Календарь

Календарь - это электронный аналог настольного перекидного календаря, имею­щий более широкие возможности (рис. 16.1). По умолчанию каждые сутки в кален­даре поделены на получасовые отрезки, отображаемые одной строкой записи. При щелчке на строке открывается фильтр, предлагающий набор полей, ориентирован­ных на организацию встреч (реальных или сетевых) с людьми. Это похоже на запись в настольном календаре о теме, времени и участниках какого-либо мероприятия. Однако Календарь Outlook, в отличие от настольного, обладает рядом функций, связанных с автоматизацией. Так, например, он способен заранее оповещать о предстоящих мероприятиях, автоматически проверять запланированный распо­рядок дня и определять возможность участия в намеченных встречах. Кроме того, если участники встреч уже занесены в адресную книгу, программа может автома­тически рассылать им предупреждения по локальной сети предприятия или сред­ствами электронной почты.

Рис. 16.1. В компоненте Календарь отображаются мероприятия и задачи

С помощью программы Microsoft Outlook возможно проведение встреч в виртуаль­ном режиме. Такие мероприятия называются собраниями по сети (сетевыми кон­ференциями). Они удобны при обсуждении вопросов между участниками, находя­щимися в разных офисах и даже в разных городах и странах. Синхронизация записей в Календаре с другими задачами и мероприятиями происходит автомати­чески.

Организатор задач

Компонент Организатор задач представлен на панели Ярлыки Outlook кнопкой Задачи. Функционально он предназначен для планирования конкретных работ и контроля их исполнения. Для этого предлагаются соответствующие поля, позволяющие ука­зать время начала и окончания работ, их тему, предусмотреть расходы, определить участников и проконтролировать состояние дел в текущий момент.

Многие поля можно заполнять в полуавтоматическом режиме, используя записи базы данных Outlook. Автоматически проводится синхронизация действий пользо­вателя по исполнению данной задачи с другими мероприятиями, внесенными в иные категории.

Обработчик сообщений

Этот компонент выполняет функции «центра связи» Outlook. Основным видом обрабатываемых сообщений являются сообщения электронной почты. Кроме того, обрабатываются сообщения и других служб, например почты на основе Web и доку­ментов, отправленных по локальной сети.

В качестве клиента электронной почты Outlook обладает всеми основными функ­циями, рядом дополнительных и некоторыми специальными (см. главу 8), в том числе средствами фильтрации поступающих сообщений, управления списками почтовой рассылки и другими. Однако следует знать, что специализированные почтовые клиенты (например The Bat!, Pegasus Mail и другие) располагают гораздо более широкими возможностями, и потому использовать программу Microsoft Outlook только в роли почтового клиента не всегда удобно.

К сожалению, высокая популярность Microsoft Outlook именно в качестве почтового приложения влечет к ней пристальное внимание злоумышленников, занимающихся разработкой программных средств, нарушающих нормальную работу средств ком­муникации. Необходимо периодически посещать сервер Microsoft и своевременно обновлять программу установкой дополнений, ликвидирующих обнаруженные уязвимости.

Организатор контактов

Этот компонент является по своей сути адресной книгой с расширенными воз­можностями (рис. 16.2). В него заносятся подробные сведения о людях и органи­зациях. Данные из папки Контакты напрямую используются остальными средствами Outlook и другими приложениями Microsoft Office. Набор фильтров позволяет сор­тировать данные различными способами в зависимости от конкретной задачи. Так, например, если известно только имя человека, с которым необходимо связаться, его данные можно разыскать, включив сортировку по имени.

Папка Контакты имеет некоторые полезные функции, необходимые при интенсив­ной работе в Интернете. В частности, лицам (организациям) можно ставить в соот­ветствие сертификат открытого ключа электронной подписи, что позволяет исполь­зовать защищенную связь во избежание подделки пересылаемых документов или доставки незатребованных сообщений.

Рис. 16.2. Представление данных в папке Контакты в виде адресных карточек

Дневник - это средство для внесения записей самого различного характера. Его отличие от календаря заключается в возможности хранить практически любые записи. Это может быть и напоминание о событии, и ссылка на ресурс, и личные заметки, и многое другое.

Вторая функция Дневника - автоматическая регистрация всех этапов работы над документами Microsoft Office, связь с которыми установлена. Характер и степень связи записей в дневнике с другими элементами базы данных Outlook настраиваемы - пользователь может ими управлять.

Записная книжка

Записная книжка представлена на панели Ярлыки Outlook значком Заметки. Это сред­ство призвано заменить клочки первой попавшейся бумаги, на которых часто запи­сывают телефоны, имена, идеи и прочее. Если компьютер является основным рабо­чим инструментом руководителя, Заметки помогут сохранить даже случайную информацию, которая иногда оказывается чрезвычайно важной.

Для того чтобы электронная записная книжка всегда была под рукой, компьютер должен быть постоянно включен, а программа Outlook - запущена. При работе в офисе это не представляет сложности. Но для мобильных компьютеров использо­вание папки Заметки выглядит проблематичным.

Организатор собраний

Компонент Организатор собраний не представлен отдельным ярлыком в Outlook, однако незримо присутствует в некоторых других компонентах, в частности, в Днев­нике. Его функцией является назначение собраний, в том числе сетевых конфе­ренций, определение состава участников, рассылка извещений, получение отве­тов.

Непосредственно сетевые конференции проводятся с использованием программ Microsoft NetMeeting или Microsoft Chat. В первом варианте можно совместно рабо­тать над документами Microsoft Office, например над презентацией PowerPoint (см. главу 15). Во втором варианте предусмотрена лишь возможность обмена сооб­щениями.

