Лекция 6: Работа с СУБД MS Access

Цель лекции: Ознакомиться Microsoft Access. Microsoft Access является реляционной базой данных. Дать основные понятия по объектам базы данных. Рассмотреть основные принципы работы Microsoft Access.

· Объекты Microsoft Access

· Работа с таблицами

o Создание таблицы в режиме конструктора

o Создание межтабличных связей

· Работа с запросами

o Виды запросов

o Запросы и фильтры

· Работа с формами

· Работа с отчётами

· Краткие итоги

· Вопросы для самопроверки

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.

1. Таблица. Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.

2. Запрос. Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

3. Форма. Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA .

4. Отчет. Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

5. Макрос. Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA .

6. Модуль. Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно "привязаны" к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

7. Страницы доступа. Страницы - служат для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет).

Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на рис. 6.1.

Рис. 6.1. Взаимосвязи основных объектов в Microsoft Access

Работа с таблицами

Создание таблицы в режиме конструктора

1. щёлкнуть по значку Создание таблицы в режиме конструктора. Откроется окно Конструктора (рис. 6.2).

Рис. 6.2. Вид таблицы в режиме конструктора

2. Заполнить имена полей, (перемещаясь по ячейкам с помощью клавиш Tab или стрелками управления курсором );

3. Выбрать из раскрывающегося списка типы данных;

4. Задать ключевое поле :

o щёлкнуть на его имени правой кнопкой мыши и

o в контекстном меню выбрать пункт Ключевое поле .

5. Бланк закрывают, после чего дают таблице имя.

Созданную таблицу открывают двойным щелчком на её значке. Новая таблица имеет только названия столбцов.

Рис. 6.3. Вид в режиме таблицы

При заполнении таблицы данными сохранение их происходит автоматически (рис. 6.3). Но если произошло изменение макета таблицы (ширина столбцов), то СУБД попросит подтверждение сохранения этих изменений.

Рис. 6.4. Переход из режима конструктор в режим таблицы и наоборот

Для изменения структуры Таблицы её надо открыть в режиме Конструктора (рис. 6.4)

Access ориентирована на работу с объектами, к которым относятся таблицы базы данных, запросы, а также объекты приложений для работы с базой данных: формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Для типовых процессов обработки данных - просмотра, обновления, поиска по заданным критериям, получения отчетов - в Access имеются средства конструирования форм, запросов, отчетов и страниц. Объекты приложений состоят из графических элементов, называемых элементами управления. Основные элементы управления служат для связи объектов с записями таблиц, являющихся источниками данных.

При создании приложений пользователя также используются средства программирования, реализуемые объектами другого типа - макросами и модулями на языке программирования VisualBasicforApplications (VBA).

Объекты представлены в окне базы данных Access. Все операции по работе с объектами базы данных и приложений начинаются в этом окне.

Таблицы (Tables) создаются пользователем для хранения данных об одном информационном объекте модели данных предметной области. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта.

Запросы (Queries) создаются пользователем для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами БД при обработке данных. Запрос может формироваться в виде запросов по образцу (QBE) или с помощью инструкции SQL - языка структурированных запросов. С помощью запроса можно также обновить, удалить или добавить данные в таблице или создать новые таблицы на основе уже существующих.

Формы (Forms) являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Форма может создаваться для ввода и просмотра взаимосвязанных данных базы на экране в удобном виде, который соответствует привычному для пользователя документу. Формы также могут использоваться для создания панелей управления в приложении.

Отчеты (Reports) предназначены для формирования выходных документов, содержащих результаты решения задач пользователя, и вывода их на печать.

Страницы (Pages) доступа к данным являются диалоговыми Web-страницами, которые поддерживают динамическую связь с базой данных и позволяют просматривать, редактировать и вводить данные в базу, работая в окне браузера.

Макросы (Macros). Макрос является программой, которая содержит описание последовательности действий, выполняемых при наступлении некоторого события в объекте или элементе управления приложения. Каждое действие реализуется макрокомандой. Создание макросов осуществляется в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд и задания параметров, используемых ими при выполнении.

