În Microsoft Outlook, puteți specifica că pentru toate mesajele pe care le trimiteți, un Cco (Cco) automat va fi trimis către alte liste de distribuție sau utilizatori.

Un scenariu în care această regulă este utilă este atunci când toți membrii grupului răspund la mesajele de e-mail primite, cum ar fi Centrul de ajutor. Când un membru al grupului răspunde la un mesaj, alți membri ai grupului primesc automat o copie a răspunsului, păstrând toate mesajele trimise la zi.

regulile clientului

Creați o regulă

Acum, de fiecare dată când trimiteți un mesaj, fie că este un mesaj nou, redirecționați un mesaj sau răspundeți, persoanele sau grupurile specificate în regulă vor fi adăugate automat ca destinatari de copiere. Numele persoanelor sau ale grupurilor nu apar în linia Cc a mesajului de redactare, dar acele nume vor apărea tuturor destinatarilor mesajului.

Dezactivați o regulă

În vizualizarea Mail, pe fila Acasă faceți clic pe butonul reguli > Gestionați regulile și alertele.

Pe fila din secțiune Regulă

Faceți clic pe butonul Bine.

Reguli și alerte.

Sfat: Pentru mai multe informații despre cum să dezactivați rapid această regulă pentru mesajele individuale, consultați secțiunea următoare ("").

Utilizați o categorie pentru a dezactiva CC automată pentru mesaje individuale

Dacă doriți flexibilitatea de a dezactiva regulile automate de copiere noi bazate pe un singur mesaj, fără a fi nevoie să navigați prin caseta de dialog reguli și alerte, puteți utiliza funcția de categorii din Outlook, împreună cu o regulă.

Sfat:

În primul rând, trebuie să creați o regulă pentru a trimite automat o copie oarbă (CC) pentru toate mesajele de e-mail pe care le trimiteți.

Această regulă specifică se numește regulile clientului. Regulile client rulează numai pe computerul pe care este creat și rulează numai dacă Outlook rulează. Dacă ar fi să trimiteți un e-mail folosind un cont de e-mail pe alt computer, regula nu s-ar rula de pe acel computer, astfel încât să fie generată pe acel computer. Aceeași regulă trebuie creată pe fiecare computer care intenționează să o folosească.

Creați o regulă

Acum, de fiecare dată când trimiteți un mesaj, fie că este un mesaj nou, redirecționați un mesaj sau răspundeți, persoanele sau listele de distribuție specificate în regulă vor fi adăugate automat ca destinatari de copie. Numele persoanelor sau listele de distribuție nu apar în linia Cc a mesajului de redactare, dar acele nume vor apărea tuturor celor care primesc mesajul.

Dezactivați o regulă

Pentru a preveni trimiterea automată a unei copii, trebuie mai întâi să dezactivați regula.

În Mail din meniu Serviciu faceți clic pe butonul Reguli și alerte.

Pe fila Reguli de e-mail in sectiune Regulă debifați caseta corespunzătoare regulii pe care ați creat-o.

Faceți clic pe butonul Bine.

Acum puteți trimite un mesaj fără a trimite automat o copie altor persoane sau liste de corespondență. Regula va fi inactivă până când este reactivată în caseta de dialog Reguli și alerte.

Sfat:

Utilizați o categorie pentru a dezactiva CC automată pentru mesaje individuale

Dacă doriți să dezactivați noua regulă automată Trimiteți CC pentru mesaje individuale fără a apela caseta de dialog Reguli și alerte, puteți seta regula la o categorie disponibilă în Office Outlook 2007.

Modificați regula creată mai devreme, astfel încât atunci când adăugați categoria specificată la un mesaj, regula să nu trimită automat o copie.

Ori de câte ori doriți să dezactivați regula auto-cc pentru un mesaj, aplicați-i o categorie.

Sfat: Puteți utiliza o comandă rapidă de la tastatură dacă ați specificat-o la crearea categoriei.

Când trimiteți un mesaj, regula de copiere automată nu se va aplica.

Pluginul „E-mail” oferă acces prin protocolul IMAP la orice server de e-mail la distanță care acceptă acest protocol, inclusiv serviciul de e-mail mail.ru (backup Mail.ru). O copie de rezervă a Mail ru mail este creată automat folosind acest plugin.

Cum se face backup pentru e-mailul Mail.ru folosind plugin-ul de e-mail?

