Тема: Создание и работа с БД Mіcrosoft Access (2003).

Цель работы: Рассмотреть этапы проектирования баз данных в Mіcrosoft Access 2003, ее основные возможности, технологию создания кнопочных форм и создать БД по соответствующей тематике.

Теоретическая часть

Существуют 4 основные модели данных – списки (плоские таблицы), реляционные базы данных, иерархические и сетевые структуры.

В течение многих лет преимущественно использовались плоские таблицы (плоские БД) типа списков в Excel. В настоящее время наибольшее распространение при разработке БД получили реляционные модели данных. Реляционная модель данных является совокупностью простейших двумерных таблиц – отношений (англ. relation),т.е. простейшая двумерная таблица определяется как отношение (множество однотипных записей объединенных одной темой) .

От термина relation (отношение) происходит название реляционная модель данных. В реляционных БД используется несколько двумерных таблиц, в которых строки называются записями, а столбцы полями, между записями которых устанавливаются связи. Этот способ организации данных позволяет данные (записи) в одной таблице связывать с данными (записями) в других таблицах через уникальные идентификаторы (ключи) или ключевые поля.

Основные понятия реляционных БД: нормализация, связи и ключи

1. Принципы нормализации :

 В каждой таблице БД не должно быть повторяющихся полей;

 В каждой таблице должен быть уникальный идентификатор (первичный ключ);

 Каждому значению первичного ключа должна соответствовать достаточная информация о типе сущности или об объекте таблицы (например, информация об успеваемости, о группе или студентах);

 Изменение значений в полях таблицы не должно влиять на информацию в других полях (кроме изменений в полях ключа).

2. Виды логической связи .
Связь устанавливается между двумя общими полями (столбцами) двух таблиц. Существуют связи с отношением «один-к-одному», «один-ко-многим» и «многие-ко-многим».

Отношения, которые могут существовать между записями двух таблиц:

 один – к - одному, каждой записи из одной таблицы соответствует одна запись в другой таблице;

 один – ко - многим, каждой записи из одной таблицы соответствует несколько записей другой таблице;

 многие – к - одному, множеству записей из одной таблице соответствует одна запись в другой таблице;

 многие – ко - многим, множеству записей из одной таблицы соответствует несколько записей в другой таблице.

Тип отношения в создаваемой связи зависит от способа определения связываемых полей:

 Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является полем первичного ключа или уникального индекса.

 Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

 Отношение «многие-ко-многим» фактически является двумя отношениями «один-ко-многим» с третьей таблицей, первичный ключ которой состоит из полей внешнего ключа двух других таблиц

3. Ключи. Ключ – это столбец (может быть несколько столбцов), добавляемый к таблице и позволяющий установить связь с записями в другой таблице. Существуют ключи двух типов: первичные и вторичные или внешние.

Первичный ключ – это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.

Внешний (вторичный) ключ - это одно или несколько полей (столбцов) в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ определяет способ объединения таблиц.
Из двух логически связанных таблиц одну называют таблицей первичного ключа или главной таблицей, а другую таблицей вторичного (внешнего) ключа или подчиненной таблицей. СУБД позволяют сопоставить родственные записи из обеих таблиц и совместно вывести их в форме, отчете или запросе.

Существует три типа первичных ключей : ключевые поля счетчика (счетчик), простой ключ и составной ключ.

Поле счетчика (Тип данных «Счетчик»). Тип данных поля в базе данных, в котором для каждой добавляемой в таблицу записи в поле автоматически заносится уникальное числовое значение.

Простой ключ . Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как первичный ключ. В качестве ключа можно определить любое поле, содержащее данные, если это поле не содержит повторяющиеся значения или значения Null .

Составной ключ . В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц многие - ко - многим.

Необходимо еще раз отметить, что в поле первичного ключа должны быть только уникальные значения в каждой строке таблицы, т.е. совпадение не допускается, а в поле вторичного или внешнего ключа совпадение значений в строках таблицы допускается.

Если возникают затруднения с выбором подходящего типа первичного ключа, то в качеcтве ключа целесообразно выбрать поле счетчика.

