Fără corespondență de afaceri în afaceri oriunde. Nu contează dacă scrii în numele unei companii sau în numele tău ca antreprenor privat - corespondența de afaceri va juca întotdeauna un rol important. Mai precis, cum respectați regulile acesteia. Potențialii parteneri de afaceri sau clienții dvs. vă vor judeca foarte mult după modul în care comunicați cu ei. O scrisoare de afaceri este, s-ar putea spune, „fața” unui om de afaceri. Și pentru a nu pierde această „față”, este important să știți despre regulile de aur ale corespondenței de afaceri.

Reguli de e-mail pentru afaceri

Deoarece acum e-mailul este folosit mult mai des decât poșta obișnuită, am decis să acordăm atenție modului în care să conducem corect corespondența de afaceri în rețea. Iată câteva recomandări pentru tine, a căror respectare nu îți va permite să pierzi fața în fața interlocutorului tău.

Numele cutiei poștale

Primul lucru care ne atrage atenția atunci când deschidem un nou e-mail este adresa de la care a fost trimis. Mulți subestimează importanța acestui moment și trimit e-mailuri de afaceri din conturile lor personale de e-mail. Nu este nimic în neregulă cu asta dacă adresa de e-mail conține doar numele tău într-un format care poate fi citit de om. Dar dacă există diverse porecle precum „kissa1988” sau „pupsik-26”, atunci trimiterea unei scrisori de afaceri dintr-o astfel de cutie poștală este pur și simplu inacceptabilă. Imaginează-ți ce emoții va avea o persoană când primește o propunere de afaceri de la un „bebeluș” sau „soare”.

De asemenea, în corespondența de afaceri, adresele poștale care încep cu [email protected], [email protected] etc. Astfel de adrese pur și simplu nu sunt luate în serios și există o mare probabilitate ca scrisoarea să nu fie deschisă. Cea mai bună opțiune este de a efectua corespondență de afaceri din cutia poștală [email protected], unde numele este numele și prenumele dvs., compania este numele companiei.

Destinatari

În corespondența prin e-mail, este posibil să trimiteți o scrisoare unui destinatar direct și să puneți alți destinatari într-o copie. Se presupune că destinatarii din copia scrisorii nu ar trebui să răspundă la aceasta. Sunt ca niște observatori invitați. Prin urmare, înainte de a trimite o scrisoare, stabiliți exact de la cine doriți să primiți un răspuns la scrisoare și aranjați corect destinatarii. Totuși, dacă este posibil, nu pune mai multe persoane în destinatarii direcți ai scrisorilor. Se poate întâmpla ca niciunul dintre ei să nu-ți răspundă dacă toată lumea decide mental să „transfere” această responsabilitate către un alt destinatar.

Dacă tu însuți ai ajuns într-o copie a unei scrisori de afaceri, atunci, așa cum ai înțeles deja, expeditorul nu așteaptă răspunsul tău. Dar dacă a devenit necesar să vă răspundeți în mod specific, atunci puteți face acest lucru, dar ar fi politicos să vă cereți scuze la începutul scrisorii pentru „interferență”.

Design de scrisori

Stilul formal de afaceri.În corespondența de afaceri, desigur, se folosește un stil formal de scriere. Acest stil se caracterizează prin absența adjectivelor descriptive, clarificări și detalii inutile. Doar specific, claritate și logică. După ce ați scris o scrisoare de afaceri, este util să o citiți din nou și să eliminați toate frazele care nu poartă o încărcătură semantică specială și nu schimbă esența a ceea ce a fost scris. Doar atunci când ești convins că toate astfel de cuvinte și expresii au fost eliminate, atunci poți spune că a fost respectată această regulă pentru scrierea unei scrisori de afaceri.

Alfabetizare. A spune că o scrisoare de afaceri trebuie scrisă corect și fără erori este ca și cum ai spune „un om de zăpadă trebuie să fie făcut din zăpadă”. Cu toate acestea, este imposibil să nu menționăm această regulă. Alfabetizarea este un element fundamental al oricărei scrieri. O persoană care scrie o scrisoare de afaceri cu greșeli de ortografie este puțin probabil să fie luată în serios de către cineva.