Pentru a face o copie de rezervă a e-mailului Mail.ru o sarcină automată Handy Backup, vă rugăm să utilizați următoarele instrucțiuni:

1. Deschideți Handy Backup. Apelați o sarcină nouă folosind tastele Ctrl+N sau butonul.
2. În Expertul de creare a sarcinii, selectați backup de date la Pasul 1.
3. Mergeți la Pasul 2 și selectați pluginul din lista de surse de date E-mail.

1. Faceți dublu clic pe plugin sau faceți clic pe butonul de adăugare - se va deschide fereastra de plugin.
2. În caseta de dialog care se deschide, introduceți informațiile contului dvs. pentru backup Mail.ru
>

Nota: un set complet de setări standard pentru backup mail Mail.ru - server imap.mail.ru, portul 993, tip de conexiune SSL/TLS, autorizare „Plain”.

1. Faceți clic pe OK - programul va stabili conexiunea. Reveniți la fereastra pluginului.
2. Marcați datele pentru copierea e-mailului.

Nota. Puteți face backup pentru e-mail până la un singur mesaj.

1. După ce ați verificat toate informațiile necesare, faceți clic din nou pe OK și reveniți la Pasul 2.
2. Continuați să vă creați sarcina. Mai multe detalii despre pașii sarcinii pot fi găsite în Ghidul utilizatorului.

Avantajele backup-ului mail.ru cu Handy Backup

Gamă largă de opțiuni de stocare a datelor

Puteți alege în Pasul 3 unde veți salva e-mailul de rezervă Mail.ru. O gamă largă de stocare vă stă la dispoziție, inclusiv unități locale și amovibile, servere FTP, unități de rețea și dispozitive NAS, nori Yandex.Disk, Google Drive, Dropbox, OneDrive, stocare specială HBDrive etc.

Protecția și compresia datelor

Criptați mesajele cu o cheie de 128 de biți folosind un algoritm BlowFish modificat. Comprimați datele într-un singur fișier sau individual într-o arhivă ZIP. Sau lăsați datele neschimbate pentru a vizualiza și modifica copiile de rezervă ale e-mailului fără restaurare.

Varietate de opțiuni de backup pentru e-mail

Alegeți dintre backup-uri incrementale, diferențiate sau mixte pentru e-mail pentru a economisi timp și trafic de rețea. Stocați mai multe versiuni de backup mail.ru, echipate cu marcaje de timp dacă este necesar. Scăpați de copiile de rezervă învechite.

Apelarea altor programe înainte sau după o sarcină

Profitați de ocazie pentru a rula alte sarcini, de exemplu, un client de e-mail cu protocolul POP3 sau un colector de gunoi, înainte sau după finalizarea sarcinii de copiere a e-mailului Mail.ru. Automatizați Mail Copy ca parte a fluxului dvs. de lucru!

Lansare automată și repetare a sarcinilor

Rulați o copie de rezervă pentru e-mail la o anumită oră și repetați-o la intervale stabilite, de la luni la minute inclusiv. Conectați lansarea unei sarcini la un eveniment de sistem sau conectați o unitate USB. Utilizați autorun pentru sarcinile ratate.

Alte opțiuni de control

Rulați Handy Backup ca serviciu Windows sau ca program de linie de comandă pentru a evita distragerea atenției utilizatorului. Trimiteți notificări prin e-mail despre munca efectuată. Utilizați rapoarte și jurnalele pentru a monitoriza activitatea. Rulați manual sarcinile din panoul principal.

Backup-ul de e-mail Mail.ru cu Handy Backup este o metodă complet automatizată, foarte eficientă de salvare a mesajelor dvs. Încercați-l acum, descarcând o versiune de încercare gratuită de 30 de zile!

E-mailul este folosit nu numai pentru trimiterea de mesaje, ci și pentru trimiterea de fișiere (documente, fotografii etc.). Ele sunt numite imbricate sau atașate.

Imbricat sau fisier atasat(atașament) este un fel de fișier de pe un computer pe care îl adăugăm la o scrisoare pentru a o trimite prin e-mail.

Cum să atașezi un fișier la o scrisoare și să o trimiți

Să presupunem că vreau ca un document care se află pe computerul meu să ajungă pe computerul colegului meu. Îi cunosc adresa de e-mail, ceea ce înseamnă că pot scrie o scrisoare din căsuța mea poștală și pot atașa un fișier la ea.

Când un coleg se conectează la e-mailul său, va vedea un mesaj nou care conține un document. Îl poate deschide direct prin e-mail sau îl poate descărca pe computer.