Программы, которые предназначены для структурирования информации, размещения ее в таблицах и манипулирования данными называются системами управления базами данных (СУБД ). Другими словами СУБД предназначены как для создания и ведения базы данных, так и для доступа к данным. В настоящее время насчитывается более 50 типов СУБД для персональных компьютеров. К наиболее распространенным типам СУБД относятся: MS SQL Server, Oracle, Informix, Sybase, DB2, MS Access и т. д.

Тема: Создание форм и отчетов. Главная кнопочная форма.

Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма создаётся на основе таблиц и запросов. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных. Можно создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов и отчётов.

Так как самостоятельно создать форму довольно трудоёмко, рекомендуется пользоваться автоматическим способом создания форм – автоформы или автоматизированным – Мастер форм.

Автоформы основываются только на одном объекте.

Основные разновидности стандартных форм:

в столбец – отображает все поля одной записи в столбец, удобна для ввода и редактирования данных;

ленточная – отображает группу записей, удобна для оформления вывода данных;

табличная – в виде таблицы (повторяет вид таблицы);

выровненная – все поля одной записи располагаются рядами.

Чтобы создать автоформу Формы и щёлкнуть кнопку «Создать » (рис. 55).

Рис. 55. Внешний вид Конструктора Базы Данных с открытым разделом «Формы »

В появившемся окне выбрать подходящий тип автоформы и объект, на основе которого она будет создана, и щелкнуть по кнопке ОК . Появится созданная форма. При ее закрытии и сохранении задается ее имя (рис. 56).

Чтобы создать форму с помощью Мастера, нужно в окне базы данных выбрать объект Формы и дважды щёлкнуть пункт «Создание формы с помощью мастера » (рис. 55). Затем, следуя указаниям Мастера, выбрать нужные объекты и поля, выбрать тип формы и её оформление, а также задать имя. Форма, созданная с помощью Мастера , может содержать поля нескольких таблиц или запросов (рис. 57).

Рис. 56. Диалоговое меню создания новой формы

Рис. 57. Диалоговое меню создания новой формы с помощью Мастера

Чтобы отредактировать созданную форму, ее надо выделить и щелкнуть по кнопке . В режимеКонструктора можно вручную передвигать и изменять размеры элементов формы – заголовков полей и ячеек для ввода данных. Для этого достаточно щёлкнуть по элементу – он выделяется рамкой, границы которой и положение можно менять с помощью мыши. Если щелкнуть еще раз по выделенному элементу, появляется курсор и можно изменить надпись. Положение и размеры элементов можно менять также с помощью контекстного меню, щелкнув по элементу правой клавишей и выбрав команду «Свойства ». С помощью контекстного меню можно задать цвет текста, цвет заливки элемента и его оформление. С помощью Панели элементов можно добавить необходимую надпись, управляющую кнопку и т.д.

Задание.

1. Создать автоформы «в столбец» для ввода и редактирования данных в таблицах Студенты и Преподаватели (рис. 58).

2. Создать ленточные автоформы для созданных ранее запросов (кроме запроса Оценка студента , для него – в столбец) (рис. 59-61).

3. Отредактировать форму для итогового запроса Средняя зарплата (изменить названия элементов), используя Конструктор (рис. 62-65).

4. Создать сложную форму Дисциплины и оценки , используя Мастер форм . Для этого запустить Мастер форм , выбрать из таблицы Студенты поля Фамилия, Имя, Отчество, Номер группы ; из таблицы Дисциплины – поле Название дисциплины; а из таблицы Оценки - поле Оценки . Выбрать вид представления данных (Студенты ), табличный вариант подчинённой формы, стиль оформления, ввести название формы Дисциплины и оценки (рис. 66-71).