Subiectul scrisorii. Este obligatoriu să-l scrii. Mai mult, încercați să o scrieți pe scurt, dar succint - astfel încât, dintr-o privire, să devină imediat clar pentru destinatar despre ce va fi scrisoarea. Subiectul nu ar trebui să constea în niciun caz dintr-un cuvânt. „Informații”, „Întrebare”, etc. - Subiect greșit al e-mailului de afaceri. „Ofertă comercială de la compania X” este subiectul potrivit. Dacă informațiile din scrisoarea dvs. sunt deosebit de importante, atunci le puteți marca cu un steag de „importanță” special, care este disponibil în aproape toate serviciile de e-mail.

Font. Textul scrisorii ar trebui să fie, în primul rând, lizibil. Prin urmare, utilizați fontul Arial sau Times New Roman, alegeți o dimensiune medie (de exemplu, în mail.ru, dimensiunea optimă a fontului este 3). Nu experimentați cu fonturi sau culori. În corespondența de afaceri, acest lucru este nepotrivit. Nu utilizați majuscule, semne de exclamare sau alte caractere speciale (inclusiv emoticoane). Singurul lucru care este permis este selectarea unor fraze cu caractere cursive sau aldine. Dar încercați să utilizați acest lucru numai atunci când este absolut necesar.

Pentru o citire ușoară și un mesaj mai bun, puteți folosi subtitluri în textul scrisorii. Dar nu ar trebui să fie prea multe dintre ele - nu mai mult de 3-4.

Un paragraf al scrisorii nu trebuie întins pentru mai mult de 4 rânduri de text. Când citim paragrafe foarte lungi, textul se îmbină și ideea principală se poate pierde.

Orice transferuri și liste ar trebui să fie întocmite cu ajutorul unor markere speciale.

Șablon corporativ. Va fi grozav dacă dezvoltați un șablon de e-mail corporativ în stilul dvs. corporativ. Și veți trimite toate scrisorile de afaceri numai cu acest șablon. Acest lucru vă va permite să vă evidențiați de restul, dar să mențineți formalitatea cerută de o scrisoare de afaceri. Cu toate acestea, nu ar trebui să exagerați cu „branding” - creativitatea excesivă va dăuna doar literei. La urma urmei, vorbim de comunicare de afaceri, nu de divertisment. De asemenea, nu uitați că destinatarii vă pot citi scrisorile nu numai pe computer, ci și pe dispozitivele mobile. Prin urmare, șablonul trebuie optimizat pentru diferite rezoluții de ecran.

Ar trebui să existe un singur motiv informațional într-o scrisoare. Și, în consecință, o singură acțiune țintă ar trebui să fie implicată din partea destinatarului. Se consideră incorect să conțină mai multe întrebări, sugestii sau solicitări către destinatar într-o singură scrisoare deodată.

Orice scrisoare comercială trebuie împărțită în următoarele părți:
- introducere;
- parte principală;
- concluzie.

În introducere, precizați pe scurt scopul scrisorii și motivele pentru care o scrie. Partea principală este însăși esența scrisorii. În concluzie, trebuie să rezumați cele de mai sus - acestea pot fi concluzii, solicitări, instrucțiuni, sugestii și așa mai departe. Este extrem de nedorit să folosiți orice „postscript” în corespondența de afaceri. Scrisoarea nu trebuie să conțină aforisme, metafore, proverbe și așa mai departe.

Dacă trebuie să trimiteți o imagine grafică în scrisoare, atunci nu o introduceți în textul scrisorii în sine, ci atașați-o ca fișier separat. Este posibil ca imaginile să nu se afișeze corect pe diferite dispozitive sau să fie complet dezactivate în interfața programului de e-mail al destinatarului. În textul scrisorii, acolo unde este necesar, indicați pur și simplu „informația se află în fișierul atașat”. Dacă există mai multe astfel de fișiere, asigurați-vă că le scrieți numele.

Dacă folosești abrevieri și abrevieri, trebuie să fii 100% sigur că destinatarul va înțelege ce vrei să spui. În general, este mai bine să joci în siguranță și să nu folosești astfel de lucruri.

