Complementul Inquire pentru Excel 2013 vă permite să comparați și să analizați documente Excel pentru a căuta relații, formule eronate și diferențe între fișierele .xlsx. Să ne uităm la momentele în care acest program de completare vă poate fi util și cum să îl utilizați.

Lansarea suplimentului Inquire

Suplimentul Inquire pentru Excel vine standard cu Excel 2013 și nu necesită pachete de instalare suplimentare. Este suficient să-l activați în suplimente. Versiunile anterioare de Excel nu acceptă acest program de completare. În plus, la momentul redactării acestui articol, suplimentul era disponibil doar în limba engleză.

Pentru a lansa Inquire, accesați fila Fişier –> Opțiuni. În caseta de dialog care apare, selectați fila suplimente,în meniul drop-down Control Selectați SuplimenteCOMși faceți clic pe butonul Merge. Va apărea o fereastră Suplimente pentru modelul de obiecte componente (COM), unde va trebui să bifați caseta Întrebași apăsați butonul BINE.

După lansarea programului de completare, va apărea o nouă filă pe panglică Întreba.

Să vedem ce beneficii ne oferă acest supliment.

Analiza caietului de lucru

Analiza registrului de lucru este utilizată pentru a identifica structura registrului de lucru, formulele, erorile, foile ascunse etc. Pentru a utiliza acest instrument, accesați grupul Raportși faceți clic pe butonul Analiza caietului de lucru. Rezultatul programului de completare este prezentat mai jos.

Cu siguranță mulți oameni au acordat atenție acestui subiect Foarteascunscearșafuri(Foarte ascunse). Aceasta nu este o glumă; în Excel, de fapt, puteți ascunde o foaie „bine” folosind editorul VisualBasic. Vom vorbi mai multe despre acest lucru în articolele noastre ulterioare.

Legătura către foile de lucru

In grup Diagramă, Există trei instrumente pentru definirea conexiunilor între registrele de lucru, foi și celule. Acestea vă permit să indicați relațiile dintre elementele Excel. Această funcționalitate poate fi utilă atunci când aveți un număr mare de celule cu link-uri către alte cărți. Încercarea de a dezlega această încurcătură poate dura o perioadă semnificativă de timp, în timp ce add-in-ul Inquire vă permite să vizualizați dependențele de date.

Pentru a construi o diagramă de dependență, în grup Diagramă selectați unul dintre elemente Caiet de lucru Relație, Fisa de lucruRelaţie sau CelulăRelaţie. Alegerea va depinde de ce fel de dependență doriți să vedeți: între registre de lucru, foi sau celule.

În imaginea de mai jos veți vedea diagrama relațiilor din registrul de lucru pe care Excel a produs-o când am făcut clic pe butonul Caiet de lucruRelaţie.

Comparând două fișiere

Următorul instrument de completare Inquire pentru Excel este Comparaţie– vă permite să comparați două fișiere celulă cu celulă și să subliniați orice diferențe între ele. Acest instrument poate fi necesar atunci când aveți mai multe revizuiri ale aceluiași fișier și trebuie să înțelegeți ce modificări au fost făcute la cele mai recente versiuni.

Pentru a utiliza acest instrument, veți avea nevoie de două fișiere. In grup Comparaţie alege ComparaţieFișiere.În caseta de dialog care apare, trebuie să selectăm fișierele pe care dorim să le comparăm și să facem clic pe butonul Comparaţie.

În cazul nostru, acestea sunt două fișiere identice, la unul dintre ele am făcut unele modificări în mod deliberat.

După o anumită deliberare, Excel va produce rezultatul comparației, unde diferențele dintre cele două tabele vor fi indicate color. În acest caz, culoarea celulei va fi diferită în funcție de tipul de diferență de celulă (pot fi generate diferențe datorită valorilor, formulelor, calculelor etc.).

Curățarea formatării inutile

Acest instrument vă permite să curățați formatarea inutilă din celulele dintr-un registru de lucru, cum ar fi celulele care sunt formatate, dar care nu conțin valori. Instrument Curățați formatarea celulelor în exces va ajuta „amatorii” să umple întregul rând al unui registru de lucru cu culoare, în loc să umple anumite rânduri ale tabelului.