Рис. 58. Автоформы «в столбец» для ввода и редактирования данных

в таблицах Студенты и Преподаватели

Рис. 59. Автоформы «ленточные» просмотра запросов «Список успевающих », «Список», Автоформа «в столбец» для просмотра запроса «Оценка студента »

Рис. 60. Автоформа «ленточная» просмотра запроса «Преподаватели »

Рис. 61. Автоформа «ленточная» просмотра запроса «Отличники »

Рис. 62. Автоформа «ленточная» просмотра запроса «Средняя зарплата » до правки в режиме Конструктора

Рис. 63. Вид Автоформы «Средняя зарплата » в режиме Конструктора (исходный вариант)

Рис. 64. Вид Автоформы «Средняя зарплата » в режиме Конструктора (измененный вариант)

Рис. 65. Автоформа «Средняя зарплата » (окончательный вариант)

Рис. 70. Задание имени созданной формы

Рис. 71. Сложная форма Дисциплины и оценки, созданная при помощи Мастера форм

Создание отчётов , которые предназначены для вывода информации на печать, удобнее производить с помощью Мастера . Их создание производится на основе таблиц и запросов аналогично созданию форм.

Чтобы создать отчет, нужно выбрать объект «Отчеты » (рис. 72) в левой части окна базы данных и дважды щелкнуть по строке «Создание отчета с помощью мастера » (рис. 73).

Рис. 72. Внешний вид Конструктора Базы Данных с открытым разделом «Отчеты »

В поле со списком «Таблицы и запросы » выбрать таблицу или запрос, для которого создается отчет. В списке «Допустимые поля » выбрать поля, информация из которых должна быть отражена в отчете, и перенести их в список «Выбранные поля ». После этого определить уровни группировки записей в отчете, порядок сортировки и ориентацию бумажного листа при печати и выбрать макет будущего отчета. В последнем окне диалога написать название отчета.

Подготовленный Мастером отчет может быть отредактирован с помощью Конструктора (также, как и форма).

Рис. 73. Диалоговое меню создания нового отчета с помощью Мастера

Задание.

1. Создать отчёт Список группы на основе соответствующего запроса Список (рис. 74).

2. Создать отчёт Средняя зарплата на основе запроса Средняя зарплата , отредактировать названия элементов с помощью Конструктора (рис. 75).

Рис. 74. Отчет «Список группы » созданный с помощью Мастера

Рис. 75. Отчет «Средняя зарплата » созданный с помощью Мастера

Лабораторная работа 1.

Формирование структуры базы данных.

1. Создайте новую базу данных.

2. Создайте таблицу базы данных.

3. Определите поля таблицы в соответствии с табл. 1.1.

4. Сохраните созданную таблицу.

Таблица.1.1. Таблица данных Преподаватели

Имя поля

Тип данных

Размер поля

Код преподавателя

Счетчик

Фамилия

Текстовый

Имя

Текстовый

Отчество

Текстовый

Дата рождения

Дата/время

Краткий

Должность

Текстовый

Дисциплина

Текстовый

Телефон

Текстовый

Зарплата

Денежный

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

Для создания новой базы данных:

1. Загрузите Access, в появившемся окне выберите пункт Новая база данных;

в окне "Файл новой базы данных" задайте имя вашей базы (пункт Имя Файла) и выберите папку (пункт Папка), где ваша база данных будет находиться. По умолчанию Access предлагает вам имя базы db1, а тип файла - Базы данные Access. Имя задайте Преподаватели , а тип файла оставьте прежним, так как другие типы файлов нужны в специальных случаях;

2.щелкните по кнопке <Создать>.

Для создания таблицы базы данных:

1.В окне базы данных выберите вкладку Таблицы , а затем щелкните по кнопке <Создать>;

2.В окне "Новая таблица" выберите пункт Конструктор и щелкните по кнопке <ОК>. В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режим конструктора (рис. 1), в котором следует определить поля таблицы.

Для определения полей таблицы:

1.Введите в строку столбца Имя поля имя первого поля Код преподавателя;

2.В строке столбца "Тип данных" щелкните по кнопке списка и выберите тип данных Счетчик. Поля вкладки Общие оставьте такими, как предлагает Access.

Рис. Окно таблицы в режиме конструктора - в этом режиме вводятся имена и типы полей таблицы

Примечание. Заполнение строки столбца "Описание" необязательно и обычно используется для внесения дополнительных сведений о поле.