Lipsa de emoție. Scrisorile de afaceri nu trebuie să conțină nicio culoare emoțională. Deloc. Chiar dacă scrii o plângere și vrei cu adevărat să arăți deplinătatea indignării tale sau, dimpotrivă, îi mulțumești sincer partenerului tău pentru o afacere de succes. O scrisoare de afaceri ar trebui să fie reținută și chiar oarecum cu sânge rece. Toată lumea își apreciază individualitatea, dar corespondența de afaceri nu este cea mai bună modalitate de a o arăta. O scrisoare oficială de la o persoană fericită sau tristă, îngrijitor sau CEO ar trebui să fie aceeași.

Utilizarea vocabularului de afaceri. Pentru a lega propoziții în corespondența de afaceri, se folosesc următoarele expresii de set:

1) din acest motiv;
2) pe baza a ce;
3) din cauza (ceva);
4) în conformitate cu;
5) pe baza;
6) având în vedere;
7) având în vedere;
ce a servit.

etc. De asemenea, în scrisorile de afaceri este permisă utilizarea abrevierilor și abrevierilor care sunt general acceptate în industria în care este scrisă scrisoarea. Dacă vă îndoiți că destinatarul va înțelege o anumită abreviere, atunci este mai bine să scrieți fraza în întregime.

Salutari. Vă rugăm să nu folosiți niciodată clișeul „Bună ziua”. Aceasta, s-ar putea spune, este o formă proastă nu numai de corespondență de afaceri, ci și de e-mail-uri în principiu. Cea mai bună opțiune de salut este „Bună ziua, Prenume / Prenume Patronimic”. Apropo, este bine să vă adresați numelui destinatarului scrisorii, nu doar în salut, ci și mai departe de-a lungul textului. Dacă scrieți o scrisoare unei persoane pe care nu o cunoașteți personal, trebuie să indicați chiar la începutul scrisorii de unde ați primit adresa destinatarului.

Dimensiunea literei. O scrisoare de afaceri nu este o operă de artă și nu gândurile tale personale „pe subiect”. Scrisoarea ar trebui să fie cât mai scurtă posibil pentru a transmite complet informațiile din ea. Este optim dacă textul literei se încadrează într-un singur „ecran”. Citirea scrisorilor lungi este obositoare și enervează mulți oameni.

Răspunsuri la scrisori. Când răspundeți la un e-mail primit, faceți întotdeauna clic pe butonul „Răspundeți”, nu pe butonul „Scrieți e-mail”. Cu prima opțiune, întregul istoric al corespondenței va fi extras automat în răspunsul dvs. Acest lucru este corect, deoarece o persoană poate să nu-și amintească imediat cine ești și ce vrei de la el dacă nu vede fundalul. Mai ales dacă au trecut mai mult de 5 zile de la ultima scrisoare. Puteți să vă citați în siguranță interlocutorul în timp ce îi răspundeți la scrisoare. Acest lucru îi va oferi ocazia să-și amintească ceea ce s-a discutat în scrisoarea anterioară.

Întotdeauna mulțumiți interlocutorului acolo unde este cazul. De exemplu, poți scrie „Vladimir, mulțumesc pentru scrisoarea ta” sau „Irina Alekseevna, mulțumesc pentru un răspuns atât de rapid”. Astfel de nuanțe vă vor arăta respectul față de interlocutor și vă vor înmuia starea de spirit a comunicării electronice.

Dacă interlocutorul ți-a trimis o scrisoare în care și-a exprimat nemulțumirea sau chiar nepoliticos față de tine, încearcă să nu-i răspunzi la fel, oricât de mult ți-ai dori. Situațiile variază, dar răspundeți întotdeauna politicos și cu reținere.