Варианты представлений

Представлением в терминологии программы Microsoft Outlook называют способ отображения одних и тех же данных в каждой папке. Набор доступных представ­лений в конкретной папке зависит от ее типа. Поскольку папки Microsoft Outlook имеют не физический, а логический характер, то, по сути, характер представления их содержимого определяется параметрами фильтра, используемого в данный момент. Ниже рассмотрены наиболее общие варианты представлений.

Данные размещаются в ячейках таблицы, состоящей из строк и столбцов. В част­ности, таким способом отображаются записи в папках Задачи, Входящие и прочих.

Временная шкала

Представляет собой шкалу с датами и временем, располагающимися по возраста­нию слева направо. При таком способе представления информации данные отобра­жаются в виде значков (рис. 16.3).

Рис. 16.3. В папке Дневник выбрана форма представления Временная шкала

Карточка

В этом представлении имитируется стандартная бумажная карточка, на лицевой стороне которой указаны самые важные данные, содержащиеся в записи. Исполь­зуется, в частности, в папке Контакты.

Календарь

В этом представлении элементы записи отображаются в виде блоков на поле, содер­жащем день, неделю и месяц. Применяется в папке Календарь.

Записи отображаются в виде значков, размещенных на рабочем поле. Такое пред­ставление характерно для папки Заметки.

Прочие варианты представлений образуются из перечисленных выше либо напря­мую, либо их сочетанием. При этом название конкретному представлению в каж­дой папке присваивается в соответствии с его предназначением, но не вариантом. Например, и представление По предметам в папке Сообщения, и представление Активные встречи в папке Календарь являются таблицами.

Интерфейс Microsoft Outlook

Окно программы имеет элементы, типичные для приложений Windows и Microsoft Office, например строку меню и панели инструментов. Содержание меню и состав отображаемых панелей инструментов можно изменить на соответствующих вклад­ках диалогового окна Настройка (Сервис → Настройка). Особенностью интерфейса Outlook является наличие специальной панели, на которой располагаются ярлыки (распределенные по группам), соответствующие логическим папкам, обслуживае­мым программой (рис. 16.4).

Рис. 16.4. Основные элементы интерфейса Outlook

В рабочем поле отображаются данные в форме, определяемой выбранным вариан­том представления. Интересной особенностью интерфейса Outlook является воз­можность доступа к любым дискам (в том числе сетевым), папкам и файлам непо­средственно из программы. Отметим, что ярлыки Мой компьютер, Мои документы, Избранное находятся в группе Другие ярлыки. Таким образом, при работе с Outlook используются папки двух типов: физические, то есть находящиеся на дисках, и логические, то есть представляющие собой фильтры базы данных Outlook.

Важным свойством интерфейса Outlook является возможность настройки поддер­жки различных служб, используемых при работе в локальной сети и Интернете. Просмотр их параметров и настройка производятся в диалоговом окне Службы (Сервис → Службы). Для полноценной работы в локальной сети рекомендуется уста­новить следующие службы:

Microsoft Exchange Server; Microsoft Mail;

Microsoft Fax; Адресная книга Outlook;

Личная адресная книга; Личные папки;

Электронная почта Интернета.

Если Outlook используется на автономном компьютере без подключения к локаль­ной сети, первые две службы можно не устанавливать.

Службы Microsoft Outlook

Служба Microsoft Exchange Server обеспечивает совместный, а также удаленный доступ к папкам Microsoft Outlook с удаленного (например мобильного) компьютера. Компьютер, который использует службу Microsoft Exchange Server, должен быть подключен к локальной сети, работающей под управлением операционной системы Windows NT/Windows 2000.

Параметры доступа (например, имя сервера, почтовое отделение, имя почтового ящика) определяет администратор локальной сети. Как правило, такие настройки проведены заранее и пользователю нет нужды вникать в эти тонкости.

Служба Microsoft Mail работает совместно с сервером Microsoft Exchange и обеспе­чивает обработку сообщений в почтовом ящике при доступе к нему с удаленного компьютера. То есть, находясь в другом городе, можно через Интернет подклю­читься к локальной сети своего предприятия, прочитать, составить и отправить сообщения, используя все средства Microsoft Outlook.

Служба Microsoft Fax обеспечивает отправку факсимильных сообщений. Для ее работы необходимы либо модем, установленный на автономном компьютере и под­ключенный к телефонной линии, либо подключение к локальной сети, имеющей выход в телефонную сеть.

Адресная книга Outlook позволяет хранить и обрабатывать адресные данные част­ных лиц и организаций. Доступ к данным адресной книги может быть общим или ограниченным.

Личная адресная книга предназначена для выполнения тех же функций, только доступ к ней, как правило, личный.

Служба Электронная почта Интернета обеспечивает обработку сообщений элек­тронной почты, поступающих в адрес учетной записи, открытой на узле сервис-провайдера. Возможен доступ к своей учетной записи на узле сервис-провайдера через локальную сеть, если это предусмотрено ее конфигурацией.

Наличие или отсутствие перечисленных служб во многом определяет параметры элементов интерфейса Outlook при работе с конкретными папками и формами пред­ставлений.

Прежде чем приступить к рассмотрению конкретных примеров использования Outlook, давайте рассмотрим общие принципы его работы. В данном разделе приведены основные принципы работы с интерфейсом Outlook, основные операции над элементами, а также техника работы со справочной системой Outlook 2002.

Помимо описанных здесь тем, в Outlook существует и много других общих принципов, например работа с категориями, представлениями, поиск, вывод на печать и т. д. Эти случаи будут рассматриваться либо отдельно (глава 16 "Поисковая система Outlook"), либо применительно к одному из описываемых элементов (см. раздел 2.2.3 "Работа с категориями").

