На сегодняшний день, когда практически весь документооборот становится безбумажным, подписание документов с помощью — обыденное дело.

В сфере государственных закупок электронной подписью подписывают поданные заявки. Это дает заказчикам гарантию, что они имеют дело с реальными участниками. Также контракты, которые заключаются по итогам госзакупок, вступают в действие только после визирования с помощью ЭЦП.

Также цифровая подпись необходима в таких ситуациях:

1. Отчетность для контролирующих органов. Можно сдать ее в электронном виде таким службам, как ФНС, Росстат, ПФР и ФСС. Это значительно упрощает передачу информации и повышает правильность: большинство сервисов предлагают автоматическую проверку на ошибки.
2. Электронный документооборот (ЭДО). Одно из самых распространенных применений, так как подписанное таким способом письмо соответствует бумажному с печатью и визой. Позволяет перейти на безбумажный документооборот как внутри компании, так и за ее пределами.
3. Государственные услуги. Гражданин РФ может визировать подаваемые заявления в ведомства через портал госуслуг, участвовать в общественных инициативах, пользоваться личным кабинетом на сайте ФНС, даже оформлять кредит.
4. В качестве доказательств можно использовать счет-фактуры, договоры, официальные письма, подписанные электронно. Согласно АПК РФ, такой документ является аналогом бумажного с собственноручной визой.

Какие бывают электронные подписи

ЭЦП — это «штамп», который позволяет идентифицировать ее владельца, а также удостовериться в целостности подписанного документа. Типы ЭЦП и порядок их оформления утверждены . Он установил, что подписи бывают трех видов:

1. Простая. Распространена для подписания писем или спецификаций, подтверждается с использованием паролей, кодов и иных средств, чаще всего используется в системах корпоративного ЭДО.
2. Усиленная . Получается в процессе криптографической обработки информации и использования закрытого ключа. Позволяет установить, кто подписал документ, а также факт внесения изменений после подписания.
3. Усиленная . Аналогична неквалифицированной, но для ее создания и проверки используются наработки криптозащиты, сертифицированные ФСБ РФ. Такие ЭП выдаются только аккредитованными

Завизировать документ можно несколькими способами. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся.

Подписываем с помощью программного комплекса «КриптоПРО CSP»

Как подписать электронной подписью документ Ворд (MS Word)

1. Открываем нужный файл, жмем в меню «Файл» — «Сведения» — «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».

2. Выбираем нужную ЭП, добавляем комментарий, если нужно, и жмем «Подписать».

3. Если нет ошибок, то система показывает окно с успешным подписанием.

Если установлен плагин КриптоПРО Office Signature

1. Открываем нужный файл, выбираем «Файл», затем — «Добавить цифровую подпись».

2. Аналогично предыдущему варианту, выбираем необходимую ЭП, добавляем, если нужен, комментарий и жмем «Подписать».

3. Если нет ошибок, то система показывает сообщение, что документ успешно подписан.

Как подписать электронной подписью документ PDF (Adobe Acrobat PDF)

1. Открываем необходимый PDF-файл, нажимаем на панели «Инструменты» и видим ярлык «Сертификаты». Выбираем его.

2. Нажимаем на «Поставить цифровую подпись» и выбираем область на файле, где будет располагаться отметка о подписании.

4. Откроется окно с предварительным видом штампа. Если все верно, то нажимаем «Подписать».

5. Система выдаст оповещение об успешном подписании. На этом все.

Подписание программным комплексом «КриптоАРМ»

При таком способе есть возможность шифрования всех современных форматов, а также архивов.

Итак, разберемся, как подписать документ ЭЦП с помощью «КриптоАРМ».

1. Открываем программу «КриптоАРМ» и выбираем самый первый пункт действий — «Подписать».

2. Внимательно изучаем инструкцию Мастера созданий ЭП. Нажимаем «Далее».

3. Жмем на «Выбор файла», переходим к нужному файлу, щелкаем по нему и жмем «Далее».

4. Выбираем подписываемый файл, нажимаем «Далее».

5. Видим окно «Выходной формат». Если нет обязательных требований, то кодировку оставляем как есть. Можно сохранить в формат ZIP (для отправки по e-mail) или выбрать место сохранения конечного результата. Жмем «Далее».