Tehnologia de transfer de fișiere este următoarea:

1. Deschideți contul de e-mail.
2. Scriem o scrisoare: indicam adresa de email a destinatarului, subiectul si, daca este necesar, tiparim mesajul.
3. Faceți clic pe butonul special pentru a adăuga un fișier.
4. În fereastra care se deschide, selectați un fișier de pe computer.
5. Trimiteți scrisoarea făcând clic pe butonul corespunzător.

Exemplu

1. Îmi deschid e-mailul și dau clic pe butonul pentru a scrie o scrisoare.

2. Tastez adresa persoanei căreia vreau să-i trimit dosarul și indic subiectul.

Nu trebuie să introduc textul, pentru că trebuie doar să trimit fișierul. Dar de obicei îl imprimez: salut, explic ce anume trimit și de ce.

3. Pentru a atașa un fișier, faceți clic pe butonul special din partea de sus sau de jos (deasupra sau dedesubtul părții pentru introducerea textului).

4. Se deschide o mică fereastră cu fișiere și foldere de pe computerul meu. În el ar trebui să găsesc ceea ce vreau să trimit.

Să presupunem că trebuie să trimit un document care se află pe computerul meu în Local Drive D din folderul Agreements. Deci, în fereastra deschid discul local D:

Și deschid folderul Acorduri:

Fișierele care se află în acest folder sunt afișate. Îl găsesc pe cel pe care vreau să-l trimit printre ele și dau dublu clic pe el cu butonul stâng al mouse-ului.

Fereastra dispare și documentul meu apare deasupra sau sub butonul de atașare.

Imediat după aceasta, mesajul meu cu documentul atașat va merge la adresa specificată. Iată cum îl va vedea destinatarul:

Observați pictograma agrafă de la sfârșit. În acest fel, site-ul de e-mail arată că există un fișier atașat în interior.

După ce a deschis scrisoarea, destinatarul va vedea atât textul, cât și documentul, pe care le poate vizualiza sau descărca pe computer.

Cum să adăugați mai multe fișiere la un e-mail

Puteți adăuga mai multe fișiere de orice tip la o singură literă. Acestea pot fi fotografii, documente, muzică și chiar videoclipuri.

Pentru a face acest lucru, nu este deloc necesar să trimiteți mai multe scrisori - puteți scrie una și adăugați la ea tot ceea ce doriți să trimiteți. Se întâmplă așa: scriem o scrisoare, îi adăugăm un fișier, apoi, în același mod, un altul, un al treilea și așa mai departe.

Dar dacă nu sunt unul sau doi, ci mai mult de zece? Este posibil să adăugați un folder întreg, mai degrabă decât fiecare fișier în parte?

Din păcate, nu puteți trimite folderul prin e-mail. Dar poate fi arhivat și atașat scrisorii.

Acest lucru se poate face direct in fereastra prin care adaugam fisierul de trimis. Faceți clic dreapta pe folder, selectați 7-Zip sau WinRAR din listă și creați o arhivă.

Apoi selectați acolo arhiva nou creată, adică faceți dublu clic pe ea cu butonul stâng al mouse-ului.

Arhiva care conține folderul necesar pentru redirecționare este atașată scrisorii. Rămâne doar să-l trimiți.

Nuanțe

Dacă intenționați să trimiteți mai mult de trei fișiere într-un e-mail, atunci este considerată o bună practică să le arhivați.

De exemplu, vreau să trimit zece fotografii unui prieten. Puteți, desigur, să trimiteți zece scrisori, adăugând o fotografie la fiecare dintre ele. Dar asta nu este incomod nici pentru mine, nici, mai ales pentru el. Așa că decid să trimit o scrisoare cu toate fotografiile atașate.

În acest caz, ar fi mai corect să le puneți într-un folder separat de pe computer, apoi să îl arhivați și să adăugați arhiva rezultată atunci când trimiteți o scrisoare.

Ca urmare, va fi trimis un fișier, nu zece. Prietenului meu îi va fi mai ușor să îl descarce pe computer și să îl dezarhivească decât să se uite (descărcare) fiecare fotografie separat.

Înainte de a trimite fotografii prin e-mail, acestea ar trebui să fie comprimate (reduse în dimensiune).

Aceasta este mai mult decât o regulă a bunelor maniere. Aceasta este o necesitate! Dar, din păcate, mulți utilizatori nici măcar nu sunt conștienți de acest lucru.