Формы и элементы

Как было сказано выше, Microsoft Outlook - это ряд приложений, объединенных в одну интегрированную информационную систему."Каждое из этих приложений работает с определенным типом документов, в которых, собственно, и хранится соответствующая информация. В терминологии Outlook документы называются элементами, а приложения, работающие с элементами, - формами.

Замечание

Впервые Outlook как самостоятельное приложение появился в пакете Microsoft Office 97, придя на смену двум программам предыдущих версий Office: планировщику дел Schedule+ и клиенту электронной почты Microsoft Mail (или Microsoft Exchange). Отсюда и происходит подобная структуризация Outlook на формы-приложения и элементы-документы.

Элементы могут иметь самую произвольную форму (заметка, сообщение, контакт). Более того, их набор может расширяться за счет создания новых типов элементов (см. раздел 19.1 "Создание формы"). Для хранения элементов используется единый формат, но элементы каждого типа обладают определенным набором полей (свойств), в которых и хранится информация об элементе. Например, для сообщения в набор полей входят тело сообщения, тема сообщения, адресаты, признак важности и т. д. Одним из полей, обязательным для элементов всех типов, является поле типа элемента, значение которого определяет, как должен обрабатываться элемент.

Таким образом, как только вы откроете любой элемент, будет запущена форма, обслуживающая именно его. После открытия элемента можно редактировать его поля, внося новую или же изменяя старую информацию.

Outlook хранит элементы в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, например, все пришедшие почтовые сообщения хранятся в папке Входящие (Inbox). Outlook использует расширенное по отношению к Windows понятие "папка". Папка в Outlook - это логическое хранилище информации, не связанное прямо с физическим способом хранения информации на диске. Пользователь может создавать собственную, с какой угодно степенью вложенности структуру папок, например папку для почтовых сообщений от определенного контакта, вложенную в папку для почтовых сообщений от всех контактов. Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из программы Проводник Windows, поскольку вся информация Outlook хранится в едином файле на диске.

При первом запуске Outlook пользователь имеет прямой доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы во вложенных папках, которые содержатся в папке Личные папки (Personal Folders). В табл. 1.1 перечислены эти папки с описанием элементов, хранящихся в них.

Таблица 1.1. Основные папки Outlook

Таким образом, общий принцип работы с Outlook следующий: вы открываете папку, выбираете требуемый элемент, автоматически запускается форма, его обслуживающая, и элемент готов к редактированию.

Окна Outlook

Теперь, зная общие принципы внутренней работы Outlook, перейдем к общим принципам внешней. Интерфейс Outlook 2002 прост, удобен и интуитивно понятен. Окно Outlook 2002 состоит из строки заголовка, в которой отображается название открытой папки, а также стандартные кнопки сворачивания, разворачивания и закрытия окна. Ниже строки заголовка расположена строка меню, а еще ниже - панели инструментов. Слева расположена панель Outlook, на которой отображаются ярлыки папок, а справа - панель просмотра информации, в которой отображаются элементы выбранной папки. Ниже будет подробно описана работа с каждым из этих элементов, сейчас же мы уделим внимание основным аспектам работы с интерфейсом в целом.

Как правило, общие настройки отображения информации можно изменить посредством команды Вид (View). Например, чтобы скрыть или отобразить строку состояния (внизу).

Пример 1.7. Изменение общих параметров интерфейса

>Вид > Строка состояния

Большим подспорьем в работе с Outlook являются контекстные меню. Для того чтобы активизировать контекстное меню, необходимо подвести указатель к интересующему вас элементу и щелкнуть правой кнопкой мыши.

Чтобы изменить размер или местоположение панели, следует подвести указатель мыши к стыку одной панели с другой, указатель примет вид разнона-

правленной стрелки. Теперь, удерживая нажатой левую кнопку мыши, можно изменять размер и положение панели. Таким образом можно увеличивать пространство для отображения нужной информации. На рис. 1.14 продемонстрирован вариант измененного (до неузнаваемости) интерфейса Outlook.

Рис. 1.14.

Меню Outlook

Меню Outlook состоит из семи элементов. В табл. 1.2 приводятся названия элементов меню Outlook и их назначение.

Таблица 1.2. Элементы меню Outlook

Панели инструментов

Формально Outlook имеет три панели инструментов: Стандартная (Standard), Web и Дополнительно (Advanced). Для отображения или скрытия панели инструментов есть несколько способов.

Пример 1.8. Отображение панели инструментов

Вид> Панель инструментов> Стандартная или

{На панели инструментов или меню} Стандартная

Кнопки панели инструментов Стандартная и Дополнительно, как и команды меню Действия (Action), частично меняются в зависимости от выбранной папки.

Панель Outlook

Панель Outlook, расположенная слева в окне Outlook (см. рис. 1.5), содержит ярлыки папок, посредством которых пользователь может осуществлять переход от одной папки к другой. Например, для работы с контактами следует нажать ярлык Контакты, в противном случае пришлось бы выполнить следующую операцию.

Пример 1.9. Переход от папки к папке

> Вид > Перейти > Контакты

Замечание

Если панели Outlook нет на экране, выберите команду > вид > Панель Outlook.

По умолчанию панель Outlook содержит три группы ярлыков: Ярлыки Outlook (Outlook shortcuts), Мои ярлыки (My shortcuts) и Другие ярлыки (Other shortcuts). Первая группа включает в себя следующие ярлыки: Outlook сегодня, Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Заметки, Удаленные. Если для всех семи ярлыков не хватает места, то справа (внизу или вверху) появляется стрелка, посредством которой можно перейти к требуемому ярлыку.

