На уроке 15 мы говорили о причине появления лишних стилей. И одна из причин появления лишних стилей – это неумение правильно пользоваться таким явлением, как буфер обмена и, в частности, такой возможностью, как специальная вставка из буфера обмена.

По окончании урока вы сможете :

– это часть памяти компьютера, в которой можно сохранить информацию, которую вы скопировали. По мере необходимости скопированную информацию можно извлекать из буфера обмена и вставлять в выбранное нами место.

1. Буфер обмена. Возможности буфера обмена

Вы открыли Учебный файл_Специальная вставка?

Пройдитесь курсором по четырём кнопкам в раскрывшемся окне параметры вставки.

Первая кнопка

В этом случае мы притащим в новый документ все стили текста, которые только есть в старом документе. Оно нам надо?

Вторая кнопка даёт такую картину:
Третья кнопка даёт такую картину:

Как видите, есть риск получить в список стилей Встроенный стиль.

Четвёртая кнопка даёт такую картину:

Как видите:

• Новые стили в области задач Стили не появились,
• Автоматическая нумерация списков превратилась в обычный текст.

Выбирайте, какой кнопкой специальной вставки Буфера обмена вы будете пользоваться.
Я предпочитаю кнопку
На мой взгляд, она самая безопасная в смысле «недопущения» в новый документ ненужных мне стилей.

Вы можете возразить: А как же превращённая в текст автоматическая нумерация? С этим явлением мне помогает справиться моя любимая команда Заменить . Возможности этой команды очень велики и, честно, до конца мной не изучены. Я сомневаюсь, что за один урок расскажу вам о возможностях команды Заменить .

Теперь вы сможете:

1. Рассказать, что такое буфер обмена
2. Применить специальную вставку из буфера обмена

3.4. Буфер обмена

При вырезании или копировании содержимое ячейки помещается в буфер обмена и становится доступным не только для работы в Word. Аналогично вы можете вставить в документ Word текст или иные данные, скопированные из другого приложения, с интернет,страницы и др. Операции, связанные с буфером обмена, относятся не только к текстовым данным, но и к графическим объектам, гиперссылкам и т. д.

Внимание!

Текст, перемещенный или скопированный из одного места документа в другое при помощи мыши, в буфер обмена не заносится.

Буфер обмена в Microsoft Word 2007 позволяет хранить до 24 объектов. Если вы работаете в обычном режиме, в буфере сохраняются только последние скопированные данные. В расширенном же режиме можно работать одновременно с 24 фрагментами данных.

Чтобы активировать расширенный режим, нужно щелкнуть на кнопке вызова области задач для работы с буфером обмена в группе Буфер обмена вкладки Главная (рис. 3.6).

Рис. 3.6. Кнопка для открытия области задач Буфер обмена

В левой части окна появится область задач Буфер обмена (рис. 3.7), в которой вы увидите первые слова текстовых фрагментов и уменьшенные изображения графических объектов. Чтобы пользователю было легче, возле каждого объекта есть значок, показывающий тип объекта (документ Word, таблица Excel и др.).

Рис. 3.7. Область задач Буфер обмена

По умолчанию при выполнении команды Вставить Word вставляет объект, занесенный в буфер последним, причем вставляет в то место документа, в котором установлен курсор. Область задач Буфер обмена позволяет выбрать объект вставки. Чтобы вставить объект из буфера обмена, достаточно установить курсор в необходимое место и щелкнуть на нужном фрагменте в области задач.

Чтобы отключить расширенный режим работы с буфером обмена, выполните одно из следующих действий:

Закройте область задач Буфер обмена, щелкнув на кнопке Закрыть (рис. 3.8);

Рис. 3.8. Кнопка Закрыть в области задач Буфер обмена

Щелкните правой кнопкой мыши на значке Буфер обмена, который находится в области уведомлений, и выберите команду Прекратить сбор данных (рис. 3.9).

Рис. 3.9. Отключение расширенного режима работы буфера обмена

Можно сделать так, чтобы скопированные данные всегда заносились в буфер обмена независимо от того, открыта ли область задач Буфер обмена. Для этого нужно щелкнуть на кнопке Параметры в области задач Буфер обмена и в появившемся меню выбрать команду Собирать данные без отображения буфера обмена Office (рис. 3.10).

