Совсем недавно мы с Вами рассматривали небольшую хитрость (на самом деле просто возможности) в отчете Access, а конкретней как сгруппировать данные , а сегодня мы продолжим, но уже с выпадающим списком на форме. И начнем мы как обычно с небольшой теории.

Что такое выпадающий список в Access 2003

Если говорить точнее, то в access данный элемент управления называется «Поле со списком ». И он необходим, для того чтобы пользователь мог, не набирая на клавиатуре все значение целиком, выбрать его простым кликом мышки. Здесь имеется в виду, что эти значения будут распространенные, т.е. эти значения будут вводить достаточно часто и чтобы упростить и ускорить ввод этих данных и придумали выпадающий список. И если под итожить, то

Поле со списком – это набор значений (список), которые могут отобразиться на экране, для выбора, путем клика мышки по данном элементу управления, т.е. выпадающему списку.

Как создать выпадающий список

Для этого необходимо сначала создать форму, если она у Вас уже есть то это даже лучше, но для начинающих я повторюсь.

Открываем Access в режиме конструктора, выбираем «Формы » на окне объекты, и жмем создать

Затем нам предложат выбрать источник данных, но нам этого не нужно мы просто жмем «ОК»

Затем на панели элементов выбираем элемент «Поле со списком» и перетащим его на нашу форму, и сразу же в это время запустится мастер создания полей со списком. На первом шаге нам предложат, выбрать способ получения данных, и для начала мы выберем «Фиксированный набор значений », в дальнейшем мы разберем, как можно использовать получения данных на основе запроса или таблицы. А пока жмем далее:

Затем необходимо ввести набор значений, которые будет содержать наш список. И здесь мне бы хотелось бы рассказать, что очень часто мы используем два столбца, т.е. в первом храним идентификатор, а во втором само значение. Другим словами, чтобы не записывать в базу все значение целиком, мы записываем только идентификатор (например, для оптимизации размера базы данных). Поэтому мы укажем 2 столбца, и заполним их следующим образом:

После того как Вы нажмете далее, Вы попадете на окно, в котором можно будет указать, какое поле (столбец) будет записываться в базу данных. Здесь подразумевается, что если бы мы указали источник данных у нашей формы, то мы бы могли задать соответствующее поле, в которое записывалось выбранное значение из выпадающего списка, а так как в выбранном значении у нас хранится как бы два значения (два же столбца) здесь мы как раз указываем какое именно должно записывать в базу, как мы уже определились ранее, будим записывать идентификатор, т.е. первый столбец.

Вот в принципе и все, единственное на следующем шаге мы можем задать подпись нашего выпадающего списка и жмем «Готово »

В итоге у нас на форме будет отображено следующее

Надпись «Свободный » означает, что данному выпадающему списку не заданно не одно поле из источника данных, поэтому все, что мы выберем, никуда не запишется.

Теперь сохраняем форму, и запускам ее:

Мы видим, что при нажатии на выпадающий список, он раскрывается, и появляются значения, в виде двух столбцов как мы и указывали. И если мы выберем одно значение, то оно заполнится в поле, причем значение будет отображаться то, которое должно быть записано в это поле.

И вот тут начинаем прибегать к хитрости, о которой я упоминал в начале статьи. Она заключается в следующем, когда мы нажимали на выпадающий список, у нас отображались два столбца, но согласитесь, зачем обычным пользователям видеть идентификаторы этих значений, и после того, когда мы выбрали значение, лучше чтобы отображалось описание этого значения, а не сам идентификатор, поэтому мы делаем вот что, мы просто делаем невидимым первый столбец с идентификатором. Это делается в свойствах «поля со списком » ширина столбцов. И первому столбу мы задаем значение 0см .

И теперь у нас все будет выглядеть как надо

Отображается второй столбец, а записывается в базу первый, т.е. идентификатор.

Ну и теперь вкратце, как и обещал, покажу, как задать список значений на основе запроса к базе данных. Не используя при этом ввод значений, так как все наши значения будут храниться в базе. Для этого давайте определимся с источником, пусть это будет таблица test_table, вот с таким данными, простой запрос select :

И теперь чтобы переделать наше поле со списком заходим в его свойства, переходим на вкладку «Данные» и меняем там «Тип источника строк » на «Таблица, представление, процедура » и «Источник строк » на запрос скажем вот такой

Select id, name from test_table where priz = 0

Больше ничего не меняем, просто сохраняем и запускаем нашу форму

И теперь наш выпадающий список берет значения не из простого списка, а из базы данных.

С выпадающими списками Вы теперь знакомы, и знаете даже небольшие хитрости, которые помогут Вам в реализации Ваших задач. Удачи!

Совет: Чтобы создаваемая форма использовала значения из нескольких таблиц, она должна быть основана на запросе.

Форма будет открыта в режиме конструктора (Режим конструктора). Окно, в котором отображается макет следующих объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и страницы доступа к данным. В режиме конструктора пользователь создает новые объекты базы данных или изменяет макеты существующих..

Примечания

Можно воспользоваться мастером баз данных для создания всех необходимых таблиц, форм и отчетов для базы данных выбранного типа - это простейший способ начального создания базы данных. Мастер предлагает ограниченный набор параметров для настройки базы данных.