Модули (Modules) содержат процедуры на языке VBA. Могут создаваться процедуры-функции, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных функций в приложении пользователя, и процедуры для обработки событий. В Access для удобства пользователя объекты базы данных могут объединены в группы по функциональному или иному признаку. Группы содержат ссылки на объекты базы данных различных типов.

В окне базы данных Access наряду со списком созданных объектов представлены ярлыки (shortcuts), которые предназначены для быстрого запуска мастеров или конструктора создания нового объекта.

Все таблицы базы данных, а также другие объекты Access: формы, запросы, отчеты, макросы и модули, построенные для этой базы, и внедренные объекты могут размещаться на диске в одном файле формата. mdb. Это упрощает технологию ведения базы данных и приложения пользователя. Обеспечивается высокая компактность размещения всех объектов БД на диске и эффективность обработки данных. Страницы доступа к данным Access сохраняются в отдельных файлах, в файле БД размещаются только ссылки на них.

Пакет Access входит в расширенную (профессиональную) поставку пакета MS Office и является более сложным в использовании по сравнению с пакетами Word и Excel.

Назначением MS Aссess является создание и использование базы данных.

База данных - набор логически связанной информации о некоторой области человеческой деятельности; база данных состоит из одной или нескольких связанных между собой таблиц; одна база данных пакета Access содержится в специальном файле с расширением. mdb (пример файла базы данных: Сотрудники. mdb).

Система управления базами данных (СУБД) - набор программ, которые реализуют все необходимые операции с базами данных (создание, заполнение, хранение, обработка, вывод).

Таблица - набор записей одного и того же типа (например - набор сведений о поставщиках организации); таблицы являются основой современной базы данных; каждая таблица должна иметь имя, уникальное для данной базы.

Запись - набор полей , описывающих структуру хранящейся в таблице информации (например - какие сведения о поставщиках должны храниться в таблице); поля в одной записи должны быть логически связаны друг с другом.

Поле - элементарная логически неделимая единица информации в базе данных (примеры полей: имя поставщика, контактная информация и тд.); каждое поле должно иметь уникальное имя и тип; тип поля зависит от типа хранящейся в нём информации; основными типами полей являются: числовой, текстовый (текст до 255 символов), счетчик (целые числа по порядку), поле MEMO (большой произвольный текст), дата/время, денежный, поле объекта OLE (любое изображение); некоторые поля в таблице имеют специальное использование и называются ключевыми .

Ключевое поле (ключ) - специальное поле, определяющее уникальность каждой записи в данной таблице; ключевым может быть любое поле или группа полей, лишь бы они имели уникальный набор значений для каждой записи в таблице; в большинстве случаев уникальность обеспечивается введением в запись специального поля - порядкового номера или, когда записи (тип-счетчик); при удалении или добавлении в таблицу записей, уникальность значений этих полей отслеживается автоматически; ключевые поля имеют и другое использование, например - для сортировки данных по порядку и для связи таблиц друг с другом.

Простейшая база данных состоит из одной таблицы. Для хранения данных о поставщиках организации можно создать следующую простейшую таблицу с именем "поставщики" (табл.1):

Таблица 1

Большинство реальных баз данных состоит из нескольких связанных таблиц. Необходимость использования нескольких таблиц объясняется тем, что каждая таблица по возможности не должны содержать записи, в которых много повторяющихся данных. Это с одной стороны уменьшает объем хранимой информации, а с другой - устраняет избыточность информации в таблицах и существенно повышает эффективность использования базы данных.

Разбиение всей хранимой информации в базе данных информации по отдельным таблицам является достаточно сложным и требует определенных знаний и опыта. Основой подобного разбиения является специальный математический аппарат реляционной алгебры.