Desigur, cu cât răspunzi mai repede la scrisoare, cu atât mai bine. Grozav dacă poți răspunde în câteva ore. Acest interval de timp este optim. Dar să presupunem că răspunsul este în câteva zile. Psihologii spun că cel mai confortabil timp pentru o persoană pentru a aștepta un răspuns la un e-mail este de 48 de ore, adică două zile. Dacă trebuie să așteptați mai mult, atunci acest lucru poate fi deja perceput ca lipsit de respect sau ignorat. Dacă problema care este ridicată în scrisoare necesită mai mult timp pentru a răspunde, atunci asigurați-vă că scrieți că ați primit scrisoarea, ați acceptat-o ​​pentru examinare și că veți răspunde într-un anumit timp. În acest fel, cel puțin expeditorul nu se va simți ignorat.

Încheierea scrisorii. Nu ar trebui să scrieți la sfârșitul scrisorii fraze care pot fi percepute ca o încercare de manipulare: „Sper într-adevăr într-o cooperare profitabilă”, „Mulțumesc anticipat pentru răspuns” și așa mai departe. Este mai bine să vă luați la revedere în corespondența de afaceri electronice cu expresiile „Cu respect”, „Dorințele mele sincere” și altele asemenea. Da, astfel de fraze sunt stereotipe, dar sunt cele mai potrivite pentru comunicarea de afaceri. În semnătură, scrieți numele, prenumele, funcția și numele companiei. Lăsați, de asemenea, contacte prin care puteți fi contactat, cu excepția e-mailului.

Ora a fost trimisă scrisoarea. Desigur, e-mailurile nu sunt menite să fie citite imediat ce sunt primite. Cu toate acestea, în etica în afaceri a e-mailului, este considerat incorect trimiterea de scrisori în weekend și sărbători, precum și seara târziu sau noaptea. Încercați să respectați programul de lucru standard.

Și, desigur, înainte de a face clic pe butonul „trimite”, verificați cu atenție ortografia numelui și adresei de e-mail a destinatarului și, de asemenea, recitiți întregul text al scrisorii și verificați dacă există greșeli de scriere sau fraze incorecte.

În mod surprinzător, multe persoane, atunci când li se cere să trimită o scrisoare mai multor persoane deodată, pur și simplu enumera adresele în câmpul „Către”, acest lucru este normal atunci când această scrisoare este adresată colegilor sau prietenilor dvs., dar când trimiteți scrisori către un grup de clienți, arătați astfel tuturor adrese și altor destinatari, dezvăluind de fapt baza dvs. de adrese.

Este suficient ca oricare dintre clienți să trimită această scrisoare concurentului tău și contactele tale vor fi imediat scurse.

Este ciudat, dar mulți oameni departe de a fi proști sunt surprinși să afle că, dacă trebuie să trimiteți o scrisoare mai multor destinatari, astfel încât ei să nu se știe unul de celălalt, atunci există un câmp „Bcc” pentru asta.

De exemplu, pentru mail.ru va arăta astfel:

Și încă o dată pe scurt:adresele indicate în „către” - toată lumea poate vedea cui i-ați trimis scrisori, indicat în „copie oarbă” - toată lumea crede că scrisoarea este doar pentru el.

Și fiecare destinatar va primi o scrisoare unde va fi câmpul „către”. doar adresa lui . Pentru alte programe, dacă nu găsiți unde să puneți Bcc, atunci cereți pe cineva să vă arate. Un alt punct mic, asigurați-vă că specificați o adresă în câmpul „către”, majoritatea programelor sau serverelor de e-mail nu vă vor lăsa să trimiteți o scrisoare fără acest parametru.

Și așa, atunci când vine vorba de trimiterea de oferte, știri către un grup de clienți - aici practica de a folosi o copie oarbă este fără ambiguitate, trebuie să vă ascundeți baza de adrese. Un punct interesant cu trimiterea unei scrisori către colegii dvs., aici este recomandat să acționați în funcție de situație, de exemplu, trimiterea unei scrisori cu o solicitare de a trimite sugestii (de exemplu, pentru a îmbunătăți serviciul clienți) și dacă fiecare coleg vede că celălalt oamenii au primit aceeași scrisoare, atunci cel mai probabil nu vor răspunde - bazează-te pe alții, așa că trebuie să folosești o copie ascunsă. Dacă această comandă este îndeplinită, atunci, de exemplu, o indicație a „cine” a șefului colegului tău va face pur și simplu minuni, iar comanda ta va fi îndeplinită.