Рис. 3.10. Включение сбора скопированных данных без отображения области задач Буфер обмена

Кроме того, в этом меню можно включить возможность открытия области задач Буфер обмена при двойном нажатии сочетания клавиш Ctrl+C. Для этого нужно выбрать одноименную команду меню, которое появляется при щелчке на кнопке Параметры (см. рис. 3.10).

Буфер обмена, встроенный в офисный пакет Microsoft Office, позволяет хранить до 24 объектов из всех программ офисного пакета, предоставляя к вырезанным и скопированным данным быстрый и простой доступ. В буфер обмена автоматически попадает 24 последних скопированных фрагмента содержимого документа. Причем это могут быть не только текстовые фрагменты, но и таблицы, рисунки, прочие объекты. Давайте научимся работать с буфером обмена Microsoft Office Word 2010.

По умолчанию для открытия панели буфера обмена в Microsoft Word 2010 не предусмотрено «горячей» клавиши, так что начать работу с буфером можно, нажав на кнопку в правой нижней части группы элементов управления Буфер обмена (Clipboard) на вкладке Главная (Home) ленты управления. После этого в левой части главного рабочего окна программы Microsoft Word появится панель Буфера обмена (рис. 4.7).

Теперь давайте разберем принципы работы с буфером обмена. Поле с полосой прокрутки, которое занимает большую часть панели буфера обмена, содержит элементы, скопированные или вырезанные в любой из программ офисного пакета Microsoft Office. Для того чтобы вставить любой из объектов буфера, нужно просто щелкнуть по нему мышью. Другой вариант - щелкнуть правой кнопкой мыши по нужному объекту и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Вставить (Paste).

Чтобы удалить один объект из буфера обмена, необходимо щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать пункт Удалить (Delete). Для удаления всех элементов буфера необходимо щелкнуть мышью по кнопке Очистить Все (Clear All) в верхней части панели Буфера обмена. Нажатие кнопки Вставить все (Paste All) поочередно вставит все объекты буфера обмена в документ.

Буфер обмена может хранить до 24 вырезанных или скопированных объектов: фрагментов текста, графические объекты, которые были созданы в одной из программ Office или любой программы Windows.

Показать область задач Буфер обмена в окне программы можно несколькими способами:

• выбрать в меню Правка (Edit) команду Буфер обмена Office (Office Clipboard);
• дважды нажать клавиши CTRL + C;
• дважды щелкнуть индикатор буфера обмена на панели задач.

Рис. 4.4 . Окно программы Word, в котором отображена область задач Буфер. обмена

Выделенный объект помещается в буфер обмена после того как пользователь нажмет кнопку Копировать (Copy) или Вырезать (Cut) панели инструментов Стандартная, а также после выбора одноименных команд в меню Правка (Edit) или в контекстном меню (см. следующий раздел "Перемещение и копирование фрагмента документа"). После добавления данных в буфер обмена в области задач Буфер обмена появляется новая кнопка (рис. 4.4). Рисунок на кнопке зависит от формата скопированных данных. Например, значки и показывают, что в буфере обмена хранятся фрагменты документов Word и Excel. Подведите указатель к любому объекту в области задач Буфер обмена - вокруг объекта появится рамка, а в правой стороне высветится кнопка. Нажмите кнопку и выберите дальнейшие действия с объектом, например, команду Вставить (Insert) или Удалить (Delete).

Для вставки в документ любого объекта из буфера обмена установите курсор на месте вставки и нажмите соответствующую кнопку в области задач Буфер обмена. Графика, скопированная в буфер обмена, вставляется в документ в виде растра (bitmap ), независимо от исходного формата. Растровые объекты имеют низкое разрешение.

Кнопка Очистить все (Clear All) удаляет всю информацию из буфера.

Чтобы задать параметры отображения буфера обмена, его значка и состояния, нажмите кнопку Параметры (Options) в нижней части области задач и установите необходимые на ваш взгляд флажки:

• Автоматическое отображение буфера обмена Office (Show Office Clipboard Automatically).
• Открывать буфер обмена при двойном нажатии CTRL + C .
• Собирать данные без отображения буфера обмена Office (Collect Without Showing Office Clipboard).
• Показать значок буфера обмена Office на панели задач (Show Office Clipboard Icon on Taskbar),
• Показывать состояние около панели задач при копировании (Show Status Near Taskbar When Copying). Если этот флажок установлен, то при подводе указателя высвечивается информация о количестве объектов в буфере обмена и сообщение о добавлении объекта (рис. 4.5).