Существуют специальные программные системы, которые на основе анализа обрабатываемых данных позволяют найти наилучшую структуру базы данных. Если две таблицы базы данных связаны между собой, то чаще всего тип этой связи определяется как "Один ко многим", т.е. одной записи в одной (главной) таблице соответствует несколько записей в другой (подчиненной) таблице.

Связь таблиц выполняется с помощью ключевых полей: подчиненная таблица кроме своего основного ключа содержит поле, имя и тип которого обычно совпадает с ключевым полем главной таблицы. Такое поле называют внешним ключом.

Работа с пакетом Access требует выполнения двух основных этапов:

· Создание базы данных;

· Использование базы данных для обработки информации.

В свою очередь, создание базы данных начинается с создания нового файла базы данных *. mdb и может выполняться следующим образом:

· Полное "ручное" описание структуры базы данных как набора таблиц, записей и полей;

· На основе имеющихся заготовок - шаблонов баз данных (всего их 22), из которых можно выбрать необходимые таблицы и поля.

Описание каждой таблицы включает в себя:

· Задание имени таблицы;

· Определение ключевого поля (обычно это поле счетчика-кода), которое задается на первом месте в списке полей;

· Перечисление всех остальных входящих в таблицу полей с указанием их имени и типов.

После описания таблиц надо установить между ними связь с помощью внешних ключей. Для этого используется специальный визуальный инструмент, запускаемый по кнопке "Схема данных" на панели инструментов. Он позволяет выбрать связываемые таблицы и с помощью мыши "протянуть" связь между одноименными полями таблиц.

После этого можно начинать самый неинтересный, но необходимый этап - заполнение созданной базы информацией. Для этого обычно создаются специальные объекты - формы. Их назначение - ввод и дальнейшее редактирование хранящихся в базе данных. Форма - это набор полей ввода, соответствующих полям конкретной таблицы. Проще всего форму можно создать для конкретной таблицы автоматически с помощью кнопки "Новый объект/Автоформа". Каждой фирме присваивается имя, под которым она сохраняется в файле базы данных и может быть использована в дальнейшем.

Использование созданной и заполненной базы данных основывается еще на двух основных понятиях - запрос и отчет. Запрос позволяет выполнить с хранящимися данными необходимые действия.

Различают следующие типы запросов:

· На выборку данных;

· На добавление записей;

· На удаление и редактирование записей.

Наиболее часто используются запросы на выборку данных. Формирование запросов выполняется с помощью специального конструктора, который позволяет указать используемые в запросе таблицы, поля и задать условия отбора данных. Созданные запросы сохраняются в файле базы данных и могут использоваться многократно. На основе любого существующего запроса можно построить новый, изменив набор полей и условия отбора.

После выполнения всех подготовительных работ будет сформирована совершенно пустая БД. Исходное окно содержит шесть вкладок, представляющих шесть видов объектов, с которыми в дальнейшем и будет работать программа.

Таблицы - это основные и самые необходимые объекты любой БД. Именно в таблицах хранятся все данные, и что реляционная БД может содержать целый набор взаимосвязанных таблиц.

Запросы - это специализированные структуры, создаваемые для осуществления обработки базы данных. С помощью запросов можно упорядочить данные, произвести их фильтрацию, объединение, отбор или даже изменение.

Формы - это объекты, позволяющие вводить в базу новые данные или просматривать уже существующие, в удобной для пользователя форме (виде, представлении).

Отчеты - эти объекты говорят сами за себя. Они выдают данные на принтер или другое устройство вывода (это может быть и монитор), в удобном и наглядном виде. Например, в виде бланка или счета.

Макросы - это набор макрокоманд . Когда возникает необходимость частого выполнения одних и тех же операций с БД, имеется возможность сгруппировать набор команд в один макрос . После чего, инициализацию его выполнения закрепляют за определенной комбинацией клавиш клавиатуры. Простыми словами, нажатие этой комбинации при работе с базой, приводит к выполнению всей последовательности действий записанных в макрос.