O problemă separată cu furnizorii. Pe de o parte, indicarea tuturor destinatarilor din copie ar trebui să arate furnizorului că aveți de ales și că ar trebui să vă ofere prețuri bune. Pe de altă parte, managerul care a primit scrisoarea dvs., văzând că nu i-a fost trimisă numai lui, cel mai probabil va trata cererea dvs. ca „mișto”. Personal, în opinia mea, cred că în cazul furnizorilor trebuie să folosiți copie oarbă, măcar pentru a proteja secretele comerciale, ci mai degrabă pentru bune relații cu managerul furnizorului.

Puteți citi un caz recent de greșeală a unui specialist, când toți destinatarii au văzut alți destinatari: Smack toată lumea în acest chat, erau oameni cu adevărat respectabili acolo - directori, dar totuși mulți au primit spam ca răspuns.

Ei bine, ca întotdeauna, discuția în comentarii este binevenită.

Recent am făcut acest lucru să funcționeze, așa că, deși aș împărtăși:

Trimiterea tuturor e-mailurilor trimise în folderele trimise cu postfix și cyrus imap.

Faceți ca Postfix să trimită copii de copie ale tuturor e-mailurilor trimise către un cont special de e-mail „trimis”. Utilizați sita de pe acest cont special pentru a redirecționa toate e-mailurile către folderul Articole trimise asociat contului.

Creați un cont de utilizator de e-mail pentru expediere

Cel mai simplu mod de a face acest lucru este să creați un nou cont Unix pentru trimis, setând shell-ul la /bin/false, astfel încât nimeni să nu se poată conecta la:

Gazdă$ sudo useradd trimis gazdă$ sudo chsh -s /bin/false trimis

Configurați imap pentru utilizatorul trimis

Folosind cyradm, creăm o nouă cutie poștală (adică utilizator) și îi dăm utilizatorului acces suplimentar la toate folderele noastre imap cu articole trimise:

Gazdă$ $ cyradm -user cyrus localhost Parola: localhost> createmailbox user.sent localhost> setaclmailbox user.%.Sent send append Setarea ACL pe user.userx.Sent...OK. Setarea ACL pe user.use.Sent...OK. . . . Se setează ACL pe user.userz.Sent...OK. localhost > ieșire

Creați un script de sită pentru contul trimis

Acest script redirecționează toate e-mailurile primite către contul trimis, în folderul Trimis din căsuța de e-mail a expeditorilor.

Scriptul meu se numește sent.sieve și arată cam așa:

# Sieve Script pentru trimis. Dacă e-mailul de ieșire este trimis în bcc în acest cont, # acest script de sită îl va redirecționa către expeditorul Dosarul Trimis necesită ["fileinto"]; dacă adresa:is:localpart "From" "userx" ( fileinto "user.userx.Sent" "; ) adresa elsif:is:localpart "De la" "utilizator" ( fileinto "user.userz.Sent"; ) adresa elsif:is:localpart "From" "userz" ( fileinto "user.userz.Sent"; )

Va trebui să introduceți o intrare pentru fiecare dintre utilizatorii dvs. (userx, usery, userz în exemplul de mai sus). Nu am putut găsi cea mai bună modalitate de a face asta. Sugestiile sunt binevenite [email protected]

Instalați scriptul sieve astfel:

Host$ sieveshell localhost -user=sent -a=cyrus Parola: > pune sent.sieve > activează sent.sieve > renunță

Configurați maparea bcc pentru postfix

În directorul postfix (/etc/postfix pe Debian) creați un fișier numit bcc_map care arată astfel:

# copiați toate e-mailurile trimise local în contul trimis @yourdomain.com [email protected]

Compilați acest lucru într-un fișier hash postfix folosind:

Gazdă$ sudo postmap bcc_map

Adăugați următoarea configurație la fișierul de configurare main.cf postfix:

sender_bcc_maps = hash:/etc/postfix/bcc_map

Și faceți ca postfix să-și reîncarce configurația:

gazdă $sudo/etc/init.d/postfix reîncărcare

Testare și depanare

Trimite e-mailul și asigură-te că este copiat în folderul Trimis.