6. В «Параметрах» можно выбрать свойство, добавить комментарий, а также выбрать присоединенную ЭП (присоединяется к исходному файлу) или отсоединенную (сохраняется отдельным файлом), а также дополнительные параметры по желанию. Когда все готово, жмем «Далее».

7. Теперь необходимо выбрать сертификат, для этого жмем «Выбрать», указываем необходимый сертификат и жмем «Далее».

8. На следующем этапе видим итоговое окно с кратким описанием данных. Если в следующий раз файлы будут подписываться в таком же порядке, то можно сохранить профиль. Жмем «Готово».

9. Если нет ошибок, то система выдаст сообщение об успешном подписании.

Работая в Microsoft Word с файлами, которые необходимо подтверждать, утверждать, подписывать, Вы знаете, что их нужно распечатывать, и нести на проверку определенному человеку. Или Вы даете на проверку электронную версию, а потом слышите, что все хорошо, и нужно распечатывать его и приносить снова. Но подобных действий можно и избежать.

В данной статье мы с Вами разберемся, как можно подписать документ, созданный в Ворде, электронной цифровой подписью или ЭЦП. Рассмотрим ее различные варианты: создадим ее на видимой строке, или же просто добавим к файлу.

Как сделать линию для вставки электронной подписи в Ворде

Сначала рассмотрим, как вставить нужную строку в Ворд.

Открывайте необходимый документ. Затем установите курсор в том месте, куда нужно вставить область.

Можете написать какой-нибудь текст, например, «Утвердили:» , а с новой строки вставить пустые строки.

Дальше перейдите на вкладку «Вставка» , в группе «Текст» нажмите на стрелочку возле кнопки «Строка подписи» и выберите из списка «Строка подписи Microsoft Office» .

В следующем окне соглашаемся с тем, что там написано, и жмем «ОК» .

Откроется окно «Настройка» . В нем заполните все предложенные поля. Введите данные того, кто будет подписывать: его ФИО, должность, адрес электронной почты. Инструкцию можете изменить, а можно и оставить предложенный текст. Поставьте галочку в поле «Показывать дату…» и нажмите «ОК» .

В результате мы получим вот такую строку. Здесь должен будет расписаться тот человек, чьи данные указаны под ней. Можно распечатать документ и понести его на проверку, а можно, чтобы данный человек расписался прямо в Word, добавив электронную подпись в указанное поле.

Если Вам не обязательно добавлять подобную линию, тогда можете сами сделать линию в Ворде нужного вида и нужной длины. Воспользуйтесь для этого инструкцией, перейдя по ссылке.

Как подписать файл, с помощью ЭЦП

Если в Ваш документ добавлена строка, про которую я писала выше, тогда давайте разберемся, как что-нибудь в нее вставить.

Для начала прочтите текст и убедитесь, что в нем все верно. Затем нажмите в области правой кнопкой мышки и выберите из контекстного меню «Подписать» .

В следующем окне жмите «ОК» .

Цифровая электронная подпись в Ворде может быть разного вида. В предложенном окне в поле напротив крестика можно просто написать свою фамилию и инициалы. А можно добавить в данное поле изображение со своим рукописным вариантом или личной печатью.

Разберем второй вариант. Для этого Вам необходимо расписаться на листе и отсканировать роспись, или можно сфотографировать ее на камеру. Главное, чтобы в результате получилось изображение, сохраненное на компьютере, с Вашей росписью или печатью.

Когда изображение с росписью сделаете, нажимайте в данном окне «Выбрать рисунок» .

Найдите рисунок с росписью на компьютере, выделите его и нажмите «Выбрать» .

Необходимое изображение появится в окне. Также будет добавлено имя учетной записи, с которой был подписан документ. Нажмите «Подписать» .

Подтвердите создание подписи.

После того, как файл будет подписан, вверху появится информационная строка, что данный документ «Помечен как окончательный» , и возможность его редактирования будет ограничена. Также в строке состояния появится соответствующий значок.

Кликнув по нему, справа откроется область «Подписи» . Здесь можно посмотреть, кто еще должен расписаться – они будут показаны в блоке . Если в тексте уже есть подписи, то они отобразятся в блоке «Действительные» .

Нажав на стрелочку возле подписи, из выпадающего меню можно выбрать один из пунктов: состав, настройку или удаление.

Если Вы открыли подписанный документ и хотите в нем что-то изменить, тогда после нажатия на кнопку «Все равно редактировать» появится окно с предупреждением, что после этого, все подписи будут удалены.

