , например:

Приложение № 1 к приказу директора завода от 30.11.2001 № 71

2.4 Реквизиты оформляющей части документа

Реквизит «Подпись»

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например:

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности 50 . При замене подписи руководителя на подпись другого ответственного должностного лица указывается фактическая должность сотрудника, подписавшего документ, например:

Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки 51 , например:

Реквизит «Гриф согласования документа»

Согласование проекта текста документа со специалистами соответствующего профиля - это процедура, сопровождающая подготовку почти каждого организационно-распорядительного документа. В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, уточнений, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа. Процедура согласования документа - одна из важных составных частей процесса принятия и оформления управленческих решений.

Круг должностных лиц, привлекаемых к согласованию документов, определяется, как правило, индивидуально, исходя из конкретной управленческой ситуации. Однако при документировании типовых, повторяющихся ситуаций, сопровождающихся подготовкой документов определенных видов, целесообразно указывать в инструкциях по делопроизводству, с кем согласовываются документы конкретных видов и разновидностей. Эта информация в дальнейшем должна быть внесена в должностные инструкции сотрудников, в раздел «Должностные обязанности».

Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри предприятия (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (с профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т.п.).

Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего - оформляется гриф согласования.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

13.07.2001 52

При согласовании документа с коллегиальным органом делается ссылка на протокол заседания, в ходе которого было принято решение о согласовании документа.

Распространенной ошибкой в практике работы многих организаций является неверное оформление процедуры согласования документа с профсоюзным органом, когда в грифе согласования проставляется личная подпись председателя профкома. Оформленный таким образом гриф согласования подтверждает факт согласования документа лично с председателем профкома, а не с самим профкомом, как коллегиальным органом. Таким образом, при согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают наименование документа в име­нительном падеже, его дату и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профкома

от 10.01.2001 № 3

Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Госстандарта РФ

от 06.01.2001 № 7/05-09

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» а если грифов несколько, то на отдельном листе согласования. При этом на документе делается отметка: «Лист согласована прилагается».

Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, рекомендуется осуществлять в следующей очередности 53

с организациями, интересы которых затрагивает документ

с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;

с общественными организациями (при необходимости);

с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.

с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Реквизит «Визы согласования документа»

Реквизит «Виза» используют для внутреннего согласования документов.

Виза включает: должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату, например:

Юрисконсульт

Смелов К. И. Смелов

03.08.2001

При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п., например:

Гл. бухгалтер

Не согласен

Павлов Н.Д. Павлов

17.07.2001

Для документа, подлинник которого остается в организации, низы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования с указанием, к какому документу этот лист относится: наименование документа, его автор, дата и номер. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения 54 .

Внутреннее согласование документа целесообразно прово­дить в следующей последовательности 55:

составитель документа;

руководитель структурного подразделения, где составлен документ;

заинтересованные должностные лица других подразделений организации;

общественные организации (при необходимости);

руководитель финансовой или бухгалтерской службы;

заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;

руководитель юридической службы или юрисконсульт организации.

Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату, например:

При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника, например:

Визы ознакомления располагаются ниже реквизита «Подпись»,

Реквизит «Печать»

Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, специально предусмотренных правовыми актами. Принято удостоверять печатью следующие виды и разновидности управленческих документов 56:

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

Архивные справки.

Архивные копии.

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений о производстве работ и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).

Заключения и отзывы. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

Исполнительные листы. Командировочные удостоверения. Нормы расхода.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение инвалюты со счетов; перевод валюты, на импорт и т.д.).

Положения об организациях.

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

Соглашения.

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

Титульные списки.

Удостоверения.

Уставы организаций.

Штатные расписания.

Печати делятся на гербовые (имеющие изображение Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ) и простые. В негосударственных организациях используются простые круглые печати.

ГОСТ Р 6.30-97 не содержит прямого указания о том, как правильно расположить оттиск печати па документе. Однако в Методических рекомендациях на основе ГОСТ Р 6.30-97 отмечено, что оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ 57 , например:

Оттиск печати не ставится на личной подписи руководителя и ее расшифровке. Отдельные виды документов имеют установленное место для простановки печати, обозначенное буквами «М.П.» или надписью «Место печати» (например: бухгалтерские документы, личные документы граждан и др.).

Реквизит «Отметка о заверении копии»

Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме.

Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:

ГОСТ Р 6.30-97 допускает заверение копий документов печатью, определяемой по усмотрению организации.

В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации.

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверенную копию удостоверяют печатью.

Реквизит «Отметка об исполнителе»

Отметка об исполнителе указывает, кто из специалистов организации составлял текст документа, подписанный в дальнейшем руководителем. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения: для запроса дополнительной информации, уточнения отдельных данных, предварительного обсуждения с партнером ответных действий и т.п.