Для определения всех остальных полей таблицы базы данных Преподаватели в соответствии с табл. 1.1 выполните действия, аналогичные указанным выше.

Внимание! Обратите внимание на вкладку Общие в нижней части экрана. Советуем изменить данные в пункте Размер поля, а остальные пункты оставить по умолчанию (их функции рассмотрим далее). Например, для текстового типа данных Access предлагает по умолчанию длину 50 символов. Но вряд ли поле "Фамилия" будет содержать более 15 символов, хотя лучше точно подсчитать, сколько символов в самой длинной фамилии. Не бойтесь ошибиться - в дальнейшем можно скорректировать длину поля. Для числового типа Access предлагает Длинное целое, но ваши данные могут быть либо небольшие целые числа (в диапазоне от -32768 до 32767) - тогда надо выбрать Целое, либо дробные числа - тогда надо выбрать С плавающей точкой.. Для выбора необходимого параметра надо щелкнуть по полю, а затем нажать появившуюся кнопку списка и выбрать необходимые данные. В результате ваша таблица будет иметь более компактный вид, а объем базы данных уменьшится.

4. Для сохранения таблицы:

в диалоговом окне "Сохранение" введите имя таблицы Преподаватели",

щелкните по кнопке <ОК>.

Примечание. В результате щелчка по кнопке <ОК> Access предложит вам задать ключевое поле (поле первичного ключа), т.е. поле, однозначно идентифицирующее каждую запись. Для однотабличной базы данных это не столь актуально, как для многотабличной, поэтому щелкните по кнопке <Нет>.

ЗАДАНИЕ 2

Заполнение базы данных.

1. Введите ограничения на данные, вводимые в поле "Должность"; должны вводиться только слова Профессор, Доцент или Ассистент.

2. Задайте текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле "Должность".

3. Задайте значение по умолчанию для поля "Должность" в виде слова Доцент.

4. Введите ограничения на данные в поле <Код>; эти данные не должны повторяться.

5. Заполните таблицу данными в соответствии с табл. 1.2 и проверьте реакцию системы на ввод неправильных данных в поле "Должность".

6. Измените ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных.

7. Произведите поиск в таблице преподавателя Миронова.

8.Произведите замену данных: измените заработную плату ассистенту Сергеевой с 4500 р, на 4700 р.

9. Произведите сортировку данных в поле "Год рождения" по убыванию,

10. Произведите фильтрацию данных по полям "Должность" и "Дисциплина".

Просмотрите созданную таблицу, как она будет выглядеть на листе бумаги при печати.

Таблица

Код

Фамилия

Имя

Отчество

Дата рожд.

Должность

Дисциплина

Телефон

Зарплата

Истомин

Ремир

Евгеньевич

23.10.54

Доцент

Информатика

110-44-68

8900р.

Миронов

Павел

Юрьевич

25.07.40

Профессор

Экономика

312-21-40

12000р.

Гришин

Евгений

Сергеевич

05.12.67

Доцент

Математика

260-23-65

7600р.

Сергеева

Ольга

Ивановна

12.02.72

Ассистент

Математика

234-85-69

4500р.

Емец

Татьяна

Ивановна

16.02.51

Доцент

Экономика

166-75-33

8900р.

Игнатьева

Татьяна

Павловна

30.05.66

Доцент

Информатика

210-36-98

7900р.

Миронов

Алексей

Николаевич

30.07.48

Доцент

Физика

166-75-33

8900р.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

Для задания условия на значение для вводимых данных:

войдите в режим Конструктор для проектируемой таблицы. Если вы находитесь в окне базы данных, то выберите вкладку Таблицы и щелкните по кнопке <Конструктор>. Если вы находитесь в режиме таблицы, то щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Вид, Конструктор;

в верхней части окна щелкните по полю "Должность";

в нижней части окна щелкните по строке параметра Условие на значение;

щелкните по кнопке для определения условий на значение при помощи построителя выражений;

в появившемся окне напишите слово Профессор, затемщелкните по кнопке (эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишите Доцент, снова щелкните по этой же кнопке, напишите Ассистент и щелкните по кнопке <ОК>. Таким образом, вы ввели условие, при котором в поле "Должность" могут вводиться только указанные значения.