Pentru a utiliza instrumentul, accesați fila Întreba la grup Diverseși selectați Curățați formatarea celulelor în exces.În fereastra care apare, trebuie să selectați zona pentru ștergerea formatării în exces - întreg registrul de lucru sau foaia activă - faceți clic BINE.

Curățarea formatării inutile va reduce dimensiunea fișierului și va crește productivitatea.

Parolele registrului de lucru

Dacă intenționați să analizați registrele de lucru protejate cu parolă, va trebui să le specificați în Parolele registrului de lucru.

Concluzie

Suplimentul Inquire pentru Excel conține mai multe instrumente interesante care vă vor ajuta să îmbunătățiți acuratețea și integritatea registrelor de lucru. Dacă utilizați Excel 2013, este logic să acordați atenție acestui program de completare.

Destul de des, utilizatorii Excel se confruntă cu sarcina de a compara două tabele sau liste pentru a identifica diferențele sau elementele lipsă din ele. Fiecare utilizator se descurcă cu această sarcină în felul său, dar cel mai adesea se alocă o cantitate destul de mare de timp pentru rezolvarea acestei probleme, deoarece nu toate abordările acestei probleme sunt raționale. În același timp, există mai mulți algoritmi de acțiune dovediți care vă vor permite să comparați liste sau matrice de tabele într-un timp destul de scurt, cu un efort minim. Să aruncăm o privire mai atentă la aceste opțiuni.

Există destul de multe moduri de a compara zonele de tabel în Excel, dar toate pot fi împărțite în trei grupuri mari:

Pe baza acestei clasificări, în primul rând, sunt selectate metode de comparație și sunt determinate acțiuni și algoritmi specifici pentru finalizarea sarcinii. De exemplu, atunci când faceți comparații între diferite registre de lucru, trebuie să deschideți două fișiere Excel în același timp.

În plus, trebuie spus că are sens să compari zonele de tabel doar atunci când au o structură similară.

Metoda 1: formulă simplă

Cel mai simplu mod de a compara datele din două tabele este să utilizați o formulă simplă de egalitate. Dacă datele se potrivesc, atunci returnează TRUE, iar dacă nu, atunci FALSE. Puteți compara atât datele numerice, cât și cele text. Dezavantajul acestei metode este că poate fi folosită doar dacă datele din tabel sunt ordonate sau sortate în același mod, sincronizate și au un număr egal de rânduri. Să vedem cum să folosim această metodă în practică folosind exemplul a două tabele așezate pe o singură foaie.

Deci, avem două tabele simple cu liste cu angajații întreprinderii și salariile acestora. Este necesar să se compare listele de angajați și să se identifice neconcordanțe între coloanele în care se află numele.

1. Pentru a face acest lucru, avem nevoie de o coloană suplimentară pe foaie. Scrieți un semn acolo «=» . Apoi faceți clic pe prenumele pe care doriți să îl comparați în prima listă. Punem din nou simbolul «=» de la tastatură. Apoi, faceți clic pe prima celulă a coloanei pe care o comparăm în al doilea tabel. Rezultatul este o expresie de tipul următor:

   

   Deși, desigur, în fiecare caz specific coordonatele vor diferi, dar esența va rămâne aceeași.

2. Faceți clic pe cheie introduce pentru a obține rezultate de comparație. După cum puteți vedea, la compararea primelor celule din ambele liste, programul a indicat indicatorul "ADEVĂRAT", ceea ce înseamnă că datele se potrivesc.



3. Acum trebuie să efectuăm o operație similară cu celulele rămase din ambele tabele din coloanele pe care le comparăm. Dar puteți copia pur și simplu formula, ceea ce va economisi timp semnificativ. Acest factor este deosebit de important atunci când se compară liste cu un număr mare de linii.

   Procedura de copiere se realizează cel mai ușor folosind marcatorul de umplere. Mutăm cursorul în colțul din dreapta jos al celulei unde am primit indicatorul "ADEVĂRAT". În același timp, ar trebui să se transforme într-o cruce neagră. Acesta este marcatorul de umplere. Faceți clic pe butonul stâng al mouse-ului și trageți cursorul în jos cu numărul de linii din tablourile comparate.



4. După cum puteți vedea, acum coloana suplimentară afișează toate rezultatele comparării datelor în două coloane de matrice tabelare. În cazul nostru, datele dintr-un singur rând nu s-au potrivit. La compararea lor, formula a dat rezultatul "MINCIUNĂ". Pentru toate celelalte linii, după cum vedem, formula de comparație a dat indicatorul "ADEVĂRAT".



5. În plus, este posibil să se calculeze numărul de discrepanțe folosind o formulă specială. Pentru a face acest lucru, selectați elementul foii în care va fi afișat. Apoi faceți clic pe pictogramă „Inserare funcție”.



6. La fereastră Vrăjitorii de funcțiiîn grupul de operatori "Matematic" evidențiați numele SUMPRODUS. Faceți clic pe butonul "BINE".



7. Fereastra argumentelor funcției este activată SUMPRODUS, a cărei sarcină principală este de a calcula suma produselor din gama selectată. Dar această funcție poate fi folosită și în scopurile noastre. Sintaxa sa este destul de simplă:

   SUMPRODUCT(matrice1,matrice2,...)

   În total, adresele de până la 255 de matrice pot fi folosite ca argumente. Dar în cazul nostru, vom folosi doar două matrice, în plus, ca un singur argument.

   Plasați cursorul în câmp „Matrice1”și evidențiați intervalul de date care trebuie comparat în prima zonă de pe foaie. După aceea, puneți un semn în câmp "nu este egal" (<> ) și selectați intervalul comparat al celei de-a doua regiuni. În continuare, înfășurăm expresia rezultată între paranteze, înaintea căreia punem două semne «-» . În cazul nostru, avem următoarea expresie:

   --(A2:A7<>D2:D7)

   Faceți clic pe butonul "BINE".



8. Operatorul efectuează calculul și afișează rezultatul. După cum puteți vedea, în cazul nostru rezultatul este egal cu numărul "1", adică asta înseamnă că a fost găsită o nepotrivire în listele comparate. Dacă listele ar fi complet identice, atunci rezultatul ar fi egal cu numărul «0» .

În același mod, puteți compara datele din tabele care se află pe foi diferite. Dar în acest caz, este de dorit ca liniile din ele să fie numerotate. În caz contrar, procedura de comparare este aproape exact aceeași cu cea descrisă mai sus, cu excepția faptului că la introducerea formulei va trebui să comutați între foi. În cazul nostru, expresia va arăta astfel:

B2=Foaie2!B2

Adică, după cum vedem, înainte de coordonatele datelor, care se află pe alte foi, diferite de cea în care este afișat rezultatul comparației, sunt indicate numărul foii și un semn de exclamare.

Metoda 2: Selectarea grupurilor de celule

Comparațiile pot fi făcute folosind instrumentul de selecție a grupului de celule. De asemenea, poate compara numai liste sincronizate și ordonate. În plus, în acest caz listele trebuie să fie amplasate una lângă alta pe aceeași foaie.

Metoda 3: Formatarea condiționată

Puteți face o comparație folosind metoda de formatare condiționată. Ca și în metoda anterioară, zonele care sunt comparate trebuie să fie pe aceeași foaie de lucru Excel și să fie sincronizate între ele.

Există o altă modalitate de a utiliza formatarea condiționată pentru a îndeplini sarcina. Ca și opțiunile anterioare, necesită amplasarea ambelor zone comparate pe aceeași foaie, dar spre deosebire de metodele descrise anterior, condiția de sincronizare sau sortare a datelor nu va fi obligatorie, ceea ce distinge această opțiune de cele descrise anterior.