При запуске программы Microsoft Access (Office 98) открывается диалоговое окно создания новой БД или открытия существующей. Выбор осуществляется щелчком мыши на соответствующем выключателе. При создании новой БД следует присвоить файлу базы имя и сохранить в выбранной папке. В Office более поздних версий для вызова диалогового окна создания базы используйте команду Создать из меню Файл или соответствующую кнопку на панели инструментов Стандартная.

Система управления базами данных (СУБД) – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих ввод, изменение, выборку и отображение данных. В отличие от других СУБД, файл базы данных Access может содержать не только объекты данных (таблицы и запросы), но и объекты приложения (формы, отчеты), макросы и модули, написанные на языке Visual Basic.

Нормализация ЗА и ПРОТИВ

Третья нормальная форма

Вторая нормальная форма

НФ требует, чтобы каждое поле таблицы было простым (неделимым) и не содержало повторяющихся групп (поля, содержащие одинаковые по смыслу значения – инженер, бухгалтер, экономист: профессия). При этом каждый Ио должен содержать уникальный идентификатор – первичный ключ таблицы.

Первая нормальная форма

Нормализация таблиц при проектировании БД

При проектировании ИЛМ новой БД определяют сущности (объекты, явления) предметной области, которые должны найти свое отражение в БД.

Процесс создания БД в немалой степени зависит от опыта и интуиции разработчика, т. е. является творческим, но некоторые его моменты можно формализовать: например, процесс нормализации, который имеет своей целью устранение избыточности данных и заключается в приведении к третьей нормальной форме (3НФ).

2НФ требует, чтобы все описательные (неключевые) поля таблицы функционально полно зависели от первичного ключа, т. е. чтобы первичный ключ однозначно определял запись и не был избыточен.

3НФ требует, чтобы в таблице не имелось транзитивных зависимостей между описательными (неключевыми) полями, т. е. чтобы значение любого поля, не входящего в первичный ключ, не зависело от значения другого поля, также не входящего в первичный ключ.

На практике не всегда возможно получить идеально нормализованную БД. Часто к этому и не стремятся.

Нормализация таблиц БД призвана устранить из них избыточную информацию. Однако у нормализованной БД есть недостатки:

1. Чем шире число сущностей, охватываемых предметной областью, тем из большего числа таблиц будет состоять нормализованная БД. Число объектов для анализа может превысить порог человеческого восприятия.

2. При формировании запросов приходится считывать связанные данные из нескольких таблиц, что замедляет поиск, особенно при больших объемах данных в таблицах.

Таким образом, при работе с данными большого объема следует искать компромисс между требованиями нормализации и необходимости улучшения быстродействия системы.

СУБД Access.

Создание баз данных

1. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов.

1. В области задач Создание файла в группе Шаблоны выберите На моем компьютере .
2. Выберите значок подходящего шаблона базы данных на вкладке Базы данных и нажмите кнопку OK .
3. В диалоговом окне Файл новой базы данных Создать .

5. Следуйте инструкциям мастера баз данных.

Самый быстрый способ создания базы данных – с помощью шаблона. Этот метод работает лучше остальных, если удастся найти и использовать шаблон, наиболее подходящий требованиям.

1. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов.

1. В области задач Создание файла в списке Шаблоны либо ищите конкретный шаблон, либо выберите пункт Домашняя страница шаблонов для обзора всех шаблонов.

3. Выберите требуемый шаблон и нажмите кнопку Загрузить .

Можно создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты - это наиболее гибкий способ, но он требует отдельного определения каждого элемента базы данных. В обоих случаях созданную базу данных можно в любое время изменить и расширить.

1. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов.

1. В области задач Создание файла выберите в группе Создание ссылку Новая база данных .

3. В диалоговом окне Файл новой базы данных введите имя базы данных и укажите ее расположение, а затем нажмите кнопку Создать .

Основные понятия. Компоненты программы

Таблицы являются основным компонентом БД. Таблицы предназначены для хранения информации и служат источником данных для других элементов БД. Для объединения данных из нескольких таблиц в других объектах БД создается схема данных , в которой определяются связи между таблицами.

Типы данных поля

· Текстовый – текст или комбинация текста и чисел, например, адреса, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, инвентарные номера или почтовые индексы. Сохраняет до 255 знаков.

· Поле МЕМО – длинный текст или числа, например, примечания или описания. Сохраняет до 65 536 знаков.

· Числовой – данные, используемые для математических вычислений, за исключением финансовых расчетов (для них следует использовать тип «Денежный»). Сохраняет 1, 2, 4 или 8 байтов

· Дата/время – значения дат и времени. Сохраняет 8 байтов.

· Денежный – используется для денежных значений и для предотвращения округления во время вычислений. Сохраняет 8 байтов.

· Счетчик – автоматическая вставка уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) при добавлении записи. Используется для ключевого поля таблицы. Сохраняет 4 байта.

· Логический –данные, принимающие только одно из двух возможных значений, таких как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл». Сохраняет 1 бит.

· Поле объекта OLE Объекты OLE (такие как документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звукозапись или другие данные в двоичном формате), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Сохраняет до 1 Гигабайта (ограничивается объемом диска).

· Мастер подстановок Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля. Для сохранения требуется тот же размер, что и у первичного ключа, оответствующего полю подстановок- обычно 4 байта.

Ключевое поле однозначно определяет запись в таблице.