Veți afla mai multe despre de ce este necesar acest lucru și despre cum să o faceți în lecția „Comprimarea fotografiilor”.

Exercita

1. Trimiteți o scrisoare de la adresa dvs. de e-mail cu un fișier atașat la propria adresă. Adică, în câmpul „Către”, introduceți adresa dvs. de e-mail. După trimitere, veți primi o scrisoare de la dvs. cu acest fișier atașat.
2. Deschideți scrisoarea și încercați să vizualizați fișierul trimis direct prin e-mail. Apoi descărcați-l pe computer și deschideți-l direct de pe acesta.
3. Trimiteți scrisori la adresa dvs. cu mai multe fișiere atașate (atât individual, cât și arhivate).
4. Încercați să trimiteți fotografii după ce le-ați comprimat.

Comunicarea de afaceri este propria sa lume cu propriile sale legi. Multe depind de modul în care respectăm aceste legi: impresia pe care o facem colegilor și partenerilor, productivitatea muncii și chiar avansarea în carieră.

Un loc aparte în comunicarea de afaceri îl ocupă corespondența de afaceri, care este responsabilitatea zilnică a majorității lucrătorilor de birou și nu numai. Capacitatea de a conduce corespondența de afaceri în mod corespunzător poate fi de un bun ajutor pentru a încheia tranzacții profitabile și pentru a vă construi imaginea afacerii.

Să ne uităm la câteva caracteristici ale unei scrisori de afaceri. Deci, corespondența comercială este:

• utilizarea expresiilor șablon și a clișeelor
• neutralitate emoțională,
• acuratețea semantică și concizia prezentării,
• argumentare bine construită.

Corespondența de afaceri în limba engleză este același set de reguli și clișee, dintre care unele recomandăm să le folosească tuturor celor care lucrează cu parteneri străini sau în companii internaționale. Vă aducem în atenție câteva fraze utile care vă vor decora corespondența de afaceri. Aceste fraze vă vor sublinia profesionalismul și vă vor ajuta să modelați imaginea unui om de afaceri. Să începem!

1.Vă rugăm să găsiți atașat

Să începem cu clasicii. De multe ori trebuie să atașați diferite documente sau alte fișiere la o scrisoare. Pentru a anunța destinatarul despre prezența unui atașament, această expresie este perfectă. La urma urmei, cuvântul „Atașament” în traducere înseamnă „atașament”. Expresia trebuie folosită la sfârșitul scrisorii.

Iată câteva exemple de utilizare:

• Vă rugăm să găsiți atașat portofoliul meu.
• Vă rugăm să găsiți atașat o copie a acordului/contractului.

2. Am transmis

Această expresie poate fi folosită dacă trebuie să redirecționați un e-mail către alți destinatari. Pentru a anunța destinatarul despre acest lucru, expresia „Am redirecționat” este perfectă. De exemplu:

• Ți-am trimis CV-ul Annei.
• Ți-am trimis e-mailul lui John.

3. Am cc'ed

O persoană neinițiată în toate secretele particularităților corespondenței de afaceri poate să nu înțeleagă ce înseamnă această abreviere ciudată. Dar suntem profesioniști. „I’ve cc’ed” este o abreviere care înseamnă I have carbon copied. Expresia înseamnă „a copia pe cineva pentru a primi scrisori”.

Deci, dacă trebuie să informați pe cineva că ați copiat alți destinatari, nu ezitați să folosiți această expresie. De exemplu:

• Am trimis-o pe Sara pe acest e-mail.
• I-am trimis pe Jack și Jimmy pe aceste e-mailuri.

În ceea ce privește abrevierile care nu pot fi folosite în corespondența de afaceri, se face de obicei o excepție pentru acest caz.

4. Pentru detalii suplimentare

Această frază este o modalitate dovedită de a-ți încheia politicos scrisoarea în engleză. „Pentru mai multe detalii” înseamnă „pentru informații mai detaliate”, „mai detaliat”. Exemple de utilizare:

• Pentru mai multe detalii contactati-ma oricand.
• Pentru mai multe detalii scrieți managerului nostru de vânzări.

O altă expresie care vă va ajuta să finalizați politicos este „Dacă aveți întrebări, vă rugăm să nu ezitați să mă contactați”. Tradus, aceasta înseamnă „Dacă aveți întrebări, nu ezitați să-mi scrieți.”