Dacă doriți, puteți, dimpotrivă, să colorați elementele care nu se potrivesc și să lăsați indicatorii care se potrivesc cu aceeași culoare de umplere. În acest caz, algoritmul acțiunilor este aproape același, dar în fereastra de setări, valorile repetate sunt evidențiate în primul câmp în loc de parametru "Recurente" ar trebui să selectați opțiunea "Unic". După aceea, faceți clic pe butonul "BINE".

Astfel, exact acei indicatori care nu se potrivesc vor fi evidentiati.

Metoda 4: formula complexă

De asemenea, puteți compara datele folosind o formulă complexă bazată pe funcție COUNTIF. Folosind acest instrument, puteți calcula câte fiecare element din coloana selectată a celui de-al doilea tabel este repetat în primul.

Operator COUNTIF aparține grupului statistic de funcții. Sarcina sa este de a număra numărul de celule ale căror valori satisfac o anumită condiție. Sintaxa acestui operator este următoarea:

COUNTIF(interval, criteriu)

Argument "Gamă" este adresa matricei în care sunt numărate valorile potrivite.

Argument "Criteriu" specifică condiția de potrivire. În cazul nostru, va reprezenta coordonatele celulelor specifice din prima zonă a tabelului.

Desigur, această expresie poate fi folosită în forma sa existentă pentru a compara indicatorii tabelare, dar este posibil să o îmbunătățim.

Să ne asigurăm că acele valori care se află în al doilea tabel, dar nu în primul, sunt afișate într-o listă separată.

1. În primul rând, să ne reelaborăm puțin formula COUNTIF, și anume să-l facem unul dintre argumentele operatorului DACĂ. Pentru a face acest lucru, selectați prima celulă în care se află operatorul COUNTIF. În bara de formule, adăugați expresia în fața acesteia "DACĂ" fără ghilimele și deschideți paranteza. Apoi, pentru a ne ușura lucrul, evidențiați valoarea în bara de formule "DACĂ"și faceți clic pe pictogramă „Inserare funcție”.



2. Se deschide fereastra cu argumente ale funcției DACĂ. După cum puteți vedea, primul câmp al ferestrei este deja completat cu valoarea operatorului COUNTIF. Dar trebuie să adăugăm altceva la acest domeniu. Plasați cursorul acolo și adăugați la expresia existentă «=0» fără ghilimele.

   După aceasta trecem pe teren „Valoare dacă este adevărat”. Aici vom folosi o altă funcție imbricată - LINIA. Introduceți cuvântul "LINIA" fara ghilimele, apoi deschidem parantezele si indicam coordonatele primei celule cu numele de familie in al doilea tabel, dupa care inchidem parantezele. Mai exact în cazul nostru în domeniu „Valoare dacă este adevărat” s-a obtinut urmatoarea expresie:

   RÂND(D2)

   Acum operatorul LINIA va raporta funcții DACĂ numărul rândului în care se află un anumit nume de familie, iar în cazul în care condiția specificată în primul câmp este îndeplinită, funcția DACĂ va scoate acest număr în celulă. Faceți clic pe butonul "BINE".



3. După cum putem vedea, primul rezultat este afișat ca "MINCIUNĂ". Aceasta înseamnă că valoarea nu satisface condițiile operatorului DACĂ. Adică primul nume de familie este prezent în ambele liste.



4. Folosind marcatorul de umplere, copiem expresia operatorului în mod obișnuit DACĂ pentru întreaga coloană. După cum puteți vedea, pentru două poziții care sunt prezente în al doilea tabel, dar nu în primul, formula produce numere de rând.



5. Ne întoarcem din zona tabelului în dreapta și umplem coloana cu numere în ordine, începând de la 1 . Numărul de numere trebuie să se potrivească cu numărul de rânduri din al doilea tabel comparat. De asemenea, puteți utiliza un marcator de umplere pentru a accelera procesul de numerotare.



6. După aceasta, selectați prima celulă din dreapta coloanei cu numere și faceți clic pe pictogramă „Inserare funcție”.



7. Se deschide Expertul de funcții. Mergi la categorie "Statistic"și selectați un nume "CEL MAI PUŢIN". Faceți clic pe butonul "BINE".