Отметка об исполнителе включает фамилию составителя документа (или фамилию, имя и отчество для удобства последующего обращения к исполнителю) без надписи «Исп.» и номер его служебного телефона без надписей «тел.» или «т.», например:

Иванов 123-78-89

Емельянов Петр Васильевич 145-22-34

Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена сведениями о сотруднике, оформлявшем документ на пишущей машинке или компьютере (о секретаре, машинистке, операторе ЭВМ и т.п.). В эти сведения включают: начальные буквы имени и фамилии сотрудника, количество изготовленных экземпляров документа, дату распечатки документа, например:

Авдеева Ольга Петровна

Приложениями в дипломной работе – называется тот раздел, в который вы включаете наглядные материалы. Наглядность может быть представлена в разном виде - диаграмма, таблица, рисунок, сравнительная таблица и прочее. Эти материалы настолько объемные, что в саму работу их внести не получается. Поэтому придумали приложения. В разных ВУЗах разные требования, но есть общие правила оформления приложений в научных работах. Итак, как оформлять приложние?

Как правильно оформить приложение

Приложения оформляются в конце научной работы, после списка использованной литературы. Вы можете подшить их к работе, а лучше приложите к диплому в отдельной папке. Если подшивать приложения к тексту дипломной работы – отделяйте их от основной части чистым листом.

Нумерация приложений осуществляется в верхнем углу страницы справа. Если приложение занимает 2 листа, то на последнем листе нужно написать «Окончание приложения …». Если же приложение включает три листа или более, на 2 и последующих отметьте «Продолжение приложения …», а на последнем – «Окончание приложения …». Если одно приложение в своем составе имеет по несколько рисунков или таблиц одновременно, то не забываем их пронумеровать. Каждую иллюстрацию нумеруем отдельно.

Давайте своим приложениям такие названия, которые будут связанны с текстом вашей рукописи. В тексте ставим ссылки на эти приложения. «См. приложение …, рис. …» . Чтобы читателю было все понятно, не возникало путаницы и лишние вопросы, оформляйте приложения четко, с расшифровкой всех условных обозначений, которые могут встретиться в таблицах, на рисунках и схемах.

Само приложение укажите в оглавлении вашей работы. Уточните в вашем учебном заведении о том, поставить сквозную нумерацию страниц или создать собственную для приложений. При этом сохраняем номера приложений.

Как оформить приложение к договору

Приложение к договору необходимо правильно оформлять, в противном случае, это чревато тем, что документ не будет иметь юридической силы. Ознакомьтесь для начала с нормативами ГОСТа по оформлению приложений и постарайтесь внимательно соблюсти все нормативы. После того, как вы справитесь с работой, советую отдать документ на проверку специалистам, или сразу обратиться за помощью в специальные компании, которые занимаются подготовкой и оформление документации.

Если же решили все сделать сами, то ориентируйтесь на эту подсказку:

1. Готовим документы, которые станут приложением к договору (графики, таблицы, акты, перечни ит.).
2. Приложения печатаются на отдельных листах и скрепляются по несколько страниц в один документ или брошюру.
3. Проставьте нумерацию в соответствии с регламентом.
4. На всех документах надо сделать отметку о приложении. На начальном листе документа пишем в верхнем углу «Приложение №» и ставим порядковый номер справа. Сразу под ним пишем название распорядительного документа «к договору об оказании услуг» и его реквизиты (номер и дату подписания).
5. В основной документ помещаем отметку о приложении.
6. Указав названия раздела, после помещаем перечень прилагаемых документов. Оформляем в виде нумерованного списка. В нем указываем наименование, количество листов и экземпляров, не забываем о соблюдении нумерации.

1. Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

2. Лист должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Датой письма является дата его подписания. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

4. Исходящий номер.

Регистрационный (исходящий) номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом (например, инициалами руководителя направления). Регистрационный номер письма, составленного совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.

6. Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают ПЕРЕД фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например:

ООО "Компания "Название"

Плановый отдел

Должность лица, которому адресовано письмо, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ООО "Компания "Название"

А.А. Иванову

ООО "Компания "Название"

Плановый отдел

Б.Б. Петрову

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки письма.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

ООО "Компания "Название"

Ярославский пр-кт, д. 12, г. Ярославль, 150001

При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Сидорову В.В.

ул. Свободы, д. 5, кв. 12,

г. Ярославль, 150000

7. Текст письма

Текст письма оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления письма, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения).

В тексте письма, подготовленного на основании документов других организаций, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

В письме используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение" );

От первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить" );

От третьего лица единственного числа ("общество не возражает", "ООО "Название" считает возможным" ).

8. Приложение

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Договор аренды на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приемки-передачи на 1 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо МВД РФ от 05.05.2007 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

9. Подпись

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего письмо (полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное - на письме, оформленном на бланке) и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

10. Печать

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с ФИНАНСОВЫМИ средствами, а также на иных документах, ПРЕДУСМАТРИВАЮЩИХ заверение подлинной подписи.

11. Исполнитель

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: