Completare automată

Funcţie Completare automată vă permite să umpleți zona celulei cu date conform anumitor reguli. Excel caută o regulă pentru completarea datelor introduse pentru a determina valorile celulelor goale. Dacă este introdusă o valoare inițială a modelului de umplere, atunci este selectată o celulă, dacă lista este cu un interval de modificare a datelor, atunci trebuie selectate două celule umplute cu datele corespunzătoare.

1. Introduceți datele în celula de pornire sau în celulele adiacente (dacă este specificată o regulă de umplere).
2. Selectați celula sau celulele în care este setată regula de umplere.
3. Plasați cursorul mouse-ului pe Marker de umplere(Fig. 84), un mic pătrat în colțul din dreapta jos al celulei active.
4. Trageți cu mouse-ul Mâner de umplere(orizontal sau vertical) până la ultima celulă pe care doriți să o completați în model.
5. Eliberați butonul mouse-ului.

Orez. 84. Marcator activ de umplere a celulelor

Un truc util de completare automată este să trageți mânerul de umplere în timp ce țineți apăsat butonul din dreapta al mouse-ului. În acest caz, apare un meniu contextual care vă va ajuta să selectați metoda de completare automată (Fig. 85).

Orez. 85. meniul contextual de completare automată

Exercitiul

Pentru fiecare grup de date, în funcție de regula de umplere, trebuie să introduceți date într-una sau două celule adiacente. Utilizați completarea automată pentru a introduce următoarele date (Tabelul 21).

Tabelul 21. Exemple de completare automată.

Pentru confortul de a lucra în Excel, există liste standard care conțin numele zilelor săptămânii și lunilor disponibile atunci când selectați comanda Parametriiîn meniu Serviciu(fila Liste), precum și liste create de utilizator (Fig. 86).

Orez. 86. Creați o listă personalizată

Listele standard, spre deosebire de listele personalizate, nu pot fi șterse sau editate. Pentru a crea sau edita o listă de completare automată personalizată, urmați acești pași:

1. Alege o echipă Parametriiîn meniu Serviciu(Instrumente › Opțiuni) și apoi marcajul Liste(Listă).
2. Specifica Listă nouă(Nou) în domeniu Liste(Listă).
3. Introduceți elemente din listă sau efectuați modificări într-un câmp Listează articoleși apăsați butonul Adăuga(Adăugați), apoi butonul Bine.

Pentru a șterge o listă, selectați-o și faceți clic pe butonul Șterge(Șterge).

Când lucrați cu Excel, uneori trebuie să ajustați interacțiunea codului programului cu alte aplicații ale suitei de birou sau în afara acestuia, de exemplu, cu Internet Explorer. Conectați-vă ca să spunem așa. De exemplu, să luăm Word, deși vom introduce puțin IE.

Să începem cu conceptul de legare tardivă și timpurie (legare).

Word Automation Server vă permite să gestionați Word din alte aplicații. Alte aplicații de birou (și nu numai cele de birou) au același server. În acest caz, serverul va fi Word, iar clientul este Excel. De la acesta vor fi trimise solicitări pentru a executa un cod, iar Word Automation Server va procesa aceste solicitări. Acest lucru înseamnă teoretic că puteți scrie cod în Excel care va rula în Word și va utiliza funcțiile încorporate ale Word. Pentru a utiliza această caracteristică, trebuie să specificați un link către bibliotecă, a cărei funcționalitate o vom folosi. În acest caz, Word. Acest lucru se poate face în două moduri: specificând biblioteca în mod explicit, înainte de a executa codul programului și în timpul execuției codului programului.

Prima cale numit legarea timpurie. În meniu Instrumente-Referințe selectați editorul vba Microsoft Word 12.0 Biblioteca de obiecte . În alte versiuni de suite office, după cum înțelegeți, .

Cu legarea timpurie, o nouă instanță a clasei Word va fi creată astfel:

Dim WApp As Word.Application Set WApp = New Word.Application

A doua cale numit legarea tardivă. În acest caz, nu este nevoie să specificați un link către bibliotecă. Se creează o instanță a clasei (obiectului) și se returnează o referință la aceasta folosind funcția CreateObject .

Clasă - parametrul necesar. Tip de date Varianta (șir). Numele aplicației și clasa din care este derivat obiectul. Are sintaxa appname.classname
numele serverului- parametru optional. Numele computerului din rețea în care va fi creat obiectul. Dacă parametrul nu este specificat (un șir gol), obiectul va fi creat pe mașina locală.

Exemple de creare de obiecte cu legare tardivă:

Creează un nou obiect Word.Application

Dim WApp ca set de obiecte WApp = CreateObject("Word.Application")

Creează un nou obiect Word.Application și îl face vizibil.
Dim WApp ca set de obiecte WApp = CreateObject("Word.Application") WApp.Visible = True

Creează un obiect pe mașina de la distanță. Trebuie să aveți drepturile de acces adecvate pentru această operațiune.
Dim WApp ca set de obiecte WApp = CreateObject("Word.Application", "192.168.1.4")

Dacă în sistem există mai multe produse de birou instalate de diferite versiuni, puteți specifica pe baza cărei versiuni va fi creat obiectul. Cu toate acestea, dacă versiunea specificată nu există pe computer, va apărea o eroare.

Dim WApp ca set de obiecte WApp = CreateObject("Word.Application.12")

Note: obiectul Word.Application generat este invizibil. Acest lucru accelerează lucrul cu acesta, dar în cazul unei erori, rămâne în memorie. Utilizați WApp.Visible = True în gestionarea erorilor. De fiecare dată când utilizați funcția CreateObject, va fi creat un nou obiect.

Dacă obiectul aplicației a fost deja creat, atunci nu ar trebui să utilizați funcția CreateObject. În schimb, este recomandabil să folosiți funcția GetObject, care pur și simplu returnează o referință la obiect.

cale- parametru optional. Tip de date Varianta (șir). Calea completă către fișierul asociat cu obiectul.
Clasă- Parametru optional. Tip de date Varianta (șir). Un șir care indică ce tip de obiect va fi referit. Dacă parametrul calea nu este specificat, acel parametru este necesar.

Dim WApp As Object Set WApp = GetObject(, "Word.Application") Debug.Print WApp.Documents.Count

Dim WDoc As Object Set WDoc = GetObject(ThisWorkbook.Path & "\Pacienti.txt") Debug.Print WDoc.Sentences.Count

Iată un exemplu cu detectarea erorii de absență a unui fișier deschis:
Dim WDoc As Object On Error GoTo cvv_Error Set WDoc = GetObject(ThisWorkbook.Path & "\Pacienti.txt") Debug.Print WDoc.Sentences.Count On Error GoTo 0 Exit Sub cvv_Error: If Err.Number = 432 "Then MsgBox " & ThisWorkbook.Path & "\Pacienti.txt" & "nu este deschis..."

Iată un exemplu de legare tardivă cu Internet Explorer:
Dim IE As Object Set IE = CreateObject("InternetExplorer.Application") IE.Visible = True

Ei bine, pentru conectarea timpurie cu acest browser, trebuie să vă conectați la bibliotecă Microsoft Internet Controls . Ei bine, dacă intenționați să lucrați cu pagini de Internet (parsarea structurii și a datelor), atunci Biblioteca de obiecte Microsoft HTML .

Legarea tardivă are un singur avantaj: legătura către bibliotecă nu va eșua niciodată (dacă aplicația este înregistrată în sistem). Utilizați această metodă dacă nu sunteți sigur că utilizatorul final va avea aceeași versiune a suitei de birou ca a dvs. În orice alt caz, este mai bine să utilizați legarea timpurie și există două motive pentru aceasta:
1. Modelul obiect al aplicației este disponibil în Browserul de obiecte Excel.
2. Performanța nu are de suferit, iar toate funcțiile funcționează.

În loc de postfață:
În acest scurt articol, am vorbit despre modalități de conectare la modelul obiect al aplicației. Cum să-l folosești este un subiect uriaș care necesită articole separate. Desigur, utilizarea aplicațiilor fără a cunoaște modelul lor obiect nu va funcționa. Utilizați automatizarea cu înțelepciune, fără fantezii inutile. Am văzut odată o aplicație în Excel care, pentru a insera date dintr-un tabel Access într-o foaie, a creat o instanță de Access, a deschis un fișier de bază de date, apoi a copiat tabelul din această instanță în foaie, apoi a închis instanța. Deși a fost mai ușor și mai rapid să utilizați accesul la date folosind ADO sau chiar DAO...

În ultimul deceniu, computerul în contabilitate a devenit pur și simplu un instrument indispensabil. În același timp, aplicarea sa este diversă. În primul rând, aceasta este, desigur, utilizarea unui program de contabilitate. Până în prezent, au fost dezvoltate destul de multe instrumente software, atât specializate („1C”, „Info-Accountant”, „BEST”, etc.), cât și universale, precum Microsoft Office. La locul de muncă și în viața de zi cu zi, de multe ori trebuie să faceți o mulțime de calcule diferite, să păstrați tabele cu mai multe linii cu informații numerice și textuale, să faceți tot felul de calcule cu datele și să imprimați opțiuni. Pentru a rezolva o serie de probleme economice și financiare, este indicat să folosiți numeroasele posibilități ale foilor de calcul. Luați în considerare în acest sens funcțiile de calcul ale MS Excel.

Sursa: Jurnalul „Contabil și Calculator” Nr. 4, 2004.

Ca orice altă foaie de calcul, MS Excel este conceput în primul rând pentru a automatiza calculele care sunt de obicei făcute pe o bucată de hârtie sau folosind un calculator. În practică, în activitățile profesionale există calcule destul de complexe. De aceea, vom arunca o privire mai atentă asupra modului în care Excel ne ajută să automatizăm execuția lor.

Operatorii sunt utilizați în formule pentru a indica o acțiune, cum ar fi adunarea, scăderea etc.

Toți operatorii sunt împărțiți în mai multe grupuri (vezi tabel).

Operatorii aritmetici sunt utilizați pentru a desemna operații matematice de bază pe numere. Rezultatul unei operații aritmetice este întotdeauna un număr. Operatorii de comparație sunt utilizați pentru a desemna operațiile de comparare a două numere. Rezultatul operației de comparare este valoarea logică TRUE sau FALSE.

Formulele sunt folosite pentru a efectua calcule în Excel. Folosind formule, puteți, de exemplu, să adăugați, să înmulțiți și să comparați datele din tabel, adică formulele ar trebui folosite atunci când trebuie să introduceți o valoare calculată într-o celulă de foaie (calculată automat). Introducerea unei formule începe cu simbolul „=” (semn egal). Acest semn este cel care distinge introducerea de formule de introducerea de text sau de o simplă valoare numerică.

Când introduceți formule, puteți utiliza valori numerice și text obișnuite. Amintiți-vă că valorile numerice pot conține doar numere de la 0 la 9 și caractere speciale: (plus, minus, bară oblică, paranteze, punct, virgulă, procent și semne de dolar). Valorile text pot conține orice caractere. Trebuie remarcat faptul că expresiile text utilizate în formule trebuie să fie cuprinse între ghilimele duble, de exemplu „constant1”. În plus, în formule, puteți utiliza referințe de celule (inclusiv sub formă de nume) și numeroase funcții care sunt interconectate de operatori.