8. Funcţie CEL MAI PUŢIN, a cărei fereastră de argument a fost deschisă, are scopul de a afișa cea mai mică valoare specificată de cont.

   În câmp „Matrice” ar trebui să specificați coordonatele intervalului coloanei suplimentare „Numărul de coincidențe”, pe care l-am convertit anterior folosind funcția DACĂ. Facem toate linkurile absolute.

   În câmp "K" indică cea mai mică valoare care trebuie scoasă. Aici indicăm coordonatele primei celule a coloanei numerotate pe care am adăugat-o recent. Lăsăm adresa relativă. Faceți clic pe butonul "BINE".



9. Operatorul emite rezultatul - un număr 3 . Este cea mai mică dintre numerotarea rândurilor care nu se potrivesc de matrice de tabel. Folosind marcatorul de umplere, copiați formula în partea de jos.



10. Acum, cunoscând numerele de rând ale elementelor care nu se potrivesc, putem introduce valorile acestora în celulă folosind funcția INDEX. Selectați primul element al foii care conține formula CEL MAI PUŢIN. După aceea, accesați bara de formule și înainte de nume "CEL MAI PUŢIN" adauga numele "INDEX" fără ghilimele, deschideți imediat paranteza și puneți punct și virgulă ( ; ). Apoi selectați numele în bara de formule "INDEX"și faceți clic pe pictogramă „Inserare funcție”.



11. După aceasta, se deschide o mică fereastră în care trebuie să determinați ce tip de referință ar trebui să aibă funcția INDEX sau concepute pentru a funcționa cu matrice. Avem nevoie de o a doua variantă. Este instalat implicit, așa că în această fereastră facem pur și simplu clic pe butonul "BINE".



12. Se deschide fereastra cu argumente ale funcției INDEX. Acest operator este conceput pentru a afișa o valoare care este situată într-o anumită matrice într-o linie specificată.

    După cum vedem, câmpul "Numărul de linie" deja umplute cu valori ale funcției CEL MAI PUŢIN. Din valoarea care există deja acolo, ar trebui să scadă diferența dintre numerotarea foii Excel și numerotarea internă a zonei tabelului. După cum puteți vedea, avem doar un antet deasupra valorilor din tabel. Aceasta înseamnă că diferența este de o linie. Prin urmare, adăugăm în teren "Numărul de linie" sens „-1” fără ghilimele.

    În câmp „Matrice” indicați adresa intervalului de valori din cel de-al doilea tabel. În același timp, facem absolute toate coordonatele, adică punem un semn dolar în fața lor în modul descris anterior.

    Faceți clic pe butonul "BINE".



13. După afișarea rezultatului pe ecran, utilizați marcatorul de umplere pentru a trage funcția în jos până la sfârșitul coloanei. După cum puteți vedea, ambele nume de familie, care sunt prezente în al doilea tabel, dar nu în primul, sunt afișate într-un interval separat.

Metoda 5: Compararea matricelor în diferite registre de lucru

Când comparați intervalele din diferite registre de lucru, puteți utiliza metodele enumerate mai sus, excluzând acele opțiuni care necesită plasarea ambelor zone de tabel pe aceeași foaie. Condiția principală pentru efectuarea procedurii de comparare în acest caz este deschiderea ferestrelor ambelor fișiere în același timp. Pentru versiunile de Excel 2013 și ulterioare, precum și pentru versiunile anterioare Excel 2007, nu există probleme cu îndeplinirea acestei condiții. Dar în Excel 2007 și Excel 2010, pentru a deschide ambele ferestre în același timp, sunt necesare manipulări suplimentare. Cum se face acest lucru este descris într-o lecție separată.

După cum puteți vedea, există o serie de posibilități de a compara tabelele între ele. Ce opțiune de utilizat depinde de locul exact în care se află datele tabelare una față de cealaltă (pe aceeași foaie, în registre de lucru diferite, pe foi diferite), precum și de cât de exact dorește utilizatorul să fie afișată această comparație.

Să presupunem că doriți să comparați versiunile unui registru de lucru, să analizați un registru de lucru pentru probleme sau inconsecvențe sau să vedeți legături între registrele de lucru sau foile de lucru. Dacă pe computer este instalat Microsoft Office 365 sau Office Professional Plus 2013, programul de completare Spreadsheet Inquire este disponibil în Excel.

Puteți folosi comenzile din fila Întrebare pentru a face toate aceste sarcini și multe altele. Fila Întrebare din panglica Excel are butoane pentru comenzile descrise mai jos.

Dacă nu vezi Întreba fila din panglica Excel, consultați Activarea programului de completare Spreadsheet Inquire .

Comparați două registre de lucru

The Comparați fișiere comanda vă permite să vedeți diferențele, celulă cu celulă, dintre două registre de lucru. Trebuie să aveți două registre de lucru deschise în Excel pentru a rula această comandă.

Rezultatele sunt codificate cu culori în funcție de tipul de conținut, cum ar fi valorile introduse, formulele, intervalele denumite și formatele. Există chiar și o fereastră care poate afișa modificările codului VBA linie cu linie. Diferențele dintre celule sunt afișate într-un aspect al grilei ușor de citit, ca acesta:

The Comparați fișiere comanda utilizează Microsoft Spreadsheet Compare pentru a compara cele două fișiere. În Windows 8, puteți porni Compararea foii de calcul în afara Excel făcând clic Comparare foaie de calcul pe Aplicații ecran. În Windows 7, faceți clic pe Windows start butonul și apoi > Toate programele > Microsoft Office 2013 > Instrumente Office 2013 > Comparație cu foi de calcul 2013.

Pentru a afla mai multe despre Compararea și compararea fișierelor cu foi de calcul, citiți Comparați două versiuni ale unui registru de lucru.

Analizați un registru de lucru

The Analiza caietului de lucru comanda creează un raport interactiv care arată informații detaliate despre registrul de lucru și structura acestuia, formule, celule, intervale și avertismente. Imaginea de aici arată un registru de lucru foarte simplu care conține două formule și conexiuni de date la o bază de date Access și un fișier text.

Afișați link-uri la cărți de lucru

Registrele de lucru conectate la alte registre de lucru prin referințe la celule pot deveni confuze. Utilizați pentru a crea o hartă grafică interactivă a dependențelor caietului de lucru create de conexiuni (legături) între fișiere. Tipurile de legături din diagramă pot include alte registre de lucru, baze de date Access, fișiere text, pagini HTML, baze de date SQL Server și alte surse de date. În diagrama de relații, puteți selecta elemente și găsi mai multe informații despre ele și puteți trage linii de conexiune pentru a schimba forma diagramei.

Această diagramă arată registrul de lucru curent din stânga și conexiunile dintre acesta și alte registre de lucru și surse de date. De asemenea, arată niveluri suplimentare de conexiuni la registrul de lucru, oferindu-vă o imagine a originilor datelor pentru registrul de lucru.

Afișați link-urile la foile de lucru

Aveți o mulțime de foi de lucru care depind una de cealaltă? Utilizați pentru a crea o hartă grafică interactivă a conexiunilor (legăturilor) între foile de lucru, atât în ​​același registru de lucru, cât și în alte registre de lucru. Acest lucru vă ajută să vă oferiți o imagine mai clară a modului în care datele dvs. pot depinde de celulele din alte locuri.

Această diagramă arată relațiile dintre foile de lucru din patru registre de lucru diferite, cu dependențe între foile de lucru din același registru de lucru, precum și legături între foile de lucru din registre de lucru diferite. Când poziționați indicatorul peste un nod din diagramă, cum ar fi foaia de lucru numită „Vest” din diagramă, apare un balon care conține informații.

Afișați relațiile celulare

Pentru a obține o diagramă detaliată, interactivă a tuturor legăturilor de la o celulă selectată la celulele din alte foi de lucru sau chiar din alte registre de lucru, utilizați Relația celulară instrument. Aceste relații cu alte celule pot exista în formule sau referințe la intervale denumite. Diagrama poate traversa foi de lucru și registre de lucru.