Если Вы согласились на удаление, тогда откроется вот такое окно.

После того, как подписи были удалены, они пропали из текста и в соответствующих полях, а в области справа теперь они находятся в блоке .

Чтобы заново расписаться, можете справа из выпадающего списка возле нужного человека нажать «Подписать» . Затем выполните все описанные выше действия.

Как подписать весь документ

Сделать это можно и немного другим способом. При этом в текст не будет добавлена строка с данными того человека, который расписался. Выбранный файл просто будет помечен определенным образом и возможность его редактирования пропадет.

Для вставки такой невидимой ЭЦП, перейдите на вкладку «Файл» , затем «Сведения» . Дальше кликните «Защитить документ» и выберите из списка «Добавить цифровую подпись» .

Нажмите «ОК» в появившемся окне.

В окне подтверждения жмите «ОК» .

Теперь файл будет подписан, и на вкладке «Файл» – «Сведения» можно будет посмотреть, кем именно.

Кроме того, вверху отобразится информационная строка, что он помечен как окончательный, и редактировать его нельзя, иначе все подписи будут удалены. В области справа в блоке «Действительные» можно посмотреть, кто утвердил, при этом в самом тексте, никакой соответствующей строки не будет.

Клиент Outlook от Microsoft Office является наиболее удобной программой для создания и отправки сообщений электронной почты в любой учётной записи. Также компания Microsoft предлагает создать свой аккаунт с видом ***@Outlook.com, тогда для вас открывается возможность использовать электронный ящик в вашем браузере, здесь вы можете составлять, форматировать и отправлять сообщения. Чтобы каждый раз не добавлять вручную подпись со своими контактными данными после текста сообщения, создайте удобный шаблон, который будете вставлять по желанию всего в один клик.

Как настроить подпись в клиенте Outlook Microsoft Office

Для обладателей этой офисной утилиты открывается масса новых возможностей для облегчения работы с электронным ящиком, какую бы учётную запись вы ни имели. Научитесь формировать красивую и информативную подпись в данной программе, следуя простой инструкции:

• Зайдите в клиент, используя пароль и логин вашей основной электронной почты.

• Найдите в шапке программы во вкладке “Главная” небольшое окошко с иконкой листа “Ответить”. Даже если отвечать вам данному пользователю не нужно, всё равно нажмите на это поле, так как это самый быстрый способ настроить подпись в Outlook. Ненужное письмо вы просто сотрёте позднее.

• Перед вами появится новое окно ввода сообщения. В этой небольшой рабочей области тоже есть свои вкладки и инструменты. Перейдите в основной раздел “Сообщения”, а затем найдите окошко “Подпись” в правой верхней части экрана. Кликните по ней для вызова всплывающего меню.

• В нём выберите пункт “Подписи…”

• Теперь вы видите третье рабочее окно, именно в нём вы можете создавать новые шаблоны подписей, форматировать их, сохранять или удалять изменения. Для ввода новой подписи, нажмите “Создать”.

• Введите название для этого шаблона, чтобы вам было легче ориентироваться в дальнейшем. Например, назовите его “Мои контакты”, для обозначения своих электронных данных в подписи к сообщению, либо “Благодарность” для тёплых слов.

• Теперь введите саму подпись, которая будет отображаться под сообщением. Её размер неограничен, но для более комфортного просмотра, старайтесь не писать слишком многое.

• Теперь обратите внимание на правую часть настроек на экране. В поле “Новые сообщения” задайте шаблон, который будет автоматически помещаться во все электронные сообщения, которые вы создаёте через кнопку “Написать”. А в поле “Ответ и пересылка” поставьте такую подпись, которая будет вставляться только в ответные сообщения и пересланные вами другим пользователям.
  Кликнув по кнопке “Визитная карточка” над окном ввода текста, вы можете применить уже готовый шаблон с личной информацией о себе, если таковой у вас имеется.

• Теперь попробуйте выполнить настройку вкладки “Личный бланк”. Перейдите в неё.
  Вам доступно изменение фона подписи, её шрифт и размер. Попробуйте настроить тему, кликнув на соответствующую кнопку вверху окна.

• Для выбора доступно множество разных фонов и готовых шаблонов, нажмите “ок” для выбора желаемой, настройте шрифт и выйдете из окна личного бланка. Все изменения будут сохранены. Так вы можете выполнить настройку подписи в клиенте Outlook на вашем компьютере, но если вы пользуетесь почтой от Microsoft в браузере, то вам понадобится немного другой алгоритм.