Уменьшить размер ярлыков можно следующим образом:

Пример 1.10. Изменение размера ярлыков

Подведите указатель на пустое место панели Outlook

Мелкие значки (см. рис. 1.7)

Чтобы перейти ко второй группе ярлыков, подведите указатель к кнопке Мои ярлыки (указатель примет вид кисти руки, с указательным пальцем) и нажмите ее. В эту группу входят ярлыки Черновики, Исходящие, Отправленные, Дневник и Обновление Outlook.

Последняя, третья группа - это ярлыки для работы с файловой структурой компьютера: Мой компьютер, Мои документы, Избранное.

При переходе от одной папки к другой нажатием кнопки мыши на ярлыке пользователь может наблюдать элементы только одной папки, как же быть в том случае, если необходимо одновременно работать с элементами разных папок? Outlook позволяет открывать одновременно несколько папок, каждую - в своем окне (см. рис. 1.7). Причем заметьте, что в действительности открыто только одно приложение Outlook, а не несколько его копий.

Пример 1.11. Открытие папки в новом окне

Подведите указатель мыши к папке

Открыть в новом окне (рис. 1.15)

Панель Outlook можно модифицировать так же, как и панель инструментов, добавляя или удаляя ярлыки или даже группы ярлыков, но об этом будет подробно рассказано в разделе 7.2 "Панели Список папок и Outlook".

Рис. 1.15.

Панель Список папок

Панель Список папок (Folder List) располагается справа от панели Outlook. Отобразить эту панель можно несколькими способами.

Пример 1.12. Отображение панели Список лапок

Вид > Список папок или

{Панель Заголовокна имени папки}

Панель Список папок служит для отображения всей структуры папок Outlook, в отличие от панели Outlook, которая содержит лишь ярлыки некоторых папок. Такое отношение аналогично отношению Проводника Windows к рабочему столу Windows.

Продолжая аналогию, заметим, что работа с панелью Список папок в принципе такая же, как и с Проводником. Знак плюс (+) слева от папки показывает, что она содержит вложенные папки, знак минус (-) показывает, что список вложенных папок раскрыт.

Аналогично Проводнику Windows можно добавлять, удалять, переименовывать папки Outlook, создавать для них ярлыки и т. д. Подробнее о работе с папками Outlook будет рассказано в главе 7 "Outlook сегодня и личные папки". На рис. 1.16 изображена панель Список папок, на которую добавлена папка CityCat (Для новостей) в папке Входящие.

Замечание

Еще раз отметим разницу между папками Outlook и папками Windows. Вся информация Outlook, в том числе и структура папок, хранится в одном файле и ее невозможно увидеть из Проводника. В Проводнике можно увидеть только этот файл, он хранится в папке C:\Windows\Local SettingsVApplication Data\Microsoft\ Outlook\outlook.pst.

Рис. 1.16.

Панель просмотра информации

Панель просмотра информации является основной частью главного окна Outlook и располагается справа от панелей Список папок и Outlook. На этой панели отображаются элементы текущей папки с ее основными информационными полями. Для просмотра же всех информационных полей необходимо выделить требуемый элемент и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Открыть элемент для полного просмотра можно также посредством команды Открыть меню Файл.

Например, для элемента Встреча (Meeting) панель просмотра информации отображает тему встречи, ее место, начало и конец, а также вашу занятость на момент встречи. Для отображения всей информации о встрече необходимо активизировать элемент двойным щелчком мыши (рис. 1.17).

Рис. 1.17. Панель просмотра информации и элемент Встреча

Можно изменить текущее представление информации либо выбрав вариант из предлагаемого списка, либо настроив представление самостоятельно.

Пример 1.13. Изменение текущего представления

> Вид > Текущее представление > <Представление>

Замечание Иногда для более детального отображения информации элемента уместно использовать область просмотра, для чего выполните команду > Вид > Область просмотра.

Панель Заголовок

Панель Заголовок располагаете» сразу под панелями инструментов и содержит название текущей папки. Помимо этого, на панели присутствуют кнопки Назад и Вперед (слева). Outlook отслеживает действия пользователя, и если вы хотите вернуться на несколько действий назад, достаточно нажать кнопку Назад.

Щелчок мыши по названию папки в данной панели раскрывает список папок. Для фиксации панели Список папок щелкните по кнопке Чтобы не закрылось, нажмите (Click push pin to keep open).

Также эта панель содержит поле Адрес (Address), о котором более подробно будет рассказано в главе 11 "Работа в Интернете".

1.3.10. Основные операции над элементами

В этом разделе мы на примере элемента Встреча рассмотрим общие принципы работы с элементами.

Создание элемента

Прежде всего элемент надо создать, эту операцию можно выполнить несколькими способами.

Пример 1.14. Создание элемента

> Файл> Создать > Встреча

> Действия > Новая встреча (+)

Создать {на панели инструментов Календарь}

{на панели просмотра информации}

Новая встреча (на панели просмотра информации}

После выполнения любой из вышеперечисленных команд появится форма для элемента Встреча (рис. 1.18).

Замечание

Создать элемент Встреча можно и не запуская приложение Outlook. Для этого на панели Microsoft Office нажмите кнопку Создать встречу.

Рис. 1.18. Создание нового элемента Встреча

Ввод информации

После создания элемента следует ввести необходимую информацию в поля формы. Подробно о назначении и заполнении полей для каждой формы будет рассказано ниже, сейчас же рассмотрим типичные приемы заполнения разных полей формы.