Referințele sunt adrese de celule sau intervale de celule incluse într-o formulă. Referințele de celule sunt setate în mod obișnuit, adică sub forma A1, B1, C1. De exemplu, pentru a obține suma celulelor A1 și A2 din celula A3, este suficient să introduceți formula =A1+A2 în ea (Fig. 1).

La introducerea unei formule, referințele de celule pot fi tastate caracter cu caracter direct de la tastatura latină, dar mai des este mult mai ușor să le specificați cu mouse-ul. De exemplu, pentru a introduce formula =A1+B2, ați face următoarele:

Selectați celula în care doriți să introduceți formula;

Începeți să introduceți formula apăsând tasta „=” (egal);

Faceți clic pe celula A1;

Introduceți simbolul „+”;

Faceți clic pe celula B2;

Finalizați introducerea formulei apăsând tasta Enter.

Un interval de celule este o anumită zonă dreptunghiulară a unei foi de lucru și este definită în mod unic de adresele celulelor situate în colțurile opuse ale intervalului. Separate prin „:” (colon), aceste două coordonate alcătuiesc adresa intervalului. De exemplu, pentru a obține suma valorilor celulelor din intervalul C3:D7, utilizați formula =SUM(C3:D7).

În cazul special când un interval este format în întregime din mai multe coloane, de exemplu de la B la D, adresa sa este scrisă ca B:D. În mod similar, dacă întregul interval este format din linii de la 6 la 15, atunci are adresa 6:15. În plus, atunci când scrieți formule, puteți utiliza unirea mai multor intervale sau celule, separându-le cu simbolul „;” (punct şi virgulă), de exemplu C3:D7; E5;F3:G7.

Editarea unei formule deja introduse se poate face în mai multe moduri:

Fă dublu clic pe butonul stâng al mouse-ului pe o celulă pentru a corecta formula direct în acea celulă;

Selectați o celulă și apăsați tasta F2 (Fig. 2);

Selectați o celulă deplasând cursorul pe bara de formule, faceți clic pe butonul stâng al mouse-ului.

Ca urmare, programul va intra în modul de editare, în timpul căruia puteți face modificările necesare formulei.

Când completați un tabel, se obișnuiește să setați formule de calcul numai pentru „primul” rând (inițial) sau „prima” (inițială) coloană și să umpleți restul tabelului cu formule utilizând modurile de copiere sau completare. Un rezultat excelent este utilizarea formulelor de autocopiere folosind un autofiller.

Amintiți-vă cum să implementați corect modul de copiere. Pot exista diverse opțiuni (și probleme, de asemenea).

Trebuie avut în vedere că la copiere adresele sunt transpuse. Când copiați o formulă dintr-o celulă în alta, Excel reacționează diferit la formulele cu referințe relative și absolute. Pentru termeni relativi, Excel realizează implicit transpunerea adreselor, în funcție de poziția celulei în care este copiată formula.

De exemplu, trebuie să adăugați rând cu rând valorile coloanelor A și B (Fig. 8) și să plasați rezultatul în coloana C. Dacă copiați formula \u003d A2 + B2 din celula C2 în celula C3 * ( și mai jos C), apoi Excel însuși va converti adresele formulei, respectiv, ca =A3+B3 (și așa mai departe). Dar dacă trebuie să puneți o formulă, de exemplu, din C2 în celula D4, atunci formula va arăta deja ca =B4+C4 (în loc de =A4+B4 dorită) și, în consecință, rezultatul calculului va fi greșit! Cu alte cuvinte, acordați o atenție deosebită procesului de copiere și ajustați manual formulele dacă este necesar. Apropo, autocopiarea de la C2 la C3 se face după cum urmează:

1) selectați celula C2 din care doriți să copiați formula;

2) apăsați butonul „Copiere” din bara de instrumente, sau tastele Ctrl+C, sau selectați „Editare ® Copiere” din meniu;

3) selectați celula C3, în care vom copia formula;

4) apăsați butonul „Lipire” din bara de instrumente, sau tastele Ctrl + V, sau prin meniul „Editare ® Lipire” apăsând Enter.

Luați în considerare modul de completare automată. Dacă trebuie să transferați (copiați) formula în mai multe celule (de exemplu, în C3:C5) în josul coloanei, atunci este mai convenabil și mai ușor să faceți acest lucru: repetați secvența anterioară de acțiuni până la pasul 3 de selectare a celulei C3 , apoi mutați cursorul mouse-ului la celula inițială a intervalului ( C3), apăsați butonul stâng al mouse-ului și, fără a-l elibera, trageți-l în jos până la ultima celulă dorită a intervalului. În cazul nostru, aceasta este celula C5. Apoi eliberați butonul stâng al mouse-ului, mutați cursorul la butonul „Inserare” din bara de instrumente și apăsați-l, apoi Enter. Excel însuși convertește adresele formulelor din intervalul pe care l-am selectat în adresele de rând corespunzătoare.

Uneori devine necesar să copiați doar valoarea numerică a unei celule (interval de celule). Pentru a face acest lucru, faceți următoarele:

1) selectați o celulă (interval) din care doriți să copiați datele;

2) faceți clic pe butonul „Copiere” din bara de instrumente sau selectați „Editare ® Copiere” din meniu;

3) selectați o celulă (stânga sus a noului interval) în care vor fi copiate datele;

4) selectați „Edit ® Paste Special” din meniu și apăsați Enter.

La copierea formulelor, computerul face imediat calcule pe ele, oferind astfel un rezultat rapid și vizual.

:: Funcții în Excel

Funcțiile din Excel facilitează foarte mult calculele și interacțiunea cu foile de calcul. Funcția cel mai frecvent utilizată este însumarea valorilor celulelor. Amintiți-vă că are numele SUM, iar intervalele de numere însumate servesc drept argumente.

Într-o foaie de calcul, deseori doriți să calculați un total pentru o coloană sau un rând. Pentru a face acest lucru, Excel oferă o funcție de sumă automată, realizată făcând clic pe butonul (“AutoSum”) din bara de instrumente.

Dacă introducem o serie de numere, plasăm cursorul sub ele și facem dublu clic pe pictograma auto-sumă, apoi numerele vor fi adăugate (Fig. 3).

În cea mai recentă versiune a programului, există un buton de listă în partea dreaptă a pictogramei de asumare automată care vă permite să efectuați o serie de operații utilizate frecvent în loc să însumați (Fig. 4).

:: Calcule automate

Unele calcule pot fi făcute fără a introduce deloc formule. Să facem o mică digresiune lirică, care poate fi utilă pentru mulți utilizatori. După cum știți, o foaie de calcul, datorită interfeței sale ușor de utilizat și capabilităților de calcul, poate înlocui complet calculele folosind un calculator. Cu toate acestea, practica arată că o parte semnificativă a persoanelor care utilizează activ Excel în activitățile lor păstrează un calculator pe desktop pentru a efectua calcule intermediare.

Într-adevăr, pentru a efectua operația de însumare a două sau mai multe celule în Excel pentru a obține un rezultat temporar, trebuie să efectuați cel puțin două operații suplimentare - găsiți locul în tabelul curent unde va fi localizat totalul și activați operația de autosum . Și numai după aceea puteți selecta acele celule ale căror valori trebuie să fie însumate.

De aceea, începând cu Excel 7.0, în foaia de calcul a fost încorporată funcția de autocalculare. Foile de calcul Excel au acum capacitatea de a efectua rapid unele operații matematice în modul automat.

Pentru a vedea rezultatul însumării intermediare, este suficient să selectați celulele necesare. Acest rezultat se reflectă și în bara de stare din partea de jos a ecranului. Dacă suma nu apare acolo, mutați cursorul pe bara de stare din partea de jos a cadrului, faceți clic dreapta și în meniul derulant de lângă linia Sumă, apăsați butonul stâng al mouse-ului. Mai mult, în acest meniu din bara de stare, puteți selecta diferite opțiuni pentru rezultatele calculate: suma, media aritmetică, numărul de elemente sau valoarea minimă din intervalul selectat.

De exemplu, să folosim această funcție pentru a calcula suma valorilor pentru intervalul B3:B9. Selectați numerele din intervalul de celule B3:B9. Vă rugăm să rețineți că inscripția Sum=X a apărut în bara de stare situată în partea de jos a ferestrei de lucru, unde X este un număr egal cu suma numerelor selectate din interval (Fig. 5).

După cum puteți vedea, rezultatele calculului obișnuit folosind formula din celula B10 și calculul automat sunt aceleași.

:: Expertul de funcții

Pe lângă funcția de însumare, Excel vă permite să procesați date folosind alte funcții. Oricare dintre ele poate fi introdus direct în bara de formule folosind tastatura, cu toate acestea, pentru a simplifica introducerea și a reduce numărul de erori în Excel, există un „Asistent de funcții” (Fig. 6).

Puteți apela caseta de dialog „Wizards” folosind comanda „Insert ® Function”, combinația de taste Shift+F3 sau butonul de pe bara de instrumente standard.

Primul dialog al „Expert pentru funcții” este organizat tematic. După ce ați selectat o categorie, în fereastra de jos vom vedea o listă cu numele funcțiilor conținute în acest grup. De exemplu, puteți găsi funcția SUM () în grupul „Math”, iar în grupul „Dată și Ora” există funcțiile NUMĂR (), LUNA (), AN (), AZI ().

În plus, pentru a accelera selecția funcțiilor, Excel „își amintește” numele a 10 funcții utilizate recent în grupul corespunzător. Vă rugăm să rețineți că în partea de jos a ferestrei este afișat un scurt ajutor despre scopul funcției și argumentele acesteia. Dacă faceți clic pe butonul „Ajutor” din partea de jos a casetei de dialog, Excel va deschide secțiunea corespunzătoare a sistemului de ajutor.

Să presupunem că trebuie să calculați amortizarea proprietății. În acest caz, introduceți cuvântul „depreciere” în zona de căutare a funcției. Programul va selecta toate funcțiile pentru amortizare (Fig. 7).

După completarea câmpurilor corespunzătoare ale funcției, se va calcula amortizarea proprietății.

Adesea trebuie să adăugați numere care îndeplinesc anumite condiții. În acest caz, ar trebui să utilizați funcția SUMIF. Să luăm în considerare un exemplu concret. Să presupunem că este necesar să se calculeze suma comisionului dacă valoarea proprietății depășește 75.000 de ruble. Pentru a face acest lucru, folosim datele din tabelul de dependență a comisioanelor de valoarea proprietății (Fig. 8).

Acțiunile noastre în acest caz sunt următoarele. Setăm cursorul în celula B6, folosim butonul pentru a lansa „Function Wizard”, în categoria „Matematical” selectăm funcția SUMIF, setăm parametrii, ca în Fig. nouă.

Vă rugăm să rețineți că alegem intervalul de celule A2:A6 (valoarea proprietății) ca interval pentru verificarea stării și B2:B6 (comision) ca interval de însumare, în timp ce condiția arată ca (> 75000). Rezultatul calculului nostru va fi de 27.000 de ruble.