Как настроить подпись в почте Outlook в браузере

Этот метод отличается более быстрым процессом, но и меньшим количеством настроек. Зайдите в свою почту Outlook через любой браузер на вашем компьютере.

• Найдите иконку шестерёнки в правом верхнем углу и нажмите на неё.

• Во всплывающем списке кликните по пункту “Параметры”.

• Вы увидите длинный список возможностей настройки почты, чтобы найти именно подписи, листайте его вниз.

• Когда вы увидите раздел “Структура”, раскройте его и среди всех строчек нажмите на “Подпись электронной почты”. Пред вами появится окно с настройкой.

• Здесь вы можете задать параметры отправки, например, вставлять подпись только в новые сообщения, либо только в ответные и пересылаемые.
  Введите сам текст подписи и отформатируйте его по своему усмотрению.
  После этого нажмите “Сохранить” над рабочей областью.

Ваша подпись создана и сохранена, теперь именно она будет появляться под текстом вашего сообщения другим пользователям.

Так вы научились вставлять свою подпись в почту от Outlook.

Документ, имеющий юридическую силу, должен быть защищен собственноручной подписью человека, который является главным фигурантом рассмотренных в нем вопросов. Как подтвердить актуальность электронной документации, с которой граждане работают с помощью интернет-сервисов? Для придания бумагам эффекта законности, применяется электронная подпись. Она позволяет идентифицировать человека, который ее нанес на бумаги с целью подтверждения их подлинности. Нормативно-правовые источники определяют возможность присоединения виртуального элемента к электронным данным, в результате чего в полученном документе идентифицируется подписант.

Назначение ЭЦП

Электронная подпись служит гарантом безопасности и значимости. Она используется для идентификации ответственного за выполнение каких-либо операций лица и указывает на юридическую значимость документа, под которым она оформляется. ЭЦП считается реквизитом, обеспечивающим защиту и позволяющим отличать истинный электронный документ от его подделки. Она является уникальной пометкой человека на различных цифровых юридических бумагах. При помощи элемента можно всегда идентифицировать владельца документации.

Виды продуктов

В зависимости от степени защиты, типа документов, а также круга задач, которые планируется решать с помощью ЭЦП, для которых актуален электронный продукт, различают несколько его видов:

• простой;
• усиленный неквалифицированный;
• усиленный квалифицированный.

К простой подписи применяется наименьшая степень защиты. Она лишь подтверждает факт волеизъявления определенного лица. Проверка изменений в статусе документа или человека его подписавшего невозможна с момента применения простого элемента. Его преимущества заключаются в том, что сделать цифровую подпись возможно самостоятельно.

Нанесение на электронный документ усиленного неквалифицированного продукта интерпретирует его с бумажным документом, подписанным человеком. После нанесения элемента на электронную бумагу, невозможно вносить правки в его текстовой части. Его изготовление осуществляется в специализированных центрах, от которых не требуется аккредитации.

Сделать ЭПЦ усиленного типа возможно только в аккредитованных центрах. Продукт создается посредством специального шифрования. Его использование актуально для обеспечения функционирования субъектов предпринимательской деятельности.

Читайте также: Информационное письмо о смене юридического адреса организации: образец

Как сделать электронную подпись самому бесплатно: пошаговая инструкция

Не стоит задумываться над вопросом о том, где сделать электронную подпись, если она относится к категории простой или усиленной неквалифицированной. Продукт легко создается при помощи офисного пакета MS Office. Проще всего для этой цели использовать софт Word. Для реализации мероприятия следует действовать в соответствии с алгоритмом:

• установить курсор в место документа, где нужно поставить отметку;
• перейти во вкладку «вставка»;

Опции офисного софта

• нажать кнопку «строка подписи»;
• заполнить в таблице строки информацией о подписанте, включая его фамилию, имя, отчество, должность и почтовый адрес;

• оформить инструкцию подписанта, которая должна ему напоминать о необходимости проверки документа перед подписью;
• выбрать опции, касающиеся уведомления о дате оформления бумаги в строке, где была нанесена подпись, если это необходимо;
• поставить галочку в поле, свидетельствующую о разрешении подписанту добавлять примечания к подписи.