Формы создаются для просмотра, ввода и изменения данных в таблице и могут отображать поля из одной или нескольких таблиц. В форме внимание сосредоточено на одной записи. Кроме того, форма позволяет отображать рисунки и другие объекты. Форма может содержать кнопки открывающие другие объекты.

Запросы создаются для поиска и вывода данных, удовлетворяющих заданным условиям. В запросах организуется доступ к одной или нескольким таблицам, а также могут выполняться вычисления с использованием полей таблиц.

Отчеты используются для анализа или представления данных определенным образом в печатном виде: например, группировать данные или вычислять итоговые значения

Создание таблиц

Создание таблиц выполняется в окне базы данных, во вкладке таблица. В Microsoft Access существует четыре способа создания пустой таблицы:

1. Мастер баз данных создает новую базу данных, содержащую все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных.
2. Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества или рецепты.
3. Режим таблицы разрешает ввод данных непосредственно в пустую таблицу. При сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются, и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат.
4. Режим конструктора обеспечивает определение всех параметров макета таблицы.

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы и изменения параметров полей.

Создание форм

Для простоты просмотра, ввода и изменения данных в таблице создаются формы, которые могут включать поля одной или нескольких таблиц.

Форму можно создать тремя различными способами.

При помощиавтоформына основе таблицы или запроса. С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса.

2. В диалоговом окне Новая форма выберите мастера.

Ø Автоформа: в столбец . Каждое поле располагается на отдельной строке; подпись находится слева от поля.

Ø Автоформа: ленточная. Поля, образующие одну запись, расположены в одной строке; их подписи выводятся один раз в верхней части формы.

Ø Автоформа: табличная. Поля записей расположены в формате таблицы, где каждой записи соответствует одна строка, а каждому полю один столбец. Имена полей служат заголовками столбцов.

Ø Автоформа: сводная таблица. Форма открывается в режиме сводной таблицы. Имеется возможность добавлять поля путем их перетаскивания из списка полей в различные области макета.

Ø Автоформа: сводная диаграмма. Форма открывается в режиме сводной диаграммы. Имеется возможность добавлять поля путем их перетаскивания из списка полей в различные области макета.

1. Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на основе которых создается форма.

4. Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access применяет к форме автоформат, который использовался последним. Если до этого формы с помощью мастера не создавались, и не использовалась команда Автоформат в меню Формат, будет применяться стандартный автоформат.

При помощи мастерана основе одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов.

1. В окне базы данных нажмите кнопку Формы (вкладка Формы ).
2. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
3. В диалоговом окне Новая форма выберите нужного мастера. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна.
4. Выберите имя таблицы или другого источника записей, содержащего данные, на которых должна быть основана форма.
5. Нажмите кнопку OK .
6. Следуйте инструкциям мастера.

Созданную форму можно изменить в режиме конструктора. В режиме конструктора пользователь создает новые объекты базы данных или изменяет макеты существующих.

Ø Для добавления полей из нескольких таблиц или запросов в форму не нажимайте кнопки Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса в мастере форм. Повторяйте шаги, которые необходимы для выбора таблицы или запроса и указания полей, пока в форму не будут включены все нужные поля.

Вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовая форма, которая затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.

1. В окне базы данных нажмите кнопку Формы (вкладка Формы ).

1. На панели инструментов окна базы данных нажмите кнопку Создать .
2. В диалоговом окне Новая форма выберите строку Конструктор .
3. Выберите имя таблицы или другого источника записей, содержащего данные, на которых нужно основать форму. Если форма не будет содержать данные (например, если нужно создать кнопочную форму для открытия других форм или отчетов или если нужно создать пользовательское диалоговое окно), не выбирайте ничего из этого списка.

Использование Панели элементов при создании форм.

Создание различных элементов управления в формах таблиц выполняется в режиме Констркутор.

Во многих случаях удобнее выбрать значение из списка, чем вводить конкретное значение по памяти. Кроме того, выбор из списка позволяет быть уверенным, что введенное значение является допустимым. Поле со списком позволяет выбрать любой из этих способов ввода значения, не требуя при этом значительного места в форме в отличие от Списка. Список состоит из одного элемента, Поле со списком является комбинацией двух элементов: поля и раскрывающегося списка.

Для того чтобы создать список или поле со списком с подстановочными значениями, требуется ответить на два вопроса.

· Откуда будут поступать строки в список?

· Будут ли сохраняться в таблице значения, выбранные в списке?

Источником строк для списка или поля со списком может служить список фиксированных значений (это удобно, если список меняется редко), а также таблица или запрос (удобно при частом обновлении списка).

При выборе значения в списке или поле со списком существует две возможности. Можно сохранить выбранное значение в таблице (но не в той, из которой берутся значения списка) или использовать его для определения другого элемента управления.

Элемент управления Поле со списком (ComboBox) во многом аналогичен элементу управления Список (ListBox). Применяется он в формах для той же самой цели, т. е. когда требуется, чтобы значение поля в таблице не вводилось вручную, а выбиралось из известного списка значений. Как правило, этими списками являются различного рода справочники. Отличий между этими типами элементов управления три:

• Поле со списком позволяет не только выбирать значение из списка, но и вводить его прямо в поле ввода;
• Поле со списком не накладывает таких ограничений на длину списка, как Список, т.к. в нем отображается только текущее значение, а остальные значения выводятся, когда пользователь щелкает мышью по стрелке вниз с правой стороны поля. Соответственно, элемент Поле со списком занимает на форме меньше места, чем элемент Список;
• Поле со списком позволяет выбрать только один элемент из списка.