Această diagramă arată două niveluri de relații de celule pentru celula A10 din Sheet5 din Book1.xlsx. Această celulă depinde de celula C6 din foaia 1 dintr-un alt registru de lucru, Book2.xlsx. Această celulă este un precedent pentru mai multe celule din alte foi de lucru din același fișier.

Pentru a afla mai multe despre vizualizarea relațiilor dintre celule, citiți Vezi legăturile dintre celule.

Curățați formatarea celulelor în exces

Ați deschis vreodată un registru de lucru și găsiți că se încarcă lent sau a devenit uriaș? Este posibil să aibă formatare aplicată rândurilor sau coloanelor de care nu știți Curățați formatarea celulelor în exces comandă pentru a elimina formatarea în exces și a reduce foarte mult dimensiunea fișierului. Acest lucru vă ajută să evitați „balonarea foii de calcul”, ceea ce îmbunătățește viteza Excel.

Gestionați parolele

Dacă utilizați funcțiile Inquire pentru a analiza sau compara registrele de lucru care sunt protejate cu parolă, va trebui să adăugați parola registrului de lucru la lista de parole, astfel încât Inquire să poată deschide copia salvată a registrului de lucru. Folosește Parolele registrului de lucru comanda pe Întreba pentru a adăuga parole, care vor fi salvate pe computer. Aceste parole sunt criptate și accesibile numai de dvs.

În fiecare lună, persoana de HR primește o listă a angajaților împreună cu salariile acestora. Copiază lista într-o foaie nouă din registrul de lucru Excel. Sarcina este următoarea: comparați salariile angajaților, care s-au modificat față de luna precedentă. Pentru a face acest lucru, trebuie să comparați datele în Excel pe diferite foi. Să folosim formatarea condiționată. În acest fel, nu numai că vom găsi automat toate diferențele dintre valorile celulelor, dar și le vom evidenția cu culoare.

Compararea a două foi în Excel

O companie poate avea peste o sută de angajați, printre care unii renunță, alții se angajează, alții pleacă în concediu sau concediu medical etc. Ca urmare, poate fi dificil să comparați datele salariale. De exemplu, numele de familie ale angajaților vor fi întotdeauna în secvențe diferite. Cum se compară două tabele Excel pe foi diferite?

Formatarea condiționată ne va ajuta să rezolvăm această problemă dificilă. De exemplu, să luăm date pentru februarie și martie, așa cum se arată în figură:

Pentru a găsi modificările pe borderourile de salariu:

După ce a introdus toate condițiile de formatare, Excel a evidențiat automat cu culoare acei angajați ale căror salarii s-au modificat față de luna precedentă.

Principiul comparării a două intervale de date în Excel pe foi diferite:

În anumite condiții, funcția MATCH este esențială. Primul său argument conține o pereche de valori care ar trebui găsite în foaia sursă a lunii următoare, adică „Martie”. Un interval de navigare este definit ca o pereche de valori ale intervalului definite prin nume. În acest fel, șirurile sunt comparate pe baza a două caracteristici: numele de familie și salariul. Pentru potrivirile găsite, este returnat un număr, ceea ce este în esență adevărat pentru Excel. Prin urmare, ar trebui să utilizați funcția =NOT(), care vă permite să înlocuiți valoarea TRUE cu FALSE. În caz contrar, formatarea va fi aplicată celulelor ale căror valori se potrivesc. Pentru fiecare pereche de valori care nu este găsită (adică o nepotrivire) &B2&$C2 în intervalul LastName&Salary, funcția MATCH returnează o eroare. Valoarea de eroare nu este o valoare booleană. Prin urmare, folosim funcția IFERROR, care va atribui o valoare logică pentru fiecare eroare - TRUE. Acest lucru facilitează alocarea unui nou format numai pentru celulele fără valori salariale potrivite în raport cu luna următoare - martie.