Модули - это программы созданные средствами языка Visual Basic . Позволяющие дополнить стандартные средства Access , если уже имеющихся не хватает для удовлетворения всех требований к работе СУБД . Программист под заказ, может расширить возможности системы, дописав необходимые модули и добавив их в Вашу БД.

7.Какие объектами в Access являются базовыми, а какие - производными?

Базовыми являются табицы, а производными – запросы.

8.Что такое имя объекта в Access? Каким требованием оно должно удовлетворять?

Каждый объект MS Access имеет имя. В Microsoft Access действуют следующие ограничения на имена полей, элементов управления и объектов

· имя должно содержать не более 64 символов;

· имя может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного символа (") и квадратных скобок ();

· не должно начинаться с символа пробела;

· не должно включать управляющие символы (с кодами ASCII отО до 31);

· не должно включать прямые кавычки (") в именах таблиц, представлений и хранимых процедур в проекте Microsoft Access.

9.Укажите два возможных режима работы с окном объекта.

Оперативный режим, режим конструктора

10. Опишите основные элементы окна приложения Access и окна базы данных

Чтобы открыть существующую базу данных, необходимо выбрать в диалоговом окне (рис 2.1) значение переключателя Открыть базу данных и выбрать стандартным способом имя файла базы данных, например Учет1.

Появившееся после запуска окно Microsoft Access показано на рис. 2.3.

Как видно из рисунка, большиство элементов окнаMicrosoft Access являются стандартными для среды Windows 98 или Windows 2000.

Строка заголовка. Строка заголовка содержит копию пиктограммы и заголовок программы Microsoft Access, а также кнопки управления этим окном.

Строка меню. По умолчанию строка меню расположена под строкой заголовка. Она содержит имена меню, в которые объединены по функциональному признаку команды и опции. Структура меню зависит от режима работы Microsoft Access. Каждое меню открывается или щелчком мыши, или нажатием соответствующей комбинации клавиш, состоящей из клавиши Alt и клавиши с подчеркнутой в имени меню буквой.

Панели инструментов. В Microsoft Access 97 (2000) имеется множество самых разнообразных панелей инструментов, которые используются в зависимости от ситуации. Каждая из панелей содержат набор кнопок с пиктограммами, позволяющими определить назначение этих кнопок. Кнопки с пиктограммами имеют аналоги среди команд меню. Однако запуск команд с помощью кнопок панели инструментов осуществляется быстрее. Microsoft Access позволяет управлять отображением панелей инструментов и выполнять их настройку. С этой целью необходимо активизировать команду Панели инструментов меню Вид . В зависимости от режима работы и ситуации на экране некоторые кнопки могут быть неактивными.

Окно базы данных. В окне базы данных систематизированы по специальным типам объекты базы данных. Структура окна базы данных зависит от версии СУБД Access. Окно базы данных Microsoft Access 97 показано на рис. 2.4.

Рис. 2.4. Окно базы данных Учет1.

Окно базы данных состоит из строки заголовка, шести вкладок: Таблицы, Заказы, Формы, Отчеты, Макросы и Модули, а также трех кнопок: Открыть. Конструктор и Создать, расположенных справа от рабочего поля.

Строка заголовка состоит из кнопки системного меню с пиктограммой программы и кнопок управления окном базы данных. В строке заголовка отображается название базы данных.

На вкладках базы данных отображается множество отсортированных по категориям объектов, которые представляют собой состав базы данных.

Чтобы просмотреть полный состав объектов базы данных, необходимо выбрать команду Свойства базы данных из меню Файл или контекстного

Рис 2.5. Окно свойств базы данных

Рабочее поле окна базы данных предназначено для отображения выбранного списка объектов Microsoft Access.

На рис. 2.4 верхняя кнопка Открыть служит для открытия таблицы, формы или запроса. Эта кнопка меняет название на Просмотр, если выбран отчет, или на Запуск, если выбран макрос.

Кнопка Конструктор позволяет перейти в режим коструктора для доработки ранее созданного объекта.

Кнопка Создать позволяет приступить к созданию нового объекта.