Как выглядит простая самостоятельно изготовленная подпись

В качестве альтернативного варианта, возможно сделать электронную печать и подпись при помощи меню офисного документа «файл». Для этого необходимо его открыть и зайти в подраздел «защита документа» раздела «сведения». Документация считается оформленной после выбора функции «добавить цифровую подпись». Бесплатно оформить продукт можно при помощи программ Microsoft Outlook, Outlook Express или Lotus Notes. Их опции позволяют отправлять сообщения с подписью.

Сгенерированную при помощи офисного документа печать сложно проверить на подлинность, поэтому такой вид продукта используется для бумаг невысокой важности.

Возможности специализированных сайтов

Получить бесплатный продукт возможно на сайтах, специализирующихся на подобных услугах. Он создается при помощи программ, в основе которых лежит подражание подписи заказчика посредством ее сканирования, обработки дизайнерами и создания элемента на экране при помощи виджета.

Все софты имеют интуитивно понятный интерфейс, который не требует специальных знаний от обычного пользователя. Особенностью полученных продуктов является возможность добавления в цифровой документ изображения подписи и факсимильной печати в графическом виде. Их применение позволяет придать электронной документации вид, идентичный с оригинальным. К подписываемым бумагам отправитель может прикрепить стикер с сообщением для получателя документации.

В Outlook можно создать один или несколько персонализированные подписи для сообщений электронной почты. Подпись может включать текст, рисунки, электронную визитную карточку, эмблему или даже изображение рукописной подписи. Можно настроить Outlook, чтобы подписи ко всем исходящим сообщениям автоматически добавляются или создать свою подпись и добавить его к сообщениям на по обстоятельств.

Создание подписи и настройка добавления подписи в сообщения в Outlook

Важно: Если у вас есть учетная запись Майкрософт Office 365 и использовать Outlook и Outlook в Интернете или Outlook в Интернете для бизнеса, необходимо создать подпись в обоих продуктов. Создание и использование подписей электронной почты в Outlook в Интернете, читайте в статье Создание и добавление подписи электронной почты в Outlook.com или Outlook в Интернете .

Если вы хотите увидеть, как это делается, .

Откройте новое сообщение электронной почты.

Выберите пункт подпись > подписи в меню сообщение .

В зависимости от размера окна Outlook и при создании нового сообщения электронной почты или ответа или пересылке сообщения меню и подписи кнопка может быть в двух разных местах.

В разделе выберите подпись для изменения выберите команду Создать и в диалоговом окне Новая подпись введите имя для подписи.

В разделе изменить подпись создайте свою подпись. Можно изменить шрифты, цвета шрифта и размеров, а также выравнивание текста. Если вы хотите создать более надежный подписи с маркеры, таблицы или границ, с помощью Word форматирование текста, а затем скопируйте и вставьте подпись в поле изменить подпись .




Примечания:

1. В разделе Выбор подписи по умолчанию настройте следующие параметры для подписи:

   В поле раскрывающегося списка учетной записи электронной почты выберите учетную запись электронной почты будет связана с подписью. Можно настроить разные подписи для каждой учетной записи электронной почты.

   Если вы хотите, чтобы ваша подпись добавлена ко всем новым сообщениям по умолчанию в раскрывающемся списке новые сообщения , выберите один из подписей. Если необходимо не автоматическое добавление подписи в новые сообщения, выберите (вариант нет). Это не добавить подпись в любой сообщений, ответов и пересылаемых.

   Если вам нужно подпись в сообщениях ответить и вперед, в раскрывающемся списке ответы и пересылаемые сообщения выберите один из подписей. В противном случае - примите параметр по умолчанию (нет).

   

   Выберите кнопку ОК , чтобы сохранить новую подпись и вернитесь к сообщению. Outlook не добавить новую подпись в сообщение, открытые при выполнении шага 1, даже если вы решили подписи ко всем новым сообщениям. Вам необходимо будет вручную добавить подпись в одно сообщение. Подпись добавлена автоматически будет иметь всех будущих сообщений. Добавление подписи вручную, выберите в меню сообщение подпись и выберите подпись, которую вы только что создали.

Добавление логотипа или изображения в подпись

Если у вас есть логотип компании или изображение, чтобы добавить подпись, выполните следующие действия.

Вставка подписи вручную

Если вы не хотите, чтобы подпись добавлялась во все новые сообщения, ответы и пересылаемые письма, можно вставлять ее вручную.