2. В строке Сообщение об ошибке введите предложение "Такой должности нет, правильно введите данные".

3. В строке Значение по умолчанию введите слово "Доцент".

4. Введите ограничения на данные в поле "Код". Здесь ограничения надо вводить не совсем обычным способом. Дело в том, что коды преподавателей не должны повторяться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения (из-за последнего условия в этом поле нельзя использовать тип данных Счетчик, в котором данные не повторяются). Для выполнения второго условия пришлось задать в поле "Код" тип данных Числовой, а для выполнения первого условия сделайте следующее:

щелкните по строке параметра Индексированное поле;

выберите в списке пункт Да (совпадения не допускаются);

перейдите в режим Таблица, щелкнув по кнопке на панели инструментов или выполнив команду Вид, Режим таблицы. На вопрос о сохранении таблицы щелкните по кнопке <Да>.

5. Введите данные в таблицу в соответствии с табл. 1.3. Попробуйте в поле <Должность> любой записи ввести слово Лаборант. Посмотрите, что получилось. На экране должно появиться сообщение; "Такой должности нет, правильно введите данные". Введите правильное слово.

6. Для изменения ширины каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных:

щелкните в любой строке поля "Код";

выполните команду Формат, Ширина столбца;

в появившемся окне щелкните по кнопке <По ширине данных>. Ширина поля изменится;

проделайте эту операцию с остальными полями.

7. Для поиска в таблице преподавателя Миронова:

в появившейся строке параметра Образец введите Миронов;

в строке параметра Совпадение выберите из списка С любой частью поля;

в строке параметра Только в текущем поле установите флажок (должна стоять галочка);

щелкните по кнопке <Найти>

щелкните по кнопке <3акрыть> для выхода из режима поиска.

8.Для замены заработной платы ассистенту Сергеевой с 4500 р. на 4700 р.:

в появившемся окне в строке Образец введите 4500 р.;

в строке Заменить на введите 4700. Обратите внимание на остальные опции - вам надо вести поиск по всем записям данного поля;

щелкните по кнопке <3аменить>. Данные будут изменены;

Примечание. Чтобы заменить сразу все данные, надо воспользоваться кнопкой <3аменить все>. щелкните по кнопке <3акрыть>.

9. Для сортировки данных в поле "Год рождения" по убыванию:

щелкните по кнопке на панели управления или выполните команду Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле "Год рождения".

Для фильтрации данных по полям "Должность" и "Дисциплина":

щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях - доцентах;

щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях - доцентах кафедры информатики;

для отмены фильтрации щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Записи, Удалить фильтр. В таблице появятся все данные.

Для просмотра созданной таблицы:

щелкните по кнопке или выполните команду Файл, Предварительный, просмотр. Вы увидите таблицу как бы на листе бумаги;

закройте окно просмотра.

Примечание. Если вы захотите изменить поля или ориентацию таблицы на листе бумаги, выполните команду Файл, Параметры страницы. В открывшемся окне можете изменять указанные параметры.

ЗАДАНИЕ 3

Ввод и просмотр данных посредством формы.

1. С помощью Мастера форм создайте форму Состав преподавателей (тип - форма один столбец).

2. Найдите запись о доценте Гришине, находясь в режиме формы.

3. Измените зарплату ассистенту Сергеевой с 4700 р. на 4900 р.

4. Произведите сортировку данных в поле "Фамилия" по убыванию.

5. Произведите фильтрацию данных по полю "Должность".

6. Измените название поля "Дисциплина" на "Преподаваемая дисциплина".