Чтобы заполнить Текстовое поле (Edit field), необходимо подвести к нему указатель и щелкнуть левой кнопкой мыши. В поле должен появиться курсор, что означает готовность данного поля к вводу информации.

Чтобы заполнить Поле со списком (DropDown List), необходимо нажать на кнопку со стрелкой вниз, справа от поля, и выбрать требуемый элемент из списка (он выделяется синим цветом).

Щелчок кнопки мыши по полю Флажок (CheckBox) либо активизирует его (появляется галочка), т. е. действие, связанное с флажком, выполняется, либо - наоборот (галочка исчезает), т. е. действие, связанное с флажком, не выполняется.

При работе с группой переключателей выбор одного из них (точка в кружке) приводит к выполнению действия, связанного с ним, и отмене других действий в группе.

При заполнении некоторых полей можно воспользоваться кнопками, вызывающими диалоговые окна, посредством которых можно заполнить необходимое поле. Характерным примером является кнопка Контакт (Contact), с помощью которой можно вызвать диалоговое окно, в котором выбирается контакт для данной встречи.

Сохранение, открытие и удаление

Пример 1.15. Сохранение элемента

Иногда требуется изменить некоторую информацию элемента, для чего этот элемент необходимо снова открыть.

Пример 1.16. Открытие элемента

{Выделите элемент}

> Файл > Открыть > Выделенные документы (+<0>) или {Элемент}

После открытия формы элемента можно приступать к его редактированию. После того как все изменения внесены, необходимо опять выполнить команду Сохранить и закрыть (Save and Close).

При долгой и плодотворной работе с Outlook может накопиться довольно много ненужной информации, которую рекомендуется удалять. Удаление элементов аналогично удалению файлов в Проводнике Windows.

Пример 1.17. Удаление элемента

{Выделите элемент} Правка > Удалить (+) или Удалить

Совет

Помимо вышеуказанных способов, существует метод графической манипуляции элементом. Для этого выделите элемент и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите его в папку Удаленные (Delete Items). Для одновременного удаления нескольких элементов выделите их, подведя курсор мыши и удерживая нажатой клавишу .

Данный метод очень прост и применим не только в случае удаления элемента. Например, если вы захотели перенести встречу с одного времени на другое, не надо открывать форму элемента и редактировать его, а просто перетащите элемент на полосу нужного времени на панели представления информации.

При удалении элементов они не удаляются сразу, а остаются в папке Удаленные до тех пор, пока пользователь явно не укажет на очистку папки или на удаление элемента. Если какой-либо элемент удален ошибочно, его можно восстановить.

Пример 1.18. Восстановление удаленного элемента

Удаленные

Переместить в папку... (рис. 1.19)

Календарь

Рис. 1.19. Контекстное меню элемента папки Удаленные

Обычный поиск в Outlook

Чтобы выполнить поиск в текущей папке или представлении, можно воспользоваться полем поиска на панели инструментов.

Перейдите в папку или представление, в которых вы хотите выполнить поиск, например в представление "Почта", "Календарь" или "Люди".

В правом верхнем углу окна Outlook в поле поиска введите искомое слово или фразу.

Результаты поиска будут выведены на вкладке Поиск .

Примечание: Для выполнения полного поиска всех файлов Outlook (независимо от папки или представления) выберите пункт все элементы . Этот параметр доступен во всех представлениях. Обратите внимание, что при каждом переключении представлений вам потребуется повторно ввести слова для поиска.


Если вы являетесь участником программы предварительной оценки Office и используете номер сборки 16.18.181008 и более поздних версий, ваш поиск был усовершенствован и улучшен. Когда вы выберете поле поиска, вы увидите краткие предложения на основе последнего журнала поиска. Выберите любой вариант для быстрого результата.



Выберите, где должна выполняться поисковая функция. Доступные параметры будут зависеть от того, в какой папке или представлении вы работаете.



1. Завершив просмотр результатов поиска, на вкладке Поиск нажмите кнопку Закрыть Поиск .

   Примечания:

   

Поиск в элементе

Вы знаете, что у вас есть сообщение электронной почты, но вы просто не можете найти его в Outlook. Не беспокойтесь: благодаря множеству параметров поиска в Outlook для Mac вы можете найти нужную информацию, подобрав сочетание различных критериев поиска.

1. Примечание: Для некоторых критериев поиска нужно ввести дополнительную информацию.

   Чтобы изменить поиск, добавив или удалив критерии, выполните одно из указанных ниже действий.