În caz de probleme, ar trebui să verificați jurnalele cyrus și postfix (toate conectate la /var/log/syslog pe gazda mea Debian). Greșelile de scriere și permisiunile de acces incorecte duc de obicei la trimiterea unor indicii către jurnalele.

Probabil ai observat deja astala primirea scrisorilor de la unii autoriîn secțiunea „către” există o listă cu câteva zeci de e-mailuri ale unor persoane diferite. Mai mult, nici tu, nici aceste persoane nu și-au dat acordul pentru faptul că aceste e-mailuri au fost „expuse”. Desigur, unul dintre destinatari se va dezabona de la această corespondență (ne-am săturat cu toții de fluxul de spam către e-mailurile noastre). Dar un lucru este cert - toți destinatarii îl vor trata pe autorul listei de corespondență ca pe o persoană neprofesională. Și este puțin probabil să fie de acord să accepte propunerea lui.

Să luăm în considerare această posibilitate pe exemplul celui mai popular e-mail pentru mailinguri de afaceri gmail.com

De obicei, utilizați fereastra Scriere pentru a trimite o scrisoare. Făcând clic pe ea, vedeți o nouă fereastră „Mesaj nou”, în care introduceți tot ce aveți nevoie pentru a crea și a trimite scrisoarea în sine.

În fereastra „Destinatari”, de obicei introducem e-mailurile destinatarilor noștri.

Copie înseamnă „copie exactă”. Acest câmp este folosit atunci când doriți doar să trimiteți un e-mail unei persoane care nu este destinatarul principal. În acest fel, puteți ține persoana la curent în timp ce îi spuneți că nu trebuie să răspundă la e-mail. Dar toți destinatarii acestei scrisori își văd adresele (și chiar numele).

Astfel, folosirea acestui câmp este una dintre cele mai bune modalități de a trimite un e-mail unui număr mare de persoane și de a menține confidențialitatea. Deci, nu stricați relația cu ei. Folosind această funcție, puteți introduce până la 30 de e-mailuri. Și asta înseamnă că cu un singur clic pe buton poți trimite această scrisoare către 30 de destinatari deodată, fără a le afișa e-mailurile.

Și, dacă este necesar, puteți introduce o imagine în corpul scrisorii ( 4 ) sau atașați un fișier ( 5 ).

Acest e-mail este cel care oferă numărul maxim de oportunități de editare.

În mod similar, puteți trimite o scrisoare către mai mulți destinatari în același timp prin e-mail yandex.ru.

Faceți clic pe „Scrie” și apoi în fereastra „Către” ( 1 ) lipiți adresa de e-mail a primului destinatar, apoi selectați funcția „Copiere” ( 2 ) sau Bcc ( 3 ). În funcție de dacă doriți ca toți destinatarii scrisorii dvs. să vadă toate e-mailurile sau să își păstreze dreptul la confidențialitatea adreselor, alegeți una dintre funcții. Pentru a adăuga fiecare e-mail următor pe listă, trebuie să faceți clic pe butonul cu imaginea unui bărbat cu semnul plus în fața lui ( 4 ). Apoi puteți selecta destinatarii permanenți din lista derulantă sau puteți introduce manual e-mailurile acestora.

Imaginile pot fi descărcate de pe Yandex Disk și fișierele pot fi atașate, ca de obicei.

Faceți clic pe butonul „Scrie”, apare o fereastră în care, când faceți clic cu mouse-ul în fereastra „Către” ( 1 ), apare o listă derulantă cu o listă a destinatarilor permanenți ( 2 ). Puteți alege din această listă ceea ce doriți. Sau pur și simplu lipiți e-mailul dorit destinație manual.

Comunicarea de afaceri este propria sa lume cu propriile sale legi. Multe depind de modul în care respectăm aceste legi: impresia pe care o facem colegilor și partenerilor, productivitatea muncii și chiar avansarea în carieră.

Un loc aparte în comunicarea de afaceri îl ocupă corespondența de afaceri, care este datoria zilnică a majorității lucrătorilor de birou și nu numai. Capacitatea de a conduce corespondența de afaceri în mod corespunzător poate fi un bun ajutor pentru a face tranzacții profitabile și pentru a vă construi imaginea afacerii.