:: Să numim celulei

Pentru confortul lucrului în Excel, este posibil să atribuiți nume celulelor sau intervalelor individuale, care pot fi apoi utilizate în formule împreună cu adrese obișnuite. Pentru a denumi rapid o celulă, selectați-o, poziționați cursorul peste câmpul de nume din partea stângă a barei de formule, faceți clic pe butonul mouse-ului și introduceți un nume.

Când atribuiți nume, rețineți că acestea pot consta din litere (inclusiv alfabetul rus), cifre, puncte și liniuțe de subliniere. Primul caracter din nume trebuie să fie o literă sau un caracter de subliniere. Numele nu pot avea aceeași formă ca referințele la celule, cum ar fi Z$100 sau R1C1. Numele poate conține mai mult de un cuvânt, dar spațiile nu sunt permise. Literele de subliniere și punctele pot fi folosite ca separatori de cuvinte, cum ar fi Taxa_Vânzări sau Primul trimestru. Numele poate conține până la 255 de caractere. În acest caz, literele mari și mici sunt percepute în mod egal.

Pentru a insera un nume într-o formulă, puteți folosi comanda „Insert ® Name ® Insert” selectând numele dorit din lista de nume.

Este util să ne amintim că numele în Excel sunt folosite ca referințe absolute, adică sunt un fel de adresare absolută, care este convenabilă atunci când copiați formule.

Numele în Excel pot fi definite nu numai pentru celule individuale, ci și pentru intervale (inclusiv pentru cele necontigue). Pentru a atribui un nume, pur și simplu selectați intervalul și apoi introduceți un nume în câmpul de nume. În plus, pentru a seta numele intervalelor care conțin anteturi, este convenabil să utilizați comanda specială „Nou” în meniul „Insert ® Name”.

Pentru a șterge un nume, selectați-l din listă și faceți clic pe butonul „Șterge”.

Când creați o formulă care face referire la date dintr-o foaie de lucru, puteți utiliza titlurile de rând și de coloană pentru a specifica datele. De exemplu, dacă atribuiți valorilor coloanei numele numelui coloanei (Fig. 10),

apoi pentru a calcula suma totală pentru coloana „Comision” se folosește formula =SUM(Comision) (Fig. 11).

:: Mai multe caracteristici Excel - Șabloane

MS Excel include un set de șabloane - tabele Excel, care sunt concepute pentru a analiza activitatea economică a unei întreprinderi, a întocmi o factură, a comanda și chiar pentru a ține cont de un buget personal. Ele pot fi folosite pentru a automatiza soluționarea sarcinilor care apar frecvent. Astfel, puteți crea documente pe baza șabloanelor „Raport anticipat”, „Factură”, „Comandă”, care conțin forme de documente utilizate în activitățile de afaceri. Aceste formulare nu diferă de cele standard prin aspectul lor și când sunt tipărite, iar singurul lucru care trebuie făcut pentru a primi documentul este completarea câmpurilor acestuia.

Pentru a crea un document bazat pe un șablon, executați comanda „Nou” din meniul „Fișier”, apoi selectați șablonul dorit în fila „Soluții” (Fig. 12).

Șabloanele sunt copiate pe disc în timpul unei instalări tipice de Excel. Dacă șabloanele nu apar în caseta de dialog Document nou, rulați programul de instalare Excel și instalați șabloanele. Pentru informații detaliate despre instalarea șabloanelor, consultați „Instalarea componentelor Microsoft Office” în Ajutor Excel.

De exemplu, pentru a crea un număr de documente financiare, selectați șablonul „Șabloane financiare” (Fig. 13).

Acest grup de șabloane conține formulare pentru următoarele documente:

certificat de călătorie;
. raport prealabil;
. ordin de plata;
. factura fiscala;
. factura fiscala;
. Împuternicire;
. comenzi de intrare și de ieșire;
. facturi de telefon si energie electrica.

Selectați formularul necesar pentru completare, apoi introduceți toate detaliile necesare în el și imprimați-l. Dacă se dorește, documentul poate fi salvat ca o foaie de calcul Excel obișnuită.

Excel permite utilizatorului să creeze el însuși șabloane de documente, precum și să le editeze pe cele existente.

Cu toate acestea, formularele de document se pot schimba în timp, iar apoi șablonul existent va deveni inutilizabil. În plus, în șabloanele care sunt incluse în livrarea Excel, ar fi bine să introduceți în avans astfel de informații permanente precum date despre organizația dvs., manager. În cele din urmă, poate fi necesar să vă creați propriul șablon: de exemplu, departamentul de planificare va avea nevoie cel mai probabil de șabloane pentru pregătirea estimărilor și calculelor, iar departamentul de contabilitate va avea nevoie de un formular de factură cu sigla organizației dumneavoastră.

Pentru astfel de cazuri, Excel, precum și multe alte programe care funcționează cu documente electronice, oferă posibilitatea de a crea și edita șabloane pentru documentele utilizate frecvent. Un șablon Excel este un registru de lucru special care poate fi folosit ca referință atunci când se creează alte registre de lucru de același tip. Spre deosebire de un registru de lucru Excel obișnuit care are extensia *.xls, fișierul șablon are extensia *.xlt.

Când se creează un document pe baza unui șablon, Excel creează automat o copie de lucru a acestuia cu extensia *.xls, adăugând un număr de serie la sfârșitul numelui documentului. Șablonul original rămâne intact și poate fi reutilizat ulterior.

Pentru introducerea automată a datei, puteți folosi următoarea metodă: introduceți funcția TODAY în celula datei, după care va afișa ziua curentă a lunii, luna și respectiv anul.

Desigur, puteți utiliza toate acțiunile luate în considerare asupra șabloanelor atunci când lucrați cu registre de lucru Excel obișnuite.

INSTITUTUL FINANCIAR ȘI ECONOMIC DE CORESPONDENȚĂ TOT RUSĂ

DEPARTAMENTUL DE PRELUCRARE AUTOMATIZATĂ A INFORMAȚIILOR ECONOMICE

Lucrări de curs

la disciplina "Informatica"

pe subiect

„Automatizarea muncii utilizatorului în mediu DOMNIȘOARĂ birou »

Executor testamentar: K. V. Baburin

grup TNF

numărul cărții de înregistrare 1271/737

supraveghetor: G. A. Jukov

Moscova

- Introducere

1. Interacțiunea aplicațiilor (3-4 pagini).

- Partea teoretică

MICROSOFT CUVÂNT

2. Prevederi generale (5 pagini).

3. Automatizarea sarcinilor și obținerea de ajutor (5 pagini).

a) Deplasarea într-un document mare (5 pagini).

b) Copierea textului (5-6 pagini).

c) Salvarea documentului în timpul lucrului (6 pagini).

d) Corectare automată (6 pagini).

e) Formatare automată la introducere (6-7 pagini).

f) Rezumat (7 pagini).

g) Maestru de litere (7 pagini).

h) Asistent (7 pagini).

4. Verificare ortografică (8 pagini).

5. Tabele, chenaruri și umpleri (8-9 pagini).

6. Colaborarea mai multor utilizatori (9 pagini).

7. Suport în mai multe limbi (10 pagini).

MICROSOFT EXCELA

8. Caracteristici generale ale procesorului de foi de calcul (10-11 pagini).

9. Bazele lucrului în mediul Excel (11-12 pagini).

10. Construire tabele (12-13 pagini).

11. Construirea și proiectarea diagramelor (13-14 pagini).

12. Funcții Excel (14-15 pagini).

13. Caracteristici suplimentare ale Excel 15-16 pagini).

MICROSOFT ACCES

14. Câteva cuvinte despre... (16 p.).

15. Tabele (16 pagini).

17. Formulare (17 pagini).

18. Citite (18 pagini).

19. Macrocomenzi, macrocomenzi (18 pagini).

20. Module (18 pagini).

- Concluzie(19 p.).

- Partea practică

21. Caracteristicile generale ale sarcinilor (20 pagini).

22. Proiectarea formelor documentelor de ieșire .... (20 de pagini).

23. Tabele și diagramă (21-24 pagini).

25. Manual de utilizare (25 pagini).

- Lista literaturii folosite(26 pagini).

- Introducere:

Orice întreprindere se confruntă cu problema automatizării muncii angajaților individuali și a departamentelor în ansamblu. Prima problemă cu aceasta este cum să alegeți produsele software potrivite? Proprietățile dorite ale unui sistem informatic depind în mare măsură de dimensiunea întreprinderii și de specificul activității sale, dar există și cerințe universale.

Desigur, orice întreprindere are nevoie de instrumente pentru lucrul cu textele (creare, editare, documentare), precum și pentru prelucrarea datelor (foi de calcul, instrumente de analiză și planificare, SGBD). Dar, de obicei, acest lucru nu este suficient. La urma urmei, diferiți oameni lucrează cu documente, iar documentele constau adesea din diverse părți, inclusiv texte, numere, tabele, grafice, diagrame, desene, chiar și sunet sau video.

Astăzi, toate acestea sunt posibile datorită familiei de programe create de Microsoft pentru a sprijini activitățile de birou Microsoft Office.

Suita de produse software Microsoft Office include mai multe aplicații care formează un singur mediu pentru procesarea unei game largi de informații. Microsoft Office include puternicul procesor de text Microsoft Word, foi de calcul Microsoft Excel, instrumentul de prezentare și prezentare Microsoft PowerPoint și instrumentul de organizare și programare Microsoft Outlook. În plus, există o versiune profesională a Microsoft Office, care, pe lângă aplicațiile enumerate, include și sistemul de gestionare a bazelor de date (DBMS) Microsoft Access.

Interacțiunea aplicației

Microsoft Office este aplicații foarte integrate. Aceasta înseamnă că toate programele care fac parte din Microsoft Office „știu cum” să facă schimb de informații și vă permit să faceți acest lucru destul de simplu.

De exemplu, dacă este necesar să se întocmească un raport privind rezultatele unei perioade financiare care să conțină ilustrații, atunci datele pot fi prelucrate în Microsoft Excel, grafice și diagrame pot fi construite pe baza lor și apoi plasate în textul unui document creat. în Microsoft Word. Graficul este mutat folosind copierea în clipboard-ul Microsoft Windows și lipirea în document, care sunt disponibile prin meniul principal al aplicației, prin barele de instrumente, prin tastele rapide sau prin meniul contextual care apare când faceți clic pe butonul din dreapta al mouse-ului. În cele din urmă, o ilustrație, ca orice alt obiect, poate fi „legată” la un document pur și simplu „prinzând” mouse-ul într-o aplicație și „tragând” într-un loc potrivit în alta (modul „Drag and Drop”).

Aplicațiile Microsoft Office permit schimbul de date între orice aplicație. De exemplu, puteți utiliza diagrame din Microsoft Excel pentru a proiecta rapoarte în Microsoft Word sau pentru a ilustra o prezentare în Microsoft PowerPoint. Puteți plasa o bucată dintr-un tabel din Excel în textul unui document Word sau într-un diapozitiv PowerPoint sau îl puteți importa într-o bază de date Microsoft Access. În plus, orice aplicație Microsoft Office vă permite să plasați o imagine în orice format, precum și un clip video sau doar un clip audio, într-un document (fie că este text, o foaie de calcul, o prezentare sau o bază de date).