Основные свойства для элемента управления Поле со списком (Combo Box) такие же, как и у элемента управления Список (List Box), однако есть дополнительные свойства, которые определяют формат вывода данных в текстовую часть поля: Формат поля (Format), Число десятичных знаков (Decimal Places), Маска ввода (Input Mask) (рис. 9.17).

Еще два дополнительных свойства определяют особенности работы поля со списком:

• Ограничиться списком (Limit To List). Это свойство может иметь значение Да (Yes), и тогда значение, которое вводится в поле, должно обязательно совпадать с одним из элементов списка, или Нет (No), и тогда список может дополняться значениями, вводимыми в текстовую часть поля со списком. Если значение этого поля Да, а вводимое значение не совпадает ни с одним из элементов списка, Access выдает сообщение об ошибке. Все ситуации, возникающие при вводе нового значения в поле, могут быть обработаны с помощью макроса или процедуры VBA, например, чтобы расширить список значений (см. также разд. "Применение макросов" гл. 11).
• Автоподстановка (Auto Expand). Это свойство обычно имеет значение Да, что обеспечивает удобный выбор значения из списка. Так как списки в данном случае могут быть длинными, например список клиентов, прокручивать их в поисках нужного значения неудобно. Однако можно просто ввести необходимое значение в текстовую часть поля. При этом Access автоматически подставит в поле то значение из списка, у которого первые буквы совпадают с введенными.

Рис. 9.17. Свойства элемента Поле со списком

Обычно поле со списком используется для.тех полей базовой таблицы, которые служат внешними ключами, т. е. содержат значения, соответствующие первичным ключам записей в какой-либо другой таблице. В таблице такие поля обычно определяют как поля подстановки, т. е. при отображении этих полей отображается не то значение, которое содержится в данном поле, а соответствующее значение из связанной таблицы (ведь ключом часто является ничем не примечательный код) (см. также разд. "Создание таблиц"гл. 2). В этом случае Мастер форм при создании формы автоматически создаст для таких полей поля со списком и задаст их свойства.

Поля со списками предназначены для выбора в них одного из заранее веденных значений. Значения могут быть любыми: текст, числа, даты и др.

Поле со списком можно вставить в документ, если нажать на кнопку Инструменты из предыдущих версий (см. рис.15.3) и выбрать элемент Поле со списком .

Задание 3. Вставка в шаблон формы несколько полей со списком.

1. Установите курсор в шестой строке в ячейке после слова «студентов» (см. рис.15.1).

2. Вставьте элемент Поле со списком .

3. Выполните команду Свойства .

4. В диалоговом окне Параметры поля со списком добавьте три элемента списка: дневного, вечернего, заочного (рис.15.9).

5. Нажмите кнопку ОК .

Рис.15.9. Настройка параметров поля со списком

6. Установите курсор в шестой строке в ячейке перед словом «курса».

7. Вставьте элемент Поле со списком и выполните команду Свойства .

8. В диалоговом окне Параметры поля со списком добавьте пять элементов списка: 1, 2, 3, 4, 5.

9. Нажмите кнопку ОК .

10. Установите курсор в десятой строке в ячейке после слова «в».

11. Вставьте элемент Поле со списком и выполните команду Свойства .

12. В диалоговом окне Параметры поля со списком добавьте три элемента списка: военкомат, ЖКХ, РОНО.

13. Нажмите кнопку ОК .

Можно добавить любое число элементов списка. Если элемент был введен в список ошибочно, нажмите кнопку Удалить (см. рис.15.9).

Пользуясь кнопками Порядок (см. рис.15.9), можно изменить порядок расположения элементов в списке. В поле по умолчанию отображается элемент, находящийся на первой позиции в поле Список .

Конец работы -

Эта тема принадлежит разделу:

В последней главе описано, как автоматизировать создание документа с помощью построения форм, которые облегчают ввод

Microsoft word ведущая система обработки текстовых документов совмещающая в себе широкий спектр мощнейших средств редактирования.. учебно методическое пособие помимо теоретического материала содержит.. первая глава знакомит с основами word которые понадобятся для создания простых документов вы изучите сведения..

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Основные сведения, назначение
Microsoft Word для Windows – это самый мощный на сегодняшний день интеллектуальный многоцелевой текстовый редактор обработки текстов. Это очень удобный и достаточно простой в

Управление документами
Документ – это основная единица хранения информации. Практически любой сеанс работы с Word начинается с создания нового или открытия существующего документа, а заканчивается

О файлах Microsoft Office Word 2007
В Microsoft Office 2007 введен новый формат файлов, основанный на языке XML. По умолчанию документы, создаваемые в Word 2007, сохраняются с новым расширением имени файла, которое

Открытие документа
Для начала работы с уже существующим документом его следует открыть, т.е. переписать файл этого документа в оперативную память компьютера и вывести его на экран в соответствующее окно. Док

Создание документа
После загрузки текстового процессора появляется окно с именем Документ1, в которое можно вводить текст нового документа. Для создания очередного нового документа можно: - выполнить