Să ne uităm la câteva dintre caracteristicile unei scrisori de afaceri. Deci, corespondența comercială este:

• utilizarea expresiilor formule și a clișeelor
• neutralitate emoțională,
• acuratețea semantică și concizia prezentării,
• argument bine structurat.

Corespondența de afaceri în limba engleză este același set de reguli și clișee, dintre care unele le recomandăm tuturor celor care lucrează cu parteneri străini sau în companii internaționale. Vă aducem în atenție câteva fraze utile care vă vor decora corespondența de afaceri. Aceste fraze vă vor sublinia profesionalismul și vă vor ajuta să modelați imaginea unui om de afaceri. Să începem!

1. Vă rugăm să găsiți atașat

Să începem cu clasicii. De multe ori trebuie să atașați la scrisoare diverse documente sau alte fișiere. Pentru a anunța destinatarul despre prezența unui atașament, această expresie este perfectă. La urma urmei, cuvântul „Atașament” în traducere înseamnă „investiție”. Expresia trebuie folosită la sfârșitul scrisorii.

Iată câteva exemple de utilizare:

• Vă rugăm să găsiți atașat portofoliul meu.
• Vă rugăm să găsiți atașat o copie a acordului/contractului.

2. Am transmis

Această expresie poate fi folosită dacă trebuie să redirecționați e-mailul către alți destinatari. Pentru a anunța destinatarul despre acest lucru, expresia „am trimis” este perfectă. De exemplu:

• Ți-am trimis CV-ul Annei.
• Ți-am trimis e-mailul lui John.

3. Am cc'ed

O persoană neinițiată în toate secretele particularităților corespondenței de afaceri poate să nu înțeleagă ce înseamnă această abreviere ciudată. Dar suntem profesioniști. „I’ve cc'ed” este o abreviere care înseamnă I have carbon copied. Expresia înseamnă „pune pe cineva pe o copie pentru a primi scrisori”.

Deci, dacă trebuie să anunțați pe cineva că ați introdus alți destinatari într-o copie, nu ezitați să folosiți această expresie. De exemplu:

• Am trimis-o pe Sara pe acest e-mail.
• I-am trimis pe Jack și Jimmy pe aceste e-mailuri.

În ceea ce privește abrevierile care nu pot fi folosite în corespondența de afaceri, se face de obicei o excepție pentru acest caz.

4. Pentru detalii suplimentare

Această frază este o modalitate dovedită de a-ți încheia politicos scrisoarea în engleză. „Pentru mai multe detalii”, înseamnă „pentru informații mai detaliate”, „mai detaliat”. Exemple de utilizare:

• Pentru mai multe detalii contactati-ma oricand.
• Pentru mai multe detalii scrieți managerului nostru de vânzări.

O altă frază care să te ajute să termini politicos este „Dacă ai întrebări, te rog nu ezita să mă contactezi”. În traducere, aceasta înseamnă „Dacă aveți întrebări, nu ezitați să-mi scrieți”.

5. Aștept cu nerăbdare

Expresia „aștept cu nerăbdare” înseamnă „a aștepta cu nerăbdare”. Deci, dacă așteptați cu nerăbdare un răspuns sau o altă acțiune din partea destinatarului, atunci ar fi foarte potrivit să folosiți această expresie. De exemplu:

• Astept raspunsul tau.
• Astept cu interes raspunsul tau.

Expresia este cel mai bine folosită la sfârșitul scrisorii.

Când scrii o scrisoare, trebuie să fii politicos chiar și atunci când nu prea ai chef. Abilitatea de a compune scrisori competente în orice situație reflectă profesionalismul, buna reproducere și cunoașterea eticii în afaceri. În concluzie, reamintim că în corespondența de afaceri trebuie să arătați acuratețea formulării și o alfabetizare impecabilă. De asemenea, este inacceptabilă utilizarea abrevierilor (cu rare excepții).

Scrieți corect e-mailurile în engleză, dragi prieteni! Noroc!