Când transferați obiecte individuale de la o aplicație la alta, pe lângă operația obișnuită de copiere/lipire, este posibil să utilizați mecanismul de conectare a obiectului original și a copiei acestuia. În acest caz, atunci când modificați datele sursă în tabelul Excel, diagrama construită pe baza acestora se modifică și, odată cu aceasta, copia diagramei care este conținută în documentul Microsoft Word. Acest lucru face posibilă lucrarea eficientă cu documente compuse care utilizează surse diferite. De exemplu, datele pot fi preluate dintr-o bază de date Access. Acestea vor fi actualizate automat și oricine dorește să citească un astfel de document va vedea cele mai recente numere.

Familia Microsoft Office conține un set de instrumente comune tuturor aplicațiilor. Acestea includ motoare de verificare a ortografiei și a gramaticii, un instrument de desen, un instrument de antet colorat, un editor de organigrame, un instrument de editare a formulelor matematice, un editor de fotografii, o bibliotecă de imagini etc. Acestea includ bare de instrumente și chiar meniuri. , care sunt standard. elemente ale oricărei aplicații Microsoft Office.

Aceste instrumente sunt instalate pe disc o dată și apoi utilizate de toate aplicațiile Microsoft Office. Această caracteristică vă permite să economisiți spațiu pe disc, să oferiți aplicații de mare viteză și o interfață unificată. Puteți începe cu ușurință cu orice aplicație Microsoft Office învățând doar una.

Începând cu versiunea 97, Microsoft Office include o nouă aplicație, Microsoft Outlook. Această aplicație este un instrument pentru organizarea și planificarea activităților personale. Microsoft Outlook include e-mail, bază de date de contacte, calendar etc. Dar principalul lucru este că conectează toate aplicațiile, acționând ca un mijloc de organizare a muncii cu ele. Folosind Microsoft Outlook, puteți stabili o întâlnire adăugând un document însoțitor la descriere. Aceasta ar putea fi o listă de subiecte de discutat în format Microsoft Word sau un raport de vânzări de sfârșit de an în format Microsoft Excel. Puteți trimite documentul completat prin e-mail sau prin fax.

- Partea teoretica:

MICROSOFT CUVÂNT

Dispoziții generale

Microsoft Word este un sistem multifuncțional de procesare a textului. Deoarece procesorul de text Word funcționează în mediul Windows, ușurința sa excepțională de utilizare este pe primul loc printre avantajele sale.

Gestionarea tuturor elementelor de meniu și comenzilor poate fi efectuată atât cu mouse-ul, cât și cu ajutorul tastelor rapide (Short-Cuts), pentru a economisi timp utilizatorului pentru a efectua un anumit set de operații. Vizualizarea WYSIWYG (Wat You See Is What You Get) vă permite să vizualizați un document gata de imprimat pe ecran fără a pierde timp și hârtie la imprimarea paginilor de test. Formatarea caracterelor, cum ar fi cursive sau aldine, are o reprezentare adecvată pe ecran. Și acest lucru este valabil pentru orice căști și pini.

Editorul Microsoft Word, precum și Microsoft Words sunt dezvoltate de aceeași corporație. Acest lucru permite o coerență maximă a acestor sisteme între ele, precum și cu alte programe compatibile cu Microsoft Windows. Textele și ilustrațiile în multe formate pot fi importate în Word direct din alte programe și încorporate în textul documentului. Ca urmare a acestei proceduri, ele devin parte a fișierului text WinWord sau continuă să existe separat datorită mecanismului de legare și încorporare obiectivă (Objekt Linking And Embeding). Există, de asemenea, o serie de caracteristici bine stabilite, cum ar fi capacitatea de a imprima unele pagini fără a întrerupe lucrul cu documentul. În acest caz, managerul de imprimare spool preia monitorizarea tipăririi în fundal. Scrisori și faxuri, note și rapoarte, publicații și pagini web - aceasta nu este o listă completă de documente cu care utilizatorul are posibilitatea de a lucra folosind procesorul de text Word.

Automatizați sarcinile și obțineți ajutor

Word are o gamă largă de instrumente de automatizare care facilitează sarcinile comune.

Deplasarea într-un document mare

Deplasarea în document se face cu mouse-ul, folosind barele de defilare și cu tastatura, folosind următoarele comenzi rapide de la tastatură:

Ctrl + ® - un cuvânt la dreapta, Ctrl + ¬ - un cuvânt la stânga,

Ctrl + ¯ - la următorul paragraf, Ctrl + - la paragraful anterior, pagina,

Ctrl + PgDown - ecran în jos, Ctrl + PgUp - la începutul paginii următoare,

Ctrl + Home - la începutul documentului, Ctrl + End - la sfârșitul documentului,

Alt + Ctrl + PgUp - la începutul ecranului, Alt + Ctrl + PgJos - la sfârșitul ecranului.

Copierea textului

Modalități de a copia text:

1 cale:

Selectați o bucată de text;

utilizați comenzile Cut, Copy, Paste din meniul Editare;

2 moduri:

selectați un fragment;

apăsați Ctrl când vă deplasați, Ctrl + Shift când copiați;

plasați cursorul în punctul de inserare, apăsați butonul dreapta al mouse-ului;

3 moduri (folosind tastatura):

selectați un fragment;

apăsați F2 când vă deplasați, Shift + F2 când copiați;

treceți la punctul de inserare cu tastele cursor, apăsați Enter;

4 moduri:

selectați un fragment;

trageți mouse-ul în locația dorită în timp ce țineți apăsată tasta din stânga, în timp ce copiați, țineți apăsată tasta Ctrl.

Salvarea unui document în timpul lucrului. Utilizarea proprietăților documentului

Modalități de salvare a unui document:

Editorul vă permite să salvați documente în următoarele formate: dot(șabloane), rtf(text formatat), txt(text fără formatare), HTML(text cu hyperlinkuri), format MS-DOS, doc (versiunea anterioară a Word 6.0/). 95), xls( foi de calcul), etc.

Corectare automată

Următoarele sunt câteva tipuri de erori care pot fi corectate automat pe măsură ce tastați:

· Consecințele apăsării accidentale a tastei CAPS LOCK (a apărut pentru prima dată în Word 95). De exemplu, la începutul unei propoziții, cuvântul THOT este înlocuit automat cu This

Iar modul de scriere cu majuscule (corespunzător tastei CAPS LOCK apăsată) este dezactivat automat.

Greșeli de ortografie tipice în fraze. De exemplu, cuvintele adresa poștală sunt înlocuite automat cu cuvintele adresa poștală.

· Perechi de cuvinte incompatibile din punct de vedere gramatical. De exemplu, cuvintele acest cuvânt sunt înlocuite automat cu cuvintele acest cuvânt.

Formatați automat pe măsură ce introduceți text

Word are capacitatea de a forma automat textul pe măsură ce tastați.

· Crearea automată a listelor numerotate și marcate (a apărut pentru prima dată în Word 95). De exemplu, dacă introduceți un asterisc la începutul primului element al unei liste, va fi creată o listă cu marcatori.

· Crearea automată a chenarelor (a apărut pentru prima dată în Word 95). De exemplu, dacă tastați trei sau mai multe cratime (-) sau semne egale (=) într-un rând și apoi apăsați ENTER, va fi creat automat un chenar simplu sau dublu.

· Alocarea automată a stilurilor încorporate textului (a apărut pentru prima dată în Word 95). De exemplu, dacă încheiați un rând de text nu cu un semn de punctuație, ci apăsând tasta ENTER de două ori, i se va atribui automat stilul Titlu 1.

· Formatarea automată a numerelor de serie și a fracțiilor (introdusă pentru prima dată în Word 95; aplicabilă numai textului în limba engleză). De exemplu, combinația „1st” este înlocuită automat cu combinația, iar fracția „1/4” este înlocuită automat cu simbolul ј.

· Proiectarea automată a căilor de rețea și a adreselor de internet (de exemplu, \\Reports\May\Week1.doc și http://www.microsoft.com/) ca hyperlinkuri. Selectarea unui hyperlink către o adresă de Internet lansează automat browserul Web existent și deschide pagina Web specificată. Selectarea unui hyperlink către o cale de rețea lansează automat programul necesar pentru a deschide fișierul destinație și deschide fișierul specificat.

· Aplicați automat formatarea folosită pentru a decora începutul primului element al unei liste la începutul elementelor ulterioare din acea listă. De exemplu:

1. Cuvântul va face toată treaba pentru tine.

2. Word vă va face documentele frumoase.

· Schimbarea automată a caracterelor. De exemplu, textul *Bold* este convertit automat în Bold și _Italic_ în Italic.

· Conversia automată a unei secvențe de plusuri și cratime (+----+----+) într-un tabel. Fiecare pereche de plusuri (+) corespunde unei coloane.

· Înlocuirea automată a spațiilor la începutul unui element dintr-o listă cu marcatori sau numerotate cu inclinația din stânga corespunzătoare.

Completare automată

Sugerați automat versiunea completă a unui cuvânt sau a unei fraze după ce ați tastat primele litere. Pentru a accepta opțiunea sugerată, apăsați tasta ENTER. Următoarele sunt câteva dintre elementele cărora li se aplică completarea automată:

· data curentă;

· zilele săptămânii;

Elemente din listă cu text automat.

abstract

În Word, a devenit posibilă efectuarea unei analize statistice și lingvistice a unui document pentru a evidenția prevederile cheie ale acestuia. Pe baza acestei analize, este alcătuit un rezumat. În acest fel, puteți evidenția prevederile cheie într-un document electronic și le puteți vizualiza cu diferite grade de detaliu sau puteți plasa un rezumat compilat automat într-un document separat. Mărimea rezumatului este stabilită de utilizator și poate varia.

Când compilați rezumate, trebuie să respectați legile privind drepturile de autor. Responsabilitatea pentru acuratețea rezumatului nu revine programului, ci utilizatorului.

Crearea automată și previzualizarea stilurilor

Utilizați următoarele caracteristici noi când lucrați cu stiluri în Word:

· Când noua formatare este aplicată textului, un stil nou este creat automat.

· Dacă modificați formatarea textului, modificările corespunzătoare sunt aduse automat definiției stilului.

· Lista de stiluri din panoul de formatare conține exemple de stiluri.

Maestru de scrisori

Expertul de litere vă permite să creați ușor și rapid litera dorită selectând elemente de litere predefinite. În plus, odată ce informațiile despre destinatar (nume, prenume, adresă, funcție etc.) sunt introduse, acestea sunt salvate automat. La crearea următoarei litere, va fi suficient ca acest destinatar să-și selecteze numele din listă; toate celelalte date vor fi adăugate automat.

Asistent

Noul instrument Office, Asistentul, folosește tehnologia IntelliSense™. Scopul său principal este de a furniza automat sfaturi și informații de referință care pot fi necesare pe măsură ce sarcina progresează. De exemplu, dacă asistentul decide că veți începe să creați o scrisoare, acesta vă va oferi să porniți vrăjitorul de scrisori. Asistentul este principalul mijloc de a obține ajutor pentru lucrul în Word, precum și sfaturi pentru îmbunătățirea eficienței muncii, exemple vizuale și instrucțiuni pas cu pas pentru efectuarea unor sarcini specifice.