Сохранение документа
Периодическое и окончательное сохранение документов Word имеет несколько основных режимов: - сохранение файла с заданием его имени и места сохранения, а также копии документа в разн

Закрытие документа
Для завершения работы с документом надо закрыть окно, в котором отображается документ, или сделать щелчок сначала на кнопке Office, а затем – в появившемся окне выбрать команду Закры

Основные элементы интерфейса
При работе с Microsoft Word используются окна нескольких типов: - окно Word; - окно документа; - диалоговое окно. Microsoft Word поддерживае

Режимы просмотра документов, их назначение
В текстовом процессоре Word существуют следующие режимы просмотра документа. РежимРазметка страницы – это наиболее часто используемый режим просмотра документа. В э

Вопросы для самоконтроля
1. Какие основные структурные элементы документа Word подлежат форматированию? 2. Перечислите основные вкладки ленточного интерфейса Word, каково их назначение? 3. К

Выделение текста
Большинство действий при оформлении документа, многие действия при редактировании выполняются только с выделенным фрагментом документа. Выделять можно текст документа, таблицы и их отдельные элемен

Перемещение по тексту
Первое, что вы должны сделать для правки созданного документа, – это поместить курсор в то место, куда хотите внести изменения. MS Word обеспечивает множество способов быстрого перемещения курсора

Выделение с помощью клавиатуры
Основной способ выделения с помощью клавиатуры – держать нажатой клавишу Shift и нажимать на клавиши или комбинации клавиш для перемещения курсора, которые были описаны выше

Копирование выделенного элемента
Копирование выделенного фрагмента выполняется следующими способами: - путем перетаскивания выделенного фрагмента на новое место левой кнопкой мыши при нажатой клавише Ctrl

Перемещение выделенного элемента
Перемещение выделенного фрагмента выполняется следующими способами: - путем перетаскивания мышью выделенного фрагмента на новое место. Перетаскивание можно выполнить и между открытыми на э

Удаление выделенного элемента
Удаление выделенного фрагмента может производиться следующими способами: - нажатием клавиши Del или Backspace; - командой Выреза

Вопросы для самоконтроля
1. Перечислите способы выделения фрагмента документа. 2. Что такое Буфер обмена? 3. Перечислите основные функции Буфера обмена. 4. Сколько фрагментов текста

Основные сведения
Овладение навыками форматирования документов является одной из главных задач при изучении Word. Правильное использование средств форматирования документа позволяет не только облегчить его пр

Изменение масштаба отображения документа
Чтобы облегчить чтение документа на экране, можно изменить масштаб отображения документа. Команды, позволяющие управлять масштабом документа, находятся на вкладке Вид группы

Форматирование символов
На отдельные символы можно накладывать следующие атрибуты формата: - шрифт – общий дизайн символов (вид шрифта); - размер – высота символов, измеряемая в пунктах (1 пункт = =

Правила ввода текста с клавиатуры
При вводе и редактировании текста с клавиатуры следует придерживаться определенных правил и рекомендаций. Текст всегда вводится в той позиции, где мигает текстовый курсор. Word

Вопросы для самоконтроля
1. Что такое форматирование? 2. На какой вкладке находятся команды, изменяющие масштаб просмотра документа? 3. Что можно отформатировать в текстовом редакторе Word?

Определение абзаца
Документ, созданный в MS Word, представляет собой совокупность абзацев. Абзац – это фрагмент документа, заканчивающийся знаком конца абзаца (¶),

Способы форматирования абзацев
Форматировать абзац можно до ввода текста или после него. Для форматирования после ввода необходимо выделить нужный абзац или абзацы. Если форматируется только один абзац, то вместо выделения его ц

Форматирование абзацев с помощью меню Абзац
К форматированию абзаца относятся следующие категории: табуляция, обрамление и заливка, нумерация, кадр. Абзац может содержать текст, графику, таблицы и другие объекты. Рассмотрим основные

Форматирование абзацев с помощью линейки
Линейку полезно использовать для быстрого изменения отступов с помощью мыши. Линейка содержит треугольные маркеры, называемые маркерами отступа у левого и правого полей. Их можно перетаскива

Форматирование абзацев с помощью клавиатуры
Для быстрого форматирования абзацев непосредственно с клавиатуры можно использовать некоторые комбинации клавиш. Чтобы сделать это, сначала выделите абзац или абзацы, подлежащие изменению, или уста

Вопросы для самоконтроля
1. Что такое абзац? 2. Перечислите способы форматирования абзацев. 3. Каким символом заканчивается абзац? 4. Какие элементы форматирования можно применить к абзацу?

Использование табуляции
Табуляцию применяют для создания параллельных столбцов и вертикального выравнивания текста внутри документа. Табулятор – специальный непечатаемый с

Вопросы для самоконтроля
1. Для чего можно использовать табуляцию? 2. Что такое табуляторы? 3. Какой клавишей можно установить табулятор? 4. Где устанавливаются позиции табуляции? 5. Как

Создание нумерованных и маркированных списков
MS Word обеспечивает простой механизм создания нумерованных и маркированных списков. В общем случае список представляет собой набор абзацев – элементов списка, отформатированных особым образ

Добавление новых элементов в список
Если вы поместили курсор в конец нумерованного или маркированного списка и нажали на клавишу Enter, новый абзац также будет пунктом нумерованного или маркированного списка.