Таблицы. Microsoft Access хранит данные в таблицах. Таблицы являются основой любой базы данных. Таблица содержит описание конкретных свойств реальных объектов. Таблица Microsoft Access состоит из строк и столбцов. Каждая строка таблицы - это запись, а столбец - поле. Запись содержит набор данных об одном объекте (например, код заказа, дату его размещения, код клиента, который разместил данный заказ), а поле - однородные данные о всех объектах (например, номера всех зарегистрированных заказах).

Запросы. Одним из основных инструментов доступа к данным и их обработки в системе СУБД являются запросы. Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких таблиц, произвести вычисления и вывести результат этих действий в виде таблицы.

В Microsoft Access может быть создано несколько видов запросов. Основными из них являются следующие:

· Запрос на выборку . Он служит для выборки данных из взаимосвязанных таблиц и других запросов. результатом выполнения запроса является таблица, которая существует до закрытия запроса. На основе запроса на выборку могут быть построены другие типы запросов.

· Запрос на создание таблицы . Основой этого запроса является запросе на выборку, а результатом его выпрлнения является таблица, которая должна быть сохранена под другим именем.

· Запрос на обновление.

· Запрос на добавление.

· Запрос на удаление.

Последние три запроса являются запросами действия, так как в результате их выполнения изменяются данные в таблицах базы данных.

Формы. Формы являются инструментом графического интерфейса, который позволяет наиболее удобным способом отображать данные в Microsoft Access и упростить процесс загрузки базы данных. С помощью форм можно отобразить всю информацию, содержащуюся в каждой записи и представить ее в виде исходного документа, например, товарной накладной, платежного поручения, акта экспертизы.

Отчеты. Отчеты служат для отображения итоговых данных из таблиц и запросов в удобном для просмотра виде и вывода их на печать. Отчеты позволяют представлять и распечатывать данные в удобном для пользователя виде. В Microsoft Access имеются разнообразные способы конструирования отчетов.

Макросы. Макросы служат для автоматизации повторяющихся действий. Макрос представляет собой программу, состоящую из последовательности макрокоманд - инструкций, ориентированных на выполнение определенных действий. Макросы дают возможность выполнения большинства задач автоматизации действий, не прибегая к программированию на Visual Basic.

Модули - это процедуры, написанные на языке Visual Basic for Applications. Модули служат для решения таких задач, решение которых невозможно с использованием макрокоманд.

11. Что такое Мастер (таблиц, форм и т.д.)?

Создадим таблицу «Оклад по должности ».

1. В диалоговом окне «Новая таблица » выбрать «Мастер таблиц ». Первое диалоговое окно содержит категорию и образцы таблиц, а также список полей из выбранной таблицы.

2. Установить переключатель «Деловые ». Из таблицы сотрудники используя кнопку «< » переместить поля «Должность » и «Ставка ». Переименовать поле «Ставка ».

3. Следуйте инструкциям Мастера. В следующих диалоговых окнах задайте имя таблицы. Ключевое поле определим самостоятельно. В качестве ключа выбрать поле «Должность », установив переключатель в положение «Сочетание чисел и букв… ». В спроектированной БД связей между таблицами «Оклад по должности » и «Надбавка за стаж » не существует. В последнем окне мастера установить переключатель в положение «Ввести данные в таблицу ».

4. Самостоятельно ввести 4-5 записей.

12. Что такое свойство поля в Access?

Типы данных

В расположенной ниже таблице приведен список предусмотренных в приложении Microsoft Office Access 2007 типов данных, инструкции по их применению и сведения о размере места, необходимого для хранения данных каждого типа.

13. Пользуясь экранными подсказками, составьте перечень свойств поля для каждого типа данных, допустимого в Access.

Значения свойств полей здаются:

• для элементов управления - в окне свойств;
• для полей - в окне свойств в режиме конструктора таблицы или в окне запроса (в окне свойств списка полей)
• в макросе или в программе Visual Basic.