Рис. 4.5 . Сообщение о количестве объектов в буфере обмена

С помощью буфера обмена Office можно копировать и вставлять несколько объектов. Например, можно скопировать текст в документе Word, переключиться в Excel и скопировать графический объект, переключиться в PowerPoint и скопировать маркированный список, переключиться в Access и скопировать таблицу, а затем переключиться обратно в Word и вставить сразу все скопированные объекты. В буфер обмена Office автоматически копируются несколько объектов при следующих действиях:

последовательное копирование или вырезание двух различных объектов в одном приложении;

копирование одного объекта, вставка его и копирование другого объекта в том же приложении;

последовательное копирование одного объекта дважды.

Использование панели инструментов «Буфер обмена»

Несколько объектов также можно скопировать, вызвав панель инструментов Буфер обмена (меню Вид , подменю Панели инструментов ) и нажав кнопку Копировать . Если панель инструментов «Буфер обмена» Office открыта в приложении Office, она будет отображаться даже после переключения в другое приложение Office. Панель инструментов Буфер обмена недоступна в окнах, в которых недоступны команды Копировать , Вырезать и Вставить .

На панели инструментов Буфер обмена можно нажать кнопку Вставить все , чтобы вставить все скопированные объекты, или щелкнуть отдельные объекты, чтобы вставить только эти объекты. Команда Вставить (меню Правка ) позволяет вставить только последний скопированный объект. Однако после того, как какие-либо объекты были вставлены с панели инструментов Буфер обмена (отдельный объект или все объекты), при выполнении команды Вставить (меню Правка ) будет вставлен последний объект, вставленный с панели инструментов Буфер обмена .

Примечание. Панель Буфер обмена нельзя изменить.

Буфер обмена Office и буфер обмена Windows

Буфер обмена Office отличается от буфера обмена Windows. При копировании нескольких объектов в буфер обмена Office последний скопированный объект всегда помещается в буфер обмена Windows. При очистке буфера обмена Office буфер обмена Windows также очищается. При использовании команды Вставить (меню Правка ), кнопки Вставить или сочетания клавиш (CTRL+V) выполняется вставка из буфера обмена Windows.

Возможности буфера обмена Office

В буфере обмена Office возможно хранение до 12 объектов. Если при наличии в буфере обмена Office 12 объектов в него будет скопирован дополнительный объект, будет выдан запрос на удаление первого объекта или отмену копирования. Скопированные объекты хранятся в буфере обмена Office до закрытия всех приложений Office на данном компьютере.

Вызывать панель «Буфер обмена» Office и вставлять несколько объектов можно только в приложениях Microsoft Excel, Word, Access и PowerPoint. Тем не менее, если в каком-либо приложении Office отображается панель инструментов «Буфер обмена», в нее будут автоматически копироваться все объекты, копируемые или вырезаемые в других приложениях.

Добавление гиперссылок и управляющих кнопок в презентацию

Гиперссылки В презентацию можно добавить гиперссылки и использовать их для перехода в разные места, например, к произвольному показу, определенному слайду в данной презентации, к совершенно другой презентации, документу Microsoft Word или листу Microsoft Excel, адресу в Интернете, локальной сети или к редактированию сообщения для определенного адреса. Гиперссылку можно представить любым объектом, включая текст, фигуры, таблицы, графики и рисунки. Чтобы добавить гиперссылку, нажмите кнопку Гиперссылка . или Вставка< Гиперссылка

Управляющие кнопки В PowerPoint также включены некоторые готовые к использованию управляющие кнопки (пункт Управляющие кнопки в меню Показ слайдов ), которые можно добавить в презентацию, назначив соответствующую гиперссылку. На управляющих кнопках изображены значки, такие как стрелки влево и вправо. Они служат для создания интуитивно понятных обозначений для перехода к следующему, предыдущему, первому и последнему слайдам. Эти кнопки можно использовать в автоматической презентации в киоске или в презентации, которую планируется опубликовать в локальной сети компании или в Интернете. В PowerPoint также имеются управляющие кнопки для воспроизведения фильмов и звуков.

Текст, представляющий гиперссылку, подчеркнут и окрашен цветом, соответствующим цветовой схеме. После выбора гиперссылки и перехода к объекту, на который она указывает, цвет гиперссылки меняется, показывая, что она уже была открыта. Гиперссылки становятся активными во время показа слайдов (а не во время редактирования).

Совет. При наличии текста в фигуре тексту и фигуре можно назначить отдельные гиперссылки.