7. Просмотрите форму с точки зрения того, как она будет выглядеть на листе бумаги.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Для создания формы Состав преподавателей:

откройте вкладку Формы в окне базы данных;

щелкните по кнопке <Создать>;

в появившемся окне выберите (подведите курсор мыши и щелкните левой кнопкой) пункт Мастер форм;

щелкните по значку списка в нижней части окна;

выберите из появившегося списка таблицу Преподаватель;

щелкните по кнопке <ОК>;

в появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме. В данном примере присутствовать будут все поля, поэтому щелкните по кнопке;

в появившемся окне уже выбран вид Форма в один столбец, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;

в появившемся окне выберите стиль оформления. Для этого щелкните по словам, обозначающим стили, либо перемещайте выделение стрелками вверх или вниз на клавиатуре. После выбора стиля щелкните по кнопке <Далее>;

в появившемся окне задайте имя формы, набрав на клавиатуре параметр Состав преподавателей. Остальные параметры в окне оставьте без изменений;

щелкните по кнопке <Готово>. Перед вами откроется форма в один столбец. Столбец слева - это названия полей, столбец справа - данные первой записи (в нижней части окна в строке параметра Запись стоит цифра "1"). Для перемещения по записям надо щелкнуть по кнопке (в сторону записей с большими номерами) или (в сторону записей с меньшими номерами). Кнопка - это переход на первую запись, кнопка - переход на последнюю запись.

Для поиска преподавателя Миронова:

переведите курсор в первую строку поля "Фамилия";

выполните команду Правка, Найти;

в появившемся окне в строке Образец введите фамилию Миронов;

в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

в строке параметра Совпадение выберите из списка параметр С любой частью поля;

в строке параметра Только в текущем поле установите флажок (должна стоять "галочка");

щелкните по кнопке <Найти>. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Миронов;

щелкните по кнопке <3акрыть> для выхода из режима поиска;

Для замены зарплаты ассистенту Сергеевой с 4700 р. на 4900 р.:

переведите курсор в первую строку поля "Зарплата";

выполните команду Правка, Заменить;

в появившемся окне в строке параметра Образец введите 4700 р.;

в строке параметра Заменить на введите 4900 р. Обратите внимание на остальные опции - вам надо вести поиск по всем записям данного поля;

щелкните по кнопке <3аменить>. Данные будут изменены;

щелкните по кнопке <3акрыть>.

4. Дня сортировки данных в поле "Год рождения" по убыванию:

щелкните по любой записи поля "Год рождения";

щелкните по кнопке на панели управления или выполните команду Записи,Сортировка, Сортировка по убыванию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле "Год рождения".

5. Для фильтрации данных по полю "Должность":

щелкните по записи Доцент поля "Должность";

щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В форме останутся только записи о преподавателях - доцентах;

щелкните по записи Информатика поля "Дисциплина";

щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В форме останутся только записи о преподавателях - доцентах кафедры информатики;

для отмены фильтра щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Записи, Удалить фильтр. В таблице появятся все данные;

6. Измените название поля "Дисциплина" на "Преподаваемая дисциплина". Дли этого:

перейдите в режим конструктора, щелкнув по кнопке на панели инструментов или выполнив команду Вид, Конструктор;

щелкните правой кнопкой мыши в поле "Дисциплина" (на названии поля - оно слева, а строка справа с именем Дисциплина - это ячейка для данных, свойства которых мы не будем менять). В появившемся меню выберите пункт Свойства. На экране откроется окно свойств для названия поля "Дисциплина";

щелкните по строке с именем Подпись, т.е. там, где находится слово Дисциплина;

сотрите слово "Дисциплина" ивведите "Преподаваемая дисциплина";

для просмотра результата перейдите в режим формы, выполнив команду Вид, Режим формы.

7.Для просмотра созданной формы:

щелкните по кнопке или выполните команду Файл, Предварительный просмотр. Вы увидите форму как бы на листе бумаги;

закройте окно просмотра.

Примечание. Не удивляйтесь полученному результату, так как на листе поместилось несколько страниц формы. Распечатывать форму не будем, потому что основное назначение подобной формы - удобный построчный ввод и просмотр данных, а не сохранение данных в виде бумажного документа.

Этапы работы:

1. Проектирование структуры базы данных.

Создадим более сложный вариант базы данных. В ней будут две таблицы: Список и Группы.