Verificare a ortografiei

Următoarele sunt principalele instrumente de verificare ortografică și de editare a textului utilizate în Word.

1. Verificați ortografia în timp ce introduceți text

Verificarea erorilor de ortografie pe măsură ce tastați și evidențierea posibilelor erori chiar în document (a apărut pentru prima dată în Word 95).

2. Verificați gramatica în timp ce introduceți text

Verificarea erorilor gramaticale pe măsură ce tastați și evidențierea posibilelor erori chiar în document. La fel ca verificarea ortografică automată, verificarea gramaticală sugerează automat posibile ortografii corecte. Pentru a afișa o listă de opțiuni, faceți clic dreapta pe textul selectat.

3. Omiterea anumitor elemente de text la verificarea ortografiei

· La cererea utilizatorului, verificarea ortografică omite cuvintele formate din litere mari și/sau care conțin numere.

· Omiterea numelor de fișiere și a adreselor de internet.

4. Verificare gramaticală

Evidențierea erorilor și sugerarea automată a ortografiei corecte pot reduce semnificativ timpul de editare. Comparativ cu versiunile anterioare, analiza a fost îmbunătățită, sugestiile de ortografie au devenit mai precise și setul de reguli gramaticale și stilistice a fost extins.

5. Verificarea comună a ortografiei și gramaticii

Textul este căutat simultan atât pentru greșeli de ortografie, cât și pentru greșeli gramaticale. Toate erorile sunt eliminate într-o singură sesiune de testare.

Mese, chenare și umbrire

Word a adăugat următoarele instrumente pentru a facilita lucrul cu tabele, chenarele și umbrirea.

Mese

1. Mese de desen

Vă permite să creați tabele - coloane, rânduri și celule - desenându-le cu mouse-ul, ca un creion. Acum, celulele individuale ale tabelului pot avea orice lățime și înălțime.

2. Radieră

Vă permite să eliminați cu ușurință chenarul oricărei celule, rând sau coloane dintr-un tabel, oferind același efect ca și îmbinarea celulelor. În versiunile anterioare de Word, puteai îmbina doar celulele care se aflau pe același rând. În Word 97, puteți îmbina orice celule adiacente - atât pe verticală, cât și pe orizontală.

3. Alinierea verticală

Vă permite să aliniați rapid conținutul celulelor tabelului selectate în partea de sus sau de jos sau la mijlocul celulei, folosind butoanele de aliniere situate pe bara de instrumente. Dacă textul din celule este orientat vertical, scopul acestor butoane se schimbă automat: utilizați-le pentru a le alinia în partea de sus sau de jos sau în centrul celulei.

4. Orientare verticală a textului

Vă permite să poziționați vertical (rotit cu 90 de grade) textul în celulele tabelului, casetele de text și cadrele. Acest instrument poate fi foarte util atunci când se creează etichete, precum și documente tipărite care conțin informații despre drepturile de autor etc., dispuse vertical.

5. Redimensionarea unui rând de tabel

Vă permite să ajustați înălțimea oricărui rând direct în tabel trăgând chenarul rândului în sus sau în jos, similar modului în care puteți modifica lățimea unei coloane. Dacă țineți apăsată tasta ALT în timp ce trageți, rigla verticală va afișa înălțimea reală a rândului.

Frontiere

1. Noi tipuri de borduri

Există mai mult de 150 de tipuri diferite de chenare pentru documentare, inclusiv chenare 3D și chenare cu mai multe linii, care sunt deosebit de populare în documentele profesionale.

2. Chenarele paginii

Vă permite să creați un chenar în jurul fiecărei pagini. Pe lângă cele 150 de noi tipuri de chenar, există peste 160 de tipuri de chenaruri grafice de pagină. De asemenea, este posibil să personalizați chenarele paginii. De exemplu, puteți:

· setați propriul tip de chenar pentru fiecare margine a paginii;

plasați anteturile și subsolurile în interiorul graniței;

· proiectează prima pagină diferit de restul.

3. Chenaruri text

Vă permite să aplicați chenare cuvintelor și caracterelor individuale dintr-un paragraf. În acest caz, puteți utiliza orice tip de chenar disponibil. De exemplu, acest lucru face mult mai ușoară crearea de margini în jurul titlurilor.

completati

1. Umplere text

Vă permite să evidențiați cele mai importante fragmente ale documentului, asupra cărora ar trebui să atrageți atenția celorlalți utilizatori. În Word, umplerea poate fi aplicată nu numai întregului paragraf, ci și cuvintelor și caracterelor individuale din paragraf. În acest caz, puteți utiliza orice tip de umplere disponibil.

Colaborare cu mai mulți utilizatori

Word are noi funcții și instrumente care îmbunătățesc productivitatea și eficiența membrilor grupului de lucru.

1. Versiune

Menținerea istoricului lucrărilor pe document. Acest lucru face posibilă determinarea cu exactitate a orei, naturii și autorului modificărilor aduse documentului. În plus, la fiecare versiune a documentului pot fi adăugate note arbitrare. Toate informațiile de versiune a documentelor sunt stocate în documentul în sine, eliminând necesitatea de a păstra mai multe copii ale documentului. În plus, puteți seta modul de salvare automată a versiunii curente a documentului la sfârșitul fiecărei sesiuni de lucru cu acesta. Acest lucru vă permite să identificați autorul oricărei versiuni a unui document.

2. Fuzionarea documentelor

Consolidați toate modificările și comentariile făcute de mai mulți examinatori într-un singur document cu o singură operație simplă. Mai mulți examinatori pot primi copii separate ale documentului pentru revizuire, după care toate copiile corectate sunt combinate în documentul final. Sau, de exemplu, puteți lua o copie a documentului acasă, o puteți corecta acolo, apoi returnați copia corectată și îmbina automat modificările cu documentul original.

3. Note și sfaturi cu instrumente

Vizualizați rapid comentariile de pe ecran ale oricăror recenzenți direct în document, fără a deschide o zonă separată. Adnotările sunt ușor de observat într-un document - textul cu o adnotare este evidențiat cu galben. Când plasați indicatorul pe acest text, deasupra acestuia apare un sfat explicativ care conține textul comentariului și numele recenzentului.

4. Panoul de revizuire

Acum toate instrumentele obișnuite de revizuire a documentelor sunt pe aceeași bară de instrumente: înregistrarea și vizualizarea modificărilor, inserarea și vizualizarea comentariilor, evidențierea textului, salvarea versiunilor și trimiterea unui document prin e-mail.

Suport în mai multe limbi

Word 95 a introdus comutarea automată a fontului și a limbii la schimbarea tastaturilor, făcând posibilă utilizarea textului în mai multe limbi într-un document și în unele casete de dialog. Word 97 facilitează crearea și vizualizarea documentelor care conțin text în diferite limbi europene. În plus, puteți vizualiza documente create cu versiunile Word din Orientul Îndepărtat în versiunea Word din SUA.

1. Comutarea tastaturii

Comutarea automată a fonturilor din document la schimbarea tastaturii (setul de fonturi utilizate este determinat de aspectul curent al tastaturii). Comutarea tastaturii cauzează, de asemenea, o schimbare de limbă și, prin urmare, oferă verificarea textului într-o altă limbă, cum ar fi greaca, prin verificarea acelei limbi.

2. Suport pentru texte în mai multe limbi în casetele de dialog

A devenit posibilă editarea și vizualizarea textului în mai multe limbi în versiuni localizate ale Word. De exemplu, puteți specifica numele grecesc al autorului ca termen de căutare pentru fișiere în caseta de dialog Găsiți fișiere.

3. Deschiderea documentelor cu text în mai multe limbi într-o versiune localizată a Word

Afișarea corectă a textului unui document creat într-o versiune localizată a Word, dacă sistemul are fonturile corespunzătoare. De exemplu, documentele create în versiunea japoneză a Word pot fi deschise și vizualizate în versiunea americană a Word. Trebuie remarcat faptul că această posibilitate nu se aplică limbilor în care direcția scrisului se poate schimba (ebraică, arabă etc.).

4. Copiați și inserați textul Unicode

Este posibil să copiați text în greacă, rusă sau orice altă limbă europeană din versiunea americană a Word și să-l lipiți într-o foaie de lucru Microsoft Excel. În plus, puteți copia și lipi text în format Unicode în câmpurile unor casete de dialog (Găsiți, Înlocuiți etc.).

5. Sortarea

Este posibil să specificați limba și, prin urmare, ordinea de sortare, care va fi utilizată la sortarea textului dintr-un document. De exemplu, literele duble maghiare, cum ar fi „cz”, sunt sortate corect în versiunea americană a Word atunci când limba maghiară este specificată ca limbă de sortare.

6. Introduceți simboluri

Pentru a putea insera caractere și litere folosite într-o anumită limbă, pur și simplu selectați setul de caractere adecvat pentru font Unicode în caseta de dialog Simbol (meniul Inserare). De exemplu, pentru a introduce litere rusești în text, ar trebui să selectați setul „Chirilic”.

MICROSOFT EXCELA

Gestionarea fișierelor

Cu Excel, puteți crea o varietate de documente. Fișele de lucru pot fi utilizate pentru tabelare, evaluare statistică, gestionarea bazelor de date și diagrame. Pentru fiecare dintre aceste aplicații, Excel poate crea un document separat care este salvat pe disc ca fișier.

Fișierul poate conține mai multe foi de lucru interconectate care formează un singur document multidimensional (caiet, folder de lucru). Cu ajutorul documentelor multidimensionale, utilizatorul are acces direct la mai multe tabele și diagrame în același timp, ceea ce crește eficiența prelucrării acestora.

Este posibil să setați modul de salvare automată pentru fișiere la anumite intervale, modul de backup și modul de protecție a datelor (salvarea documentului cu o parolă).

Structura documentului

Documentele multidimensionale (caiete, foldere) sunt una dintre cele mai importante inovații din Excel, care simplifică și accelerează foarte mult lucrul cu tabelele și gestionarea foilor de lucru. În noua versiune, documentele de lucru pot conține până la 255 de tabele, diagrame sau programe VBA într-un singur fișier, iar principiul lucrului cu acestea seamănă cu lucrul obișnuit cu notebook-uri de afaceri în orice birou. Fiecare caiet de lucru poate conține toate informațiile de afaceri legate de un subiect și le poate stoca într-un singur fișier, ceea ce poate crește foarte mult vizibilitatea documentelor de lucru.

Foile de lucru separate ale unui document sunt situate una sub cealaltă. Folosind indexul de nume (caz de nume) situat în partea de jos a ecranului, puteți trece de la o foaie la alta. Pe indexul numelor sunt rădăcinile foilor de lucru, dispuse în ordinea crescătoare a numerelor: Sheet1, Sheet2 etc.

Utilizatorul poate adăuga elemente de următoarele tipuri în document:

Fișe de lucru pentru crearea tabelelor;

Diagrame (ca element de tabel sau pe o foaie separată);

Foaie de lucru pentru scrierea unei macrocomenzi ca modul de program;

Foaie de lucru pentru crearea unei casete de dialog.