Основные возможности MicrosoftOfficeOutlook

Запуск Outlook

Элементы и папки Outlook

Завершение роботы с Outlook

Календарь

Изменение представления задач в Календаре

Контакты

Адресная книга и контакты

Просмотр папки или файла

Электронная почта

Как получить и просмотреть почту

Как написать электронное письмо

Список использованной литературы

Основные возможности MicrosoftOfficeOutlook

Приложение Microsoft Outlook - мощный инструмент для организации индивидуальной и групповой работы на компьютере. Outlook представляет собой программу управления данными. Outlook может использоваться для документооборота, формирования задач и заданий группы, управления электронной почтой, планирования дел и собраний, ведения списка контактных лиц и дневника выполняемых действий. Некоторые возможности Outlook можно использовать с другими приложениями Office. В частности, можно добавить задачу, которую следует выполнить с документами Word и Excel, а также записывать сведения о работе, проделанной над любым документом. С помощью Outlook можно быстро выяснить, с какими документами, сколько времени и когда вы работали. Outlook позволяет создавать личные списки адресов, сохранять их, управлять массовой рассылкой для отправки сообщений или документов адресатам. Электронные сообщения могут создаваться в любой программе Office, включая Word, Excel, Access и PowerPoint. Эти сообщения удобнее отправлять в формате HTML, что делает их чтение возможным независимо от того, установлена ли на компьютере адресата соответствующая программа Office. Кроме того, для отправки файла, созданного в, любой программе Office как сообщения Outlook, не требуется выходить из этой программы. Outlook позволяет поддерживать базы данных таких информационных элементов, как заметки, адреса и телефоны корреспондентов, дневниковые записи и т.д. Приложение Microsoft Outlook относится к программам информационных менеджеров (ПИМ) и включает функции таких программ Microsoft, как Schedule Mail, Project, Microsoft Exchange и Explorer (Проводник Windows). Outlook состоит из следующих взаимосвязанных компонентов, в которых используется единообразная форма представления информации: Outlook сегодня - сводки событий; электронной адресной и телефонной книги (Контакты);Календаря; планировщика заданий (Задачи); журнала событий компьютера (Дневник); электронной почты; записной книжки (Заметки).

Запуск Outlook

Запуск программы можно осуществить несколькими способами.1. Нажмите кнопку Пуск и из пункта Программы выберите Microsoft Outlook.2. Дважды щелкните мышью по ярлыку Microsoft Outlook на рабочем столе.3. Нажмите кнопку MicrosoftOutlookна панели MicrosoftOffice. Откроется главное окно Outlook с открытой (по умолчанию) папкой Входящие, где хранится сообщение "Вас приветствует Microsoft Outlook " (рис.1).

Рис.1. Главное окно Microsoft Outlook

Главное окно Outlook очень похоже на окна других приложений. Оно состоит из строки заголовка, в которой отображается название открытой папки, а также стандартные кнопки сворачивания, разворачивания и закрытия окон. Ниже расположены строка меню и панель инструментов. Левая окно - панель с ярлыками папок, в ней находятся значки для быстрого доступа к ним. По умолчанию панель Outlook содержит три группы ярлыков: Ярлыки Outlook, Мои ярлыки и Другие ярлыки. Группа Ярлыки Outlook содержит следующие ярлыки; Outlook сегодня, Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Заметки, Удаленные. Группа Мои ярлыки содержит ярлыки: Черновики, Исходящие, Отправленные, Дневник, Обновление Outlook. Группа Другие ярлыки содержит ярлыки для работы с файловой структурой компьютера: Мой компьютер, Мои документы, Favorites (Избранное). Справа - панель со списком папок и панель просмотра информации, где отображается содержимое выбранной папки. Работа с панелью Список папок аналогична работе с Проводником Windows.

Элементы и папки Outlook

Основными единицами информации в Outlook являются элементы различных типов встречи, сообщения, заметки, контакты, задачи, пометки в Дневнике. Ontlook хранит элементы информации в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, все заметки хранятся в папке Заметки, все задачи - в папке Задачи и т.д. Фактически Outlook организует базу данных этих элементов. Папка Outlook - это логическое хранилище информации, не связанное с физическим способом хранения информации на диске. Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из программы Проводник Windows, поскольку вся информация Outlook хранится в едином файле на диске. При первом запуске Outlook пользователь имеет доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы в следующих папках, которые содержатся в папке Личные папки. Outlook сегодня показывает сводку событий, произошедших и запланированных та день. На ней представлено число новых сообщений, перечислены встречи, запланированные на неделю, и задачи. Эта страница удобна для обзора текущего дня и предстоящей недели. Входящие содержит поступающие сообщения электронной почты и факсы. В Календаре отображаются собрания и напоминания о встречах, а также планируются встречи и собрания с другими пользователями. Можно установить вывод оповещения для элементов Календаря. Если оповещение установлено, то в заданное время на экране появляется окно с напоминанием о предстоящем событии или встрече. При планировании собраний имеется возможность просмотра сведений о занятости участников и выбора удобного времени. Также Outlook упрощает отслеживание ежегодных событий, например отпусков и дней рождения. Контакты Outlook используются для хранения имен, номеров телефонов и адресов деловых партнеров. Списки контактных лиц могут импортироваться в Outlook из других программ. Задачами, назначаемыми на рабочие дни, можно управлять с помощью служебных и личных списков задач Outlook. Можно установить важность задач, включить выдачу напоминаний о сроке завершения и обновлять сведения о ходе выполнения задачи. В Outlook выполняется отслеживание повторяющихся задач. Outlook также может использоваться для назначения задач другим пользователям и наблюдения за их выполнением. Заметки в Outlook облегчают создание и публикацию сведений, важных для вас и ваших сотрудников, а также управление этими сведениями. В папке Удаленные находятся все удаленные элементы. Черновики содержат черновики и сообщения, не готовые к отправке. Исходящие - сообщения и факсы, готовые к отправке, но еще не отправленные. Папка Отправленные содержит копии отправленных сообщений электронной почты. Дневник содержит ежедневные записи о личной деятельности. Запись в Дневнике автоматически создается при отправке и приеме электронных сообщений, работе в любом приложении Microsoft Office. Имеется возможность создавать любые записи вручную. Общий принцип работы с Outlook таков: открыв папку, нужно выбрать требуемый элемент и автоматически запустится обслуживающая его форма. Чтобы быстро найти элемент, не просматривая списки элементов Outlook, можно воспользоваться кнопкой Найти на панели инструментов. Эта команда позволяет выполнять поиск любых элементов Outlook, включая сообщения, встречи, контакты и задачи. Пользователь Outlook может задавать весьма разнообразные условия поиска, используя команду Расширенный поиск в меню Сервис. С помощью кнопки Организовать на панели инструментов можно упорядочить содержимое папок, установить свои правила обработки сообщений, даже оградить себя от нежелательных адресатов. Для каждой папки существует набор представлений - способов показа элементов на экране. Набор стандартных представлений включает: таблицу, временную шкалу, карточки и др., но можно создавать и свои собственные с нужными параметрами фильтрации, группировки и сортировки элементов, изменять шрифты представлений. Настройка параметров представления данных и режимов работы элементов Outlook осуществляется при нажатии соответствующей клавиши в диалоговом окне команды Параметры меню Сервис (рис.2).