Удаление элементов из списка
Вы можете удалить маркеры или нумерацию, выделив все абзацы и нажав на пиктограмму Маркеры или Нумерация. Чтобы удалить маркер или номер только в одном абзаце, поместите курсор сразу

Изменение формата нумерации и маркировки
При включенной нумерации или маркировке MS Word подставляет стандартные маркеры и сохраняет заданный по умолчанию интервал между маркером или номером и текстом, следующим за ними. Можно выбирать ра

Вопросы для самоконтроля
1. Что такое список? 2. Какие бывают списки? 3. Назовите самый простой способ создания маркированного или нумерованного списка. 4. На какой вкладке расположены пиктограмм

Создание границ и заливки абзаца
Границы и фоновая заливка абзаца помогают привлечь внимание читателя к определенной части документа, отделяя абзац от всего остального текста. Границы и заливку можно применять к фрагментам текста,

Создание колонок
Некоторые виды информации лучше всего представлять в газетных колонках. Текст в газетных колонках непрерывно перетекает из нижней части одной колонки в верхнюю часть следующей колонки. При подготов

Установка колонок в диалоговом окне Колонки
Диалоговое окно Колонки предоставляет вам следующие дополнительные возможности: - вы можете создавать колонки разной ширины; - для каждой колонки можно определить

Изменение ширины колонок
После того, как вы применили газетные колонки, можно изменить их ширину. Проще всего это сделать в режиме разметки страницы, перетащив маркер колонки на горизонтальной линейке, как показано на рис.

Вставка разрыва колонки
После того как вы применили газетные колонки, можно вставить разрывы между колонками, т.е. сделать так, чтобы редактор переносил текст на следующую колонку, вставляя разрыв колонки.

Изменение регистра текста
Замена строчных букв прописными может производиться путем изменения их регистра, применения формата «малые прописные« или «все прописные» или создания буквицы в начале абзаца. Зада

Создание буквицы в начале абзаца
Буквица (drop cap) представляет собой встроенную в абзац большую прописную букву. Буквица используется для того, чтобы сделать вид абзаца более привлекательным. Верх буквицы

Вопросы для самоконтроля
1. Какие способы существуют для создания газетных колонок? 2. Какие преимущества дает диалоговое окно Колонки при работе с колонками? 3. Как перемесить текст в на

Создание графических объектов
Существуют основные категории графических объектов, со-здаваемых средствами MS Word: автофигуры, объекты WordArt, рисунки и надписи. Все перечисленные объекты, как и многие другие, которые мы будем

Создание надписей
Текст документа представляет собой последовательность символов, которые переходят со строки на строку и со страницы на страницу. В этом модуле вы научитесь располагать текстовый материал в определе

Добавление объектов WordArt
Графические объекты WordArt позволяют вставлять в документ текст, отформатированный необычным образом – например, изогнутый или объемный. Полученный таким образом текст называется фигурным текстом.

Создание и форматирование таблиц
Инструменты для создания таблицы находятся на вкладке Вставка. При нажатии на команду Таблица появляется выпадающее меню, которое позволяет создать таблицу шестью способами

Добавление и удаление ячеек
Очень часто требуется менять структуру таблицы, добавляя или удаляя отдельные ячейки, строки или столбцы. Одной командой можно удалить или добавить сразу несколько элементов таблицы. Для этого нужн

Объединение ячеек и ввод данных
Можно усложнить структуру таблицы, изменяя относительное расположение и количество ячеек в соответствии с требованиями решаемой задачи. Например, сделать заголовок таблицы. Задание

Форматирование таблиц
В MS Word существует несколько способов улучшить внешний вид и облегчить восприятие таблиц путем их форматирования. Форматирование любого элемента таблицы можно задать вручную, можно использ

Вопросы для самоконтроля
1. Что такое таблица? 2. Что такое ячейка? 3. Перечислите способы создания таблиц? 4. Какими способами можно создать простую таблицу? 5. Каким способом можно соз

Основные сведения
Мы уже рассмотрели два уровня форматирования: форматирование символов и форматирование абзацев. Теперь рассмотрим третий уровень – форматирование страниц. Форматирование страниц является о

Настройка полей страницы
Формат печатной страницы устанавливается в диалоговом окне Параметры страницы(рис.11.2), которое появляется при нажатии на значок группы Параметры страницы

Вертикальное выравнивание текста
Текст, как правило, выравнивается по границе верхнего поля. Встречаются ситуации, когда может потребоваться другой тип вертикального выравнивания, например, по центру, или во высоте. В последнем сл

Вставка номеров строк
Если на документ часто ссылаются, то очень полезно пронумеровать в нем строки. Например, часто нумеруют строки в финансовых и юридических документах. Нумерацию строк полезно использовать при подгот

Вставка разрывов страниц
В Microsoft Word производится автоматическая разбивка на страницы. Когда текст достигает конца страницы, Word переходит на следующую страницу и вставляет мягкий разрыв страницы. Можно

Создание колонтитулов
Страницы документов Word могут содержать верхние и нижние колонтитулы – области, располагающиеся в верхней и нижней частях каждой страницы и содержащие определенный текст. В

Вставка номеров страниц
Большие документы легче читать и использовать, когда страницы пронумерованы. MS Word позволяет легко вставить номера страниц в верхний или в нижний колонтитулы. Поэтому при работе с номерами