Noua foaie este inserată întotdeauna înaintea foii de lucru active. Utilizatorul poate face clic dreapta pe titlul foii de lucru, care va deschide un meniu contextual (situațional) care are și o directivă de adăugare. Dacă doriți să ștergeți o foaie de lucru, trebuie să faceți clic dreapta pe meniul contextual și să executați directiva de ștergere.

Ajustarea înălțimii rândului și a lățimii coloanei

În primul rând, trebuie marcat rândul sau coloana corectată a tabelului. Pentru a face acest lucru, faceți clic stânga pe numărul (coordonatele) rândului sau coloanei. În meniu Format există submeniuri Liniași Coloană. Selectarea unuia dintre aceste submeniuri deschide meniul de nivel următor. În submeniu Coloană apelați directivă Lăţime, apoi se va deschide o casetă de dialog în care utilizatorul poate specifica lățimea coloanei. Puteți utiliza un caracter ca unitate de măsură. Comanda Lățimea de potrivire automată din meniu Coloană ajustează automat lățimea coloanei pentru a se potrivi conținutului acesteia.

Corectarea poate fi efectuată și cu ajutorul mouse-ului. Pentru a face acest lucru, indicatorul mouse-ului trebuie plasat la granița dintre numerele de rând sau adresele coloanelor.

Celulele de tabel și proprietățile lor

Toate datele din tabel sunt înregistrate în așa-numitul celule, care se află la intersecția rândurilor și coloanelor tabelului. În mod implicit, conținutul unei celule este prezentat de Excel într-un format standard care este setat la pornirea programului. De exemplu, pentru numere și texte, este setat un anumit tip și dimensiunea fontului.

Programul Excel are meniuri contextuale, care sunt apelate de butonul din dreapta al mouse-ului atunci când o zonă a tabelului este marcată. Aceste meniuri conțin multe directive de procesare și formatare a tabelelor. Directivele de formatare pot fi apelate și pe panoul de formatare (a doua linie a meniului pictogramei) făcând clic pe pictograma corespunzătoare.

Etichetarea celulelor. Celulele individuale ale tabelului sunt marcate (evidențiate) automat cu ajutorul indicatorului de celulă. Pentru a muta indicatorul la o anumită celulă, trebuie să faceți clic pe ea cu butonul stâng al mouse-ului sau să utilizați tastele cursorului. Pentru a marca mai multe celule, faceți clic la începutul zonei marcate (colțul din stânga sus) și, ținând apăsat butonul mouse-ului, mutați manipulatorul la sfârșitul zonei (colțul din dreapta jos).

Un rând sau o coloană a tabelului se marchează făcând clic pe numărul (adresa) situat în antetul rândului sau coloanei. Pentru a marca mai multe rânduri sau coloane, trebuie să faceți clic pe numărul primului rând (coloană), apoi, ținând apăsat butonul mouse-ului, mutați manipulatorul în poziția dorită.

Copierea datelor. În primul rând, trebuie să marcați un grup de celule al căror conținut ar trebui copiat, apoi să apelați comanda Copie din meniu Editați | ×. După aceea, zona marcată va fi încadrată. Acum ar trebui să mutați indicatorul mouse-ului în poziția în care ar trebui să fie copiate datele și să apăsați tasta Enter introduce. Conținutul zonei marcate va apărea în noua locație. Dacă trebuie să ștergeți conținutul unui grup de celule și să îl plasați într-un loc nou în tabel, atunci ar trebui să utilizați directiva A tăia din meniu Editați | × .

Ștergerea datelor. În primul rând, trebuie să marcați un grup de celule al căror conținut ar trebui șters. Apoi puteți utiliza una dintre modalitățile de a șterge datele.

Formatarea numerelor. În primul rând, trebuie să marcați celulele în care trebuie să schimbați formatul de reprezentare a numerelor. După aceea, puteți fie să deschideți meniul contextual cu butonul din dreapta al mouse-ului și să apelați directiva din el Format de celule, sau apelați directivă Celulă din meniu Format. În ambele cazuri, pe ecran va apărea o casetă de dialog. Format celule. În mod implicit, opțiunea va fi selectată în câmpul de sus al acestei ferestre. Număr, care este folosit pentru a formata numere.

Alinierea datelor. Pentru a alinia conținutul celulelor, în primul rând, trebuie să marcați celulele aliniate. Apoi, apelați dialogul: Format - Cells - iar în câmpul superior al acestei ferestre selectați fila Aliniere.

Instalarea fonturilor. Este necesar să marcați celulele în care doriți să schimbați fontul. După aceea, puteți deschide meniul contextual cu butonul din dreapta al mouse-ului și puteți apela directiva Format de celule. În câmpul de sus al ferestrei care se deschide Format de celule trebuie să selectați o opțiune Font. În fereastră va apărea o casetă. Font, în care puteți selecta tipul de font din lista propusă. Conținutul acestei liste depinde de setările făcute în mediul Windows.

În câmpul din dreapta mărimea setați dimensiunea (punctul) fontului. În lista de stiluri de font inscripţie Puteți alege stilul obișnuit (Regular), italic (Italic), bold (Bold) și bold italic (Bold Italic). În câmp subliniere puteți alege tipul de subliniere a textului (una sau două rânduri), etc.

Calculatoare de masă

Utilizabilitate formule și funcții este una dintre cele mai importante caracteristici ale unui program de foi de calcul. Acest lucru, în special, permite analiza statistică a valorilor numerice din tabel.

Textul unei formule care este introdus într-o celulă de tabel trebuie să înceapă cu un semn egal (=), astfel încât Excel să poată distinge formula de text. După semnul egal, în celulă este scrisă o expresie matematică care conține argumente, operații aritmetice și funcții.

Ca argumente în formulă sunt de obicei folosite numereși adrese de celule. Următoarele simboluri pot fi folosite pentru a desemna operații aritmetice: + (plus), - (scădere), * (multiplicare), / (Divizia).

Introducerea formulelor. Excel interpretează datele pe care le introduceți fie ca text (aliniat la stânga), fie ca valoare numerică (aliniat la dreapta). Pentru a introduce o formulă, trebuie să introduceți o expresie algebrică care trebuie precedată de un semn egal (=).

Să presupunem că în celula A1 a tabelului există numărul 100, iar în celula B1 - numărul 20. Pentru a împărți primul număr la al doilea și a plasa rezultatul în celula C1, introduceți formula corespunzătoare în celula C1 ( =A1/B1) și apăsați introduce .

Introducerea formulelor poate fi foarte simplificată cu un mic truc. După ce ați introdus semnul egal, faceți clic pe prima celulă, apoi intrați în operația de divizare și faceți clic pe a doua celulă.

Editarea formulelor. Pentru a începe editarea conținutului unei celule, trebuie mai întâi să marcați celula respectivă. În pasul următor, trebuie să activați modul de editare apăsând tasta F2 sau făcând dublu clic. În modul de editare, o linie de setare a textului este activată în partea de sus a ecranului (sub bara de meniu pictogramă), în care formula în sine este vizibilă, și nu rezultatul calculului acesteia.

Legături de informații. În Excel, este destul de ușor să introduceți o referință la o celulă situată într-un alt tabel. Odată stabilită legătura, valorile din celule vor fi actualizate automat.

Pentru a face referire la valoarea unei celule situate pe o altă foaie de lucru, trebuie să specificați numele acestei foi împreună cu adresa celulei corespunzătoare. De exemplu, pentru a accesa celula B3 din foaia de lucru Sheet2, introduceți formula: =Sheet2!B3. Adresele celulelor trebuie indicate cu litere latine.

Diagramele grafice însuflețesc coloanele uscate de numere din tabel, astfel încât capacitatea de a construi diagrame era deja oferită în primele versiuni ale Excel. Excel include un nou Chart Builder, care vă permite să creați diagrame de „calitatea prezentării”.

O diagramă 3D frumoasă nu este doar plăcută ochiului, dar îmbunătățește și calitatea documentului. Un nou tip de diagrame 3D a apărut în MS Excel - așa-numitele diagrame donut, care completează diagramele 3D de suprafață și grilă ale celei de-a patra versiuni.

Graficul poate fi plasat lângă tabel sau plasat pe o foaie de lucru separată. Chart Builder este unul dintre cele mai puternice instrumente din programul Excel. Construirea unei diagrame cu ajutorul acesteia se realizează în mai mulți pași. Designerului i se oferă zona sursă a tabelului, tipul de diagramă, etichetele și culorile utilizate. Panoul principal are o pictogramă pentru a apela Chart Builder.

Construirea diagramelor. Înainte de a construi o diagramă, trebuie să finalizați toate lucrările din tabel, inclusiv formatarea acestuia. Apelați Chart Builder (a se vedea Figura 11). Trebuie să folosiți indicatorul mouse-ului pentru a desena un dreptunghi pe spațiul liber al foii de lucru unde va fi plasată diagrama.

După aceea, designerul deschide o casetă de dialog în care trebuie să construiți o diagramă în patru pași. Lucrul cu Constructorul este atât de intuitiv, încât nu necesită nicio explicație.

Obiecte suplimentare. În meniu Introduce există directive care vă permit să dați diagramei un aspect mai atractiv. În special, există o directivă aici Imagine, care importă imagini în formate grafice standard (BMP, PCX etc.). După apelarea acestei directive, se deschide o fereastră pentru încărcarea unui fișier grafic. Figura selectată apare în diagramă, închisă într-un cadru. Acest cadru poate fi mutat în jurul diagramei cu mouse-ul și redimensionat.

În plus, Chart Builder oferă posibilitatea de a insera text suplimentar în diagramă, ceea ce va atrage atenția asupra anumitor părți ale diagramei. Pentru a introduce text, trebuie să îl introduceți de la tastatură în linia de apelare și să apăsați tasta Enter introduce. Apoi va apărea un cadru de text în centrul diagramei, căruia i se poate da o dimensiune adecvată cu mouse-ul și apoi mutat în locația dorită pe diagramă.

Actualizare diagramă. Dacă faceți modificări acelei părți a tabelului pe care a fost construită diagrama, Excel va modifica automat diagrama. Dacă ați adăugat un nou rând sau coloană la tabel, procedați după cum urmează. Marcați noile date în tabel și transferați-le cu mouse-ul în diagramă. Pentru a face acest lucru, plasați indicatorul mouse-ului pe marginea zonei marcate și, fără a elibera butonul stâng al mouse-ului, mutați-l în diagramă. De îndată ce eliberați butonul mouse-ului, diagrama va fi schimbată (actualizată). Această tehnică este numită de Microsoft Trage si lasa .

Formulele sunt necesare pentru a efectua calcule în foile de calcul. Deoarece unele formule și combinațiile lor sunt foarte comune, Excel oferă peste 200 de formule preprogramate, care sunt numite funcții .

Toate funcțiile sunt împărțite în categorii pentru a le face mai ușor de navigat. incorporat Constructor de funcții ajută în toate etapele de lucru la aplicarea corectă a funcțiilor. Vă permite să construiți și să calculați majoritatea funcțiilor în doi pași.