Рис.2. Окно Параметры

Завершение роботы с Outlook

Для корректного закрытия Outlook выберите команду Файл, Выход и завершение команды.

Outlook сегодня

Outlook сегодня - это самые важные сведения Outlook - почта, календарь и список задач, собранные в одном месте. На странице Outlook сегодня приводится обзор текущего дня, можно посмотреть краткую сводку назначенных встреч, список задач и количество вновь поступивших сообщений электронной почты. Чтобы запустить Outlook сегодня, щелкните по его значку на панели Outlook или задайте его в качестве используемого по умолчанию представления (рис.3).

Рис.3. Окно Outlook сегодня

Для изменения настроек данного представления щелкните на поле Настройка "Outlook сегодня" в верхнем правом углу. Откроется окно настройки (рис.4). Назначения параметров настройки Outlook сегодня приведены в табл.1.

Рис.4. Настройка Outlook сегодня

Выбор задач, которые следует отображать

Стили

Таблица 1. Назначение параметров настройки Outlook сегодня

После внесения изменений в настройки нажмите кнопку Сохранить изменения в правом верхнем углу.

Работа с элементами папок (почтовыми сообщениями, контактами, элементами Календаря и т.п.) - обычно самая важная часть программ, использующих объектную модель Outlook. Именно с ними и проходится выполнять различные операции.

Доступ к элементам папок чаще всего производится через свойство Items объекта папки, которое возвращает коллекцию Items. В этой коллекции находятся все элементы данной папки. Однако единого объекта для элементов Outlook не предусмотрено. Вместо этого в вашем распоряжении - 16 отдельных объектов для каждого вида элементов в Outlook:

• AppointmentItem - то, что на графическом интерфейсе русского Outlook называется Встречей . Этот элемент обычно находится в папке Календарь .
• ContactItem - это, конечно, контакт. Создавать новые контакты программным образом приходится очень часто.
• DistList - это еще один элемент, который обычно находится в папке Контакты . Он представляет список рассылки.
• DocumentItem - так в Outlook называется любой файл, который помещен внутрь хранилища Outlook и не совпадает по своему формату ни с одним другим элементом Outlook. Объектом DocumentItem может быть, например, документ Word, книга Excel, архив ZIP, файл Acrobat Reader PDF, исполняемый файл EXE и т.п. - в общем, любой файл операционной системы. Однако увлекаться хранением файлов в хранилищах Outlook (файлах PST и почтовых ящиках и общих папках Exchange Server), конечно, не стоит. Это замедлит доступ к обычным элементам Outlook. Такая возможность изначально была предусмотрена для того, чтобы, к примеру, в общей папке Outlook для проекта хранить вместе с перепиской по проекту еще и различные относящиеся к нему файлы.
• JournalItem - это запись в дневнике.
• MailItem - наиболее привычный многим элемент. Представляет сообщение электронной почты.
• MeetingItem - приглашение на встречу, специальный тип электронного сообщения. Обычно встречается там же, где и обычные сообщения электронной почты, например, в папке Inbox . Создать программным образом этот элемент невозможно - он создается только автоматически при получение соответствующего сообщения (отправить его можно при помощи объекта Встреча в Календаре ).
• NoteItem - объект заметки (из папки Заметки ). От всех других элементов отличается минимальным количеством свойств и методов.
• PostItem - еще одна специальная разновидность почтового сообщения. Это - сообщение, которое отправлено в общую папку. От обычного объекта MailItem отличается тем, что:
  • встречается только в общих папках;
  • для отправки его вместо метода Send() используется метод Post().
• RemoteItem - тоже очень специальная разновидность почтового сообщения. Эти объекты представляют из себя почтовые сообщения с минимальным количеством заполненных свойств (реально заполнена только информация о получателе, отправителе, дате получения и размере) и текстом сообщения, в котором находится 256 символов реального текста. Эти объекты создаются автоматически в тех ситуациях, когда Outlook подключается к почтовому ящику на сервере Exchange Server через соединение удаленного доступа (обычно коммутируемое). Если сообщение находится в файле OST (то есть скачано с того же сервера Exchange Server по MAPI или получено по POP3/IMAP4), то этот объект никогда для него не создается.
• ReportItem - совсем специальное почтовое сообщение, представляющее собой специально сгенерированное служебное письмо: обычно сообщение о невозможности доставки (non-delivery report), созданное вашим почтовым сервером, задержке в передаче сообщения или другой ошибке. Эти объекты также нельзя создавать программным образом: они создаются только автоматически при получении сообщения определенного типа.
• TaskItem - это задача или поручение из папки Задачи .
• TaskRequestAcceptItem , TaskRequestDeclineItem , TaskRequestItem , TaskRequestUpdateItem - это всё специальные почтовые сообщения, которые относятся к переписке по поводу делегирования задач. Эти объекты также нельзя создавать программным образом.

Надо сказать, что в подавляющем большинстве случаев вас будут интересовать только объекты MailItem, ContactItem и иногда DocumentItem. На их рассмотрении мы и сосредоточимся.