Для того, чтобы получить справку о каком-либо свойстве поля, поместите текстовый курсор в окошко для ввода значения этого свойства и нажмите клавишу F1 .

14. Пользуясь экранными подсказками, изучите свойство “Маска ввода”. В каких случаях удобно использовать маску ввода?

Свойство "Формат поля" позволяет указать форматы вывода текста, чисел, дат и значений времени на экран и на печать. Например, для поля "Цена" разумно указать в свойстве Формат поля (Format) формат "Денежный" и установить для его свойства Число десятичных знаков (DecimalPlaces) значение 2 или "Авто". В этом случае введенное в поле значение 4321,678 будет отображаться как 4 321,68р. Свойство Формат поля (Format) определяет только способ отображения данных. Оно не влияет на способ их сохранения.

К основным объектам ACCESS относятся: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблица – это объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки). Работать с таблицей можно в двух основных режимах: в режиме конструктора и в режиме таблицы.

В режиме конструктора задается структура таблицы, т.е. определяются типы, свойства полей, их число и названия (заголовки столбцов). Он используется, если нужно изменить структуру таблицы, а не хранящиеся в ней данные.

Режим таблицы используется для просмотра, добавления, изменения, простейшей сортировки или удаления данных.

Запрос – это объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Запрос – это вопрос, который пользователь задает ACCESS о хранящейся в базе данных информации.

Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. В ACCESS можно создавать следующие типы запросов:

Запрос на выборку;

Запрос с параметрами;

Перекрестный запрос;

Запрос на изменение (запрос на удаление, обновление и добавление записей на создание таблицы);

Запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы.

С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц, создавать новые таблицы. Они используются в качестве источника данных для форм и отчетов.

Работать с запросами можно в двух основных режимах: в режиме конструктора и в режиме таблицы.

Форма – это объект, в основном, предназначенный для удобного ввода отображения данных. В отличие от таблиц, в формах не содержится информации баз данных. Форма – это формат (бланк) показа данных на экране компьютера. Формы могут строиться только на основе таблиц или запросов. Построение форм на основе запросов позволяет представлять в них информацию из нескольких таблиц.

В форму могут быть внедрены рисунки, диаграммы, аудио (звук) и видео (изображение).

Режимы работы с формой:

Режим формы используется для просмотра и редактирования данных, предоставляет среду для работы с данными и удобный дизайн их представления на экране;

Режим конструктора форм необходим, если необходимо изменить определение формы (структуру или шаблон формы), а не представленные в ней данные;

Режим таблицы позволяет увидеть таблицу, включающую все поля формы;

Отчет – это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Отчеты, как и формы, могут создаваться на основе запросов и таблиц, но не позволяют вводить данные.

Режимы работы с отчетом:

- режим предварительного просмотра позволяет увидеть отчет таким, каким он будет воплощен при печати;

- режим конструктора предназначен для изменения шаблона (структуры отчета).

Макрос – это объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить ACCESS в ответ на определенное событие.

Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержания. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных включений в него действий.

Работа с формами и отчетами существенно облегчается за счет использования макрокоманд . В MS ACCESS имеется свыше 40 макрокоманд, которые можно включать в макросы. Макрокоманды выполняют такие действия, как открытие таблиц и форм, выполнение запросов, запуск других макросов, выбор опций из меню и т.д. Макрокоманды позволяют нажатием одной (иди нескольких) кнопки выполнять комплекс действий, который часто приходится выполнять в течение работы.

Модуль – объект, содержащий программы на MS ACCESS BASIC, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить те ошибки, которые невозможно было бы найти с использованием макросов.

Работа с СУБД MS Access

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.

1. Таблица . Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.

2. Запрос . Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

3. Форма . Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA.

4. Отчет . Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

5. Макрос . Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA.

6. Модуль . Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно "привязаны" к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

7. Страницы доступа . Страницы - служат для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет).

Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на 1.

Рис. 1. Взаимосвязи основных объектов в Microsoft Access