Вопросы для самоконтроля
1. Какие действия относятся к форматированию страниц? 2. Что такое поле страницы? 3. Дайте определение раздела. 4. Дайте определение разрыва раздела. 5. С какой

Поиск текста
Средство поиска в Word позволяет очень быстро найти конкретное слово, словосочетание или специальный символ в многостраничном документе. Искомый текст может иметь длину от 1 до 255 символов,

Замена текста
Замена текста тесно связана с поиском и во многом аналогична поиску текста. Основное различие состоит в том, что на вкладке Заменить (рис.12.10) кроме возможности поиска – это кома

Поиск и замена форматирования
Поиск и замена форматирования во многом аналогичны поиску и замене текста. Например, можно заменить все выделения подчеркиванием на выделение курсивом. При этом никакого текста в полях Найти

Поиск и замена специальных символов
Иногда нужно искать и заменять нечто отличное от текста, например знаки табуляции, знаки конца абзаца, знаки конца раздела и многое другое. Например, если открыть текстовый файл (ASCII файл), в кот

Вопросы для самоконтроля
1. Что можно искать и заменять в документе? 2. Перечислите способы вызова на экран диалогового окна Найти и заменить? 3. Перечислите основные пункты раскрывающего

Создание стилей
13.1. Оформление документа с использованием стилей При работе с документом часто приходится к однородным фрагментам, например заголовкам, названиям рисунков и таблиц,

Создание стилей
Каждый стиль должен иметь уникальное имя. В общем случае имя задается произвольно. Новому стилю нельзя присвоить уже используемое имя. Нельзя также давать имена, зарезервированные для встроенных ст

Применение стилей
По умолчанию при вводе текста в новом документе используется стиль Обычный. В процессе оформления документа необходимо назначить разным фрагментам документа различные стили.

Назначение стилей абзацев и знаков
Задание 4. Назначить готовые экспресс-стили к выделенным фрагментам текста. 1. Из папки Файлы для работы откройте файл с именем upr2_Word.docx

Назначение стиля таблиц
Для назначения стиля таблиц необходимо использовать контекстную вкладку Работа с таблицами/Конструктор (рис.13.10). Рис.13.10. Документ после применения ст

Назначение стиля списка
Рассмотрим применение стиля списка на примере многоуровневого списка. Галерея многоуровневых списков расположена в группе команд Абзац вкладки Главнаяивызыв

Изменение стилей
MS Word содержит встроенные наборы экспресс-стилей для совместного применения при оформлении документа. Эти наборы можно увидеть на вкладке Главная, если нажать на команду

Удаление стилей
Для удаления любого стиля в области задач Стили нажмите кнопку Управление стилями. Появится диалоговое окно Управление стилями, показанное на рис. 13.19. Пр

Вопросы для самоконтроля
1. Что такое стиль? 2. Для чего используются стили? 3. Какие бывают стили? 4. Перечислите способы создания стилей. 5. Какие имена могут иметь стили? 6.

Шаблоны и их назначение
Использование шаблонов позволяет экономить время при со-здании стандартных документов. Все документы Word основаны на шаблонах. По умолчанию новый документ создается на основе шаблона

Использование готовых шаблонов
Шаблоны можно использовать для упрощения подготовки любых типичных документов, например, таких как: - счета, заказы или любые стандартные формы на бланках; - планы и отчеты;

Создание пользовательских шаблонов
Хотя в комплект поставки Word включено много встроенных шаблонов, могут понадобится документы, для которых ни один из этих шаблонов не подходит. Можно создать совершенно новый шаблон на осно

Вопросы для самоконтроля
1. Что такое шаблон документа? 2. Как называется шаблон, используемый по умолчанию, при создании нового документа? 3. Перечислите способы создания документов. 4. Перечисл

Формы и их назначение
Форма – это структурированный документ со специальными незаполненными областями, называемыми полями формы, в которые вводятся данные непосредственно с клавиатуры или выбираются в р

Создание постоянной части формы
Первым этапом создания формы является создание и оформление постоянной части. Для структурирования и организации данных на странице удобно пользоваться таблицами, ячейки которых отлично подходят дл

Создание шаблона формы
Шаблон формы ничем не отличается от шаблона обычного документа Word, поэтому для его создания используется стандартная последовательность действий. Задание 1. Созда

Вставка полей в форму
Данный этап создания электронной формы является наиболее важным, так как именно наличие полей отличает форму от обычного документа Word. Применение специальных полей в документе формы значит

Текстовое поле
Текстовые поля предназначены для ввода данных в форму с использованием клавиатуры или вставкой из буфера обмена. Текстовое поле можно вставить в документ, если нажать на кнопку Инструменты

Создание текста справки к полям
Для удобства пользователей формы к каждому полю можно добавить текст справки. Наличие справочных сведений помогает пользователю и упрощает процесс заполнения полей формы. При выделении поля справоч

Защита формы
Перед распространением формы, разработанной для просмотра и заполнения, ее следует защитить таким образом, чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля.

Предметный указатель
А Абзац 5, 26, 53 Автофигура 129 Б Буквица 116 Буфер обмена 28 В Верхний и нижний колонтитул 177 Виды списков Маркир

Поле со списком access – составной элемент управления, объединяющий поле и раскрывающийся список, позволяющий не только выбирать (как в простом списке), но и вводить значения.