Programul are o listă completă ordonată alfabetic a tuturor funcțiilor, în care puteți găsi cu ușurință funcția dacă îi cunoașteți numele; în caz contrar, căutați după categorie. Multe dintre funcții diferă foarte puțin, așa că atunci când căutați după categorii, este util să folosiți scurtele descrieri ale funcțiilor oferite de Function Builder. Funcția operează pe anumite date, care se numesc argumente. Un argument de funcție poate ocupa o celulă sau poate fi plasat într-un întreg grup de celule. Constructorul funcției oferă asistență în specificarea oricăror tipuri de argumente.

Constructor de funcții. Marcați celula în care ar trebui să apară rezultatul calculului. Apoi, făcând clic pe pictograma Function Builder, deschideți caseta de dialog Builder. Categoriile de funcții sunt listate în câmpul din stânga acestei ferestre, iar funcțiile corespunzătoare categoriei selectate sunt listate în câmpul din dreapta. Pentru a vedea toate funcțiile, faceți clic pe opțiune Toata lumeaîn domeniul categoriilor.

Faceți clic pe numele funcției de care aveți nevoie, apoi numele funcției va apărea într-o linie separată împreună cu o scurtă descriere a acestei funcții. Tipurile de argumente ale funcției și numărul lor sunt, de asemenea, indicate aici. Argumentele sunt stabilite la următorul pas de lucru cu Constructorul. Pentru a-l accesa, faceți clic pe butonul de comandă O K .

Al doilea pas este să specificați argumentele funcției în dialogul Constructor. Constructorul face distincție între argumentele care trebuie luate în considerare și argumentele opționale (opționale). Pentru a seta un argument de funcție, trebuie fie să introduceți adresa sa de la tastatură, fie să marcați zona din tabel în care se află. Apoi adresa argumentului funcției va apărea în câmpul corespunzător al casetei de dialog Constructor. Faceți clic pe butonul de comandă Bine pentru a închide fereastra Function Builder. După aceea, rezultatul calculului va apărea în celula specificată a tabelului, dar celula va rămâne marcată. În linia de tipărire, puteți vedea funcția selectată împreună cu argumentele corespunzătoare.

Autosumă. Marcați celula în care ar trebui să fie localizată suma și faceți clic pe pictograma de adăugare.

Pe linia tastata va aparea un semn egal si cuvantul "SUM", urmat de obicei intre paranteze de adresa unei zone pe care programul o propune, dupa analiza celulelor din apropiere, ca zona de insumare. Dacă Excel a „ghicit” corect, faceți clic pe pictograma bifă.

În caz contrar, marcați grupul de celule care trebuie pliat. Puteți marca mai multe grupuri de celule necontigue folosind cheia ctrl. Această tastă trebuie menținută apăsată până când toate grupurile sunt marcate. Adresele de grup pot fi introduse folosind tastatura.

Schimb de date

Schimbul de date permite unui utilizator Excel să importe obiecte din alte aplicații în foile de calcul și să își transfere (exporte) foile de calcul pentru a le încorpora în alte obiecte.

Conceptul de comunicare este unul dintre conceptele de bază ale mediului Windows. Legăturile de informații sunt create între obiecte care sunt procesate de diverse programe de aplicație, de exemplu, între tabele și texte. Aceste legături de informații sunt implementate dinamic, de exemplu, o copie a tabelului încorporat în text va fi actualizată (actualizată) ori de câte ori se fac modificări la originalul său.

Procesarea listei

Listele vă permit să lucrați eficient cu seturi de date mari și omogene.

O listă este un set ordonat de date care are aceeași structură. De exemplu, o listă este un agendă telefonică, care conține numele abonaților și numerele de telefon ale acestora. În Excel, dezvoltatorii de la Microsoft au simplificat foarte mult munca cu liste. Din punct de vedere tehnic, listele sunt tabele obișnuite pentru care Excel are operațiuni suplimentare de prelucrare: introducerea unei liste de date, căutarea unui element într-o listă, editarea listelor, filtrarea datelor, sortarea datelor, analizarea datelor (căutarea tendințelor și modelelor). )

Bază de date

Excel este livrat cu un program de procesare a bazelor de date externe MS Query. Programul Query (Request) poate lucra cu fișiere text și cu date care au fost pregătite de următoarele programe de gestionare a bazelor de date: Ms Access, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server.

Dacă, în timp ce lucrați cu un tabel în Excel, devine necesar să accesați o bază de date externă, trebuie să rulați programul Query. Acest lucru vă va permite să importați date din baza de date și să le procesați ca datele tabelare obișnuite în Excel. În unele cazuri, datele externe pot fi procesate direct de Query.

După încărcarea unui set de date, puteți selecta o parte a înregistrărilor din acesta, incluzând criterii de selecție a datelor.

Configurarea programului

Excel poate fi personalizat pentru a satisface nevoile individuale ale unei game foarte largi de utilizatori. Fiecare utilizator al programului Excel, după ce a determinat cercul celor mai frecvent utilizate funcții, poate organiza lucrul cu ele în cel mai convenabil mod pentru el însuși. Pe de altă parte, acele funcții ale programului care nu sunt niciodată utilizate pot fi eliminate cu totul din configurație pentru a economisi resursele computerului și pentru a crește eficiența procesării. De exemplu, fiecare utilizator al programului poate crea un meniu cu pictograme, poate modifica aspectul ferestrei principale, poate modifica aspectul foii de lucru, poate instala fonturile dorite, poate crea șabloane de tabel etc.

ACCES MICROSOFT

Câteva cuvinte despre...

Microsoft Acces este un SGBD relațional interactiv( relaționale Bază de date management sistem - RDBMS) pentru WINDOWS . Acesta este un program pe care îl puteți folosi pentru a stoca și a prelua date în funcție de relațiile pe care le-ați stabilit. Lucrul cu acesta este simplificat prin intermediul manipulatorului mouse-ului. Capacitățile grafice ale carcasei fac o mare impresie atunci când se produc rapoarte și imprimări de înaltă calitate. Toate acestea datorită sprijinului acordat tip adevărat fonturi și încorporare obiecte OLE (Legarea și încorporarea obiectelor) în mediul înconjurător WINDOWS . OLE - obiect este un link către anumite informații care rămân în forma sa originală. obiect OLE pot fi EXCEL - foaie de calcul , Pensula - ilustrație sau Sunet - fișier.

Noutatea programului Acces este o Cărți Tac - Sistem de avertizare. Acesta este un sistem de instruire care oferă utilizatorului recomandări despre cum să iasă din situații reale atunci când rezolvă probleme aplicate. Cu cunoștințe de limba engleză, utilizatorul poate obține întotdeauna un indiciu despre ce trebuie să facă în continuare.

Acces de asemenea, oferă utilizatorului mecanisme de lucru cu baze de date de diferite formate. De exemplu, puteți accesa direct bazele de date dBASE , Paradox sau Btrieve fără a le converti în formatul folosit Acces . Inclus in pachet Acces include și limbajul Acces de bază (dialectul încorporat al limbajului Visual Basic), ceea ce face posibilă formarea unor sisteme specializate de gestionare a bazelor de date.

Bază de date este un set de date care este asociat cu un anumit subiect sau scop. Când creați o bază de date în Microsoft Access, creați un fișier care conține toate tabelele, interogările, formularele, rapoartele și alte obiecte care vă ajută să utilizați informațiile din baza de date.

Mese

MASA - acesta este un set de înregistrări (rânduri de tabel) format din câmpuri separate (coloane de tabel) care stochează informații și alcătuiesc, de fapt, conținutul bazei de date.

Tabelele sunt forma principală de prezentare a informațiilor conținute într-o bază de date. Fără un tabel, este imposibil să proiectați un formular; interogările și rapoartele sunt compilate pe baza de tabele. Există două moduri de a crea un tabel:

1. Folosind Designer de mese .

2. Fără ajutor Constructor .

Cereri

Vă puteți gândi la o interogare ca la datele incluse într-un tabel. Interogările sunt folosite pentru a selecta și filtra un set de date. Acestea vă permit să selectați doar informațiile necesare din baza de date, de ex. una care îndeplinește un anumit criteriu (condiție) și este necesară pentru a rezolva o anumită problemă. De exemplu, este posibil să aveți nevoie de informații despre furnizori și despre produsele pe care aceștia le furnizează. Puteți crea o interogare precum „Ce bunuri sunt furnizate de furnizorii de la Moscova” sau „Care dintre furnizorii de țigări din Sankt Petersburg au vândut cel mai mare lot în ultimul trimestru”. Rezultatul procesării de către program Acces o astfel de interogare este un tabel numit Dynaset . Acest tabel include blocuri de date selectate din tabelul principal (sau mai multe tabele) care satisfac criteriile de interogare. Dynaset - un set de date dinamic, temporar, prin urmare, de fiecare dată când interogarea este executată, acesta este reconstruit pe baza datelor tabulare „proaspete”.

Microsoft Access oferă oportunități mari în flexibilitatea proiectării interogărilor. Poti:

· Selectați câmpuri Nu trebuie să includeți toate câmpurile din tabel în interogare.

· Selectați înregistrări, puteți specifica interogarea în așa fel încât să primiți date de un anumit tip. De exemplu, prețurile mărfurilor pentru o anumită lună.

· Sortați înregistrările, puteți vizualiza înregistrările într-o anumită ordine. De exemplu, puteți afișa numele clienților în ordine alfabetică.

· Interogați datele din mai multe tabele, datele din mai multe tabele pot fi procesate împreună și puteți vizualiza datele combinate. De asemenea, puteți interoga date din alte baze de date, cum ar fi Microsoft FoxPro , Paradox , dBASE , Btrieve și Microsoft sau Servere Sybase SQL .

· Efectuați calcule, puteți crea câmpuri noi care vor conține rezultatele calculelor.

· Utilizați o interogare ca sursă de date pentru formulare, rapoarte și alte interogări. De fiecare dată când deschideți un formular sau imprimați un raport, interogarea dvs. va prelua cele mai recente informații din tabele. De asemenea, veți putea modifica datele existente direct în formularul bazat pe solicitare.

· Modificați datele din tabele, puteți actualiza, șterge, adăuga grupuri de înregistrări dintr-o dată. De asemenea, puteți crea un tabel nou bazat pe un tabel sau un grup de tabele existente.

Există două tipuri de cereri:

1. Interogări QBE (Interogare prin exemplu). Utilizatorul le definește prin specificarea parametrilor individuali în fereastra de proiectare folosind indicii (modele).

2. interogări SQL (Structured Query Language - Limbajul de interogare structurat). Utilizatorul le formulează folosind instrucțiuni și funcții, construind o descriere. Interogare QBE Acces se traduce usor in corespunzator interogare SQL . Operația inversă nu este, de asemenea, dificilă. În general, lui Access nu îi pasă cu ce tip de interogare lucrează utilizatorul.

Interogările pot fi create utilizând Generatorul de interogări. Acesta accelerează proiectarea mai multor tipuri speciale de interogări.

Forme

Vizualizarea bazei de date ca un tabel în modul de completare permite utilizatorului să evalueze baza de date ca un întreg, să compare înregistrările și așa mai departe. Adesea, totuși, este nevoie de a lucra cu înregistrări individuale ale bazei de date. În acest caz, prezența altor înregistrări pe ecran (cum este cazul în modul de umplere) doar interferează și distrage atenția. Lucrul cu înregistrări individuale prin formulare vă permite să vă concentrați numai pe informații relevante.