1. Конструирование пустых таблиц базы данных.

Воспользуемся новым способом изготовления таблиц. Таблицы будем создавать в режиме Таблицы. В таблице Список будет 7 полей (код, фамилия, имя отчество, год рождения, школа, класс, номер группы). Номера групп и фамилии преподавателей будут храниться в отдельной таблице Группы в виде двух столбцов.

1. Создание схемы базы данных.

В данном случае таблицы связаны связью «один – ко - многим». Это значит, что в таблице Группы каждое значение может встречаться только один раз, в таблице Список – сколько угодно (несколько человек могут быть из одной группы). Связи следует устанавливать при пустых таблицах. Если таблицы заполнены, могут возникнуть проблемы при создании связей и свойств связей. Для связи в обеих таблицах должны быть ключевые поля. В таблице Список – поле Код , в таблице Группы – поле Учебная группа.

1. Ввод данных в таблицы.

Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею. При наличии связанных таблиц имеет значение порядок заполнения их значениями.

Ход работы

Задание 1. Откройте учебную базу данных.

Порядок работы:

Вызовите программу Access . Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access ; перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.

Включите мышкой переключатель Новая база данных.

Задание 2. Создайте таблицу Группы.

Порядок работы:

Выберите закладку Таблица,

Щелкните мышкой по кнопке Создать. Появится окно, представленное на рис.9

Задание 3. Создайте таблицу Список.

Порядок работы:

Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.

Щелкните мышкой по кнопке Создать.

Появится окно, в котором оставьте Режим таблицы и щелкните мышкой по кнопке OK . Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия.

Переименуйте поля по аналогии с предыдущим заданием, выполнив команду Формат – переименовать поле. Данные возьмите из таблицы 3.

Таблица 3

Сохраните таблицу с именем Список , щелкнув по кнопке Сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.

Перейдите в режим Конструктор и посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле Код ключевым, поместив курсор на имя – Ключевое поле. Тип поля этого поля и нажав кнопку Код – счетчик, полей Фамилия, Имя, Отчество – текстовые, полей Год рождения. Школа, Класс, Учебная группа - числовые. С полем Учебная группа разговор особый. Его тип – числовой. Общие свойства поля не меняем. Кроме того, значения этого поля надо не набивать вручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице Группы . Для этого в свойствах поля следует указать, что здесь имеет место подстановка по следующей схеме: выберите закладку Подстановка, тип элемента управления – Поле со списком, источником строк – Группы . Получите значения элементов, как показано на рис. 10.

Сохраните изменения, щелкнув по кнопке Сохранить.

Закройте таблицу.

В результате этой работы вы получите две несвязанных таблицы. Нужно создать схему данных со связями.

Задание 4. Создайте схему данных.

Порядок работы:

Включите значок Обеспечение целостности данных. Это невозможно будет сделать, если типы обоих полей заданы одинаково.

Включите значок Каскадное обновление связанных полей. Это приведет к тому, что при удалении записи с номером группы в таблице Группы будут удалены все записи из таблицы Список , в которой стояли соответствующие номера групп.

Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один – ко – многим». Схема данных представлена на рис.

Задание 5. Заполните таблицу Группы значениями.

Порядок работы:

Откройте таблицу Группы в режиме таблицы.

Заполните ее записями из табл. 4

Сохраните таблицу и закройте ее.

Задание 6. Создайте формы для ввода данных.

Порядок работы:

Выберите закладку Форму.

Щелкните по кнопке Создать.

Появится диалоговое окно (рис. 13), в которой следует выбрать Автоформа в столбец, а в качестве источника данных – Список.

Щелкните по кнопке OK. Появится пустая форма ввода, представлена на рис. 14.

Задание 7. Добавьте в базу данных записи, используя форму.

Порядок работы:

Запишите базу данными. Представленными в табл. 5.

Замечание. Переход от поля ввода к следующему полю производится клавишей [ Tab ], [ Enter ] или мышкой. Значения поля Код будут заполняться автоматически. Значения поля Учебная группа выбирайте из ниспадающего списка.

Таблица 5