Поле со списком позволяет экономить место в объекте базы данных (форме, таблице и др.), так как по умолчанию оно отображает одну строку списка.

Открывается список нажатием на кнопке
(в правом углу элемента управления «Поле со списком access») или клавишами Alt+«стрелка вниз». При помощи простого макроса можно сделать так, чтобы поле со списком раскрывалось само при входе в него.

Чтобы ввести значение в поле со списком access, можно начать вводить значение в поле с клавиатуры или выбрать нужное значение в выпадающем списке. При вводе значений с клавиатуры помогает свойство «Автоподстановка». Если установить его как «да», то при вводе информации Access автоматически будет предлагать значения из списка, выделяя буквы предлагаемого значения после последнего введённого символа.

Обилие всяких кнопочек и настроек может постоянно сбивать вас с толку. Также может появиться страх при первом открытии программы.

Если значение подходит, для его ввода надо лишь нажать клавишу Enter или Tab. Свойство «Ограничиться списком» не разрешит ввести значения, которого нет в списке. Ограничивать списком вводимые значения стоит в первую очередь для снижения вероятности ввода ошибочной информации.

Например, слово «детектив» в поле «литературный жанр» можно написать «детиктив» или «дитиктив», или ещё как-нибудь (неважно, опечатка это или следствие неграмотности оператора. Любой человек может ошибаться и даже имеет на это право).

Такая ситуация просто недопустима. Гораздо проще один раз и в одном месте (в базовой таблице подстановки) правильно ввести название жанра и связать эту запись с полем подстановки в таблице поставок книг отношением «один-ко-многим» (можно и не связывать. Но этот вопрос не представляется возможным обсудить в пределах одной статьи, так как слишком много завязано вопросов с типами полей, связями и др.).

Другой вопрос состоит в том, стоит ли разрешать оператору добавлять новые значения в базовую таблицу подстановки (со стороны «один»). Всё зависит от конкретных задач и типа информации. Не всегда можно предугадать все возможные варианты для значений поля подстановки. Например, поле подстановки для указания пола сотрудника может принимать два значения: «мужской» и «женский». А вот попробуйте создать поле подстановки мужских или женских имён (например, мужские имена: Андрей, Андриан, Андрон, Анджей и т. д.; женские имена: Наталья, Наталия, Наталея, Натали и т. д.).

Аксесс довольно сложная программа. Это подтверждает тот факт, что в интернете можно найти массу информации по ней. Однако, вы знаете что на самом деле достаточно знать лишь 20% инструментов, чтобы создавать и настраивать 80% баз данных в программе?

Во-первых, некоторые родители дают такие имена, которых не было раньше в природе (а это имя ещё надо ввести в базовую таблицу подстановки).

Во-вторых, схожие имена будут «рябить» перед глазами (могут быть десятки очень похожих имён, отличающихся только одной буквой).

В-третьих , быстрее ввести имя вручную побуквенно, чем искать в большом списке, в-четвёртых, вряд ли придётся включать поле имени в простой или составной ключ, так как одних Ивановых Иванов Ивановичей в России не сосчитать (обычно для этого используют числовой код, однозначно идентифицирующий запись в таблице), в-пятых, неправильно введённое имя, как правило, не даёт критических ошибок при фильтрации или сортировке (по причине своей неуникальности имя редко используется для таких случаев.

К тому же оно чаще всего используется в инициалах. Например, я ввёл значение «Иванов Андриан Иванович», хотя имя человека «Андрей». В поле «ФИО» получим «Иванов А. И.». Вроде как и ошибки нет.)

Создаётся поле со списком access, как правило, в режиме конструктора объекта базы данных:

— в таблицах – в области «Свойства поля» на вкладке «Подстановка» есть такой аргумент «Тип элемента управления» с выпадающим списком. Выбираем значение «Поле со списком» и выбираем следующие аргументы: тип источника строк, сам базовый источник строк, номер присоединённого столбца и другие необходимые элементы;

— в формах — при помощи кнопки «Поле со списком» на панели элементов. Если создаём новое поле со списком из базового поля со списком в таблице, то можно просто перенести это поле на форму (отчёт) из окошка «Список полей». Все базовые свойства будут унаследованы новым элементом управления.

Список в отличие от поля со списком всегда открыт и содержит все значения, которые можно выбрать. Если список отображается не полностью, с помощью полос прокрутки можно выбрать нужное значение. Поле, список и поле со списком можно взаимно преобразовывать друг в друга (когда мы ошибочно создали не тот элемент управления. Например, поле вместо поля со списком).

В приведённом ниже примере при выборе города в поле со списком автоматически загружаются в подчинённую форму записи, относящиеся к этому городу (т. е. мы видим, кто стоит на учёте в г. Щёлково).

При создании списка или поля со списком можно брать значения из таблицы или запроса (присоединённый элемент) либо ввести вручную как набор значений (свободный элемент).

Можно создать выражение, которое ссылается на отдельный столбец списка поля со списком или списка. Для этого используем свойство Столбец этого элемента управления:

forms![ИмяФормы]"[Имя поля со списком].(x). Например: forms![Типы]![НазваниеТипа].(1)

х – номер столбца. Столбцы начинают нумерацию с нуля.

При вычислении номера видимого столбца надо принимать в расчет и невидимые столбцы.