Еще один очень важный момент. Как уже говорилось, в объектную модель Outlook встроены специальные ограничения, которые призваны не дать вирусам использовать возможности этой объектной модели в своих интересах. Как правило, это - самые важные свойства, в которых содержится информация об адресах электронной почты, имени отправителя, тексте писем и т.п. Эти ограничения встроены в следующие объекты: AppointmentItem, ContactItem, MailItem и TaskItem - проще говоря, во все основные объекты элементов Outlook. Ограничения наложены и на некоторые действия, которые могут выполняться с этими объектами, например, на отправку писем. Например, создание и отправка электронного сообщения средствами Outlook выглядит очень просто:

Dim oOutlook As New Outlook.Application

Dim oMessage As Outlook.MailItem

"Создаем объект сообщения

Set oMessage = oOutlook.CreateItem(olMailItem)

" Кому

oMessage.To = "[email protected]"

"Тема сообщения

oMessage.Subject = "Привет из VBA"

"Текст сообщения. Использование свойства Body означает, что мы посылаем сообщение

"обычным текстом. Можно также посылать сообщение в HTML или RTF

oMessage.Body = "Текст сообщения"

"Добавляем вложение

oMessage.Attachments.Add ("C:\installlog.txt")

"Отправляем сообщение

oMessage.Send

Однако, чтобы усложнить жизнь вирусам, вместо отправки сообщения появляется окно, аналогичное представленному на рис. 13.3. Более того, чтобы добиться окончательной победы над вирусами, еще и кнопка Да на протяжении нескольких секунд будет недоступна.

Рис. 13.3 Предупреждающее окно в Outlook

Что же делать в такой ситуации?

Варианты могут быть разными:

• первый вариант - отправлять сообщение из макроса, который находится в модуле VBA самого Outlook (без программного открытия Outlook). В этом случае такое окно появляться не будет. Но, конечно, такое решение обычно не очень удобно, особенно с точки зрения переноса этого программного кода для запуска на разных компьютерах;
• второй вариант - использовать специальные заменители объектов Outlook , которые не выдают таких сообщений и позволяют разработчикам отправлять сообщения из VBA без каки-то проблем. Самое распространенное и рекомендованное средство средство такого рода - бесплатный Outlook Redemption. получить информацию о нем и скачать его можно с сайта http://www.dimastr.com/redemption . Этот вариант вполне удобен, если вы занимаетесь рассылкой электронной почты с одного сервера, но устанавливать его на все компьютеры, конечно, хлопотно;
• третий вариант - программным образом обнаруживать окна подтверждений и программно же нажимать в них нужные кнопки . Однако разработчики Microsoft позаботились о том, чтобы из кода VBA или VBScript сделать это было невозможно. В принципе, такие операции вполне можно выполнить при помощи низкоуровнего программного интерфейса Windows API (другой вариант - получить доступ к этим возможностям при помощи специальных средств специального программного интерфейса для работы с сообщениями MAPI). Однако вам придется использоваться вместо VBA другие изыки программирования (C++ или Delphi), поскольку VBA не поддерживает все нужные типы данных для работы с API. Кроме того, для уверенной работы с API требуются специальные знания в области системного программирования. Доолнительную информацию об использовании таких приемов при работе с Outlook можно получить из статьи http://www.mapilab.com/ru/support/articles/vb_outlook_security_1.html (на русском языке);
• и, наконец, четвертый вариант, с моей точки зрения наиболее удобный: использовать для рассылки и программной обработки входящих писем объектную библиотеку CDO, которая есть на любом компьютере под управлением Windows 2000, XP и 2003. Подробнее о применении этой библиотеки рассказано в разделе 13.8 .

Теперь о самих объектах элементов Outlook. Свойств и методов у этих объектов очень много (например, у объекта ContactItem свойств почти 100), и на рассмотрение их всех потребовалось бы очень много места. В то же время большинство свойств этих объектов очевидны и каких-то проблем при их использовании возникнуть не должно. Обычно единственный вопрос, который может возникнуть - какое программное свойство соответствует определенному атрибуту элемента.

К сожалению, макрорекордера в Outlook не предусмотрено, но понять, как называется то или иное свойство, можно при помощи окна Locals . Применение его может выглядеть так: представим себе, что вам нужно понять, какому программному свойству объекта ContactItem может соответствовать поле Краткое имя .

Первое, что нам нужно сделать - создать контакт, в котором было бы заполнено данное свойство (см. рис. 13.4).

Рис. 13.4 Создаем контакт

Следующее, что нужно сделать - написать программный код, в котором был бы создан объект данного элемента. Например, если этот контакт находится в папке Контакты , то код (из макроса в Outlook) может быть таким:

Dim oNamespace As NameSpace

Dim oFolder As MAPIFolder

Dim oContactItem As ContactItem

Set oNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")

Set oFolder = oNamespace.GetDefaultFolder(olFolderContacts)

Set oContactItem = oFolder.Items("Контакт1")

Команда Stop здесь предназначена для того, чтобы остановиться в нужном месте.

Затем нужно запустить наш код на выполнение и, когда он остановится на строке Stop, открыть (при помощи меню View ) окно Locals .

В нашем случае вы увидите в нем четыре объекта (см. рис. 13.5).

Рис. 13.5 Окно Locals с объектом контакта

Конечно же, нам нужно развернуть узел объекта oContactItem и поискать его свойство, для которого установлено значение Краткое имя . К своему удивлению, мы можем обнаружить, что это свойство называется EMail1DisplayName (см. рис. 13.6).

Рис. 13.6 Находим свойство с заполненным нами значением в окне Locals

Таким же образом можно находить нужные свойства и для других объектов Item.