5. Aștept cu nerăbdare

Expresia „a aștepta înainte” înseamnă „a aștepta înainte”. Deci, dacă așteptați cu nerăbdare un răspuns sau o altă acțiune din partea destinatarului, atunci ar fi destul de potrivit să folosiți această expresie. De exemplu:

• Aștept cu nerăbdare răspunsul dvs.
• Aștept cu nerăbdare răspunsul dvs.

Este mai bine să folosiți expresia de la sfârșitul scrisorii.

Când scrii o scrisoare, trebuie să fii politicos chiar și atunci când nu prea ai chef. Abilitatea de a scrie scrisori competente în orice situație reflectă profesionalismul, bunele maniere și cunoștințele dvs. de etica în afaceri. În concluzie, permiteți-ne să vă reamintim că în corespondența de afaceri trebuie să dați dovadă de precizie de redactare și alfabetizare impecabilă. Utilizarea abrevierilor este, de asemenea, inacceptabilă (cu rare excepții).

Scrieți corect e-mailurile în engleză, dragi prieteni! Noroc!

Probabil ai observat deja astala primirea scrisorilor de la unii autoriîn secțiunea „către” există o listă cu câteva zeci de e-mailuri ale unor persoane diferite. Mai mult, nici tu, nici aceste persoane nu și-au dat acordul ca aceste e-mailuri să fie „expuse”. Desigur, unii dintre destinatari se vor dezabona de la această listă de corespondență (ne-am săturat cu toții de fluxul de spam către e-mailurile noastre). Dar un lucru este cert - toți destinatarii îl vor trata pe autorul buletinului informativ ca pe o persoană neprofesionistă. Și este puțin probabil să fie de acord să accepte oferta lui.

Să luăm în considerare această oportunitate folosind exemplul celei mai populare adrese de e-mail pentru corespondența de afaceri: gmail.com

De obicei, utilizați fereastra Scriere pentru a trimite un e-mail. Făcând clic pe ea, vedeți o nouă fereastră „Mesaj nou”, în care introduceți tot ceea ce este necesar pentru a crea și trimite scrisoarea în sine.

De obicei, inserăm e-mailurile destinatarilor noștri în fereastra „Destinatari”.

Copie înseamnă „copie exactă”. Acest câmp este folosit atunci când doriți pur și simplu să trimiteți un e-mail unei persoane care nu este destinatarul principal. În acest fel, puteți ține persoana la curent în timp ce îi spuneți că nu trebuie să răspundă la e-mail. Dar toți destinatarii acestei scrisori își văd adresele (și chiar numele).

Astfel, folosirea acestui câmp este una dintre cele mai bune modalități de a trimite un e-mail unui număr mare de persoane și de a păstra confidențialitatea. Asta înseamnă că nu îți vei distruge relația cu ei. Folosind această funcție, puteți introduce până la 30 de e-mailuri. Aceasta înseamnă că printr-un singur clic pe buton puteți trimite această scrisoare către 30 de destinatari simultan, fără a le afișa e-mailurile.

Și, dacă este necesar, puteți introduce o imagine în corpul scrisorii ( 4 ) sau atașați un fișier ( 5 ).

Acest e-mail este cel care oferă numărul maxim de oportunități de editare.

În mod similar, puteți trimite o scrisoare către mai mulți destinatari în același timp prin e-mail yandex.ru.

Faceți clic pe „Scrie” și apoi în fereastra „Către” ( 1 ) introduceți e-mailul primului destinatar, apoi selectați funcția „Copiere” ( 2 ) sau „Bcc” ( 3 ). În funcție de dacă doriți ca toți destinatarii scrisorii dvs. să vadă toate e-mailurile sau să-și păstreze dreptul la confidențialitatea adreselor, selectați una dintre funcții. Pentru a adăuga fiecare e-mail următor pe listă, trebuie să faceți clic pe butonul cu imaginea unui bărbat cu semnul plus în față ( 4 ). Apoi puteți selecta destinatarii obișnuiți din lista derulantă sau puteți introduce manual e-mailurile acestora.

Imaginile pot fi descărcate de pe Yandex Disk și fișierele pot fi atașate ca de obicei.

Faceți clic pe butonul „Scrie”, apare o fereastră în care atunci când faceți clic cu mouse-ul în fereastra „Către” ( 1 ), apare o listă derulantă cu o listă a destinatarilor dvs. obișnuiți ( 2 ). Puteți alege din această listă ceea ce aveți nevoie. Sau doar introduceți e-mailul dorit destinație manual.