Un formular este un spațiu liber care trebuie completat sau o mască care trebuie aplicată unui set de date. Formularul necompletat vă permite să simplificați procesul de completare a bazei de date, ceea ce face posibilă încredințarea introducerii informațiilor unui personal slab calificat. Masca de formular vă permite să limitați cantitatea de informații disponibile utilizatorului care accesează baza de date. Poate fi vorba și despre blocarea indicației câmpurilor de serviciu sau secrete.

Rapoarte

Raport sunt informații pe care le-ați formatat conform specificațiilor dvs. Raportul vă permite să extrageți și să prezentați date ca informații semnificative pe care le puteți utiliza și partaja. Exemple de rapoarte sunt adresele poștale, facturile, sumele vânzărilor sau listele de telefon. Prin intermediul Microsoft Access Puteți crea un raport care va prezenta informațiile așa cum doriți. Puteți utiliza multe elemente de design diferite, cum ar fi text, date, imagini, linii, câmpuri și grafice pentru a crea raportul dvs. Depinde de dvs. cum și ce elemente să utilizați pentru a crea raportul.

Microsoft Access oferă mai multe modalități de a obține informații din baza de date - folosind o interogare, formular sau raport. Puteți alege metoda care se potrivește cel mai bine sarcinii dvs.

De exemplu:

· Pentru a vizualiza toate produsele dintr-o anumită livrare de vânzare, utilizați interogarea.

· Pentru a vizualiza informații complete despre un singur produs, utilizați formularul.

· Pentru a imprima vânzările comerciale pentru o prezentare oficială, utilizați raportul.

Rapoartele sunt, de asemenea, un instrument eficient pentru tipărirea informațiilor de uz regulat. Puteți crea o schiță de raport și o puteți salva pentru utilizare ulterioară. Raportul neschimbat va rămâne neschimbat, dar de fiecare dată veți primi o imprimare a datelor curente.

Macro-uri, macro-uri

macro este o succesiune de operații scrise ca instrucțiuni într-un limbaj special. Când procesați date, de multe ori trebuie să faceți secvențe lungi de acțiuni. Dar orice acțiuni, operațiuni pot fi scrise ca macrocomenzi. Apelarea macrocomenzilor duce la executarea unei secvențe de acțiuni descrise anterior. Utilizarea macrocomenzilor vă permite să automatizați diverse procese repetitive, cum ar fi completarea bazei, executarea de interogări, deschiderea diferitelor obiecte etc.

Secvența de operații este introdusă de utilizator în fereastra de proiectare a macrocomenzii.

Module

Când rezolvați probleme destul de complexe, veți întâlni în curând limitările macrocomenzilor. Pentru a depăși problemele care au apărut, puteți încerca să vă scrieți programul pe sistemul încorporat Acces limbaj de programare - Acces de bază . Este un instrument de programare vizuală și este un dialect al limbii Visual Basic. Această procedură este formatată ca Modul .

Modul este un set de declarații (declarații) și secvențe de comenzi executabile (proceduri, funcții) scrise în limbaj Acces de bază .

- Concluzie

Desigur, în cadrul acestui curs nu există nicio speranță de a evidenția pe deplin posibilitățile unor astfel de programe cu mai multe fațete, deoarece pachetul complet Microsoft Office este foarte divers. Pentru a cunoaște „Microsoft Office” trebuie să lucrați în el. Folosind acest pachet, cu siguranță vei descoperi din ce în ce mai multe caracteristici și proprietăți noi. Explorează și experimentează. Dacă nu vă plac rezultatele, încercați din nou. Aproape tot ceea ce faci în Microsoft Office poate fi anulat, așa că nu vei pierde nimic decât câteva minute din timpul tău experimentând.

- Partea practica:

Caracteristicile generale ale sarcinii

Societatea SRL „Inițiativa” desfășoară activități legate de lucrări de construcții și vânzarea materialelor de construcție. Prețurile pentru bunuri și servicii sunt prezentate în (Tabelul 1), date privind firmele ale căror comenzi trebuie finalizate în septembrie 2001 - (Tabelul 2).

Folosind PPP pe un PC, trebuie să:

Construiți tabele conform datelor din tabel de mai jos;

Organizați link-uri inter-tabel pentru completarea automată a coloanelor: „Numele companiei” și calcularea automată a sumei comenzilor fiecărei companii client în documentele proiectate;

Prezentați rezultatele calculelor sub forma unui tabel cuprinzând totalurile lunare pentru fiecare companie client și pentru societatea SRL „Inițiativa”, și sub formă grafică;

Această sarcină este rezolvată în foaia de calcul MS Excel, deoarece este un mijloc de pregătire și prelucrare a datelor electronice organizate tabelar. Excel efectuează funcții matematice și trigonometrice, inclusiv însumare, rădăcină pătrată, produs, expresii logaritmice etc. De asemenea, această foaie de calcul este concepută pentru a reprezenta diagrame.

Proiectarea formelor de documente de ieșire și reprezentarea grafică a datelor pentru sarcina selectată

Localizarea tabelelor cu date sursă pe foile de lucru MS Excel: „Marfa” (Tabelul 1) și „Clienții” (Tabelul 2);

Tabel cu datele finale privind firmele (prezentate sub formă de formule) (Tabelul 3);

Tabel grafic sub formă de „Diagrame” (Tabelul 4);

fila. unu

fila. 2

fila. 3

continuarea tabelului. 3

fila. 4

Manualul utilizatorului

Excel face parte din suita Microsoft Office și este conceput pentru a pregăti și procesa foi de calcul sub Windows.

Pentru a porni programul Excel, trebuie să apăsați START, apoi PROGRAME și MICROSOFT EXCEL. Apare o foaie tabelară goală, începem să introducem date în tabel. Tabelul este format din 16384 liniiși 256 coloane. Rândurile sunt numerotate cu numere întregi de la 1 la 16384, iar coloanele sunt marcate cu litere latine A, B, …, Z, AA, AB, …, IV. La intersecția coloanei și rândului se află principalul element structural al tabelului - celulă. În oricare, puteți introduce datele inițiale - un număr sau text - precum și o formulă pentru calcularea informațiilor derivate. Lățimea coloanei și înălțimea rândului pot fi modificate.

Acest program de aplicație funcționează în mediul MS Excel. Pentru a introduce date noi de calcul, selectați Fișier - Creare, cu specificarea modelului „Declarație de calcul al costului produselor, ținând cont de reducere”.

Acest șablon are o limită de 12 poziții de date calculate. Pentru a adăuga o linie nouă, copiați ultima linie. Astfel, dimensiunea granițelor este limitată la doar 32000 de linii

Pentru a imprima graficul, trebuie să ajustați intervalul de valori în funcție de cantitatea de date introduse. Pentru a seta valorile, trebuie să mergeți la foaia de diagramă, să intrați în meniu Diagramăși selectați elementul Datele inițiale. În funcție de cantitatea de date introduse, setați numărul ultimei linii în câmpurile de valoare și etichetă ale axei X.

- Lista literaturii folosite:

1. A.P. Miklyaev „Manualul utilizatorului IBM PC”.

2. Kenin și colab. „Utilizarea MS Office”.

3. „Cum să lucrezi cu Microsoft birou » // Microsoft presa , publicație oficială, 1999

4. Programe de aplicație birou .

5. Ajutor program Microsoft excela .

6. V. Pasko - excela

7. Bemer S., Frater G.: Microsoft Access pentru utilizator .

Feedback despre cursuri de master și traininguri

Un program personal pentru trecerea lecțiilor este doar o mană divină!

Bună ziua, Dmitri! Mi-a plăcut foarte mult să învăț din programul tău. Mi-a plăcut conținutul (au fost luate în considerare destul de multe situații), organizarea (programul personal de promovare a lecțiilor este doar o mană divină!), prezentarea (totul este foarte clar și inteligibil).

Mi-a plăcut mai ales când ai rezolvat probleme în direct, le rog mereu profesorilor să gândească cu voce tare, pentru că tocmai asta este logica raționamentului, logica căutării și rezolvării problemelor.

Acum, ca într-o rimă de pepinieră:

cum sa scriu bine

nu e nevoie să te ții de un prieten,

nu este nevoie să suni

nu trebuie să așteptați

și poți lua și scrie! (pentru a vă ușura lucrurile)

Mulțumesc mult!

Tatiana Bogoslavskaya despre pregătirea practică

În februarie 2013, am participat deja la un webinar (bloc „Practician” și „Specialist”) condus de Dmitry.

Antrenamentul noiembrie-2013 este deja al doilea meu. Va exista o oportunitate și un subiect interesant - cu siguranță voi încerca să particip la următoarele webinarii, pentru că sunt cu adevărat informative, interesante și cel mai important - la sfârșitul lor există o revenire sub formă de rezultate de calitate în muncă.

Nu îmi voi răspândi gândurile de-a lungul copacului, doar detaliile:

1. Disponibil pentru bani;

2. Explicarea clară a materialului cu exemple practice;

3. Răspunsuri prompte și calificate la întrebările apărute în timpul instruirii, în forum și prin poștă;

4. Pentru a menține „forma” și a consolida abilitățile – recomand cu căldură astfel de webinarii și cursuri de master în care Dmitry predă.

Andrey Aganin despre pregătirea practică

Mi-ar plăcea să particip la un alt antrenament.

Bună ziua, Dmitri!

Multumesc pentru antrenament! Sunt unul dintre cei trei studenți ai tăi care ți-au finalizat toate sarcinile. A fost foarte interesant și interesant. Unele sarcini s-au dovedit a fi simple, iar altele foarte dificile - aceasta a fost o experiență foarte utilă.Modul de prezentare a materialului s-a dovedit a fi neobișnuit - a fost trimis un videoclip în care a fost evidențiat principalul lucru din sarcină, datorită acestui fapt. , timpul a fost economisit - era posibil să studiezi când era timp. Pe de altă parte, a existat o lipsă de comunicare în direct în timpul căreia a fost posibil să se pună întrebări emergente. Cu mare placere as vizita si alte traininguri.Stilul tau de predare este foarte simplu si inteligibil pentru a explica lucruri complexe, ajuta foarte mult la insusirea materialului.

Serghei Borzenkov despre pregătirea practică

Grupul nostru a fost unanim

Ieri, 20.11.2012, primul webinar (sper că nu ultimul) a fost susținut de Dmitry.

Un pic despre impresiile mele.

1. Chiar și când studiam tutorialele sale video gratuite, mi-a plăcut foarte mult modul lui de a prezenta materialul. Din propria mea experiență știu că a avea cunoștințe despre orice problemă și abilitatea de a explica altora sunt DOUĂ diferențe uriașe.

Din fericire, Dmitry are atât o bogată experiență, cât și înclinații de predare. Explică totul într-un mod accesibil și ușor de înțeles.

2. În timpul webinarului, a explicat ce rezultat ar trebui obținut și a scris o macrocomandă de la zero, dând explicații pentru una sau alta comandă. A răspuns la întrebările venite de la „elevi”. Vreau să observ imediat că au fost puține întrebări.